Você não odeia quando tem muito o que fazer e está ficando sem tempo? Eu posso te ajudar a aumentar sua produtividade. Essas dicas de gerenciamento de tempo vão acelerar seu desempenho e você pode começar agora mesmo.

Seja você estudante, profissional ou dona de casa, essas dicas ajudarão você a gerenciar seu tempo de forma eficaz.

1. Meça o uso do tempo Olhe para o passado. Quanto tempo você gastou fazendo tarefas importantes? Para onde foi o resto do dia?

Quantas horas você gastou viajando? Fazendo seus e-mails? Participar de reuniões? Fazendo pausas? Lidar com interrupções? Fazendo tarefas-chave? Ou fazer coisas que o mantém ocupado, mas é apenas uma tarefa árdua?

Digite as informações em uma tabela no Excel ou Numbers e desenhe um gráfico de pizza. Olhe para os outros dias da semana passada e veja como o perfil muda.

Se menos da metade do seu tempo está sendo gasto em tarefas importantes, você tem espaço para melhorias. As dicas deste blog post são fáceis de fazer e farão uma grande diferença.

Faça um registro mais detalhado para os próximos dias e semanas e tente fazer melhor.

2. Estabeleça metas Todos nós temos muitas metas em nossas vidas. Ser saudável. Ser rico. Ser sábio. Nem sempre as admitimos aos outros, ou mesmo a nós mesmos! Mas os pesquisadores descobriram que, se você escrever uma meta, tem muito mais chances de alcançá-la.

Nós somos todos diferentes. Seus objetivos são diferentes dos meus. Mas pode haver algumas semelhanças. Aqui estão os meus, como exemplo:

Apoie minha família Construa meu negócio Seja saudável Obtenha 100.000 leitores para meu blog Divirta-se todos os dias Alguns objetivos são imprecisos e outros são específicos e mensuráveis. Isso está ok. O que quer que funcione para você. É o que você faz com eles que importa. Anote seus objetivos e trabalhe para eles todos os dias.

3. Faça uma lista de tarefas Você tem muitos post-its com lembretes de coisas para fazer? Uma lista de tarefas do Outlook? Uma caixa de entrada com muitos e-mails não respondidos? Uma pilha de papel esperando por atenção? Seu correio de voz está cheio? Se sim, você é normal. Mas não precisa ser assim. Agora é hora de assumir o controle. Faça uma lista.

E faça uma nova lista. Não basta adicionar a uma lista que já está fora de controle. Comece listando o que está em sua mente. Drene tudo do seu cérebro. Confie nele para saber o que realmente importa. Em seguida, olhe para suas notas de post-it e assim por diante. Adicione-os à sua lista “mas apenas os vitais.

Seja honesto com você mesmo. Se você nunca vai conseguir fazer uma tarefa, jogue-a fora.

Para gerenciar sua lista de tarefas, use um bom aplicativo como o TaskAngel. É um ótimo organizador de lista de tarefas e gerenciador de tarefas, para iPad, iPhone e Windows.

4. Divida suas tarefas difíceis Algumas tarefas são pequenas e fáceis “como 'Comprar pilhas AA'” e algumas são muito maiores e mais complicadas “como 'organizar a festa de aniversário da Fiona'. Algumas tarefas são tão grandes que é muito difícil se concentrar nelas.

Quando você se deparar com uma grande tarefa, divida-a em etapas gerenciáveis. Ou se você não conseguir ver todo o caminho até o fim, apenas anote o primeiro passo, para começar.

5. Enfrente seus medos Você continua adiando uma tarefa desagradável? Algumas tarefas podem ser realmente estressantes. Talvez você precise reclamar de um professor que tratou seu filho de forma injusta. Ou talvez você tenha que corrigir um membro da equipe que fez um trabalho ruim.

É tentador deixar coisas assim para amanhã, principalmente se você estiver ocupado hoje. Mas o atraso nunca torna um problema difícil mais fácil. Respire fundo e faça isso agora.

6. Planeje seu dia O tempo é seu recurso mais precioso. Ao começar o dia, há 8 horas ou mais de tempo não utilizado à sua frente, como neve não pisada. Você pode fazer o que quiser com ele. Reserve alguns minutos para pensar sobre a melhor forma de usá-lo.

Revise seu calendário e sua lista de tarefas. Pense nos seus objetivos. Quais serão as principais conquistas de hoje?

Eu gosto de esboçar um mapa mental rápido, em uma folha de papel em branco. Não use o de ontem, mesmo que o de hoje seja bem parecido. Aprenda com isso e siga em frente.

Stefan James tem uma excelente postagem no blog sobre como planejar seu dia para uma produtividade ideal.

7. Revise sua rotina Você faz algumas coisas regularmente? Todos os dias ou todas as semanas? Você pode fazê-los de uma maneira melhor? Ou para um horário melhor?

No meu tempo como diretor de programa, os relatórios de progresso eram uma fonte constante de frustração. Eu tive que escrever um para meus superiores, e meus gerentes de projeto tiveram que escrever o deles para mim. E, por sua vez, eles precisavam reunir os dados de progresso que todos precisávamos para acompanhar. Levou tempo para que todas essas informações fossem filtradas e, no entanto, todos queriam os relatórios de status mais atualizados. E muitas vezes os diretores seniores insistiam em ver as informações em seu próprio formato especial, o que tornava ainda mais um pesadelo para todos.

Minha solução foi elaborar um calendário de relatórios de progresso e acordá-lo com todos os participantes – colaboradores e revisores. E criei um formato simples de relatório de progresso de uma página, que era fácil de ler de relance e muito menos complicado de montar.

8. Proteja seu tempo Hoje em dia todos nós podemos compartilhar nossos calendários. Isso é ótimo para a eficiência. Mas também significa que todos podem ver quando você está livre. Antes que você perceba, eles marcaram uma reunião e convidaram você para ela.

Marque compromissos consigo mesmo. Bloqueie o tempo que você precisa para fazer suas principais tarefas. Torne-os privados para que ninguém possa ver o que você está fazendo. Mas ainda deixe algum tempo livre para que as pessoas que precisam de você possam chegar até você.

9. Aloque metade do seu tempo para tarefas importantes Quando você está trabalhando em algo importante, a pressão de todo o resto continua aumentando. Fique de olho em sua agenda e certifique-se de dedicar pelo menos metade do seu tempo às principais tarefas do dia.

Esprema todas as outras atividades na outra metade. Não os deixe fugir com o dia.

10. Comece com algo fácil Quando você começa um novo dia de trabalho, leva tempo para sua mente entrar em ação. Está cheio de outros pensamentos “o motorista que quase atropelou você, ou a última crise em casa, ou o jogo de futebol da noite passada.

Aqueça seu cérebro. Derrube algumas tarefas rápidas antes de entrar em uma mais carnuda. Agora é um bom momento para fazer algumas ligações ou conversar com algumas pessoas sobre como as coisas estão indo.

11. Interrupções na agenda A gestão do tempo é uma arte, não uma ciência. Não importa o quão organizado você seja, coisas inesperadas estão prestes a acontecer. E esses e-mails e chamadas não podem ser ignorados para sempre.

Leve-os em consideração no seu plano diário. O tempo que você precisa para suas principais tarefas levará mais tempo do que você pensa. Você precisa de muito espaço em branco no seu dia.

12. Faça pausas Seu cérebro é um atleta. Ele não pode continuar funcionando em velocidade máxima para sempre. Depois de entregar com desempenho máximo por uma hora, ele começa a sinalizar. Você começa a perder a concentração. Faça uma pequena pausa para recarregar as baterias.

Se você precisar se concentrar por um longo período, experimente a Técnica Pomodoro. Use o cronômetro de tomate da sua cozinha para se forçar a fazer uma pausa. Simples, mas eficaz, principalmente se você estiver escrevendo uma postagem no blog

13. Dê tempo para aprender Você trabalhará de forma mais inteligente se souber o que está fazendo e perderá menos tempo corrigindo erros.

Todos nós sabemos disso, mas não é tão fácil encontrar tempo para aprender. O governo do Reino Unido entrevistou recentemente 91.000 empregadores e descobriu que 48% de seus funcionários não tinham habilidades ou conhecimentos especializados e 59% precisavam melhorar sua capacidade de gerenciar o tempo e priorizar tarefas.

Todos nós aprendemos no trabalho, mas você também precisa de tempo dedicado ao aprendizado. Tente reservar pelo menos meio dia por mês para aprender algo novo.

14. Defina prioridades Você não pode fazer tudo. Defina prioridades para decidir a importância de suas tarefas para você e para as pessoas que estão esperando que você as conclua.

Você usa prioridades para ajudá-lo a fazer escolhas “o que fazer e o que não fazer. Você exercita essas escolhas quando faz seu plano diário. A decisão é sua “o que vou fazer hoje?

E sobre as coisas que você não vai fazer. Você nunca vai fazê-los? Se não, mate-os agora.

Não fique muito complicado ao definir prioridades. Você está apenas tentando tomar uma decisão. Eu apenas uso High, Medium e Low, e tento colocar um terço em cada um.

Se tudo for de alta prioridade, é o mesmo que se tudo fosse de baixa prioridade. Nada é feito.

15. Não multitarefa Você só pode se concentrar em uma coisa de cada vez. Seu fluxo de consciência é um pouco como um canal de TV. Saltar de um canal para o outro é ineficiente e perturbador. Sim, você pode andar e mascar chiclete, mas não pode tocar violino e bater um tambor ao mesmo tempo.

E não se sente em uma reunião fazendo seus e-mails. Muitas pessoas fazem isso, mas você não pode estar presente nos dois lugares ao mesmo tempo. Feche o laptop ou saia da reunião.

16. Desligue e-mails indesejados E-mails podem perder muito tempo. Se você receber e-mails indesejados, desative-os na fonte.

Se você está recebendo e-mails indesejados repetidamente da mesma fonte, adicione-os ao seu filtro de Spam, se você tiver um. Se eles tiverem um link de cancelamento de assinatura na parte inferior do e-mail, use-o. (Mas cuidado com os spammers que exploram o 'unsubscribe' para levá-lo ao site deles.)

Algumas fontes de e-mail têm mensagens que você deseja ver e outras não. Por exemplo, a Amazon envia um recibo se você comprar algo, mas também envia muitas coisas de marketing que você pode não querer. Entrei em contato com o suporte técnico e consegui que eles cancelassem minha inscrição em todos os e-mails de marketing. Eles ainda me enviam os e-mails que eu quero ver, como recibos e informações sobre meus pedidos.

Todos os bons provedores de e-mail podem bloquear e-mails indesejados automaticamente para você. Aqui está um bom artigo sobre como bloquear e-mails indesejados no Gmail

17. Esvazie sua caixa de entrada Se você atrasa seus e-mails, está se dando menos tempo para fazer qualquer ação que venha deles. Discipline-se para zerar sua caixa de entrada todos os dias.

A caixa de entrada é para novos e-mails que você ainda não leu. Quando você ler um e-mail, remova-o da sua caixa de entrada. Caso contrário, você se verá lendo os mesmos e-mails repetidamente. Não é bom!

Classifique seus e-mails por data e hora de recebimento, com os mais recentes no topo. Então, mesmo que você tenha uma enorme lista de pendências em sua caixa de entrada, ainda verá os mais recentes “possivelmente urgentes” primeiro.

A maioria dos e-mails tem uma vida útil limitada, então, à medida que você retrocede no tempo, cada vez menos deles são relevantes. Depois de voltar algumas semanas, a maioria das pessoas desistirá de você, então você pode mover todos os e-mails antigos para Arquivar ou excluí-los.

18. Não olhe os e-mails enquanto estiver trabalhando Não seja um viciado em e-mail. Enquanto estiver se concentrando, guarde seus e-mails.

Algumas pessoas parecem gastar cada minuto livre fazendo seus e-mails. Isso não é maneira de viver. Aloque algum tempo para olhar sua caixa de entrada. Talvez 30 minutos no início do dia, 15 minutos após o almoço e 30 minutos no final do dia. Revise seus e-mails o mais rápido possível, lembrando que a maioria dos e-mails é lixo. Mas apenas ocasionalmente algo vital chegará. Concentre-se para não perder!

19. Coloque seu telefone no modo silencioso Não deixe que as pessoas quebrem sua concentração enquanto você está trabalhando em uma tarefa importante. Coloque um adesivo no telefone para lembrá-lo de ligá-lo novamente.

Ou silencie-o automaticamente usando um aplicativo como AutoSilent para iPhone ou Silent Time para Android.

20. Use alarmes Quando o telefone não estiver no modo silencioso, use o alarme. É uma ferramenta perfeita para lembrá-lo de fazer as coisas na hora certa.

Este é um ótimo aplicativo para reconhecimento de voz em seu telefone. Eu posso dizer "Ei Siri, defina um alarme para as 11 horas" ou "Ei Siri, me acorde em meia hora", e ele faz isso! Eu tenho que dizer "Ei Siri", senão minha chefe pensa que estou falando com ela, e me manda voltar ao trabalho.

21. Recusar reuniões indesejadas As reuniões podem realmente atrapalhar. Não participe de nenhum que não seja absolutamente essencial.

Se alguém o convidar para uma reunião, seu primeiro instinto deve ser questioná-lo. Qual é o seu propósito? Tem agenda? O que acontece se eu não comparecer?

Se for uma reunião longa, veja se você consegue se safar participando apenas de uma parte dela. Ou ligue.

22. Deixe intervalos entre as reuniões As reuniões consecutivas são as piores de todas. Você precisa de espaço para pensar. Lide com o resultado de uma reunião antes de mergulhar na próxima.

Após o término de uma reunião, revise todas as ações em você e adicione-as à sua lista de tarefas ou faça-as imediatamente, se forem rápidas.

Antes de ir para a próxima reunião, pense sobre seu propósito, suas contribuições e os resultados que deseja. Em seguida, reserve um tempo para se preparar e certifique-se de ter tudo o que precisa antes de entrar.

23. Chegue pontualmente às reuniões Esperar que as pessoas cheguem atrasadas para uma reunião desperdiça o tempo de todos. Logo se torna um hábito para todos.

Trabalhei em empresas onde quase parece ser considerado falta de educação chegar na hora para uma reunião. É como se você chegasse cedo para uma festa e surpreendesse os anfitriões ainda aspirando.

Se você estiver conduzindo uma reunião, sempre comece na hora e termine na hora, não importa quem esteja atrasado. Consiga aliados suficientes para chegar a tempo com você. É difícil começar uma reunião sozinho.

24. Use ferramentas de reunião remota Se você não puder evitar uma reunião, ligue. Isso minimizará o tempo perdido e ajudará na disciplina da reunião.

Anos atrás, as grandes empresas costumavam gastar uma fortuna em elaboradas suítes de videoconferência. Atualmente, a maioria usa apenas sistemas de conferência telefônica. Pessoalmente, acho que o Skype funciona tão bem quanto qualquer outra coisa.

A PC Mag tem uma excelente análise do melhor software de videoconferência de 2016.

25. Evite viajar É fácil adquirir o hábito de viagens repetitivas, quando sua empresa tem mais de um site, ou quando você continua tendo que dirigir para ver um cliente ou fornecedor.

Pense em quem você precisa ver cara a cara com mais frequência. Você pode se mudar para estar perto deles? E lidar com contatos menos frequentes por telefone?

Quando precisar falar com alguém próximo, vá vê-lo. Quando você precisar ver alguém longe, ligue para eles. Ou faça com que eles venham até você.

26. Trabalhar em casa Pendulares é a forma mais perdulária de viajar. De acordo com um relatório do Statistic Brain Research Institute, 128 milhões de americanos estão se deslocando todos os dias, e 3 milhões deles dirigem pelo menos 50 milhas em cada sentido. Três quartos dirigem sozinhos.

Se o seu padrão de trabalho permitir, trabalhar em casa pode economizar horas de viagem todos os dias e fará maravilhas para sua concentração.

27. Trabalhe remotamente Quando precisar ir trabalhar, tente fazer uma viagem curta. Se sua empresa trabalha em vários sites, use o site mais próximo de sua casa. Se um de seus clientes ou fornecedores tiver um site conveniente, eles podem ficar felizes em lhe emprestar uma mesa.

Quando dirigi o projeto Westminster Wireless City, muitas vezes trabalhava em um banco de parque perto do Palácio de Buckingham, quando o tempo estava bom. Em dias frios e úmidos, usei o Starbucks.

28. Organize seu espaço de trabalho Certifique-se de que as coisas que você precisa com mais frequência estejam sempre à mão. Hoje em dia não precisamos tanto quanto antes. Em minha última função como diretor de programa, consegui trazer meu iPad e usá-lo na rede corporativa (sujeito às políticas e ferramentas de segurança). Isso significava que eu não precisava trazer meu laptop. E eu não precisava de uma pasta. Apenas um pequeno saco de homem.

E eu não precisava de uma mesa! A maioria das pessoas apenas usa sua mesa como um lugar para estacionar seu laptop enquanto faz seus e-mails. E encontrar uma mesa quente pode ser uma dor. Então eu desisti do meu e fui para a gerência vagando por aí. E gestão compartilhando café. E em cada reunião, eu tinha tudo comigo.

29. Livre-se da confusão de papéis Pilhas de papel em sua mesa podem conter todas as suas principais informações, mas você gasta muito tempo procurando por elas. Jogue fora o que você não precisa e escaneie o resto.

Use o sistema TRAF “Lixeira, Referência, Ação, Arquivo. Lixo é qualquer coisa que você pode jogar fora agora. Refer é qualquer coisa que você precisa passar para outra pessoa. Ação é algo que você deve agir. Arquivo é algo que você precisa manter.

Pegue seus pedaços de papel um punhado de cada vez e distribua-os em quatro pilhas para Lixo, Referência, Ação e Arquivo. Faça isso rapidamente, como se você fosse o dealer em um jogo de cartas.

Jogue fora o Lixo e passe no Refer. Adicione ações à sua lista de tarefas e coloque-as na pilha de Arquivos. Em seguida, arquive-os em pastas ou arquivos de caixa ou, melhor ainda, digitalize-os e jogue fora o papel.

Se seus arquivos de caixa estão ficando muito cheios, escolha um deles a cada semana e TRAF.

30. Meça sua melhora Você achou essas dicas úteis? Você não tem que todos eles de uma vez. Talvez tente um deles a cada semana e veja se você pode construir eficiências permanentes em sua vida.

Cada uma dessas dicas irá ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.