Apaleo und THE FLAG integrieren agentenbasierte KI in den laufenden Hotelbetrieb durch autonome Aufgabenerstellung.
Durch die Nutzung der offenen Architektur von Apaleo integriert THE FLAG agentenbasierte KI, automatisiert Routineaufgaben und schafft so die Grundlage für eine stärkere Autonomie von Hotels.
MÜNCHEN, 23. Februar 2026 – Apaleo, die API-basierte Immobilienmanagement-Plattform, und THE FLAG , eine Gruppe bestehend aus Hotels, Serviced Apartments, Studentenwohnheimen, Unterkünften für junge Berufstätige und Seniorenwohnanlagen, gaben heute Fortschritte bei ihrem KI-gestützten Trace Agent bekannt, der Gästewünsche in Reservierungskommentaren automatisch in operative Aufgaben für die Hotelteams umwandelt.
Der Trace Agent erkennt Bedürfnisse wie Babybetten, Zustellbetten, Geburtstage und andere Sonderwünsche anhand von Gästekommentaren und erstellt dann automatisch die entsprechenden Aufgaben in Sweeply, dem Housekeeping-Tool von THE FLAG. Dadurch entfällt für die Mitarbeiter die Notwendigkeit, Informationen manuell zwischen den Systemen zu übertragen.
Der Agent ist im THE FLAG Zürich im Einsatz, einem Hotel mit 101 Zimmern und Serviced Apartments, das neue Technologien für die Gruppe testet. Er generiert derzeit rund 30 Aufgaben pro Tag ohne manuelle Eingabe und spart so schätzungsweise 3,5 Stunden pro Woche an direkter Aufgabenerstellungszeit. Zusätzlich wird Zeit gespart, da der Rückspracheverkehr zwischen Rezeption und Housekeeping reduziert wird.
3,5 Stunden pro Woche bedeuten bereits eine spürbare Steigerung der betrieblichen Effizienz. Der größere Nutzen liegt jedoch in den zukünftigen Möglichkeiten. Die Automatisierung der Aufgabenerstellung schafft die Grundlage für eine engere Zusammenarbeit der Mitarbeiter, sodass Anfragen priorisiert, zugewiesen und letztendlich mit minimalem menschlichen Eingriff gelöst werden können. Durch die Vernetzung dieser Systeme werden die positiven Auswirkungen nicht nur in der eingesparten Betriebszeit sichtbar, sondern auch in messbaren Verbesserungen sowohl des Gästeerlebnisses als auch des Unternehmensergebnisses.
Der Trace Agent wurde mithilfe der Agent Factory von Apaleo in Zusammenarbeit mit Sweeply entwickelt. Innerhalb weniger Wochen stellte Sweeply dedizierte API-Endpunkte bereit, die es dem Agenten ermöglichten, Aufgaben sicher zu erstellen und zu verwalten. Ein Prototyp war innerhalb eines Monats einsatzbereit, gefolgt von weiteren Iterationen, bevor er nach zweieinhalb Monaten in der Produktion live ging.
Die Implementierung spiegelt einen umfassenderen Wandel im Einsatz von KI im Gastgewerbe wider, der über generative KI hinausgeht. Während große Sprachmodelle (LLMs) unstrukturierte Kommentare interpretieren können, liegt der wahre Wert erst dann in der Fähigkeit der Systeme, aktiv zu werden. Durch die Anbindung dieser Modelle an offene, gut strukturierte APIs kann ein KI-Agent Aufgaben direkt im bestehenden Arbeitsablauf des Hotels ausführen und so die agentenbasierte KI vom Konzept in die operative Praxis überführen.
Felix Bauch, General Manager des THE FLAG Zürich, sagte: „Wir sind mit den Ergebnissen von Trace Agent sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit mit Apaleo und Sweeply war sehr erfolgreich. Dank der API-basierten Plattform von Apaleo ließ sich Trace Agent schnell in unsere bestehenden Systeme integrieren und ermöglichte uns, operative Arbeitsabläufe zügig zu optimieren. Das Team identifizierte einen deutlichen Zeitverlust im Tagesgeschäft bei der Bearbeitung von Gästewünschen und nutzte KI-gestützte Automatisierung, um manuelle Nachbearbeitungen und Übergaben zu reduzieren. So entstand ein Workflow, der nicht standardmäßig verfügbar war.“
Wenn Anfragen wie Babybetten oder Zustellbetten automatisch erfasst und in konkrete Aufgaben umgewandelt werden, verbringen die Teams weniger Zeit mit der Klärung von Details und können sich stattdessen verstärkt dem Kundenservice widmen. Durch die Reduzierung von Routinearbeiten und Reibungsverlusten zwischen Abteilungen tragen wir zu einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich zu einem einheitlicheren Gästeerlebnis bei.
Ulrich Pillau, CEO und Gründer von Apaleo, sagte: „Alle reden von agentenbasierter KI, aber Hotels brauchen praktische Beispiele für deren Einsatz im Hotelalltag. Der Trace Agent von THE FLAG demonstriert, wie agentenbasierte KI-Anwendungen die abteilungsübergreifende Koordination verbessern und so einen autonomen Hotelbetrieb ermöglichen können. Wir freuen uns darauf, weiterhin mit zukunftsorientierten Hoteliers zusammenzuarbeiten, um konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI zur Optimierung des Betriebs zu identifizieren und gemeinsam mit ihnen KI-Agenten zu entwickeln.“
THE FLAG plant, den Trace Agent in seinen anderen Häusern einzuführen und zusätzliche Agenten für weitere Anwendungsfälle zu entwickeln. Zukünftige Erweiterungen sollen es Agenten ermöglichen, Services direkt in den verbundenen Systemen zu buchen, Gäste nach Bestätigung von Anfragen automatisch zu benachrichtigen und die Zimmerzuteilung anhand der Gästepräferenzen zu unterstützen.
