الميزات الرئيسية لبرنامج إدارة العمل Inn-Flow

تتضمن وحدة إدارة العمل في Inn-Flow ثلاث وظائف رئيسية: تتبع أداء العمل، والوقت والحضور، وكشوف المرتبات. ضمن مكون العمل، ستجد وظائف مثل الجدولة وساعة الوقت. تتعامل وحدة الرواتب مع شيكات الرواتب والتحليلات. دعونا نحفر أعمق قليلا في كل واحد.

جدولة حسب الطلب

يعد هذا النوع من الجدولة فريدًا بالنسبة للفنادق، ويأخذ Inn-Flow البيانات من نظام إدارة الأداء (PMS) الخاص بك للمساعدة في التنبؤ بمتطلبات العمالة. هذا يعني أنه يمكنك التخلص من الجداول الورقية والمحادثات حول الجدولة. توفر لوحة المعلومات التحليلية في Inn-Flow قيمة للمديرين العامين والمالكين من خلال إعطائك نظرة على المستقبل لتطمئن إلى أنك لن تضطر إلى العمل الإضافي أو الإفراط في الجدولة بناءً على تغييرات الإشغال. يحتوي البرنامج أيضًا على نظام تنبيه "للمخاطر" الذي يتتبع تلقائيًا عدد الساعات التي عملها الموظف، ويقارن ذلك بجدوله الزمني وينبه المديرين حول مخاطر العمل الإضافي المحتملة - مما يؤدي في النهاية إلى خفض تكاليف العمالة من خلال تسهيل التخطيط الأفضل.

يسمح لك Inn-Flow بتعيين فترات الورديات الافتراضية، حسب يوم الأسبوع، والساعات التي تحتاجها لكل دور بناءً على مستويات الخدمة المختلفة في عقار معين. على سبيل المثال، قد يعمل خوادم الولائم لمدة 6 ساعات في أيام الأسبوع و8 ساعات في عطلات نهاية الأسبوع. بالنسبة لموظفي التدبير المنزلي، يمكنك تحديد المدة الزمنية اللازمة لتنظيف فترة الإقامة مقارنة بالمغادرة.

الساعة الزمنية

الساعة الزمنية البيومترية لـ Inn-Flow هي المكان الذي يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج فيه. يستخدم الموظفون جهاز iPad مزودًا بتقنية Inn-Flow المثبتة للتثبيت والخروج بشكل آمن. باستخدام تقنية التعرف على الوجه، يتمكن الموظفون من استخدام تقنية Smile ID مما يعني أنهم لا يحتاجون إلى إدخال أي رموز أو إدخال بصمة الإصبع. تقضي هذه الطريقة على إمكانية قيام الموظف بالضرب نيابة عن شخص آخر. يمكن للمديرين التحكم في الإعدادات مثل كيفية قيام الموظفين مبكرًا بالتدخل قبل بداية نوبة عملهم، على سبيل المثال، لتقليل إمكانية الدفع مقابل الساعات التي لا يعمل فيها الموظفون فعليًا.

تتدفق معلومات الموظفين إلى جداولهم الزمنية، والتي يمكنك عرضها وتعديلها حسب الحاجة.

التوقعات والجدول الزمني

ما هي احتياجاتك العمالية للأسبوع القادم؟ يقوم Inn-Flow بسحب البيانات من نظام إدارة الأداء (PMS) الخاص بك للتنبؤ باحتياجات التوظيف الخاصة بك بناءً على الإشغال، والنظر في حجم الوافدين والمغادرين والمقيمين. باستخدام هذه البيانات ونماذج الورديات التي قمت بتعيينها، يمكنك بسهولة سحب الورديات وإسقاطها في الجدول. سوف ينبهك Inn-Flow إذا وصلت إلى وقت إضافي، ويمكنك حفظ الجدول كقالب لاستخدامه في الأسابيع المقبلة. إذا كان جدول موظف معين بحاجة إلى التغيير، فيمكنك إخطار هذا الموظف فقط عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني، بدلاً من إرسال إشعارات إلى جميع الأشخاص الموجودين في الجدول. كما أنها قابلة للطباعة بنقرتين فقط!

هناك مدخل مهم آخر لجدولك الزمني وهو طلبات الإجازة. يقوم Inn-Flow بتتبع استحقاق PTO لكل موظف وطلبات الإجازة. بمجرد الموافقة على طلب إجازة الموظف، لن يظهر هذا الموظف حتى في قائمة الموظفين المتاحين للمناوبات خلال الفترة التي سيغيب فيها.

تحظى وحدة الجدولة بمراجعات رائعة من أصحاب الفنادق، بما في ذلك كبير المهندسين في فندق كبير في شيكاغو، الذي يقول: "تعجبني ميزة جدولة النسخ، والقدرة على معرفة مقدار PTO المتاح لكل موظف. أنا أيضًا أحب ميزة جدول الطباعة.

كشف رواتب

باستخدام البيانات من وحدة العمل، بما في ذلك الجدول الزمني للموظفين، تقوم Inn-Flow بمعالجة كشوف المرتبات وإصدار الدفعات لموظفيك. يمكن أن تكون وظيفة كشوف المرتبات خيارًا رائعًا للفنادق ذات النطاق الترددي المحدود للمكاتب الخلفية؛ تأخذ هذه الميزة العملية الكاملة لإصدار شيكات الراتب من طبقك. بمجرد إصدار الشيكات، يأخذ النظام جميع بيانات الرواتب الخاصة بك ويعيدها إلى وحدة المحاسبة. كل شيء متصل حتى تتمكن من الحصول على نظرة شاملة لاحتياجاتك من العمالة والإنفاق والاتجاهات.

يتكامل Inn-Flow مع موفري كشوف المرتبات الرائدين ويعمل كامتداد حقيقي لفريق فندقك. بالنسبة للفنادق التي تشعر بالإحباط بسبب سوء جودة الخدمة في شركات الرواتب الكبرى، خصصت Inn-Flow متخصصين في دعم كشوف المرتبات من بين الموظفين للمساعدة في الرد على أي أسئلة أو احتياجات فنية.

التقارير والتحليلات

كيف تمت مقارنة نفقات الرواتب الخاصة بك بالميزانية في يوم معين؟ لا حاجة لجداول البيانات. ضمن Inn-Flow، يمكنك بسهولة رؤية إجماليات العمالة الخاصة بك لأي فترة زمنية في لوحة معلومات التقارير.

إحدى أدوات التحليلات الشائعة هي Daily Flash Dashboard التي تقارن تكلفة العمالة الفعلية بميزانيتك، بالإضافة إلى التكلفة لكل غرفة مشغولة، والإشغال، وإيرادات الغرفة، وتكلفة العمالة كنسبة مئوية من الإيرادات. وفي لوحة المعلومات، يمكنك التنقل حسب الفندق إلى الأقسام والمناصب وحتى المستخدمين للحصول على الرؤية والتحكم الكاملين.

يمكنك الاختيار من أحد قوالب التقارير العديدة في Inn-Flow، أو يمكنك إنشاء قالب خاص بك من البداية. يمكن إرسال التقارير عبر البريد الإلكتروني وفقًا لجدول زمني أو تشغيلها عند الطلب.

التكامل

لتحقيق أقصى استفادة من ميزات الجدولة في Inn-Flow، ستحتاج إلى توصيله بنظام إدارة الممتلكات الخاص بك. يوفر Inn-Flow عمليات تكامل مع العديد من أنظمة إدارة الأداء الشهيرة، بما في ذلك منصات OnQ وOPERA وSabre's Synxis من هيلتون. عندما تتحدث مع مندوب مبيعات من Inn-Flow، تأكد من التأكد من أن النظام متوافق مع نظام إدارة الأداء (PMS) الخاص بك.

بالإضافة إلى تكامل نظام إدارة الرواتب، ستحتاج إلى توصيل Inn-Flow بمؤسستك المالية لمعالجة كشوف المرتبات بشكل سلس - أو إذا اخترت عدم استخدام Inn-Flow لكشوف المرتبات، فيمكنك الاتصال بمعالج كشوف المرتبات الحالي لديك لضمان البيانات يتدفق مرة أخرى إلى وحدة التحليلات.

واجهة المستخدم وتجربة المستخدم

يسعد أصحاب الفنادق في جميع أنحاء الولايات المتحدة بتجربة المستخدم التي يوفرها برنامج Inn-Flow. يقول مدير عام في سان خوسيه، كاليفورنيا، "أنا سعيد للغاية بجميع منتجات Inn-Flow - وحدات المحاسبة والمالية والعمل. لقد استخدمت الكثير من برامج المحاسبة وبرامج إدارة الفنادق على مر السنين، وInn-Flow أفضل بكثير من جميع البرامج الأخرى التي عملت معها." وذكر اجتماع الجمعية العمومية السنوي في رالي أن Inn-Flow "مفصل للغاية وسهل الاستخدام. أستخدمه يوميًا، وحتى لو كنت مبتدئًا، فمن السهل جدًا التنقل فيه.

عندما تقوم بتنفيذ نظام جديد، خاصة النظام الذي يحتوي على ميزات مهمة مثل الجدولة والساعة الزمنية، من المهم العثور على نظام بديهي بحيث لا تحتاج إلى الاعتماد بشكل كبير على التدريب والوثائق حتى يتمكن الموظفون من استخدامه الأداة بشكل كاف. علاوة على ذلك، نظرًا لأن الموظفين سيستخدمون Inn-Flow كل يوم، فإن النظام الذي يعمل بسلاسة سيمنع الإحباط الذي قد ينشأ مع البرامج القديمة أو المليئة بمواطن الخلل.

دعم العملاء

حصل Inn-Flow على شهادة دعم العملاء العالمية من HotelTechReport، مما يعني أنه يمكنك توقع خدمة ذات مستوى عالمي من فريق دعم Inn-Flow. يحتوي Inn-Flow على قاعدة معرفية سهلة الاستخدام عبر الإنترنت، وهي طريقة مناسبة لمعرفة المزيد حول الأداة والإجابة عن أي أسئلة بنفسك. لدى Inn-Flow أيضًا ممثلين لدعم العملاء متاحين عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة المباشرة للحصول على مساعدة أكثر تخصيصًا. للحفاظ على شعور العملاء بالدعم، يقوم Inn-Flow أيضًا بجدولة تسجيلات وصول ربع سنوية للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام وتوفير منتدى للأسئلة.