Já se passaram quase dois anos desde a fusão que ganhou as manchetes entre duas empresas líderes em tecnologia de eventos , Cvent e Lanyon . A ousadia do momento marcou uma mudança para o setor de reuniões e eventos, sinalizando a força e o ímpeto do setor.

Outro sinal de saúde para eventos e reuniões é seu tamanho: um relatório de pesquisa de referência do Events Council dimensionou o impacto de reuniões e eventos somente nos EUA em US$ 845 bilhões, resultante de 1,6 milhão de reuniões com a participação de 251 milhões de participantes.

Amex GBT prevê força contínua na demanda global por reuniões e eventos.

Como o vice-presidente de reuniões e eventos da CWT, Tony Wagner, observa no relatório Mega Trends de 2019 da CWT, essa demanda supera a oferta de locais e hotéis, criando desafios para os hoteleiros:

“Isso causa desafios e vemos mais hotéis se recusando a responder aos pedidos de propostas, o que incentiva os clientes a aumentar seus prazos de entrega para obter as propriedades que desejam para seus eventos.”

Os hotéis estão, portanto, competindo mais ferozmente em prazos maiores, mudando a maneira como o hoteleiro médio deve abordar a captura de sua parcela de demanda. As tendências a seguir são guias para os hoteleiros enquanto navegam na promessa lucrativa do segmento em expansão.

Dados do último relatório Mega Trends do CWT Meetings .

Não é apenas sobre a sala de reuniões

O foco na experiência começa com a seleção do local. Os participantes não estão mais satisfeitos com quartos básicos de hotel e espaços de conferência padrão, diz Emma Chamberlain da CWT Meetings and Events:

“A seleção do local em 2019 será sobre ser aventureiro, criativo e ter espaço para não ter que ficar sentado em uma cadeira o dia todo. A experiência do participante está impulsionando isso completamente, para garantir que cada delegado tenha uma reunião bem-sucedida e criativa.”

Espaços que oferecem exclusividade estão em demanda, pois os participantes priorizam experiências únicas e memoráveis ao escolher quais eventos participar. Quando há tantos eventos e conferências em todo o mundo, os hotéis não devem subestimar a importância do destino e do apelo do local para os participantes em potencial.

Os hoteleiros sem acesso direto a espaços históricos, criativos ou outros espaços alternativos devem se conectar a locais atraentes para construir um portfólio atraente e diversificado. Essas opções podem se tornar armas secretas de competitividade para hoteleiros que competem em um ambiente global dinâmico para reuniões e eventos.

A organização comercial da indústria Meeting Planners International destaca as aspirações da indústria de reuniões e eventos.

Integração de tecnologias VR e AR

Para alcançar mais interatividade na experiência, uma pesquisa da Eventbrite constatou crescente experimentação com realidade virtual e realidade aumentada. Essas duas tecnologias muito badaladas moldam novas maneiras de interagir com um evento, indo além do espaço físico existente para criar eventos híbridos.

A realidade virtual (VR) aproxima os participantes remotos da experiência do mundo real e também pode ser implantada no local para aumentar as conversões para expositores de feiras. Os profissionais de marketing de destino são um ótimo exemplo disso; ao oferecer recursos de RV no local, os destinos desencadeiam reações emocionais que aumentam o ROI de participar de eventos no estilo de feiras comerciais.

A realidade aumentada (AR) literalmente coloca informações sobre o espaço físico. Seja para orientar durante um grande evento, encontrar expositores específicos ou construir novos outdoors para os patrocinadores interagirem com os participantes, o AR expande as possibilidades de eventos e reuniões como âncoras do mundo dos negócios.

Streaming agora é obrigatório

Foi apenas alguns anos atrás que a transmissão ao vivo parecia premium. Hoje, os eventos veem as transmissões ao vivo como apostas de mesa. Seja como um fluxo de receita adicional para participantes remotos ou como um valor agregado para participantes que desejam formas flexíveis de consumir conteúdo, a transmissão ao vivo está mais popular do que nunca. Na pesquisa Eventbrite , 96% dos organizadores de eventos tinham planos de transmissão ao vivo em 2019.

Outra vantagem da transmissão ao vivo é que o vídeo pode ser reempacotado em clipes menores para promoção nas mídias sociais, marketing pós-evento para os participantes e até mesmo como um pacote independente de 'somente vídeo'.

Para hoteleiros que desejam ser competitivos, certifique-se de investir em capacidade de largura de banda para atender às necessidades do organizador do evento e dos participantes. Há pouca ou nenhuma paciência ou Internet lenta.

Dinâmica de comissão de mudança impulsiona festividade

Movimentos recentes da IHG, Hilton e Marriott para cortar comissões de 10% para 7% na América do Norte têm implicações de grande alcance. Além da queda óbvia na receita para agentes de viagens e planejadores de reuniões, a mudança exige maior inovação na experiência.

Dentro dessa economia em mudança, a 'festivilização' de reuniões e eventos coloca um foco maior no forte envolvimento do público que aumenta a satisfação dos participantes e a popularidade do evento.

Por exemplo, os hoteleiros devem colaborar com os planejadores de eventos em componentes adicionais para eventos que aumentem o impacto e a receita, como oferecer atividades fora do local, expandir as opções de menu para incluir mais seleções premium e oferecer suporte a novas tecnologias no espaço da reunião. Existem outras oportunidades de colaboração ao organizar entretenimento, projetar visuais e planejar o layout e o fluxo de um evento.

A Amex GBT descobriu que comissões mais baixas são uma prioridade para os planejadores.

Agora, mais do que nunca, cada evento deve ser independente, sem depender de comissões de hotéis como fonte de financiamento principal. Os hotéis podem facilitar essa mudança ajudando a realizar eventos com o impacto que os organizadores desejam e a experiência que os participantes adoram.

Barrigas cheias desmentem a satisfação culinária

Murmúrios de desagrado ouvidos nas filas do bufê funcionam como um lembrete poderoso: só porque os participantes comem a comida não significa que eles gostam da comida! As expectativas culinárias dos participantes do evento cresceram junto com o movimento da fazenda à mesa. Hoje, os hotéis devem oferecer ampla cobertura de dietas e preferências, sem sacrificar a qualidade ou aumentar drasticamente os preços. Essas ofertas aumentam a satisfação dos participantes, o que pode aumentar a probabilidade de retorno e tornar o evento mais bem-sucedido.

Fora da programação da conferência, há também a atração de um hotspot gastronômico dentro de um hotel. Como local para eventos noturnos, reuniões de almoço ou coquetéis, muitos hotéis usam F&B dirigido por chefs como um ponto de venda importante. E, como a tecnologia facilita a eficiência na operação de um hotel, essas expectativas culinárias se estendem ao serviço de quarto.

"Com mais opções de eventos do que nunca, a experiência do participante tornou-se um diferencial e um fator-chave para alcançar os objetivos da reunião ou do evento." -Amex GBT Global Meetings and Events Forecast

O aplicativo de eventos integrado

Não é mais opcional ter um aplicativo de eventos. Felizmente, existem formas de adequar o investimento às necessidades específicas de cada evento. Por exemplo, um aplicativo da Web custa muito menos do que um aplicativo de eventos autônomo. E, embora o aplicativo autônomo exija um investimento mais alto, ele pode ser a espinha dorsal integrada das operações de um evento, lidando com uma variedade de tarefas, desde CRM até networking e registro.

O aplicativo do evento reúne o engajamento social, simplificando o compartilhamento de conteúdo do evento. Essa funcionalidade gera engajamento tanto para os participantes quanto para aqueles que assistem de longe.

“A maneira como usamos as mídias sociais em nossas vidas privadas está sendo cada vez mais usada em nossas vidas comerciais. Não se trata de adicionar uma hashtag a uma reunião, mas pensar em como usamos as mídias sociais durante um evento para criar maior impacto e usá-las muito mais para a defesa dos delegados.” -Perinalla Andren, CWT Reuniões e Eventos

O aplicativo de eventos também aproveita a onda de inteligência artificial, com chatbots impulsionados por aprendizado de máquina se tornando onipresentes em 2019. Organizadores de eventos e hotéis podem aproveitar a popularidade do aplicativo de eventos para se comunicar com participantes e convidados de novas maneiras. Por ser mais útil no fornecimento de informações por meio de interfaces de conversação, o aplicativo se consolida ainda mais como uma ferramenta de comunicação obrigatória.

Pequenas reuniões e off-sites

Reuniões e eventos não são todos assuntos massivos. Na verdade, um dos segmentos de reuniões e eventos que mais cresce é o menor. Geralmente, são equipes externas e pequenas reuniões que não têm muitas pessoas, mas ainda exigem uma execução cuidadosa.

Essa tendência surgiu da adoção do trabalho remoto, que oferece flexibilidade geográfica aos funcionários de uma empresa, mas reduz as oportunidades de interações presenciais. Para algumas empresas, o off-site trimestral se tornou a norma.

A tecnologia para reservas de grupos de autoatendimento proliferaram nos últimos anos. Empresas como Breather e Bizly oferecem uma interface simplificada para organizar de forma rápida e eficiente uma pequena reunião. A importância de pequenas reuniões e off-sites acelerará até 2019.

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À medida que os hotéis começam a responder às RFPs para eventos em 2019 e além, não é fácil prever como será o mundo quando um evento se aproximar. A melhor abordagem é considerar a velocidade das tendências atuais para entender o provável impacto em um evento futuro.

Mesmo assim, é impossível prever o futuro, então os hotéis devem ser ágeis com suas ofertas. Os hotéis que se adaptam dinamicamente serão mais adequados para capturar mais do valioso comércio de reuniões e eventos.