إذا كنت تفكر في وظيفة مدقق ليلي بدوام كامل أو جزئي - أو تستعد لتوظيف مدقق ليلي - فقد وصلت إلى المكان الصحيح. في حين أن العديد من الأشخاص على دراية بوظيفة وكيل مكتب الاستقبال بالفندق منذ أن كانت خلال نوبة النهار ، فإن مسؤوليات المدقق الليلي ليست معروفة جيدًا على الرغم من توفير مناصب دخول عالية الأجر في الفنادق. في هذه المقالة ، سنشرح ما الذي يستلزمه دور المدقق الليلي ، وما هي المهارات التي ستؤهلك للنجاح كمدقق ليلي ، ونقدم لك النصائح بشأن الهبوط ليلاً.
ما هو مدقق ليلة الفندق؟
يتولى مراجع الحسابات الليلي بالفندق مسؤولية إدارة عمليات مكتب الاستقبال طوال الليل، وموازنة المعاملات المالية لليوم، وإعداد التقارير لإدارة الفندق. يجمع هذا الدور بين المحاسبة وخدمة العملاء، حيث يساعد مراجع الحسابات الليلي الضيوف الذين يبقون في وقت متأخر من الليل، ويعالج المدفوعات، ويضمن دقة السجلات المالية قبل بدء يوم عمل جديد.
كيف يبدو يوم عادي (أو ليل) بالنسبة لمدقق ليلي؟
الآن بعد أن حددنا المسؤوليات الرئيسية ، قد تتساءل عما يفعله المدقق الليلي في الواقع كل ليلة. يعمل التدقيق الليلي عادةً على التحول من حوالي الساعة 11 مساءً إلى 7 صباحًا ، حيث يتولى الأمر من وكلاء مكتب الاستقبال المسائي ويمرر العصا إلى موظفي مكتب الاستقبال في الصباح في اليوم التالي.
في بداية مناوبتهم ، سيقوم المدقق الليلي بتسجيل وصول الضيوف المتأخرين والمساعدة في أي استفسارات أو طلبات للضيف ، مثل تحديد مواعيد مكالمات الإيقاظ أو ترتيب مواصلات المطار. طوال الليل ، سيستمر المدقق الليلي في الرد على الهواتف ومساعدة الضيوف في كل ما يحتاجون إليه.
مع استمرار التحول وتهدئة الأمور في مكتب الاستقبال ، يمكن للمدقق الليلي تبديل التروس إلى مهام إعداد التقارير المهمة. يعد التدقيق الليلي مسؤولاً عن العديد من مهام نهاية اليوم ، بما في ذلك معالجة مدفوعات النزلاء ، وتقارير الموازنة ، وتسوية الأدراج النقدية في مكتب الاستقبال ، وإعداد الفواتير لليوم التالي. غالبًا ما تسمى هذه المهام عملية التدقيق الليلي ، وتحدث هذه العملية كل ليلة. فضولي لماذا يجب أن تنتظر حتى الليل؟ لا يمكن إنتاج العديد من التقارير حتى انتهاء اليوم ، مما يعني أنه عندما تصل الساعة إلى منتصف الليل وتتحول أنظمة الفندق إلى تاريخ التقويم التالي.
على الرغم من أن التدقيق الليلي يسمى التدقيق "الليلي" ، إلا أن الوظيفة تتضمن بعض المسؤوليات الصباحية المهمة أيضًا. غالبًا ما يكون المدققون الليليون هم من يقومون بإجراء مكالمات إيقاظ ، والتحقق من الضيوف الذين يغادرون في الصباح الباكر ، وترتيب النقل ، وتقديم توصيات بشأن المنطقة ، وربما حتى المساعدة في طلبات خدمة الغرف في بداية خدمة الإفطار. عندما يصل مكتب الاستقبال في الصباح ، عادةً حوالي الساعة 7 صباحًا ، سيطلعهم التدقيق الليلي على أي معلومات مهمة قبل الخروج من المنزل والعودة إلى المنزل.
الوصف الوظيفي لمدقق ليلي:
- قم بالتنسيق والتواصل بشكل إيجابي مع الضيوف والزملاء والموردين
- تعزيز العلاقات داخليًا وخارجيًا ، مع ضمان توفير مستويات خدمة عملاء ممتازة لجميع وسائل الراحة والخدمات المقدمة
- تنفيذ جميع عمليات التسجيل التي تدور حول الوصول ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، تقديم مقدمة بالاسم إلى خادم / زميل يقوم بمرافقة ، ونظرة عامة على العملية الرئيسية وتقديم المزيد من المساعدة (خدمة بديهية) وفقًا لمعايير أداء تسجيل الوصول
- تنفيذ جميع عمليات تسجيل حسابات الضيوف التي تدور حول المغادرة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، التعامل مع معالجة الدفع وفقًا لأي تعليمات في الملف وفقًا لمعايير أداء تسجيل المغادرة
- تنفيذ جميع عمليات الاتصالات ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، الرد على المكالمات الواردة والاستجابة في الوقت المناسب وتقليل تحويلات المكالمات وفقًا لمعايير أداء الاتصالات
- يدخل ويتلقى معلومات المقيمين في PMS والواجهات الأخرى كما هو مطلوب
- تنفيذ جميع عمليات الصراف والسجلات المالية ، بما في ذلك رسوم الترحيل إلى الحسابات في نظام إدارة الأداء
- العمل بشكل متماسك بالتعاون مع حجوزات الغرف وفريق المبيعات لضمان تجربة سلسة لجميع المقيمين والمستفيدين
- فرض السياسات والإجراءات المعمول بها فيما يتعلق بالأشخاص الموجودين في الممتلكات ، وإبلاغ إدارة الفندق بأي مخاوف على الفور
- الامتثال لقواعد ولوائح الشركة والإدارات في الفندق
- حافظ على مظهر احترافي وأنيق وحسن الإعداد مع الالتزام بمعايير العناية بالفندق
- أداء أي واجبات أخرى معقولة كما هو مطلوب من قبل الإدارة
- التوفيق بين مسك الدفاتر وإتمام جميع أعمال وكيل مكتب الاستقبال اليومية
- وظائف غرفة التوازن ويوم الإغلاق
- قم بتشغيل تقارير حسابات القبض
- تقديم تقارير اليوم التالي عن الفندق
- معالجة الشكاوى ، ومواطن الخلل و / أو الطلبات بطريقة ودية ومهنية للغاية. تأكد من حلها جميعًا أو معالجتها مع مدير القسم المناسب
- تحقق من جميع مشكلات السلامة التي يتم الإبلاغ عنها أثناء التحول للعثور على أسبابها ، وتقديم توصية لتجنب المشكلات المتكررة. بدء التحقيقات واستكمال تقارير الحادث عند الضرورة
- إبلاغ جميع شكاوى وقضايا ضريبة السلع والخدمات إلى المدير العام و / أو المشرف
- إجراء العديد من مسارات السلامة والأمن للممتلكات.
- في حالة الطوارئ ، قم بتنفيذ جميع بروتوكولات السلامة اللازمة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، فحص لوحات مكافحة الحرائق ، والاتصال بخدمات الطوارئ ، والتواصل مع المدير العام.
- أداء أي واجبات أخرى معقولة كما هو مطلوب من قبل الإدارة.
نقاط HT
يتعلم أكثر
انضم إلى أكثر من 100 ألف مسؤول تنفيذي من العلامات التجارية الفندقية الرائدة في العالم واحصل على أحدث الأفكار التي يتم تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع
ما أقسام الفندق التي تعمل عن كثب مع مدقق ليلي؟
على الرغم من أن العديد من موظفي الفندق ينامون أثناء نوبة المراجعة الليلية ، لا يزال المدققون الليليون يتفاعلون مع نظرائهم في الإدارات الأخرى. تتمتع أقسام التدبير المنزلي والصيانة والمالية بأكبر قدر من التفاعل مع التدقيق الليلي.
يوجد في بعض الفنادق موظفو التدبير المنزلي طوال الليل ، لذلك إذا طلب الضيف المزيد من المناشف ، على سبيل المثال ، أثناء مناوبة المدقق الليلية ، فيمكنه نقل هذا الطلب إلى التدبير المنزلي. إذا أبلغ الضيف عن مشكلة في الصيانة بين عشية وضحاها ، فيمكن للمدقق الليلي ترك ملاحظات مفصلة للمتابعة عندما يعود فريق الصيانة إلى الموقع في الصباح. يقوم التدقيق الليلي أيضًا بتمرير العديد من تقارير نهاية اليوم إلى الفريق المالي بالإضافة إلى الإبلاغ عن الأخطاء في الفواتير أو مشاكل جمع مدفوعات بطاقة الائتمان للفريق المالي للعمل خلال ساعات العمل.
ما المهارات التي يجب أن يمتلكها المدقق الليلي؟
يجب أن يمتلك المدققون الليليون مزيجًا فريدًا من خدمة العملاء ومهارات الاتصال والاهتمام بالتفاصيل والمهارات التنظيمية. نظرًا لأن أحد مكونات وظيفة المدقق الليلي ينطوي على التفاعل مع الضيوف ، يجب أن يتمتع المدققون الليليون بنوع من تجربة خدمة العملاء تحت حزامهم ، مثل البيع بالتجزئة أو أي نوع آخر من تجارب الضيافة.
إن الاهتمام الشديد بالتفاصيل أمر حاسم أيضًا لنجاحك كمدقق ليلي. المدققون الليليون هم من يكتشفون الأخطاء في تقارير الإدارات الأخرى أو المشكلات المتعلقة بدفع الضيف ، لذلك لا يمكنهم ترك أي شيء يفلت من الثغرات. تعد المهارات التنظيمية وإدارة الوقت ضرورية للمدقق الليلي حتى يتمكن من إكمال مهام كل نوبة مع تحقيق التوازن بين جوانب خدمة الضيف التلقائية للوظيفة. بالإضافة إلى ذلك ، مهارات الكمبيوتر مطلوبة لاستخدام برامج مثل نظام إدارة الممتلكات في الفندق ومعالج الدفع .
هل المدقق الليلي مهمة صعبة؟
بالنسبة للشخص المناسب ، يمكن أن تكون وظيفة المدقق الليلي مرضية وممتعة. تتضمن الوظيفة الكثير من التحديات ، مثل حل طلبات الضيف الصعبة أو إدارة حالات الطوارئ في منتصف الليل. كما أنه يوفر فرصة لصقل مهارات خدمة العملاء وتقنيات إعداد التقارير المالية ، لذلك يمكن أن يكون التدقيق الليلي نقطة انطلاق مثالية في قسم الشؤون المالية أو دور قيادي في مكتب الاستقبال. في الوقت نفسه ، غالبًا ما يكون التدقيق الليلي عملًا منفردًا ، ويجب أن يشعر المدققون الليليون بالراحة في العمل طوال ساعات الليل.
كيف أصبح مدقق ليلي للفنادق؟
هل يبدو التدقيق الليلي مناسبًا لك؟ سوق العمل تنافسي ، لذلك سترغب في قضاء بعض الوقت في تلميع سيرتك الذاتية لإبراز مهاراتك وخبراتك في العمل ذات الصلة قبل متابعة وظيفة مدقق ليلي مفتوح. تأكد من تضمين تفاصيل محددة حول تجربة العمل السابقة ، مثل متوسط عدد طلبات الضيوف التي تعاملت معها أثناء المناوبة أو أنواع التقارير التي قمت بمراجعتها ، لذلك يمكن لموظف الفندق الذي يراجع سيرتك الذاتية أن يكون واثقًا من قدراتك كمدقق ليلي.
جاهز للتقديم؟ تحتاج جميع الفنادق التي لديها مكاتب استقبال على مدار الساعة تقريبًا إلى مدققين ليليين ، لذا فإن أفضل الأماكن للبحث عن وظائف شاغرة تكون عادةً في الفنادق نفسها - سواء على موقع وظائف الفندق أو عن طريق الاتصال بمكتب الموارد البشرية الخاص بها مباشرةً. ستنشر مجالس الوظائف العامة مثل إنديد و لينكد إن و Hcareers وظائف تدقيق ليلية. تقطع الإحالات الشخصية شوطًا طويلاً في صناعة الضيافة ، لذلك هناك طريقة أخرى لتدخل إلى الباب وهي عبر صديق أو أحد أفراد الأسرة الذي يعمل في فندق ؛ يمكنهم تقديمك إلى موظفي الموارد البشرية وربما حتى تقديم كلمة طيبة نيابة عنك.
معايير المدقق الليلي الرئيسية:
يجب أن يمتلك موقفا إيجابيا
يجب أن تكون نشطة ومنتهية ولايته
يجب أن تكون موجهة نحو الخدمة
يجب أن يكون لاعبا في الفريق
يجب أن يكون قادرا على تعدد المهام
يجب أن يمتلك مهارات شخصية وتحليلية وتنظيمية ممتازة
يجب أن يكون لديه معرفة بالحسابات الأساسية (مكافأة لمؤشرات الأداء الرئيسية للفنادق مثل الإشغال وإيرادات الغرفة المتاحة وما إلى ذلك)
يجب أن يكون لديه القدرة على إدخال البيانات والوصول إلى المعلومات على الكمبيوتر
جدول مرن- يجب أن يكون متاحًا للعمل في نوبات متنوعة
الطلاقة في اللغة الإنجليزية لفظيًا وغير لفظي
توفير اتصال وتوجيهات مقروءه
القدرة على إدخال المعلومات والوصول إليها في نظام إدارة الممتلكات (PMS) / أجهزة الكمبيوتر / نظام نقاط البيع
القدرة على أداء وظائف العمل مع الاهتمام بالتفاصيل والسرعة والدقة
القدرة على ترتيب الأولويات وتنظيمها
كن مفكرًا واضحًا ، حافظ على هدوئك وحل المشكلات باستخدام الحكم الجيد
اتبع التعليمات بدقة
فهم احتياجات خدمة الضيف
العمل بشكل متماسك مع زملاء العمل كجزء من فريق
العمل مع الحد الأدنى من الإشراف
الحفاظ على سرية معلومات النزلاء وبيانات الفندق ذات الصلة
شهادة الدراسة الثانوية
لا يزال لديك أسئلة حول المراجعة الليلية؟ دعنا نعرف!
ما هي الأدوات التقنية التي يجب أن يعرفها مدققو الفنادق الليليون؟
نقاط HT
يتعلم أكثر
يلعب المدقق الليلي دورًا مهمًا في صناعة الفنادق ، وتحديداً في مكتب الاستقبال خلال الوردية الليلية. بصفته عضوًا رئيسيًا في فريق المكتب الأمامي للفندق ، فإن المدقق الليلي مسؤول عن المهام المختلفة المتعلقة بالسجلات المالية وخدمة الضيوف.
تتمثل إحدى المسؤوليات الأساسية للمدقق الليلي في أداء وظائف المحاسبة في نهاية اليوم. يقومون بالتوفيق بين حسابات الضيوف ، وضمان الدقة في أسعار الغرف ، والرسوم ، والمدفوعات. من خلال مراجعة السجلات والأوراق المالية بعناية ، يضمن المدقق الليلي أن جميع المعاملات مسجلة بشكل صحيح ومتوازنة.
يتولى المدقق الليلي مهام مسك الدفاتر ، بما في ذلك حسابات القبض وإدارة درج النقود. يقومون بتجميع المعلومات المالية وإنشاء التقارير وتحديث السجلات المالية للفندق. هذه التقارير ضرورية لأصحاب الفنادق لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن معدلات الإشغال والإيرادات والأداء المالي.
فيما يتعلق بخدمة الضيف ، يعمل المدقق الليلي كنقطة اتصال لأي استفسارات أو مشكلات للضيف أثناء المناوبة الليلية. إنهم يتعاملون مع عمليات تسجيل الوصول والمغادرة للضيف ، مما يضمن عملية سلسة حتى خلال الساعات غير التقليدية. مهارات خدمة العملاء الممتازة أمر حيوي في الرد على استفسارات الضيوف وتقديم تجربة إيجابية ، على الرغم من ساعات العمل المتأخرة.
يتطلب دور المدقق الليلي أفرادًا يهتمون بالتفاصيل ولديهم مهارات اتصال قوية. يجب عليهم التواصل بشكل فعال مع الضيوف وزملائهم الموظفين والإدارات الأخرى لضمان سير العمليات بسلاسة. علاوة على ذلك ، فإن القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ قرارات سليمة أمر بالغ الأهمية بسبب انخفاض عدد الموظفين خلال الفترة الليلية.
عادةً ما يكون دبلوم المدرسة الثانوية هو الحد الأدنى من المتطلبات التعليمية لمنصب المدقق الليلي ، على الرغم من أن بعض الفنادق قد تفضل المرشحين الذين لديهم خلفية في إدارة الفنادق أو صناعة الضيافة. يمكن للباحثين عن عمل المهتمين بأن يصبحوا مدققين ليليين في الفنادق العثور على فرص من خلال لوحات الوظائف أو LinkedIn أو غيرها من المنصات الخاصة بصناعة الفنادق.
غالبًا ما يتضمن الوصف الوظيفي للمدقق الليلي وظائف بدوام جزئي وبدوام كامل ، اعتمادًا على احتياجات الفندق. نظرًا لأن التحول بين عشية وضحاها يمكن أن يمثل تحديًا ، خاصة بالنسبة لأولئك الجدد في هذا الدور ، توفر بعض الفنادق التدريب والدعم لضمان نجاح المدقق الليلي.
يعد دور المدقق الليلي أمرًا حاسمًا في صناعة الفنادق نظرًا لمسؤولياته في حفظ السجلات المالية وخدمة الضيوف والحفاظ على سجلات دقيقة وحديثة. إن اهتمامهم بالتفاصيل وخدمة العملاء الممتازة والقدرة على التعامل مع وظائف المحاسبة تجعلهم أصلًا أساسيًا لعمليات مكتب الاستقبال في أي فندق.
