طلب تقديم العروض (RFP) هو أداة متكررة ومألوفة تستخدم لطلب العطاءات من مجموعة متنوعة من البائعين. الهدف هو تلقي العطاءات من مجموعة واسعة من البائعين حتى تتمكن الفرق من مقارنة العطاءات الفردية وتباينها. في عالم مثالي ، يساعد هذا التحليل جنبًا إلى جنب الفرق على تقييم السعر والمعايير والمواصفات لكل عرض سعر ويخلق مجالًا متكافئًا من خلال تقليل التحيز تجاه بائع واحد.
كما تعلم بشكل مباشر ، فإن عملية طلب تقديم العروض هي أيضًا تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. أولاً ، عليك إنشاء طلب تقديم العروض بطريقة تجذب عروض أسعار دقيقة من الأنواع المناسبة من البائعين. بعد ذلك ، عليك تقييم كل عطاء ومتابعة أي مجالات تحتاج إلى توضيح. أخيرًا ، عليك تحديد بائع والتفاوض على الشروط النهائية.
لمساعدتك على التنقل في هذه العملية بشكل أكثر فاعلية ، والحصول على أفضل عروض الأسعار من أفضل بائعي تكنولوجيا الفنادق الممكنة ، قمنا بإنشاء دليل لجعل طلب تقديم العروض أسهل وأكثر نجاحًا. ستتعلم الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لبناء عملية RFP التي توفر الوقت في جوانب متعددة من العملية.
ستتعلم كيفية زيادة الوضوح حول ما تبحث عنه حتى تحصل فقط على ردود من البائعين المعنيين ؛
ستتعلم كيفية تقليل الارتباك بين أصحاب المصلحة الداخليين الرئيسيين بحيث يكون هناك عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات غير المجدية ؛
ستتعلم كيفية بناء الزخم بحيث تتم عملية طلب تقديم العروض بسرعة دون التضحية بالجودة.
بنهاية الدليل ، ستكون قادرًا على إنشاء طلبات تقديم العروض بثقة توفر لك العطاءات التي تحتاجها - دون إضاعة الوقت في الردود غير ذات الصلة ورسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية والاجتماعات المتكررة والجداول الزمنية الطويلة.
أجرينا مقابلات مع كبار مستشاري وخبراء RFP للبحث في هذا الدليل
يمكن أن يكون إجراء عملية طلب تقديم العروض معقدًا بشكل لا يُصدق ، ولهذا السبب تفضل العلامات التجارية الكبرى العمل مع الاستشاريين والأطراف الثالثة الخبراء لمساعدتهم على إدارة العملية. لقد أجرينا مقابلات مع العشرات من أفضل الاستشاريين في مجال الأعمال لاستقاء رؤى لهذه المقالة. وعلى وجه الخصوص أجرينا مقابلات مع هؤلاء الخبراء الكبار:
لورين جراي ، التسويق الرقمي لقطاع الضيافة
دان واكمان ، ساساتو
Evelyne Oreskovich ، HeR Consulting
كاريل هيلسيل ، إستراتيجيون دراجونفلاي
أنتوني جامبيني ، مجموعة بريميير الاستشارية
David Chestler ، Provision Partners
هل تريد مساعدة في تشغيل تقنية RFP القادمة الخاصة بك؟ لقد وضعناالسير والمعلومات الواردة أدناه حتى تتمكن من التواصل مباشرة.
كيفية كتابة طلب تقديم العروض (عملية من 4 خطوات)
قم بإعداد عملية طلب تقديم العروض الخاصة بك لتحقيق النجاح من خلال وضع اثنين من العبارات في الاعتبار.
الأول هو "كن محددًا". طلب تقديم العروض الذي تم تعريفه بشكل فضفاض لن يؤدي أبدًا أداءً جيدًا مثل الذي تم تحديده جيدًا. عند تحديد متطلباتك ، حدد بوضوح أي احتياجات محددة (مثل أنه يجب أن تعمل مع نظام POS حالي) ، بالإضافة إلى أي متطلبات أخرى (مثل العطاءات من البائعين فقط في الولايات المتحدة). اجعل أسئلتك موجزة ودقيقة لتشجيع الإجابات الدقيقة والقابلة للمقارنة التي تدعم المقارنات الموضوعية لاحقًا.
أمثلة على الأسئلة المفتوحة:
كيف تبدو خارطة طريق المنتج الخاص بك؟
كيف تمنع شركتك تهديدات الأمن السيبراني؟
ما هو برأيك أكبر مجال للتحسين في برنامجك استنادًا إلى تقييمات Hotel Tech Report؟
أمثلة على الأسئلة القابلة للقياس الكمي:
هل تتكامل مع مكدس التكنولوجيا الحالي الخاص بي؟
هل لديك وقت تشغيل يزيد عن 95٪؟
هل HotelTechScore الخاص بك أكبر من 90
هل حصلت شركتك على شهادة دعم العملاء الخاصة بـ Hotel Tech Report؟
والثاني هو "تجنب التحيز". من السهل جدًا إنشاء طلب تقديم عروض يتجه بالفعل نحو حل معين. كن على اطلاع على أي لغة يبدو أنها توحي بأنك قد اخترت بالفعل حلًا أو نهجًا أو تقنية أو بائعًا. عندما تنشئ لوحة قماشية فارغة يمكن للبائع رسمها لك ، فإنك تسمح لعملية RFP بالقيام بما يفترض القيام به: تقديم أفضل حل لاحتياجاتك. إذا كنت تقوم بالفعل باختيار بائع ، فهذا عديم الفائدة نوعًا ما!
تتمثل إحدى طرق تقليل التحيز في إجراء عدة جولات من الأسئلة ، مما يجعل عملية طلب تقديم العروض موجزة ومباشرة. في كل مرحلة ، تقوم بتضييق نطاق الخيارات. عندما تطلق على نطاق واسع وضيق كلما تقدمت ، فإنك تتجنب البدء بطلب موجه نحو عدد صغير فقط من البائعين. تذكر: عملية طلب تقديم العروض ذات النتيجة المحددة مسبقًا هي مضيعة للوقت.
الخطوة 1: الإطلاق
يمكن القول أن التحضير هو أهم جانب في عملية طلب تقديم العروض. يضمن الإعداد المناسب أن يعكس طلب تقديم العروض بدقة احتياجات المنظمة ، وبالتالي سيطلب عطاءات من البائعين تتوافق بشكل وثيق مع تلك الاحتياجات. سيستخدم البائعون وثيقة طلب تقديم العروض (المزيد عن المستند نفسه في القسم الثالث أدناه) لتشكيل ردودهم ؛ هم ببساطة لا يمكن أن تكون دقيقة ودقيقة مع المدخلات الخاطئة. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب عطاءات للحصول على نظام نقاط بيع جديد ولكنك أهملت إضافة مطلب للتكامل مع نظام المحاسبة الخاص بممتلكاتك ، فستحصل على مجموعة من العطاءات غير المجدية.
لذا بدلاً من تسريع العملية ومحاولة توصيل الطلب إلى البائعين في أسرع وقت ممكن ، ركز على موازنة السرعة مع الدقة.
اجمع الأشخاص المناسبين
كل شيء يبدأ بجمع المدخلات من الأشخاص المناسبين. أنت بحاجة إلى الأشخاص المناسبين في الغرفة منذ البداية حتى يعكس طلب تقديم العروض الاحتياجات الحالية بدقة. خلاف ذلك ، فإن العملية تنفد بسرعة كبيرة إذا لم يكن لديك الأشخاص المناسبون في الغرفة.
تحتاج إلى تضمين الأشخاص الذين ليسوا فقط صانعي القرار ولكن أيضًا سيتأثرون بشكل مباشر بالقرار. وهذا يقلل من فرصة عملية المراجعة المطولة التي تبدأ في أن تصبح قرارًا بالإجماع. إذا كان الأشخاص المناسبون موجودون في الغرفة ، ويقومون بجمع المتطلبات بشكل صحيح ، فيجب أن تكون عملية التقييم مباشرة نسبيًا. على سبيل المثال ، قد ترغب GM التي تنشئ لجنة RFP لنظام إدارة الإيرادات الجديد في تضمين المالكين ومديري الإيرادات ووكلاء مكتب الاستقبال ، لأن هؤلاء هم الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج يوميًا.
"نعتقد أنه من الضروري وجود فريق جيد من الأشخاص المشاركين في العملية. ينبغي إدراج أصحاب المصلحة الرئيسيين. عندما نقوم بذلك مع العملاء ، فإننا عادة ما نضمّن لجنة توجيهية تضم أشخاصًا يمثلون مختلف الإدارات بما في ذلك العمليات وإدارة الإيرادات والمبيعات والتسويق والتمويل والراعي التنفيذي. يعني تضمين عدد كبير جدًا من الأشخاص أنك قد تستغرق وقتًا طويلاً جدًا لاتخاذ قرار ، كما أن تضمين عدد قليل جدًا من الأشخاص يعني أنك قد لا تشتري بمجرد اتخاذ القرار ". كاريل هيلسيل ، إستراتيجيون دراجونفلاي
"بغض النظر عن المشروع والحل / التقنية التي يتم طلبها ، يجب على الراعي الأساسي التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في العملية يفهمون الأهداف العامة للمشروع وأن الأهداف الفردية لا تتعارض مع هذه الأهداف. يتضمن ذلك فهم كيفية تفاعل الحل عبر المؤسسة. على سبيل المثال ، كم عدد عمليات الدمج ومتغيرات الإدخال ونقاط البيانات المطلوبة من عدد الأنظمة. توفر وثيقة المتطلبات المحددة جيدًا "مصدرًا واحدًا للحقيقة" يمكن لجميع أصحاب المصلحة الرجوع إليه وسيحددون الميزات والوظائف النهائية ، وإمكانية دعمها ، والاستخدام المتوقع ". David Chestler، Provision Partners
أنت لا تريد الكثير من الطهاة في المطبخ ولكن من المهم حشد متطلبات المصدر من جميع أصحاب المصلحة. "العقارات الناجحة لها اقتناء مطلق من قيادة المنظمة. إجراءات تشغيلية قياسية راسخة في عمليات البيع. أي أن لديهم أشخاصًا مدربين تدريباً كاملاً على الاستجابة لطلبات تقديم العروض ويعرفون بالضبط ما يريدون نقله ونقاط البيع الفريدة لممتلكاتهم التي تتعلق بمن يطلب التسعير "، كما يقول أنتوني جامبيني من مجموعة بريمير الاستشارية.
لا يوجد شيء أسوأ من شراء البرامج لمعرفة أن المستخدمين اليوميين لا يمكنهم الاستفادة بشكل فعال من النظام الأساسي وأن عملهم يتم منعه. تجنب ذلك من خلال تضمين أصحاب المصلحة المعنيين. قد يكون من المفيد أيضًا وجود ممثلين عن تكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية والمشتريات ، حسب الاقتضاء. سوف يمنع هؤلاء المشاركون العملية من الاصطدام بالعقبات لاحقًا من خلال تسليط الضوء على المشكلات والاحتياجات المحتملة في وقت مبكر من العملية.
حدد المعلمات
لجنة RFP هي المسؤولة عن تحديد متطلبات البرنامج ، وتحديد فواصل الصفقات ، ثم سحب كل هذه النقاط في طلب تقديم العروض نفسه. ستعمل المتطلبات المنصوص عليها بوضوح على هيكلة طلب تقديم العروض بحيث يتم تصميم الردود وفقًا لاحتياجات مكان الإقامة الخاص بك. بخلاف ذلك ، قد تضطر إلى فرز عروض الأسعار من البائعين الذين لا يمكنهم بالفعل تلبية احتياجاتك المحددة.
تأكد من أن كل شخص على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأشخاص الضروريين والأشخاص اللطفاء. لا تريد مفاجآت لاحقًا - مثل نظام إدارة التدبير المنزلي الذي لا يتميز بوضع غير متصل بالشبكة لممتلكات لا تتوفر بها سوى شبكة WiFi في المناطق العامة! راجع قسمنا أدناه للحصول على بعض الأقسام الشائعة لتضمينها.
"يرتكب المشترون عددًا من الأخطاء الرئيسية في عملية طلب تقديم العروض: التقليل من مستوى المشاركة والتفاصيل اللازمة لتحليل وتقييم المنتج مقارنة بالعروض التنافسية الأخرى. وعدم عزل الأشخاص الضروريين عن الأشخاص المهمين وكيفية استخدام التكنولوجيا يمكن تقديمه مقابل تلك المعايير الوظيفية أمر حتمي. عدم معرفة مكان وجود المصائد المخفية والخطوات التي اتخذتها الشركة لإثبات منتج ما في المستقبل. تعد الميزانية مجالًا آخر للتحقق من صحتها. تم تذكير صديق عزيز طلب دائمًا BANT في كل صفقة. البنك ، والسلطة ، والحاجة ، والجدول الزمني. هذه هي مجالات الفشل الحرج عند التنسيق والعمل على برنامج للتطوير والنشر. حدد هذه المربعات وسيتم إنجاز الصفقة ، كما يقول David Chestler.
تتمثل إحدى طرق تحديد هذه المتطلبات في تحديد "الوظائف التي يتعين القيام بها" من خلال رسم خريطة واضحة لرحلة المستخدم. أثناء اجتماعك الافتتاحي للجنة المراجعة ، حدد الوظائف الأساسية التي يجب أن يقوم بها البرنامج - ثم حددها. لا يتعلق الأمر بقائمة الميزات والمزيد حول المهام والمشكلات المطروحة. دع البائع يحدد كيف تمنحك ميزاته ما تحتاجه!
تعطل الصفقات بنفس القدر من الأهمية لتعريفها مقدمًا. بعض الأمثلة هي استخدام مقاولين من الباطن ، أو بائع لا يقدم ضمانات وقت التشغيل ، أو برنامج لا يفي بمعايير الأمان أو منتج يتطلب تطويرًا مخصصًا. الاتفاق على فواصل الصفقات مقدمًا يحافظ على صدق الجميع ويمنع حدوث عقبات لاحقًا في العملية.
والبعض يتردد في وضع متطلبات الميزانية وفي هذه المرحلة. ومع ذلك ، إذا كنت تعلم أنه يجب أن تأتي تحت رقم معين ، فقم بتضمينه. لن يساعد ذلك البائعين فقط على الانسحاب من إرسال الردود ، بل يمكن أن يساعدك في التفاوض لاحقًا. لاحظ أنه من المستحسن تضمين ميزانية إذا كنت ترسل RFP لـوكالات التسويق الرقمي . خلاف ذلك ، يبدو أنك إما غير منظم أو تبحث عن أفكار مجانية.
ضع جدولًا زمنيًا واقعيًا
ضع الجدول الزمني الخاص بك ، بما في ذلك المواعيد النهائية للتقديم وتواريخ القرار والمعالم الرئيسية مثل التنفيذ. لا يؤدي هذا إلى مواءمة البائعين مع توقعاتك فحسب ، بل يمنح أيضًا لجنة طلب تقديم العروض الوضوح والهيكلية.
ثم التزم بالجدول الزمني! فقط في الظروف القصوى ، مثل بيئة العمل المتغيرة بشكل كبير والتي تغير احتياجاتك ، يجب تعديل هذا الجدول الزمني. الاستعجال هو اسم اللعبة هنا ؛ خلاف ذلك ، قد تستغرق العملية إلى ما لا نهاية ، لا تؤدي إلى حل. القاعدة الأساسية الجيدة هي ما لا يقل عن 30 يومًا ولكن لا يزيد عن 90 يومًا. يرجع الأمر حقًا إلى تعقيد الحلول: غالبًا ما يكون البرنامج أكثر وضوحًا من الأجهزة والتكنولوجيا التي تؤثر على أقسام متعددة تتطلب مزيدًا من التنسيق والتعاون.
يجب أن يتضمن الجدول الزمني الخاص بك:
تاريخ إطلاق RFP
موعد استحقاق أسئلة المتابعة من البائعين
الموعد المحدد للحصول على إجابات على هذه الأسئلة من فريقك
موعد مؤتمر العارضين
تاريخ استحقاق RFP
موعد إعلان المتأهلين للتصفيات النهائية
تاريخ العروض التقديمية النهائية
تاريخ الجائزة النهائي
تاريخ التنفيذ
قال دان واكسمان من شركة الاستشارات التكنولوجية Sassato لـ Hotel Tech Report أن الجدول الزمني هو في الواقع حيث يخطئ العديد من المشترين ، "عادة ما تكون هناك توقعات غير واقعية بين المشترين للوقت الذي يستغرقه من RFP إلى بدء التنفيذ ، كل شيء يستغرق دائمًا وقتًا أطول من المتوقع. إنشاء طلب تقديم العروض ، واختيار قائمة مختصرة من البائعين ، وتوقيع اتفاقيات عدم الإفشاء ، والحصول على الردود ، وأسئلة التوضيح ، والعروض التقديمية الشخصية ، والقرار ، والتفاوض على العقد ، يجب أن تتم جميعها قبل البدء. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى المشاركة ، وغالبًا ما يكون هناك مورد داخلي يقود المشروع ومن المتوقع أيضًا أن يؤدي وظيفته / وظيفتها بدوام كامل ، وبالتالي إضافة المزيد من التأخير المحتمل إلى الجدول الزمني. لهذه الأسباب ، قد يكون من المنطقي الاستعانة بطرف ثالث للمساعدة في رعاية العملية ؛ يمكن أن يؤدي هذا غالبًا إلى أسابيع إن لم يكن شهورًا من الجدول الزمني ويؤدي إلى تنفيذ أكثر نجاحًا ".
بناء مصفوفة التهديف
لا تنتظر حتى تبدأ العروض في الظهور لتقرر كيف ستقيم قدرة البائع على تلبية احتياجاتك. تأكد من الشفافية والمحاذاة متعددة الوظائف من خلال بناء مصفوفة النتائج في نفس الوقت الذي تقوم فيه ببناء الاقتراح. بالموافقة على بطاقة الأداء مقدمًا ، يمكنك التأكد من أن طلب تقديم العروض منظم بطريقة تجعل جميع المقترحات تتماشى مع درجاتك.
نظرًا لأن بطاقة الأداء الخاصة بك يجب أن تستند إلى قياسات موضوعية ، فقم فقط بتضمين الأسئلة القابلة للقياس الكمي في اقتراحك. هذه أسئلة لا تترك الكثير من المناطق الرمادية. على سبيل المثال ، بدلاً من طرح السؤال "ما هي فلسفة خدمتك" ، صِغها على أنها "نعم / لا": "هل لديك دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع؟" يعد استخدام أسئلة الاختيار من متعدد في الاقتراح أيضًا طريقة رائعة لتبسيط تسجيل الدرجات.
نهجان محتملان نوعي ومرجح. يعمل النهج النوعي على تقييم البائعين وفقًا لمعايير محددة تتعلق بأهم معاييرك. يتم تسجيل الإجابات بناءً على مدى قربها من تلبية متطلباتك ، مع درجات أعلى من أجل التوافق الوثيق. ثم يتم إعطاء كل درجة أساسًا نوعيًا واضحًا للنتيجة. على سبيل المثال ، يستخدم نموذج بطاقة الأداء هذا من Smartsheet ثمانية معايير على أساس نوعي للتقييم:
الالتزام بتعليمات طلب تقديم العروض
معلومات الشركة
فهم المشروع
متطلبات
جدوى المنتج والتاريخ
البنود و الظروف
مظاهرة البائع
ملخص الرسوم
قد ترغب أيضًا في التفكير في النهج الموزون ، الذي يعدل النتائج بناءً على أهميتها النسبية بالنسبة إلى فندقك. يعتبر أسلوب تسجيل الدرجات هذا أكثر تعقيدًا بالتأكيد ولكنه قد يكون طريقة أكثر دقة لقياس المحاذاة. بدون ترجيح ، قد لا تولي مزيدًا من الاهتمام لأهم معايير فندقك.
هناك نموذجان يجب أخذهما في الاعتبار هما " تحليل القرار الموزون " من "إدارة برنامج الخبراء" و " مصفوفة المعايير الموزونة" من GoLeanSixSigma. هذه الأمثلة رائعة لمعرفة كيفية تقييم معاييرك الفريدة بشكل فعال وتقييم البائعين بشكل صحيح.
نصائح الخبراء حول إنشاء مصفوفة الدرجات الخاصة بك:
لورين جراي: تحديد الاستخدام الحالي / المشكلات الحالية المتصورة / تحديد الإصدار الحالي / تحديد التدريب الحالي ، (الوعي بوظيفة النظام الأساسي الحالية غير المتصورة) / تحديد الحوار الحالي مع مزود الخدمة الحالي ، (هل هم على دراية بإحباط عملائهم ولديهم استنفدت جميع خيارات الحل)
دان واكسمان: هذه خطوة حاسمة ويجب القيام بها مقدمًا (على الأقل المسودة). كما ذكرنا أعلاه ، تفشل العديد من الشركات في تحديد مشكلة (مشاكل) العمل التي تحاول حلها بشكل كامل وما هي الميزات والوظائف الرئيسية التي تريدها. هذا هو المكان الذي يلعب فيه قائد / استشاري المشروع دورًا حيويًا في مساعدتهم على تجسيد ذلك. يعد الاجتماع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين وفهم نقاط الألم والتحديات والفرص أمرًا بالغ الأهمية. أيضًا ، من المهم أيضًا فهم كيفية استخدام الشركات الأخرى للتكنولوجيا ، كما هو الحال في كثير من الحالات ، قد لا يعرف الأشخاص النطاق / القدرات الكاملة المتاحة. في عالم مثالي ، تتم مراجعة مصفوفة النتائج من قبل جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. المصفوفة مهمة جدًا وتساعد في توجيه القرار. لكن الحقيقة هي أنه لا يمكن تقييم كل شيء بشكل مثالي حتى تتمكن من تحديد الفائز عدديًا ، وستكون النتيجة أحد جوانب القرار.
إيفلين أوريسكوفيتش: أبدأ كل مشروع بمراجعة كاملة ليس فقط لكيفية قيامهم بأعمالهم الآن ، ولكن ما يحتاجون إليه أو يريدون أن يكونوا قادرين على القيام به (قائمة رغباتهم) ولكنهم مقيدون بتقنيتهم. تقوم العديد من الشركات بالأشياء يدويًا ، أو تزوير ميزات تقنيتها الحالية لدعم متطلباتها. أقوم بتصنيف المتطلبات والوزن إلى 3 فئات: يجب أن يكون لديك ، أود أن يكون (للسماح بتغييرات SOP أو نهج مبتكر) ، من الجيد أن يكون لديك (ولكن ليس ضروريًا تمامًا). يتيح ذلك للفريق تحديد مدى تلبية حل كل بائع لاحتياجاتهم أو سيساعدهم في الوصول إلى المستوى التالي.
David Chestler: هذا نهج منهجي بسيط يستخدم الترجيح والمتوسطات لتحديد أولوية الميزات والوظائف والدعم وسهولة التشغيل والتدريب من بين المتغيرات الأخرى. يتم تعيين قيمة عددية للردود والميزات على مصفوفة متعددة النقاط ثم تقوم الرياضيات بالباقي إذا تم طرح الأسئلة والافتراضات الصحيحة وتسجيلها. أهم شيء يمكننا القيام به كخبراء هو فهم احتياجات العميل ، وتفسير احتياجات العملاء وتوضيحها ، ثم تقديم مخطط يوفر عائد استثمار على اختيار الحل بسرعة. يجب ألا نخبر العميل بما هو مهم ؛ يجب أن نساعدهم على تحديد ما يعتقد عملاؤهم أنه مهم.
اكتب طلب تقديم العروض الخاص بك
حان الوقت الآن لتجميع كل ما جمعته في طلب تقديم العروض ، وهو المستند الذي يوجه البائعين في ردودهم. عادة ما ينتج عن طلب تقديم العروض سيئ الصياغة أو منظم بشكل متسرع أو غير واضح التحديد استجابات ضعيفة مماثلة.
لأغراض الوضوح ومقارنات التفاح بالتفاح ، من المفيد أن يكون لديك نموذج مألوف لطلبات تقديم العروض عبر المؤسسة. خلاف ذلك ، سيأتي كل فريق بشيء يناسبهم ويصبح محيرًا للتعاون متعدد الوظائف.
يجب أن يشتمل النموذج على وصف موجز للمشروع قيد البحث ، وقائمة واضحة بالمتطلبات الرئيسية للبرنامج. لا تشعر أنك بحاجة إلى الإفراط في التوجيه أو تضمين كل "من الجيد أن يكون لديك" ؛ ببساطة قم بتضمين أهم الوظائف ودع البائعين ينتقلون من هناك.
من الأمثلة على ذلك: "نحن نمتلك 500 غرفة في وجهة منتجع نسعى إلى زيادة المبيعات الإضافية والمبيعات الإضافية بنسبة 100٪ في 18 شهرًا. نحن نبحث عن برامج بيع إضافية للمساعدة في تحقيق هذا الهدف ".
يجب تقسيم القالب الخاص بك إلى أقسام محددة:
نظرة عامة: معلومات أساسية عن مؤسستك ، بما في ذلك بيان المشكلة أو "الوظائف التي يتعين القيام بها"
الجدول الزمني: عملية طلب تقديم العروض بأكملها والتنفيذ النهائي
الميزانية: المبلغ الذي تريد إنفاقه
المواصفات الفنية: كل ما تحتاجه من البرنامج
متطلبات البائع: الجغرافيا ، الوثائق / الشهادات ، التأمين
إرشادات العملية: من وكيفية التواصل مع فريقك
للإلهام ، تحقق من موارد نموذج RFP المفيدة هذه. توصي HubSpot بتضمين قسم لحواجز الطرق المحتملة. يحتوي Template Lab على أكثر من عشرة أمثلة مختلفة لـ RFP لتوجيه نموذج RFP الخاص بك. يحتوي SmartSheet على عدد من القوالب المفيدة ذات الصلة بـ RFP لطلب وتتبع وتقييم ومقارنة البائعين المختلفين.
دعوة البائعين
حان الوقت الآن لدعوة البائعين للمشاركة. نوصي أيضًا بطلب المراجع ودراسات الحالة - إما كجزء من عملية RFP الرسمية أو مسبقًا لاختيار البائعين المطلوب دعوتهم. قد يكون من المفيد مراجعة دراسات الحالة و / أو التحدث إلى العملاء الحاليين قبل تحديد البائعين الذين يجب عليهم حتى إدخال مسار التحويل.
إحدى الطرق السهلة لضمان الجودة هي البدء مع أفضل البائعين في الفئة المستهدفة. على HotelTechReport. بهذه الطريقة تعرف أن هؤلاء البائعين تمت مراجعتهم جيدًا ونشطون في مجال الضيافة. تعد مراجعات HTR أيضًا مصدرًا قيمًا لمنافسي المبيعات ، حيث يمكنك أن تطلب من البائعين الرد مباشرة على أي مشكلات مذكورة في المراجعات.
اطلب منهم دائمًا التوقيع على اتفاقية عدم الإفشاء مقدمًا! يمكن أن يكون ذلك مهمًا بشكل خاص عندما تحتاج إلى الكشف عن معلومات سرية كجزء من العملية.
ابدأ عملية تقديم العطاءات
مؤتمر مقدمي العطاءات هو الخطوة الأخيرة في مرحلة الإطلاق. قم بدعوة البائعين إلى مكالمة جماعية حتى يتمكن البائعون من طرح أي أسئلة أخيرة. يضمن تنسيق المكالمة الجماعية أن كل شخص لديه حق الوصول إلى نفس المعلومات ويتجنب إعطاء معاملة تفضيلية لمورد على آخر.
يعتقد بعض المشترين أنك لست بحاجة لطرح أسئلة مفصلة. غالبًا ما تفترض الشركات أن كل مزود تقني لديه الأساسيات. هذا ليس هو الحال دائما. يقول كاريل هيلسيل ، خبير RFP من Dragonfly Strategists ، سواء أكان ذلك يتعلق بالوظائف أو العمليات التجارية أو إدارة الحساب أو الترحيل - تعتبر التفاصيل مهمة وتكشف نقاط القوة والضعف لكل مزود.
تذكر أنه يجب تقديم أي إجابات تقدمها إلى البائعين الفرديين لجميع البائعين للحفاظ على توافق الجميع والعمل على نفس المعلومات. لهذا السبب تريد توجيه جميع الأسئلة الواردة من البائعين إلى نفس الشخص ؛ إذا كان المدير العام يجيب على بريد إلكتروني واحد ومدير العمليات يرد على آخر ، فهناك عدم تناسق في المعلومات يعطل تكافؤ الفرص.
الخطوة الثانية: التقييم
خلال هذه المرحلة ، استمر في تحريك عملية طلب تقديم العروض بسرعة. في كثير من الأحيان ، تتعطل العملية في معايير التقييم. هناك العديد من الآراء للتنقل وعادة ما يخرج أصحاب المصلحة الآخرون من الأعمال الخشبية للتعليق. إنه أيضًا عبء ثقيل لتسجيل جميع الردود وتقييمها.
"بعض المشترين تذهلهم الأجراس والصفارات. سوف يعرض بائعو التكنولوجيا الابتكارات "الرائعة" سواء كانت تتماشى مع الاحتياجات الفعلية للعميل المحتمل أم لا. هناك مشكلة أخرى وهي التركيز على السعر ... لقد سمعت عن عبارة "تحصل على ما تدفعه مقابل". اختيار التكنولوجيا على أساس السعر يشبه إطلاق النار على قدمك. تقول إيفلين أوريسكوفيتش من شركة HeR Consulting ، إن إدارات المشتريات أو المشتريات تتدخل بشكل حتمي ، لكن لا ينبغي أن يديروا عملية اتخاذ القرار.
انتبه جيدًا لنهج كل بائع أثناء العملية. خذ إشارات من سلوكهم: هل هم بطيئون في الاستجابة؟ هل هم ودودون؟ هل يسألون أسئلة متابعة ذكية؟ يمكنك معرفة الكثير عن البائعين المحتملين خلال هذه العملية. عندما يظهرون لك خطوطهم ، انتبه!
شارك المقترحات وقم بتسجيلها مسبقًا قبل المراجعة الشخصية
أكبر عقبة هنا هي الوقت الذي يستغرقه تقييم الردود. ارجع إلى الجدول الزمني الأولي الخاص بك لتذكير لجنة طلب تقديم العروض الخاصة بك بشأن التوقعات. للعمليات اليومية ، خاصة في مجال الضيافة ، طريقة لتأخذ الأسبقية على المشاريع طويلة المدى.
لمقاومة هذا السحب ، يجب أن يكون لديك عملية تسجيل وتقييم مبسطة. أرسل جميع المقترحات دفعة واحدة إلى لجنة مراجعة RFP. اطلب منهم مراجعة الاقتراحات وتسجيلها. إذا كانت هناك أي أسئلة للمتابعة ، فجمعها في مستند مشترك واحد لإرسالها إلى البائعين. يمكنك بعد ذلك إحضار هذه الإجابات إلى اجتماع المراجعة شخصيًا.
هناك طريقة رائعة أخرى لتنظيم الردود وهي استخدام أداة إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana أو Airtable. توفر هذه الأدوات قوائم مراجعة تفاعلية حتى تتمكن من التأكد من أن اللجنة تراجع المقترحات بنفس الطريقة. يمكن أن تكون هذه أيضًا طرقًا مفيدة لتجميع الملاحظات في طريقة عرض واحدة.
أعلن عن قائمتك المختصرة
بعد أن تتاح للجميع فرصة المراجعة ، قم بدعوة اللجنة لاختيار القائمة المختصرة. من الواضح أن النتائج هي أعلى المعايير ؛ استخدام تصويت المجموعة باعتباره كسر التعادل. احتفظ بقائمتك لما لا يزيد عن أربعة بائعين بشكل مثالي ، ولكن هذا العدد يمكن أن ينمو مع وجود قاعدة كبيرة بما يكفي من البائعين المؤهلين. كل هذا يتوقف على احتياجاتك الفريدة.
جدولة العروض التقديمية المختصرة وحدد المتأهل النهائي
ادعُ قائمتك المختصرة إلى جولة أخيرة. تتيح هذه العروض التقديمية لفريقك فرصة التعمق في التفاصيل (انظر "مجالات التركيز" أدناه). يمكنك معرفة الكثير حول كيفية تعامل البائعين مع هذه العروض التقديمية ؛ يجب القضاء على أي شخص لا يأخذ الأمر على محمل الجد. هذا هو الوقت المناسب لتصعيد الأمر وأي بائع لا يستحق المخاطرة!
عندما يتعلق الأمر بالطول ، فإن 20 دقيقة لكل بائع تعد كافية. اترك وقتًا أطول للأسئلة أكثر من العرض الرسمي. اطلب من كل بائع تقديم عرض تقديمي مدته 5 دقائق موجهًا نحو ما يمكنهم إحضاره إلى فندقك ، ثم ركز معظم الوقت على معالجة أسئلة محددة تتعلق باحتياجاتك.
لا تؤخر قرارك النهائي. يجب أن تختار اللجنة أفضل اثنين من المتأهلين للتصفيات النهائية مباشرة بعد عروض القائمة المختصرة. هذا يحافظ على الموضوع متجددًا ويتحرك على هذا النحو.
الخطوة الثالثة: التفاوض
بمجرد أن يختار الفريق الخيارين الأخيرين ، فقد حان الوقت للتفاوض. السبب في أننا نوصي باختيار بائعين في هذه المرحلة هو أن تتاح لك الفرصة للمقارنة بين العقود والأسعار.
"اطلب BANT في كل صفقة. البنك والسلطة والحاجة والجدول الزمني. تلك هي مجالات الفشل الجسيم عند التنسيق والعمل على برنامج للتطوير والنشر. حدد هذه المربعات وسيتم إبرام صفقة "، كما يقول David Chestler من Provision Partners.
أثناء مراجعة العقود والتسعير ونطاق العمل ، ابحث عن العلامات الحمراء مثل تسعير "الطعم والتبديل" الذي لا يتوافق مع ما تم التعهد به أثناء عملية طلب تقديم العروض. ستحتاج أيضًا إلى مراقبة الشروط المرهقة أو الالتزامات الغامضة بالمقاييس. يجب أن ينص العقد بوضوح على التزامات البائع المتعلقة بالأداء والأمن وموثوقية الخدمة والتنفيذ.
تميل مرحلة التفاوض أيضًا إلى أن تستغرق وقتًا أطول مما تتوقع. استمر في الضغط حتى تتمكن من الوصول إلى خط النهاية والوصول إلى عرضك النهائي لإنهاء عملية الشراء!
الخطوة 4: التنفيذ
تنتهي عملية طلب تقديم العروض رسميًا بمجرد انتهاء المفاوضات وتوقيع العقد. ومع ذلك ، فإننا نوصي بالمرحلة الرابعة التي تتضمن التنفيذ. حتى مع تولي الفرق التشغيلية الأخرى مسؤولية التنفيذ ، يجب إبقاء فريق RFP في الحلقة. لماذا هذا مهم؟ لأن هناك دروسًا يجب تعلمها عندما يتعلق الأمر بالتنفيذ.
على سبيل المثال ، هل وعد البائع بشيء لم يسلمه؟ هل ظهرت أي ثغرات أو أشياء أغفلناها وكان من الممكن حلها أثناء عملية طلب تقديم العروض؟ يمكن أن يوفر التنفيذ تعليقات للعودة إلى عملية طلب تقديم العروض - لذا كن على دراية طوال التنفيذ وحدد أي تحسينات في المرة القادمة.
مجالات التركيز عند تقييم استجابات البائع لطلب تقديم العروض
أثناء قيامك ببناء طلبات تقديم العروض الخاصة بك ، إليك بعض المجالات المحتملة التي يجب مراعاتها:
اتفاقيات أمان المنتج ووقت التشغيل والخدمة: التكنولوجيا المستضافة خارج المؤسسة لها متطلبات مختلفة ، نظرًا لوجود تحكم مباشر أقل في الوصول ووقت التشغيل. لذلك يجب أن تكون واضحًا تمامًا بشأن مسؤولية البائع فيما يتعلق بجودة وتوافر خدماته. اعتمد على الممثلين الفنيين / القانونيين في لجنة طلب تقديم العروض بشأن هذا الأمر حتى تتمكن من الحصول على البرنامج الأكثر موثوقية قدر الإمكان.
يجب أن تتضمن اتفاقية مستوى الخدمة شرط "وقت التنبيه" الذي ينص على مدى سرعة قيام البائع بإعلامك بأي انتهاكات ، بالإضافة إلى مقاييس توفر الخدمة التي تضمن مستوى معينًا من الجهوزية. إليك اتفاقية مستوى الخدمة المعيارية لأغراض المقارنة.
إدارة الحساب وتنفيذه: ما هي الخطة التي ستساعدك على العمل بعد توقيع العقد؟ وماذا يحدث بعد التنفيذ عند الانتقال إلى إدارة الحساب؟ كن واضحًا تمامًا بشأن عملية التنفيذ حتى تتمكن من فهم الجدول الزمني الذي وعد به البائع. ستحتاج أيضًا إلى معرفة من المسؤول عن تنفيذ العقد في نهاية البائع ، لذا تعرف على ما يمكن توقعه.
عمليات التكامل والارتباطات بالأنظمة الحالية: هل تبحث عن حل شامل أم حل يتصل بأنظمة أساسية متعددة؟ ستحتاج إلى فهم البائع الجديد الذي تتناسب مع مجموعتك التقنية الحالية.
ميزات ووظائف محددة: لا يمكن أن يقال بما فيه الكفاية: تأكد من أن النظام يقوم بما تريده للقيام به! اسأل لجنة مراجعة RFP: هل يحل المشكلة الشاملة التي نحاول معالجتها؟ زحف النطاق مشكلة لكل مشروع ؛ لا تدع عملية طلب تقديم العروض تنحرف عن حل احتياجاتك الأساسية.
وقائع الاستخدام المفتوحة: أخيرًا ، انظر إلى ما هو أبعد من مجموعة التقنيات الحالية وفكر في سير عملك المثالي. هل المنتج يلبي هذا العمل؟ أم أن هذا البرنامج الجديد سيزيد من تكلس سير العمل التكنولوجي غير المرغوب فيه؟ حان الوقت الآن للتأكد من أن جميع البرامج الجديدة تتناسب مع الخطة التقنية طويلة المدى لممتلكاتك.
أسئلة لبائعي الأجهزة
للأجهزة مجموعة مختلفة تمامًا من الاحتياجات عن البرامج. سترغب في أن تعكس طلبات تقديم العروض هذه الحقيقة - وإلا ستقضي الكثير من الوقت في إرسال طلبات للحصول على مزيد من المعلومات من البائعين ، مما يؤدي إلى إبطاء العملية وإضاعة الوقت. فيما يلي أربعة أسئلة لطرحها على بائعي الأجهزة المحتملين:
كم مرة توصي بترقية أجهزتك؟ ترقيات الأجهزة باهظة الثمن وقد تكون مدمرة. احصل على بعض الوضوح مقدمًا حول عدد المرات التي يوصي فيها البائع بترقيات الأجهزة.
كيف تتعامل مع ترقيات الأجهزة؟ أحد أسوأ أجزاء الأجهزة هو أنها مكلفة للترقية. ويمكن أن يسبب اضطرابًا أثناء فترات التوقف. تريد أن يكون لديك فهم واضح للمخاطر والمسؤوليات والتكاليف المتعلقة بأي ترقيات مستقبلية.
ماذا عن البرامج الموجودة على أجهزتك؟ في أغلب الأحيان ، لا تشتري الأجهزة فقط ؛ بدلاً من ذلك ، يتم إقرانها بالبرنامج. كنت ترغب في الحصول على فهم واضح ومفصل لكيفية التعامل مع ترقيات البرامج ، وتحديدًا فيما يتعلق بالتكلفة الإضافية وأي وقت تعطل. إذا قمت بشراء جهاز ، ولكن تكلفة تحديثات البرامج المستقبلية إضافية ، فأنت بحاجة إلى أخذ ذلك في الاعتبار في تقييمك.
ما هي تكاليف التركيب؟ الأجهزة باهظة الثمن. ويأتي جزء كبير من هذه التكلفة من التثبيت. من الأهمية بمكان الحصول على هذه المعلومات مقدمًا وليس لاحقًا أثناء العملية.
RFP Expert Bios
التسويق الرقمي للضيافة ( لورين جراي ): التسويق "يدفع فقط مقابل ما تحتاجه" ، نحن مزود خدمة قابل للتطوير تمامًا يوفر أفضل المواهب الصناعية (المتخصصة) للعمل بشكل مباشر على أي هدف محدد ثم يغادر بمجرد تحقيقه. سأعطي مثالًا واحدًا: لقد أبقينا فندقًا بنسبة إشغال 67 ٪ في منتصف مترو رئيسي طوال هذا الوقت بالكامل بينما تم إغلاق مجموعته بالكامل تقريبًا بسبب قلة الأعمال. تعتقد أنه - يمكننا القيام بذلك ، "المستحيل يستغرق وقتًا أطول فقط" - أعلم أنه يبدو متعجرفًا ولكن بجدية لم نخسر معركة بعد. أي شخص يعمل في مجال الضيافة ، نساعد الجميع ، سواء كانت علامة تجارية صغيرة أو لا تحمل علامة تجارية ، أو الأطعمة والمشروبات ، أو المنتجع الصحي ، أو الجولف ، أو الوحدات المتعددة ، أو الخدمة للتسويق ، فقد فعلناها جميعًا حرفيًا.
ساساتو ( دان واكسمان ): نحن نساعد الفنادق على اتخاذ القرارات وإنجاز المهام. مع أكثر من 20 عامًا من الخبرة رفيعة المستوى في العمل مباشرة في الفندق ومساحة السفر مع التركيز على التسويق والتوزيع والتكنولوجيا ، أساعد في سد الفجوة التي تعاني منها العديد من المؤسسات المتمثلة في الاضطرار إلى جلب قادة "جاهزين للتشغيل" سريعًا للتقييم والتوصية بالمبادرات الرئيسية وتقديمها للمساعدة في تحسين أدائها بسرعة في التسويق والتوزيع والتكنولوجيا والتطبيقات. Sassato هو فريق Seal Team 6 للضيافة والسفر (ولكنه أكثر تخصصًا) ، والذي سيأتي وسرعان ما يملأ الثغرات ويحل المشكلات ومشاريع الإنقاذ ، ولكن دون تكلفة إضافة المزيد من الموظفين.
HeR Consulting ( Evelyne Oreskovich ): جلبت عقودًا من الخبرة في الملكية والمكتب الرئيسي في الحجوزات والمبيعات وإدارة الإيرادات والقنوات وإدارة علاقات العملاء وتكامل الأنظمة ، يتم التعامل مع المشاريع بعيون صاحب الفندق. لن يحقق أي نهج قاطع ملفات تعريف الارتباط أهدافك ؛ نحن نأخذ الوقت الكافي لفهم أين أنت وإلى أين تريد أن تذهب. نجاحك هو نجاحنا.
دراجونفلاي ستراتيجيون ( كاريل هيلسيل ): عملاؤنا المستهدفون هم مجموعات الفنادق الصغيرة والمتوسطة الحجم ، وأصحاب الفنادق الجدد ، والفنادق المستقلة ، والفنادق البوتيك والعلامات التجارية الجديدة. نحن نعمل كمكتب مؤسسي مستعان بمصادر خارجية لشركات الفنادق التي تحتاج إما إلى موارد إضافية لأن فرقهم محدودة أو كمورد مؤهل ليس لديهم. جزء من فريقنا أقل تكلفة من موظف بدوام كامل أقل خبرة ويقدم قيمة أكبر لأننا نعرف ما نقوم به. نحن عادة لا نعمل مع العلامات التجارية الكبرى. لديهم فرقهم الخاصة - نود أن نعمل كفريق للمجموعات الأصغر والمالكين. نحن نقدم على وجه التحديد فريقًا متمرسًا في مجال الأعمال التجارية وتكنولوجيا المعلومات واستراتيجيات العمليات بما في ذلك المبيعات والتسويق واستراتيجية الإيرادات والإيرادات للتأجير والتوزيع والحجوزات وتحسين العمليات التشغيلية وتخطيط تكنولوجيا المعلومات والاستراتيجية والإطلاق.
مجموعة بريميير الاستشارية ( أنتوني جامبيني ): بصفتنا شركة استشارية ، نحن متخصصون في تحسين المبيعات والإيرادات والتوزيع. نحن نعمل مع مشغلي الفنادق وشركات الإدارة لزيادة الإيرادات إلى أقصى حد وزيادة حصة السوق عبر جميع قنوات الحجز. من خلال إلقاء نظرة شاملة على النظام البيئي لتوزيع أصحاب الفنادق ، نحدد مجالات التحسين مع تقديم توصيات إستراتيجية حول كيفية زيادة العائد الإجمالي على الاستثمار وتقليل تكلفة اكتساب العميل. من بين مجموعة عملائنا ، نعد مجموعة SH Group و Dream Hotel Group و Sixty Hotels و Warwick Hotels و Hard Rock Hotels ... ما يميز PAG عن مزودي الخدمة الآخرين هو خدمات العملاء الاستباقية والدعم. يتكون فريقنا التنفيذي من متخصصين في توزيع السفر واتصال النظام يتمتعون بسنوات من الخبرة في إدارة الحسابات وتنفيذ حلول مخصصة لشركات الضيافة التكنولوجية. تتمتع العقارات بوصول غير محدود إلى فريق خبراء التوزيع لدينا على مدار العام.
شركاء التزويد ( David Chestler ): نهج قائم على النتائج وموجه نحو التنفيذ لحل تحديات الأعمال الحرجة لعملائنا في مجال السفر والضيافة. نحن في وضع فريد لتقديم الرؤى الناتجة عن الصناعة العميقة والخبرة المهنية. ينصب تركيزنا على تقديم توصيات قابلة للتنفيذ وقابلة للقياس. هذه تكتيكات من المفترض أن يكون لها تأثيرات فورية.
متى تستخدم RFQ و RFIs
يتم استخدام طلب المعلومات (RFI) عندما تعتقد أنك تعرف ما تريد ولكن تحتاج إلى مزيد من المعلومات من البائعين. وعادة ما يتبعه RFQ أو RFP.
يشيع استخدام طلب عرض الأسعار (RFQ) عندما تعرف ما تريده ولكنك تحتاج إلى معلومات حول كيفية تلبية البائعين لمتطلباتك و / أو التكلفة.
ليس لديك النطاق الترددي لتشغيل العملية بنفسك؟ إشراك أكبير مستشاري الضيافة لمساعدتك في إدارة العملية.
