5 قراءة دقيقة

عمليات رد المبالغ المدفوعة في الفنادق: كيف تعمل وكيفية الاعتراض عليها

الصورة الرمزية

Jordan Hollander في العمليات

آخر تحديث مايو 07, 2024

وصف الصورة

معالجة الدفع هي نفقات كبيرة للفنادق. وغالبًا ما يبدو الأمر وكأنه ضريبة وليس دفعة مدفوعة مقابل خدمة ما. هذه الديناميكية هي الأكثر وضوحًا عندما يتعلق الأمر برد المبالغ المدفوعة ، وهي عندما يعترض المستهلك على معاملة باعتبارها غير صالحة أو غير دقيقة أو احتيالية. نظرًا للطبيعة المثيرة للجدل لهذه الأنواع من النزاعات ، فهي غير سارة لكل من المسافرين ، الذين قد يكون لديهم مشاعر سلبية حول ممارسات الدفع "المشبوهة" ، والفنادق ، التي يتعين عليها استثمار الوقت والاهتمام لمحاربة عمليات رد المبالغ المدفوعة الاحتيالية.

تكلفة عمليات رد المبالغ المدفوعة حقيقية: فقد التجار 4.4٪ من عائداتهم بسبب عمليات رد المبالغ المدفوعة في عام 2019 ، بسبب رسوم رد المبالغ المدفوعة التي تتراوح من 20 دولارًا إلى 100 دولار. وهذا لا يشمل حتى الوقت الذي قضيته في إدارة النزاع! إليك ما تحتاج إلى مراعاته عند تقليل آلام رد المبالغ المدفوعة في فندقك.

ما المقصود برد المبالغ المدفوعة؟

تعد عمليات رد المبالغ المدفوعة جزءًا من عملية معالجة الدفع التي تحدث عمومًا بعد أن يقوم المسافر بتسجيل الخروج من الممتلكات الخاصة بك ورؤية رسوم غير معروفة أو غير دقيقة تظهر على الفاتورة. تحدث عملية رد المبالغ المدفوعة عندما يتنازع المسافر مع جهة إصدار البطاقة أو البنك في دفع رسوم ، مما يؤدي بعد ذلك إلى بدء تحقيق في صحة الرسوم. يمكن أن تحدث عمليات رد المبالغ المدفوعة أيضًا بسبب أخطاء المعالجة (مثل شحن بطاقة مرتين) أو نشاط احتيالي تم تحديده بواسطة معالجات بطاقات الائتمان.

عادةً ما يحدث رد المبالغ المدفوعة عندما يرى العميل ما يعتقد أنه معاملة احتيالية في بيان بطاقة الائتمان الخاصة به. ثم يفتحون نزاعات العملاء بشأن معاملات بطاقات الائتمان هذه. يقوم البنك المقتني أو البنك المُصدر (مثل شركات بطاقات الائتمان مثل Visa و Mastercard و American Express) بفتح تحقيق في المعاملة كحماية للمستهلكين لأعضاء شبكة بطاقاتهم نظرًا لانتشار الاحتيال على بطاقات الائتمان. يقدم العميل بعد ذلك أدلة دامغة مثل سرقة الهوية ، والمبالغ والرسوم غير الصحيحة ، وما إلى ذلك.

RYnYz60Fs4gX9G4gKA5czYukCsWKwP_GZU4HBL5o4kXVdZ8Xkqij3dZ0BHBLaqfZHIqoemfGNknm-c8SSb0pXY0NFm1eYnejZOtibYVoamLSOr5N6WmjVNbURRPf8YqI29MtKIOE

يتم بدء عملية رد المبالغ المدفوعة من قبل حامل البطاقة الذي يعترض على المعاملة. [ المصدر ]

نظرًا لأن عمليات رد المبالغ المدفوعة تُنظر إليها على أنها طبقة واقية ضد التجار المهملين ، فعادة ما تتم الموافقة على عمليات رد المبالغ المدفوعة التي يبدأها العميل في انتظار المزيد من التحقيق. يضع هذا العبء على عاتق الفريق المالي للفندق لإثبات أن التهمة مشروعة.

إذا ثبتت صحة الرسوم ، فسيتم عكس الأموال وإعادتها إلى فندقك. لذلك ستصبح كاملًا - لكنها لن تعوض مقدار الوقت الذي تقضيه في محاربة الرسوم الاحتيالية المحتملة.

إذا كان رد المبالغ المدفوعة صالحًا ، فسيحتفظ العميل بالمال وستدفع رسوم رد المبالغ المدفوعة لتعويض البنك عن تكاليف إدارة المنازعات. يختلف المبلغ الفعلي لهذه الرسوم ؛ يعتمد ذلك بشكل كبير على نسبة رد المبالغ المدفوعة ، أو عدد عمليات رد المبالغ المدفوعة التي يتلقاها فندقك مقارنة بالإيرادات. كلما زادت النسبة الخاصة بك ، ارتفعت الرسوم. ستدفع ببساطة أكثر لأنك ستكون تاجرًا عالي المخاطر.

NGrS-GEfYaL4fo8Zwk-CrKOlYvOwNr3pSHuh3s5J7DDUeSUVDOGOM5DrSaFfUxXTkv8iZ2jcTXKkJPQe3UzSREQau_Rb3WU0ovalcBXLSzhuIxk-dQB2BAeDD33-Ktxko-1KTpGq

أثر ظهور البطاقات الافتراضية أيضًا على عمليات رد المبالغ المدفوعة للفنادق. من المفترض أن تُستخدم البطاقات الافتراضية مقابل مبلغ معين أو رحلة أو إطار زمني محدد ، أو لاستخدام واحد فقط. في السفر ، أصبحت البطاقات الافتراضية هي الوسيلة الأساسية للدفع للسفر المحجوز من خلال وكلاء سفر الشركات وحتى وكالات السفر عبر الإنترنت ، مثل Expedia. هناك أيضًا العديد من الخدمات الاستهلاكية ، مثل Privacy.com ، التي تمكّن المستهلكين من استخدام عمليات الشراء بالبطاقات الافتراضية عبر الإنترنت.

تعمل البطاقات الافتراضية على تعقيد عمليات رد المبالغ المدفوعة ، حيث إن البطاقات غير مرتبطة بشكل مباشر بشخص معين. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون الكيان المُصدر هو الشخص الذي يدير عملية رد المبالغ المدفوعة. يمكن أن يؤدي هذا إلى تكاليف رد المبالغ المدفوعة أكبر من بطاقات الائتمان القياسية ، وأحيانًا تصل إلى 2٪. لذلك ، على الرغم من أن البطاقات الافتراضية تكاد تكون مقاومة للاحتيال ، إلا أنها لا تزال قادرة على زيادة التكاليف.

الأسباب الأكثر شيوعًا لرد المبالغ المدفوعة

معظم عمليات رد المبالغ المدفوعة غير مشروعة لأن المستهلكين غالبًا ما يسيئون استخدام عملية رد المبالغ المدفوعة. السبب؟ لا يريدون مواجهة التاجر مباشرة. ونظرًا لأنه من السهل القيام بذلك عبر الإنترنت دون الحاجة إلى التحدث إلى شخص ما ، فهو سهل ويتجنب المواجهة.

وهذا ما يسمى "الاحتيال الودي" ويشكل الجزء الأكبر من عمليات رد المبالغ المدفوعة. في أحد الاستطلاعات ، قال 81٪ من العملاء إنهم اتصلوا بالبنك قبل التعامل مباشرة مع البائع ". وقدر آخر أن 86٪ من عمليات رد المبالغ المدفوعة ودية فعلاً. يضيف هذا عبئًا كبيرًا على التجار ، حيث قال 34 ٪ من التجار إنهم تعرضوا للاحتيال الودي ، بتكلفة تتراوح من 20 مليار دولار إلى 31 مليار دولار. ومع زيادة الاحتيال الودي بنسبة 41٪ كل عامين ، تحتاج الفنادق إلى استراتيجية استباقية للحد من تكاليف رد المبالغ المدفوعة.

Lj99saRA43WgETYsdxQzMTuwHOR6BJG9kf1RC_1KAY8hmSjmxDFNFmcDocwlrz8UWurx30Oq82GHfHuE1G1dae7VSHr5AFIVkSiaOlKg50Kg1nJCH_b3fX0BUrnbFxSv0G6YeAET

يوضح التحليل التأثير الحقيقي لرد المبالغ المدفوعة على التجار مثل الفنادق.

لحسن الحظ بالنسبة للفنادق ، من الأسهل بكثير إثبات تقديم خدمة مقارنة بشركات التجارة الإلكترونية. لا توجد طرود تالفة أو تسليمات متأخرة ، ومعظم الأشخاص الذين يستخدمون بطاقة ائتمان مسروقة يترددون في الحضور للإقامة في الفندق. ومع ذلك ، يمكن أن تظل عمليات رد المبالغ المدفوعة تكلفة كبيرة في اليوم - وصداعًا كبيرًا - للفنادق.

كيفية تقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة في فندقك

كلما زادت عمليات رد المبالغ المدفوعة ، زادت رسوم المعالجة الخاصة بك. لذلك من مصلحتك الفضلى اتخاذ موقف قوي ضد عمليات رد المبالغ المدفوعة الاحتيالية ومنع التضخم المصطنع لتكاليف معالجة الممتلكات الخاصة بك. وهي ليست دائمًا طريقة مؤكدة للفوز في نزاع بشأن رد المبالغ المدفوعة ؛ في الواقع ، أبلغ 18٪ فقط عن فوزهم بما لا يقل عن 60٪ من نزاعات رد المبالغ المدفوعة - وهي احتمالات رهيبة جدًا للتاجر العادي.

فيما يلي بعض الأساليب لتقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة الصالحة (والاحتيالية).

  1. تقديم فواتير مفصلة. سواء كانت نسخة مطبوعة في مكتب الاستقبال ، أو تمرير فاتورة أسفل باب الضيف ، أو إرسال بريد إلكتروني مباشرة عند تسجيل الخروج ، فلديك عملية واضحة لمشاركة الفواتير المفصلة مع ضيوفك. أفضل وقت لإصلاح أي رسوم زائدة هو عندما يكون الضيف لا يزال قيد التشغيل منشأه. بمجرد العودة إلى المنزل ، سيكون من الأسهل عليهم بدء النزاع - وتقليل هامش الربح من هذا الحجز!

  2. مطابقة الدفع للمعرف. تتمثل إحدى أبسط الطرق لتقليل عمليات الاحتيال في التحقق من مطابقة بطاقة الهوية الصادرة عن جهة حكومية مع بطاقة الدفع. حتى إذا تم الدفع مقابل حجز عبر الإنترنت ، فهناك قيمة للتحقق عندما يتعلق الأمر بالوثائق المحتملة لرد المبالغ المدفوعة في المستقبل.

  3. مراقبة نسبة تحميل التكاليف الخاصة بك. تشير النسبة الأعلى من المتوسط إلى المعالجات بأنك قد تكون تاجرًا عالي الخطورة. كلما زادت المخاطر ، ارتفعت الرسوم. على سبيل المثال ، تتمتع Visa بنسبة مقبولة تبلغ 0.9٪ و 100 نزاع شهريًا. يمكن أن تشير نسبة رد المبالغ المدفوعة المتزايدة إلى أن هناك شيئًا ما فشل في عمليات الفوترة - أو أن فندقك مستهدف من قبل جهات سيئة.

  4. كن شاملاً ومستعدًا. أنت لا تعرف أبدًا المعاملة التي قد تؤدي إلى رد المبالغ المدفوعة ، لذا احتفظ بسجلات جيدة. يجب أن يكون لديك دليل واضح للرد على أي نزاعات. احتفظ بنسخة من مسودة المبيعات أو السجل أو اتفاقية الإيجار - خاصة تلك التي تم إطلاقها أو توقيعها من قبل العميل المعني. يجب أن يتم تفصيل جميع الأوراق / الإيصالات ، مع التاريخ ومبلغ المعاملة.

  5. احتفظ بالسجلات لمدة 3 سنوات. تتطلب معظم جهات إصدار البطاقات إطارًا زمنيًا للاحتفاظ بالبيانات مدته 13 شهرًا ، كحد أدنى. Discover يتطلب عامين و American Express يتطلب ثلاثة. تأكد من الاحتفاظ بسجلاتك على الأقل لهذه المدة. قد يكون من الممكن الوصول إلى النسخ الرقمية ، ولكن تأكد من مراجعة الاتفاقيات الخاصة بك للتأكد.

  6. الرد بسرعة. عمليات رد المبالغ المدفوعة هي عمل روتيني غير سار. لكن لا تتجنبهم لأن هناك حدًا زمنيًا للردود. كل جهة إصدار لها عمليتها الخاصة ، لذا تعرف عليها وابق على اطلاع عليها. أنت تخسر تلقائيًا الإيرادات إذا لم ترد في الوقت المحدد - حتى لو كان لديك الوثائق لإثبات الصلاحية!

  7. تدريب موظفيك. يمكن أن تتسبب المدفوعات التي تم إدخالها بشكل غير صحيح أو الفواتير غير الدقيقة في حدوث عمليات رد مبالغ مدفوعة مكلفة. تأكد من تدريب الموظفين الجدد جيدًا وتحديث وعي الفريق بشكل دوري بإجراءات معالجة الدفع المناسبة.

  8. تعرف رموز رد المبالغ المدفوعة الخاصة بك. كل مصدر لديه رموز لأسباب محددة لرد المبالغ المدفوعة. تأكد من أنك (أو أي شخص في فريقك المالي) على دراية بكل من هذه الرموز ؛ بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من توجيه وثائق النزاع الخاصة بك حول السبب المحدد لرد المبالغ المدفوعة.

تؤدي كل عملية رد مبالغ مدفوعة إلى تحويل عمل الموظفين الذي يمكن أن يذهب إلى استخدامات أكثر إنتاجية ويمكن أن يقلل أيضًا من إيراداتك. هاتان نتيجتان غير مرغوب فيهما يجب تجنبهما بأي ثمن. بدلاً من ذلك ، قم بحماية فندقك من خلال عمليات قوية وإجراءات واضحة ، ومعالجة عمليات رد المبالغ المدفوعة باتباع نهج موحد ومدروس لتقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة.

ما هي عملية رد المبالغ المدفوعة؟ ما هي عملية رد المبالغ المدفوعة؟

تعد عمليات رد المبالغ المدفوعة جزءًا من عملية " معالجة الدفع " التي تحدث عمومًا بعد أن يقوم المسافر بتسجيل الخروج من الممتلكات الخاصة بك ورؤية رسوم غير معروفة أو غير دقيقة تظهر على الفاتورة. تحدث عملية رد المبالغ المدفوعة عندما يتنازع المسافر مع جهة إصدار البطاقة أو البنك في دفع رسوم ، مما يؤدي بعد ذلك إلى بدء التحقيق في صحة الرسوم. يمكن أن تحدث عمليات رد المبالغ المدفوعة أيضًا بسبب أخطاء المعالجة (مثل شحن بطاقة مرتين) أو نشاط احتيالي تم تحديده بواسطة معالجات بطاقات الائتمان.

عادةً ما يحدث رد المبالغ المدفوعة عندما يرى العميل ما يعتقد أنه معاملة احتيالية في بيان بطاقة الائتمان الخاصة به. Â ثم يفتحون نزاعات العملاء بشأن معاملات بطاقات الائتمان هذه. Â يفتح البنك المقتني أو البنك المُصدر (أي شركات بطاقات الائتمان مثل Visa و Mastercard و American Express) تحقيقًا في المعاملة كحماية للمستهلكين لأعضاء شبكة بطاقاتهم بسبب الاحتيال المتفشي لبطاقات الائتمان. Â يقدم العميل بعد ذلك أدلة دامغة مثل سرقة الهوية ، والمبالغ والرسوم غير الصحيحة ، وما إلى ذلك.

أ

RYnYz60Fs4gX9G4gKA5czYukCsWKwP_GZU4HBL5o4kXVdZ8Xkqij3dZ0BHBLaqfZHIqoemfGNknm-c8SSb0pXY0NFm1eYnejZOtibYVoamLSOr5N6WmjVNbURRPf8YqI29MtKIOE

يتم بدء عملية رد المبالغ المدفوعة من قبل حامل البطاقة الذي يعترض على المعاملة. [ المصدر ]

أ

نظرًا لأن عمليات رد المبالغ المدفوعة يُنظر إليها على أنها طبقة واقية ضد التجار المهملين ، فعادة ما تتم الموافقة على عمليات رد المبالغ المدفوعة التي يبدأها العميل في انتظار المزيد من التحقيق. يضع هذا العبء على عاتق فريق التمويل بالفندق لإثبات شرعية الرسوم.

إذا ثبتت صحة الرسوم ، فسيتم عكس الأموال وإعادتها إلى فندقك. لذا ستصبح كاملاً --Â لكنها لن تعوض مقدار الوقت الذي تقضيه في محاربة التهم التي يحتمل أن تكون احتيالية.

إذا كان رد المبالغ المدفوعة صالحًا ، فسيحتفظ العميل بالمال وستدفع رسوم رد المبالغ المدفوعة لتعويض البنك عن تكاليف إدارة النزاع. يختلف المبلغ الفعلي لهذه الرسوم ؛ يعتمد ذلك بشكل كبير على نسبة رد المبالغ المدفوعة ، أو عدد عمليات رد المبالغ المدفوعة التي يتلقاها فندقك مقارنة بالإيرادات. كلما زادت النسبة الخاصة بك ، ارتفعت الرسوم. ستدفع أكثر ببساطة لأنك ستصبح تاجرًا عالي المخاطر.

أ

NGrS-GEfYaL4fo8Zwk-CrKOlYvOwNr3pSHuh3s5J7DDUeSUVDOGOM5DrSaFfUxXTkv8iZ2jcTXKkJPQe3UzSREQau_Rb3WU0ovalcBXLSzhuIxk-dQB2BAeDD33-Ktxko-1KTpGq

أ

أثر ظهور البطاقات الافتراضية أيضًا على عمليات رد المبالغ المدفوعة للفنادق. من المفترض أن تُستخدم البطاقات الافتراضية مقابل مبلغ معين أو رحلة أو إطار زمني محدد ، أو لاستخدام واحد فقط. في السفر ، أصبحت البطاقات الافتراضية الوسيلة الأساسية للدفع للسفر المحجوز من خلال وكلاء سفر الشركات وحتى وكالات السفر عبر الإنترنت ، مثل Expedia. هناك أيضًا العديد من الخدمات الاستهلاكية ، مثل Privacy.com ، التي تمكّن المستهلكين من استخدام "البطاقات الافتراضية" لعمليات الشراء عبر الإنترنت.

تعمل البطاقات الافتراضية على تعقيد عمليات رد المبالغ المدفوعة ، حيث إن البطاقات غير مرتبطة بشكل مباشر بشخص معين. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون الكيان المُصدِر هو الشخص الذي يدير عملية رد المبالغ المدفوعة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تكاليف رد المبالغ المدفوعة أكبر من بطاقات الائتمان القياسية ، وأحيانًا تصل إلى 2٪ أكثر. لذلك ، على الرغم من أن البطاقات الافتراضية تكاد تكون مقاومة للاحتيال ، إلا أنها لا تزال قادرة على زيادة التكاليف.

الأسباب الأكثر شيوعًا لرد المبالغ المدفوعة الأسباب الأكثر شيوعًا لرد المبالغ المدفوعة

معظم عمليات رد المبالغ المدفوعة غير شرعية لأن المستهلكين غالبًا ما يسيئون استخدام عملية رد المبالغ المدفوعة. السبب؟ لا يريدون مواجهة التاجر مباشرة. ونظرًا لأنه من السهل القيام به عبر الإنترنت دون الحاجة إلى التحدث إلى شخص ما ، فهو سهل ويتجنب المواجهة.

وهذا ما يسمى "الاحتيال الودي" وهو يشكل الجزء الأكبر من عمليات رد المبالغ المدفوعة. في أحد الاستطلاعات ، قال 81٪ من العملاء إنهم اتصلوا بالبنك قبل التعامل مباشرة مع البائع. وقدر آخر أن 86٪ من عمليات رد المبالغ المدفوعة ودية بالفعل. يضيف هذا عبئًا كبيرًا على التجار ، حيث قال 34 ٪ من التجار إنهم تعرضوا للاحتيال الودي ، بتكلفة تتراوح بين 20 مليار دولار و 31 مليار دولار. ومع زيادة الاحتيال الودي بنسبة 41٪ كل عامين ، تحتاج الفنادق إلى استراتيجية استباقية للحد من تكاليف رد المبالغ المدفوعة.

أ

Lj99saRA43WgETYsdxQzMTuwHOR6BJG9kf1RC_1KAY8hmSjmxDFNFmcDocwlrz8UWurx30Oq82GHfHuE1G1dae7VSHr5AFIVkSiaOlKg50Kg1nJCH_b3fX0BUrnbFxSv0G6YeAET

يُظهر التحليل "التأثير الحقيقي لرد المبالغ المدفوعة على التجار مثل الفنادق"

أ

لحسن الحظ بالنسبة للفنادق ، من الأسهل بكثير إثبات تقديم خدمة مقارنة بشركات التجارة الإلكترونية. لا توجد طرود تالفة أو عمليات تسليم متأخرة ، ومعظم الأشخاص الذين يستخدمون بطاقة ائتمان مسروقة يترددون في الحضور للإقامة في الفندق. ومع ذلك ، يمكن أن تظل عمليات رد المبالغ المدفوعة تكلفة كبيرة في اليوم - وصداعًا كبيرًا - للفنادق.

احصل على أحدث النصائح والاتجاهات والرؤى التقنية المتعلقة بالفنادق والتي يتم إرسالها إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع
لقد تم اشتراكك
تنسيق بريد إلكتروني غير صالح
post_faces_combined انضم إلى أكثر من 100 ألف مسؤول تنفيذي من العلامات التجارية الفندقية الرائدة في العالم واحصل على أحدث الأفكار التي يتم تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع

كيفية تقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة في فندقك كيفية تقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة في فندقك

كلما زاد عدد عمليات رد المبالغ المدفوعة، زادت رسوم المعالجة. لذلك، من مصلحتك اتخاذ موقف قوي ضد عمليات رد المبالغ المدفوعة الاحتيالية ومنع التضخم المصطنع لتكاليف معالجة الممتلكات الخاصة بك. يمكن أن يكون برنامج إدارة رد المبالغ المدفوعة أداة حيوية وعالية العائد على الاستثمار لضمان عدم إضاعة الوقت والمال في هذه المشكلات المكلفة. وليس من المؤكد دائمًا الفوز في نزاع رد المبالغ المدفوعة؛ في الواقع، أفاد 18% فقط أنهم فازوا بما لا يقل عن 60% من نزاعات رد المبالغ المدفوعة - وهي احتمالات رهيبة جدًا بالنسبة للتاجر العادي.

فيما يلي بعض الأساليب لتقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة الصالحة (والاحتيالية).

  1. تقديم فواتير مفصلة. سواء أكان ذلك نسخة مطبوعة في مكتب الاستقبال، أو تمرير فاتورة تحت باب الضيف، أو إرسال بريد إلكتروني مباشرة عند الخروج، تمتع بعملية واضحة لمشاركة الفواتير المفصلة مع ضيوفك. أفضل وقت لإصلاح أي رسوم زائدة هو بينما لا يزال الضيف قيد التشغيل ملكية. بمجرد العودة إلى المنزل، سيكون من الأسهل عليهم بدء نزاع -- وتقليل هامش الربح من هذا الحجز!
  2. مطابقة الدفع مع الهوية. إحدى أبسط الطرق للحد من الاحتيال هي التحقق من أن بطاقة الهوية الصادرة عن الحكومة تتطابق مع بطاقة الدفع. حتى إذا تم دفع الحجز عبر الإنترنت، فهناك قيمة للتحقق عندما يتعلق الأمر بالوثائق المحتملة لرد المبالغ المدفوعة في المستقبل.
  3. مراقبة نسبة رد المبالغ المدفوعة الخاصة بك. تشير النسبة الأعلى من المتوسط ​​إلى المعالجات بأنك قد تكون تاجرًا عالي المخاطر. كلما زادت المخاطر، ارتفعت الرسوم. على سبيل المثال، تتمتع Visa بنسبة مقبولة تبلغ 0.9% و100 نزاع شهريًا. يمكن أن يشير ارتفاع نسبة رد المبالغ المدفوعة إلى وجود فشل ما في عمليات إعداد الفواتير الخاصة بك - أو أن فندقك مستهدف من قبل جهات فاعلة سيئة.
  4. كن دقيقًا ومستعدًا. أنت لا تعرف أبدًا المعاملة التي قد تؤدي إلى رد المبالغ المدفوعة، لذا احتفظ بسجلات جيدة. يجب أن يكون لديك دليل واضح للرد على أي نزاعات. احفظ نسخة من مسودة المبيعات أو الورقة أو اتفاقية الإيجار - خاصة تلك التي بدأها العميل المعني أو وقع عليها. يجب أن تكون جميع الأوراق/الإيصالات مفصلة، ​​مع التاريخ ومبلغ المعاملة.
  5. الاحتفاظ بالسجلات لمدة 3 سنوات. تتطلب معظم جهات إصدار البطاقات إطارًا زمنيًا للاحتفاظ مدته 13 شهرًا على الأقل. يتطلب Discover عامين، بينما يتطلب American Express ثلاث سنوات. تأكد من الاحتفاظ بسجلاتك على الأقل هذه المدة. قد يكون من الممكن الوصول إلى النسخ الرقمية، ولكن تأكد من مراجعة الاتفاقيات الخاصة بك للتأكد.
  6. الرد بسرعة. عمليات رد المبالغ المدفوعة هي عمل روتيني غير سارة. لكن لا تتجنبها لأن هناك حدًا زمنيًا للردود. كل جهة إصدار لديها عملية خاصة بها، لذا تعرف عليها وابق على اطلاع عليها. ستفقد الإيرادات تلقائيًا إذا لم تستجب في الوقت المحدد - حتى لو كان لديك المستندات التي تثبت صحتها!
  7. تدريب موظفيك. يمكن أن تؤدي الدفعات التي تم إدخالها بشكل غير صحيح أو الفواتير غير الدقيقة إلى عمليات رد المبالغ المدفوعة المكلفة. تأكد من تدريب الموظفين الجدد جيدًا وتحديث وعي الفريق بشكل دوري بإجراءات معالجة الدفع الصحيحة.
  8. تعرف على رموز رد المبالغ المدفوعة الخاصة بك. كل جهة إصدار لديها رموز لأسباب محددة لرد المبالغ المدفوعة. تأكد من أنك (أو أي شخص في فريقك المالي) على دراية بكل من هذه الرموز؛ وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من توجيه وثائق النزاع الخاصة بك حول السبب المحدد لرد المبالغ المدفوعة.

تؤدي كل عملية رد مبالغ مدفوعة إلى تحويل عمل الموظفين الذي يمكن أن يذهب إلى استخدامات أكثر إنتاجية ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى تقليل إيراداتك. وهاتان نتيجتان غير مرغوب فيهما ويجب تجنبهما بأي ثمن. وبدلاً من ذلك، قم بحماية فندقك من خلال عمليات قوية وإجراءات واضحة، ومعالجة عمليات رد المبالغ المدفوعة من خلال نهج موحد ومدروس لتقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة.

صورة المؤلف
Jordan Hollander
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.

احصل على توصيات المنتج المخصصة

مستشار توصيات المنتج

Ghostel icon

دعونا نبحث عن معلومات فندقك