من إيرادات التذاكر إلى الاحتفاظ بالعملاء والمزيد من عمليات البحث الفعالة عن المبيعات ، يمكن أن تكون إدارة الأحداث وأحداث الشركات مربحة بشكل غير عادي لأماكن الضيافة مثل الفنادق والمطاعم. من المعارض التجارية إلى حفلات جمع التبرعات غير الربحية ، تعتبر الأحداث شريان الحياة للعديد من الشركات الفندقية ، ولكنها قد تكون أيضًا مرهقة للغاية. إنها تستنزف الانتباه والموارد من مؤسستك بطرق يمكن أن تؤدي إلى نتائج عكسية إذا لم تخطط بشكل صحيح. حفلات الزفاف هي أكثر أنواع الأحداث إرهاقًا نظرًا لضغطها الشديد - ولكن مع وجود مخاطر كبيرة تأتي مكافآت كبيرة. لتجنب الانهيارات الناجمة عن حدث سيئ الإنتاج ، يجب أن تكون منظمًا وشاملًا ، باستخدام جميع الأدوات الموجودة تحت تصرفك لتقديم حدث ناجح.
في دليل تخطيط الأحداث 101 الخاص بنا ، سنوجهك عبر إطار عمل لتنظيم حدث مذهل. قد يبدو الأمر مخيفًا في البداية ، لكن الحقيقة المطمئنة لتخطيط الحدث هي أن المهارات التنظيمية تقطع شوطًا طويلاً. سنرشدك خلال كل شيء بدءًا من تعيين مدير أحداث إلى الاستفادة من برامج إدارة الأحداث والتخطيط للمناسبات الخاصة وحتى كيفية التعامل مع الأحداث الكبيرة.
حدد أهدافك وأهدافك
قد تبدو أهداف الحدث الخاص بك واضحة بالنسبة لك - لكن هذه الأهداف قد تكون مختلفة تمامًا بين أصحاب المصلحة. قبل أن تبدأ التخطيط ، يجب أن تجمع كل فرد في غرفة واحدة وفي نفس الصفحة. أسئلة يجب طرحها:
لماذا ننظم هذا الحدث؟
ما هي توقعاتنا من الحدث؟
كيف نقيس نجاحها؟
أين توجد تداخلات أو صراعات عندما يتعلق الأمر بتوقعات وقياسات النجاح؟
هل هناك أي شخص آخر غير موجود في هذه الغرفة؟
هل يوجد أي شخص في هذه الغرفة لا ينبغي أن يكون؟
من خلال جمع أصحاب المصلحة وأخذ الوقت الكافي لتحديد أهدافك وغاياتك الرئيسية ، سيكون لديك أساس قوي يؤدي إلى حدث أكثر نجاحًا. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بحدث مشوش يحاول أن يكون أشياء كثيرة جدًا لكثير من الناس - وينتهي بك الأمر بعدم إرضاء أحد.
بمجرد تحديد أهدافك ، اكتبها للتوضيح. بعد ذلك ، عندما تواجه الصراع المحتوم ، يمكنك الرجوع إلى أهدافك المتفق عليها. يصبحون حليفك لمنع الحدث من الانجراف بعيدًا جدًا عن أغراضه المقصودة. أيضًا ، يجب أن يكون لكل هدف مقياس قابل للقياس يمكنك استخدامه لتقييم النجاح أثناء استخلاص المعلومات بعد الحدث.
الآن ، مع وجود أهداف في متناول اليد ، يمكنك العمل للخلف لضمان تنظيم الحدث لتقديمه للحضور وأصحاب المصلحة في الشركة.
تعيين الأدوار والمسؤوليات
بمجرد تحديد الأهداف ، حان الوقت لتعيين الأدوار والمسؤوليات. الوضوح هو أحد الأشياء الأكثر قيمة التي يمكن أن يوفرها مخطط الأحداث. في الواقع ، كل ما تفعله يجب أن يتمحور حول تقليل الغموض! أنت تريد أن يكون الجميع في نفس الصفحة ، مع توقعات ومهام واضحة حتى لا يكون هناك ارتباك حول من يفعل ماذا ومتى.
من الناحية المثالية ، ستتم تجزئتها خلال نفس الاجتماع الافتتاحي بحيث يتماشى الجميع حول مهامهم للمضي قدمًا. بصفتك قائد تخطيط الحدث ، من المفيد أن يكون لديك هذه التعيينات بحيث يمكنك نشر الحل والاستمرار في إشراك أصحاب المصلحة في نجاح الحدث.
اعتمادًا على نوع الحدث والموارد الداخلية المتاحة ، قد ترغب في التفكير في إنشاء لجان فرعية ، لكل منها عميلها المحتمل. هذا يبني عملية التخطيط للحدث ويوضح الأدوار:
إدارة البائعين: يتعامل هذا الفريق مع كل ما يتعلق بأطراف ثالثة ، مثل تأمين مكان ، والعثور على متعهد ، والتعامل مع A / V ، من بين أمور أخرى.
البرمجة: هذه المجموعة مسؤولة عن وضع جدول أعمال الحدث ، بما في ذلك إنشاء الجلسات وحلقات النقاش ، وتأمين المتحدثين ، وإيجاد الترفيه ، وأي شيء آخر يتعلق بجدول الحدث.
التسويق: يتعامل هذا الفريق مع التسويق والعلاقات العامة للحدث ، والذي يشمل التواصل الصحفي وإدارة الوسائط في الموقع ووسائل التواصل الاجتماعي والمزيد.
الرعاية: ستجلب هذه المجموعة رعاة خارجيين يمكن أن يساعدوا في تقليل تكاليف الحدث.
حدد ميزانيتك
بمجرد حصولك على معلمات الحدث ومخطط تقريبي لأدوار ومسؤوليات كل شخص ، ستكون في وضع أفضل لتحديد ميزانية الحدث. ستكون قادرًا على تحديد فرص الرعاية ، بالإضافة إلى مصادر الدخل الأخرى التي يمكن أن تساعد في تغطية تكاليف الحدث. قد يكون بعضها نقديًا والبعض الآخر مساهمات "عينية" تتاجر بالدعاية للتبرع بالسلع والخدمات.
بعض النفقات التي يجب تضمينها في ميزانيتك:
مكان. قم بتضمين جميع التكاليف ذات الصلة هنا ، وليس فقط رسوم إيجار المكان: أي تأمين مطلوب ، تكاليف A / V ... كل ما يتعلق بالمكان. إذا كنت تقيم معرضًا ، فقم أيضًا بتقسيم هذه التكاليف.
تصميم. يأتي كل مكان مع تكاليف التصميم المرتبطة به: الكراسي والطاولات والزهور وما إلى ذلك. هذا هو المكان الذي تخصص فيه الأموال لتجميل المكان لخلق جو يناسب حدثك.
برمجة. هل ستدفع للمتحدثين الرئيسيين؟ ماذا عن فرقة للترفيه المسائي؟ ضع في اعتبارك جميع التكاليف المتعلقة بتنفيذ جدول البرمجة الذي تريده.
F & B. يجب إطعام الحاضرين وتناول المشروبات الكحولية بشكل مناسب! سترغب في مواءمة إنفاقك هنا مع أسلوب الحدث وحيويته بحيث لا تبالغ فيه (أو الأسوأ من ذلك ، التقليل من التوقعات). بالطبع ، إذا كنت تقوم بحدث افتراضي ، فإن إحدى الفوائد هي أنه يمكنك حذف هذا البند.
العلامات التجارية والتسويق. كل حدث يتطلب حضور. ماذا ستفعل لبناء ضجة وبيع التذاكر؟ قد يشمل استثمارك هنا أيضًا دعاية وتسويقًا مدفوعًا وتسويقًا عضويًا على قنواتك الإعلامية المملوكة لك.
تكاليف الموظفين. سواء كان الأمر يتعلق بالسقاة والخوادم أو تكلفة السفر والإقامة لموظفي الدعم لديك ، يجب عليك وضع ميزانية لجميع تكاليف التوظيف الخاصة بك. قد ترغب في تضمين التكلفة النسبية لموظفيك الداخليين أيضًا ؛ هذا يعتمد فقط على ما إذا كنت ترغب في الحصول على حساب تكلفة حقيقي للحدث.
طارئ. انطلق وأضف مخزونًا مؤقتًا بنسبة 5-10٪ إلى ميزانيتك لتغطية التكاليف غير المتوقعة التي تظهر دائمًا ...
قد ترغب أيضًا في تضمين أي دخل متوقع حتى تتمكن من تقييم الربحية (أو ، بالنسبة لحدث الشركة ، نقطة التعادل). حتى إذا كنت تقدم تذاكر مجانية ، فضع سعرًا على تلك التذاكر لتحديد سعر لقيمة الحدث للحضور. يوفر هذا حسابًا كاملاً للحدث حتى تعرف مكانك.
ضع في اعتبارك الخيارات الافتراضية
كما نعلم جميعًا ، أحدث الوباء العالمي قلبًا في صناعة الأحداث. ولكن كان هناك جانب إيجابي: فقد أصبح منظمو الحدث يركزون على تحسين التجربة الافتراضية ، وهو الشيء الذي تركته معظم الأحداث في الخلفية.
اليوم ، يجب على منظمي الأحداث مراعاة (ثم كيفية) دمج مكون افتراضي في أحداثهم. لذلك ، سواء كان حدثًا افتراضيًا فقط أو حدثًا هجينًا يمتزج شخصيًا وعبر الإنترنت ، فلديك مجموعة متنوعة من الأدوات تحت تصرفك. فيما يلي نوعان يجب مراعاتهما ، يتيح لك كل منهما دمج مكون افتراضي بسلاسة في إستراتيجية الحدث الخاص بك:
سيفينت. تعد الأحداث الافتراضية الآن جزءًا رئيسيًا من محفظة ضيافة Cvent . تتضمن منصة الأحداث الافتراضية مركزًا للحضور لتحسين الشبكات ، وجدولة الاجتماعات ، وغرف عرض الفيديو ، والمحتوى القابل للتنزيل.
Bizzaboo. يدعم هذا النظام الأساسي الأحداث الافتراضية والمختلطة والشخصية ، مما يعني أنه يمكنك تطوير قائمة واسعة من أنواع الأحداث دون الحاجة إلى البحث عن أدوات جديدة. لدى Bizzaboo أيضًا العديد من عمليات الدمج بحيث يمكنك تخصيص تجربتك.
حضور. بفضل إمكانات البث الكاملة المستندة إلى المستعرض المضمنة مباشرةً ، تجعل منصة Attendify الجزء الافتراضي من الحدث الخاص بك مثل المشاركة الشخصية. هناك صفحة رئيسية للمجتمع ذات علامة تجارية ، وجلسات تفاعلية ، وشبكات قوية - وكلها تجعل الحدث الافتراضي ينبض بالحياة.
تأمين الخدمات اللوجستية
حتى منظم الأحداث الأكثر إنجازًا يحتاج إلى وقت للتخطيط لحدث ناجح. امنح نفسك مهلة 3 أشهر على الأقل ، مع نافذة مثالية تبلغ حوالي 6 أشهر. عند تحديد موعدك ، لا تتعجل. ضع في اعتبارك بعناية العطلات الرسمية (في كل من البلد المضيف وتلك التي قد يأتي منها الحاضرون) ، وانظر إلى أحداث الصناعة المتنافسة ، وألق نظرة أيضًا على التقويمات المدرسية. ستحتاج أيضًا إلى الوصول إلى ركائز البرمجة الخاصة بك ، مثل مكبرات الصوت والترفيه في مركز الحدث الخاص بك.
بعد ذلك ، بمجرد أن تضع في اعتبارك بعض التواريخ (هدف واحد ونسختان احتياطيتان) ، يمكنك الوصول إلى القائمة المختصرة للمكان. قد تجد أن التاريخ يساعدك بالفعل في تضييق نطاق اختياراتك. إذا وجدت أن أفضل مكان لك لا يمكنه استيعاب التواريخ المفضلة لديك ، فيمكنك إما البحث في مكان آخر أو العودة مرة أخرى مع أصحاب المصلحة لمعرفة ما إذا كانت هناك مرونة. بينما يتعين عليك أن تقرر هذا بنفسك ، فمن الأفضل غالبًا اختيار الموعد المثالي بدلاً من المكان المثالي ، حيث إن الحصول على الجداول الزمنية التي تصطف بشكل مثالي يكاد يكون مستحيلاً!
ضع خطتك الرئيسية
هذا هو "كتابك المقدس". إنها وثيقة الانتقال التي يجب أن تجيب على أسئلة الجميع. إنه المصدر الوحيد للحقيقة. يمكن تحديثه بمرور الوقت ، لذا تأكد من أن أسماء الملفات تعكس آخر تحديث ولديك تذكيرات دورية للأشخاص للوصول إلى أحدث إصدار
ستبني خطتك الرئيسية جميع أجزاء الحدث الخاص بك:
المكان والتموين والخدمات اللوجستية للبائعين
إدارة المتحدث والترفيه ، بما في ذلك العقود والسفر والخدمات اللوجستية الأخرى
الجدول الزمني المقدر ، مقسم حسب التسليم ومالك المهمة
إدارة التسجيل (سواء قبل العرض أو في الموقع)
الطباعة واللافتات
خطة التسويق والعلاقات العامة
البرمجة والأنشطة والترفيه
معلومات الاتصال للموردين الخارجيين
فكر في هذا على أنه مستند "وفر لي الوقت في الرد على رسائل البريد الإلكتروني حول كل التفاصيل الأخيرة". لا يعني ذلك أنه لن يكون هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني! كل ما عليك فعله هو تقديم أكبر قدر ممكن من معلومات "الخدمة الذاتية" حتى تتمكن من التركيز على الأشياء المهمة.
بناء علامتك التجارية
تساعدك العلامة التجارية على تحديد ما يمثله الحدث ، ومن يتحدث إليه ، وما يمكن أن يتوقعه الحاضرون منه. تأكد من أنك تعكس كل هذه الأشياء في العلامة التجارية لحدثك! تريد أن يكون لديك شيء فريد وملائم ، علامة تجارية لها صدى لدى جمهورك وسلالمك حتى صوت العلامة التجارية الشاملة لشركتك ورسالتها.
عندما تعمل بشكل جيد ، يمكن للعلامة التجارية لحدث ما أن تصمد أمام اختبار الزمن وتصبح مؤسسة. فكر في Dreamforce في سان فرانسيسكو أو SXSW في أوستن. يمكن أن يصبح المؤتمر أحد أعمدة استراتيجية التسويق والعلامات التجارية والاحتفاظ بشركتك بالكامل. بالطبع ، حتى الأحداث الصغيرة تستفيد من العلامة التجارية ، والتي يمكن أن تجعل الأحداث تبدو أكثر تميزًا وحصرية وحميمية. استخدم قوة العلامة التجارية بحكمة!
تحديد الشركاء لتضخيم النجاح
بمجرد وضع علامة على الحدث الخاص بك ، يمكنك الخروج إلى شركاء ورعاة يمكنهم جعله أكثر نجاحًا. هذا النهج يعتمد على نوع الحدث الخاص بك. مع الأحداث الربحية ، قد يكون الرعاة مولدين للدخل. أو ، مع مؤتمرات العملاء من الشركات ، يمكنهم ببساطة مساعدة الحدث على التعادل. بالنسبة لمنظمي الأحداث الذين يعملون مع شركات متعددة ، يمكن للشراكات المحلية مع الشركات الصغيرة الأخرى تحسين هوامش أرباحك ، وجعل التسويق أكثر فعالية و / أو تحسين الجودة الإجمالية لعروض الأحداث الخاصة بك.
ضع في اعتبارك أن الشراكات الصحيحة يمكن أن تضخم نجاحك بطرق أخرى. يمكن للشركاء أيضًا أن يصبحوا دعاة لحدثك داخل المجتمعات الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك الدخول في شراكة مع أحد أكبر عملائك للمشاركة في حدث الخيمة السنوي الخاص بك ، مما يزيد من فرص التسويق المشترك. المعايير الرئيسية عند اختيار الشركاء لحدثك هي المواءمة: تأكد من أن أي علامة تجارية تختارها تتطابق مع صوت علامتك التجارية وتتوافق مع غرض الحدث الخاص بك وأسلوبه.
صياغة خطط العلاقات العامة والتسويق الخاصة بك
بمجرد أن يكون لحدثك غرض محدد ، وخطة رئيسية واضحة ، وعلامة تجارية قوية ، وقائمة من الشركاء و / أو الرعاة ، فأنت على استعداد لصياغة خطط العلاقات العامة والتسويق الخاصة بك. فيما يلي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها:
وسائل الإعلام المكتسبة. هذه هي خطتك الإعلامية والعلاقات العامة. كيف ستتواصل مع وسائل الإعلام وتجعلهم يشاركون في حدثك؟ هل ستستضيف وسائل الإعلام في الموقع؟ ما هي القصص ذات الصلة التي يمكنك استخدامها كخطافات للقصص؟ كيف يمكنك إشراك المتحدثين لتضخيم جهود العلاقات العامة الخاصة بك؟
الوسائط المملوكة. هذه هي مدونة شركتك ، ومعالجات الوسائط الاجتماعية ، والنشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، وقوائم العملاء ، وأي شبكات موظفين داخلية. ما هو المحتوى الذي ستنشئه قبل الحدث وأثناءه وبعده؟ كيف ستستفيد من هذا المحتوى في الوسائط المكتسبة والمدفوعة؟
وسائل الإعلام المدفوعة. هذه كلها أنشطة تسويقية مدفوعة. ما هي القنوات التي يستخدمها الحاضرون المستهدفون أكثر من غيرها؟ أين يمكنك أن تجد أفضل ضجة لباك الخاص بك؟ من سيتولى إدارة المواضع الإبداعية والنسخ والإعلانية؟
زيادة وتيرة الاجتماع أقرب إلى الحدث
الاجتماعات هي الطريقة الأكثر فاعلية لعقد الفريق والعمل على حل مشكلات اللحظة الأخيرة. قم بزيادة وتيرة اجتماعاتك مع اقتراب الحدث حتى لا يكون لديك أي مفاجآت سيئة. انظر النقطة التالية.
حدد يوم العمليات والتشغيل
كلما زادت وتيرة الاجتماعات ، ستحتاج أيضًا إلى تحديد عمليات يومك بوضوح. هذا التخطيط المسبق يقلل المفاجآت ويزيد الوضوح ويقلل من الإجهاد (نوع من). عندما تكون في شك ، ارجع إلى العرض التدريجي!
يجب أن يحدد العرض التقديمي الخاص بك جميع التفاصيل ذات الصلة ، ووضع جميع المعلومات الأساسية في مكان واحد بحيث يمكنك التركيز بشكل أقل على نقل المعلومات والمزيد على إدارة الحدث. يمكن للأشياء أن تسوء ؛ تحتاج إلى أتمتة كل ما في وسعك لمنحك الوقت والمسافة لمعالجة كرة المنحنى الحتمية.
يحتوي العرض الترويجي على بعض الأشياء الضرورية:
معلومات الاتصال. استخدم الصفحة الأولى لتسليط الضوء على معلومات الاتصال لقائدي الفريق. حدد بوضوح من هو المسؤول عن ذلك حتى يحصل الشخص المناسب على الاستعلام أولاً ، دون الاضطرار إلى مطاردة شخص آخر.
برنامج.تفصيل كل ساعة لما يحدث وأين ، ومن المسؤول ، وما يجب القيام به ومتى. هذا هو الحلم التنظيمي لمدير المشروع!
انفصال. نادرا ما تمثل نهاية الحدث نهاية العمل. حدد كل ما يحدث بعد انتهاء العرض للتأكد من حدوث الانهيار بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.
اعتمادًا على مدى تعقيد الحدث الخاص بك ، قد ترغب في الحصول على عرض لكل غرفة / مرحلة يتضمن تفصيلاً لكل شيء يحدث كل يوم. بعد ذلك ، اسحب تلك المستندات الفردية إلى عرض رئيسي يجعل يوم الحدث يسير بسلاسة.
لا تتخلص من الجثة بعد الوفاة
إن إجراء حدث ناجح أمر مرهق - ومجزٍ! ومع ذلك ، لا يوجد حدث يخلو من عيوبه. لا تتجاهل اجتماع الفريق بعد الحدث لمناقشة الأمور التي سارت بشكل جيد وما يمكن تحسينه. يجب أن تفعل هذا بينما هو طازج ؛ وإلا سينسى الناس وستتلاشى الرؤى.
أسئلة لطرحها على فريقك:
ما الذى اصبح بحالة جيده؟
ما الذي حدث بشكل سيء؟
إذا كنا سنفعل هذا مرة أخرى ، فما الذي سيتغير وما الذي لن يتغير؟
يتضمن التشريح المناسب أيضًا ملاحظات الحضور. قد تكتشف بعض المجالات التي لم تفكر فيها من قبل أو بعض المشكلات التي تم التغاضي عنها. ستحصل أيضًا على الكثير من الأفكار القيمة حول جعل الحدث التالي أفضل!
