هل تعلم أن هناك ما يقرب من 6 ملايين غرفة فندقية في الولايات المتحدة؟ وهذا يعني أن هناك مئات الملايين من عمليات تسجيل الخروج كل عام - وبالنسبة للفنادق التي لا تتسم بعملية تسجيل الخروج بكفاءة، فإن ذلك يؤدي إلى إضاعة الكثير من الوقت للمسافرين وموظفي الفندق. يُعد تسجيل المغادرة جزءًا ضروريًا من رحلة النزيل، لكن هذا لا يعني أن أصحاب الفنادق بحاجة إلى القيام بالأشياء بالطريقة التي اعتادوا القيام بها دائمًا. ربما كنت تبحث عن طرق لتوفير الوقت وخفض التكاليف وزيادة رضا الضيوف؛ تعد عملية الدفع الخاصة بك مكانًا رائعًا للبدء. من خلال إجراءات الخروج السلسة، يمكن لضيوفك إنهاء إقامتهم بشكل إيجابي، مما يزيد من احتمالية مغادرتهم بانطباع جيد ونية العودة. إذًا كيف يمكنك تحسين تجربة الدفع الخاصة بك؟ باستخدام التكنولوجيا المناسبة، يمكنك تحويل عمليات الدفع من مزعجة إلى مذهلة - مع تقديم قيمة لموظفيك وضيوفك.
Why a Smooth Checkout Process is Important
يركز أصحاب الفنادق كثيرًا على عملية تسجيل الوصول لأنه من المهم ترك انطباع أول جيد. وعلى الرغم من عدم وجود خطأ في هذا المنطق، فمن الجدير بالذكر أيضًا أن الانطباع الأخير مهم أيضًا. تمامًا كما تريد إنهاء وجبة جيدة بحلوى لذيذة، تريد أن تكون عملية الخروج في فندقك سلسة تمامًا مثل بقية تجربة ضيوفك. لا شيء يترك طعمًا سيئًا في فم الضيف مثل تحصيل مبلغ خاطئ أو الانتظار في الطابور في مكتب الاستقبال عندما يكون لديه رحلة طيران ليلحق بها!
بالإضافة إلى ضمان حدوث عملية تسجيل الخروج بسرعة وكفاءة وخالية من الأخطاء، هناك تحدي آخر يتمثل في التأكد من أن الضيوف على دراية بالخطوات التي يجب اتباعها أثناء عملية تسجيل الوصول. كيف يعرف الضيوف وقت تسجيل الوصول؟ سيغادر العديد من الضيوف غرفهم ببساطة للمرة الأخيرة ويتجاوزون مكتب الاستقبال. إذا حدث ذلك، كيف تعرف أن الغرفة شاغرة وجاهزة للتنظيف؟ إذا كان يجب على الضيف إعادة بعض العناصر المادية، مثل مفتاح الغرفة، فكيف يعرف مكان وضعها؟ إن استخدام التكنولوجيا لتبسيط العملية وإزالة أكبر عدد ممكن من العقبات يمكن أن يحول عملية الدفع الخاصة بك من عملية بطيئة إلى مريحة.
Preparing for Checkout
تبدأ عملية الخروج قبل أن يقوم ضيوفك بتسجيل المغادرة فعليًا. عند وصول الضيوف، أو حتى عند حجز غرفهم، يجب عليك إبلاغهم بوضوح بوقت تسجيل المغادرة وأي إجراءات تسجيل مغادرة ذات صلة. يكشف العديد من أصحاب الفنادق عن أوقات وسياسات تسجيل الخروج على موقعهم الإلكتروني ومحرك الحجز ورسائل التأكيد الإلكترونية. تتيح لك قوائم OTA وصف سياسات الدفع الخاصة بك أيضًا. ولكن عادةً ما يطلع الضيوف على نقاط الاتصال هذه مرة واحدة فقط، لذا فإن تطبيق الفندق الخاص بك هو مكان رائع آخر لذكر تفاصيل الخروج. تعمل التطبيقات القابلة للتخصيص والموجهة للضيوف مثل Duve كإصدارات رقمية من ورقة المعلومات التقليدية أو المجلد الذي قد تجده في غرفة الضيوف. تضمن هذه التطبيقات للضيوف دائمًا الوصول بسهولة إلى كل ما قد يحتاجون لمعرفته حول فندقك. والأفضل من ذلك أنه من السهل عليك إجراء تحديثات لتطبيقك في حالة تغيير إحدى السياسات. بدلاً من الاضطرار إلى إعادة طباعة واستبدال لافتة غرفة الضيوف التي تشير إلى وقت الخروج، يمكنك تحديث سياسات الخروج على الفور في تطبيق الفندق الخاص بك ببضع نقرات فقط.
ماذا لو أراد الضيف البقاء لفترة أطول قليلاً؟ إذا كان ضيفك يحتاج إلى تسجيل مغادرة متأخر أو قضاء ليلة أو ليلتين إضافيتين في فندقك، فسيحتاج إلى الاتصال بمكتب الاستقبال الخاص بك والتحدث إلى أحد الوكلاء، ربما بعد الانتظار لبضع دقائق. يمكن لتطبيق فندقك تمكين الضيوف من خدمة هذه الطلبات ذاتيًا، أو يمكنك الشراكة مع برامج بيع مخصصة لهذا الغرض، مثل Oaky أو Nor1، للترويج لتسجيل المغادرة المتأخر وعروض التمديد. تجعل هذه الميزات الأمر أكثر ملاءمة للضيوف للاستجابة لطلباتهم، مما يؤدي إلى توليد إيرادات إضافية لفندقك، كل ذلك بينما يتطلب القليل من الوقت الإضافي من موظفيك.
انضم إلى أكثر من 100 ألف مسؤول تنفيذي من العلامات التجارية الفندقية الرائدة في العالم واحصل على أحدث الأفكار التي يتم تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع
Settling the Final Bill
عنصر رئيسي آخر في عملية الخروج هو تسوية الفاتورة النهائية. من الناحية المثالية، يمكن للضيوف الاطلاع على تفاصيل تفصيلية للرسوم المتكبدة أثناء إقامتهم، واختيار طريقة الدفع المفضلة لديهم، والحصول على إيصال بالتنسيق المطلوب (أي عبر البريد الإلكتروني). تقليديًا، قد يتلقى الضيوف فاتورة مطبوعة يتم وضعها تحت بابهم في الليلة التي تسبق الخروج، ولكن هذا يؤدي إلى إهدار الورق وساعة على الأقل من الوقت لطباعة تلك الأوراق الورقية وتوزيعها. ومن خلال تطبيق الفندق القوي، يمكن للضيوف بدلاً من ذلك مراجعة سجلاتهم رقميًا في أي وقت أثناء إقامتهم. إذا كان هناك شيء يبدو غير دقيق، فيمكن للضيف إرسال رسالة بكفاءة إلى موظفيك باستخدام أداة مراسلة الضيف المتكاملة التي تسمح لفريقك بفرز الرسائل والرد عليها من منصة مركزية واحدة. وفي التطبيق أيضًا، يمكن للضيوف تحديث معلومات الاتصال الخاصة بهم واختيار وجهة الإيصال وإدارة طرق الدفع الخاصة بهم. عند الخروج، يمكن للضيوف أن يكونوا واثقين من صحة فواتيرهم، وأن الإيصالات موجودة في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم، ويتم شحن البطاقات بشكل صحيح.
Returning Room Keys and Other Hotel Property
ما الذي يجب على الضيف فعله قبل مغادرة فندقك؟ تحتوي بعض الفنادق على مفاتيح فعلية للغرفة - بطاقات المفاتيح أو المفاتيح القديمة - والتي يُطلب من الضيوف أو يتم تشجيعهم على تركها وراءهم. ولكن، كما تعلم، لا يتبع الضيوف دائمًا هذه التوجيهات. إذا كان يتعين على فندقك استخدام المفاتيح الفعلية (ربما لتتوافق مع موضوع تاريخي)، فمن الأفضل إرسال رسالة تذكير نصية إلى ضيوفك لإرشادهم بترك المفتاح في مكان معين أو دفع رسوم "المفتاح المفقود". يمكن لتطبيق مراسلة الضيف الخاص بك أتمتة هذا الاتصال لتوفير الوقت لموظفيك.
ولكن إذا لم تكن المفاتيح المادية ضرورية لعلامتك التجارية، أو ربما ورثت نظامًا قديمًا لبطاقة المفاتيح، فليس هناك وقت أفضل للترقية إلى نظام مفاتيح محمول حديث. مفاتيح الهاتف المحمول، أو المفاتيح الرقمية، ليست في الواقع مفاتيح على الإطلاق، بل هي أقفال أبواب تدعم تقنية Bluetooth والتي تسمح للضيوف بالدخول عن طريق التلويح أو النقر على هواتفهم الذكية على القفل. تتواصل التقنية الكامنة وراء هذه الأقفال مع نظام إدارة الفنادق (PMS) أو تطبيق الفندق أو نظام تسجيل الوصول بدون تلامس للسماح لكل ضيف فريد خلال تواريخ إقامته. لا تعمل المفاتيح الرقمية على تبسيط عملية الدفع فحسب، بل إنها تجعل تسجيل الوصول أكثر سلاسة وتوفر المال على المفاتيح الفعلية أو بطاقات المفاتيح. يحب موظفو مكتب الاستقبال أيضًا المفاتيح الرقمية لأنها لا تتعرض للمغناطيسية أو الضياع مثلما تفعل بطاقات المفاتيح!
Verifying the Checkout Process with the Front Desk
بافتراض أن عملية الخروج الحديثة الخاصة بك تسير بسلاسة، ولا يحتاج الضيف إلى التوقف عند مكتب الاستقبال، كيف ستعرف عندما تكون غرف الضيوف شاغرة حتى تتمكن فرق التدبير المنزلي لديك من البدء في التنظيف؟ لديك خياران. يمكنك إرسال رسالة نصية آلية إلى الضيوف تسألهم عما إذا كانوا قد غادروا، أو يمكنك أن تطلب من الضيوف النقر على زر في تطبيق الفندق الخاص بك لإعلامك بمغادرتهم. هناك خيار آخر يتمثل في الاستفادة من نظام تسجيل الوصول بدون تلامس، مثل Canary، الذي يقوم تلقائيًا بإخطار موظفي التدبير المنزلي عند معالجة عملية الدفع في التطبيق. ستساعد كل هذه الخيارات السرية فريقك على تنظيف الغرف بشكل أسرع دون إزعاج الضيوف الذين ما زالوا داخل المنزل.
Post-Checkout Considerations
على الرغم من أن الضيف قد غادر مكان الإقامة الخاص بك، فلا يزال بإمكانك إبقاء هذا الضيف منخرطًا في تجربة ما بعد الإقامة. الساعات والأيام التي تلي تسجيل الخروج هي الأوقات الرئيسية لإرسال استبيانك الخاص بالفندق، وطلب تعليقات Tripadvisor أو Google، والترويج لبرنامج الولاء الخاص بك أو تكرار خصومات الضيوف. يمكن أن يساعد الحصول على تعليقات النزلاء بينما تكون جديدة في تحسين فندقك باستمرار، ويمكن لتطبيق إدارة السمعة مثل TrustYou أو Revinate أتمتة عملية طلب المراجعة.
Why is it so important for hotels to dial their check-out process heading into 2024?
على الرغم من أن عملية الخروج عادةً ما تكون مجرد جزء واحد من وقت كل ضيف في فندقك، إلا أنها عملية مهمة، ويمكن أن تؤدي إلى تحسين تجربة الضيف أو فشلها اعتمادًا على مدى ملاءمتها وفعاليتها. إن الشراكة مع برنامج يمكنه أتمتة أجزاء من هذه العملية، والقضاء على الاحتكاك، وتقديم إجابات فورية لضيوفك لا يمكن أن يعزز رضا الضيوف فحسب، بل يقلل أيضًا من التكاليف والوقت اليدوي اللازم للتعامل مع عمليات الدفع. هل أنت على استعداد للانتقال بعملية الدفع الخاصة بك إلى المستوى التالي؟ ابدأ بقراءة التقييمات الخاصة ببرامج تجربة الضيوف الرائدة.
في صناعة الضيافة، تعد عمليات تسجيل الوصول والمغادرة لحظات محورية في تجربة نزيل الفندق. نظرًا لأن سلاسل الفنادق مثل هيلتون وماريوت وحياة تتنافس بشدة على الضيوف، فإن تحسين عملية الخروج من الفندق يصبح أمرًا حيويًا لعدة أسباب. أولاً، يمكن لعملية الخروج السلسة أن تترك انطباعًا إيجابيًا دائمًا، مما يعزز الاستمتاع الإجمالي بالإقامة في الفندق ويشجع على تكرار الأعمال.
إجراءات الخروج التقليدية التي تنطوي على طوابير طويلة في مكتب الاستقبال والمتاعب بشأن التناقضات في الفاتورة النهائية يمكن أن تفسد تجربة الضيف. وبالتالي، تعتمد الفنادق نظام إدارة الممتلكات (PMS) لتبسيط هذه العمليات. يمكن لنظام PMS تتبع كل شيء بدءًا من خدمة الغرف واستخدام الثلاجة الصغيرة وحتى مكالمات الإيقاظ، مما يضمن دقة الفاتورة النهائية ويقلل حاجة الضيوف إلى التحقق مرة أخرى من الرسوم.
بفضل التكنولوجيا الحالية، يتيح تسجيل الوصول عبر الإنترنت واستخدام تطبيقات الهاتف المحمول للضيوف إدارة إقامتهم بكفاءة - بدءًا من تحديد الامتيازات وحتى طلب تسجيل المغادرة المتأخر - دون الحاجة إلى الانتظار في المكتب الأمامي. ويمكن الآن تفعيل بطاقات المفاتيح كمفتاح للغرفة من خلال تطبيق الهاتف المحمول، مما يجعل عملية تسجيل الوصول أسرع ويمنح الضيوف حرية الوصول إلى غرفهم في الفندق دون طوابير غير ضرورية.
يدرك أصحاب الفنادق أيضًا أهمية تقديم مجموعة متنوعة من خيارات الدفع. على سبيل المثال، قد يفضل نزيل أحد فنادق لاس فيغاس الذي اختار خدمة الغرف تسجيل الخروج السريع لزيادة وقته في الاستمتاع بالمدينة. سهولة استخدام بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم من خلال موقع الويب الآمن للفندق أو تطبيق الهاتف المحمول لتسجيل الخروج تعني أنه يمكن للضيوف التأكد من تسوية رسوم الميني بار وخدمة الغرف ببضع نقرات، مما يسمح لهم بالمغادرة بمشاعر "السفر الآمن" بدلاً من ذلك. من الإحباط خلال وقت الخروج.
بالإضافة إلى الراحة، فإن توفير عملية تسجيل خروج فعالة يعد أيضًا مسألة تتعلق بالكفاءة التشغيلية لموظفي الفندق. من خلال تقليل الوقت المستغرق في تسجيل مغادرة كل ضيف، يمكن لموظفي مكتب الاستقبال تلبية احتياجات الضيوف القادمين أو الاستعداد للضيف التالي، والتأكد من أن تخصيصات أرقام الغرف جاهزة وأن أي طلب لمكالمة إيقاظ أو معرفة يتم توصيل المعرفة المحلية بشكل فعال.
وبما أن الضيوف يتوقعون بشكل متزايد تجارب سلسة، فإن عملية الخروج تعد أيضًا فرصة لأصحاب الفنادق لجمع التعليقات وفتح قناة للتواصل يمكن أن تؤدي إلى تحسين الخدمات. تعد دورة التحسين المستمر هذه ضرورية في السوق التنافسية حيث تهدف سلاسل الفنادق إلى تقديم ليس فقط غرفة فندقية ولكن تجربة لا تُنسى بدءًا من تسجيل الوصول وحتى الخروج.
إن تحسين عملية الخروج من الفندق يتعلق بتعزيز رضا النزلاء والكفاءة التشغيلية والميزة التنافسية. ومن خلال الاستفادة من التكنولوجيا، وفهم تفضيلات الضيوف، وضمان نهاية إقامة خالية من المتاعب في الفندق، يمكن لسلاسل الفنادق أن تضمن مغادرة ضيوفها بانطباع أخير إيجابي، وهو أمر لا يقل أهمية عن الأول.
