Ein Property-Management-System (PMS) ist eine Hotelverwaltungssoftware-Suite, mit der Immobilieneigentümer und Mitarbeiter an der Rezeption ihr Geschäft verwalten, indem sie Reservierungen, Online-Buchungsverfügbarkeit, Zahlungen und Berichte an einem zentralen Ort koordinieren. Das Hotel-PMS optimiert die Abläufe für das Front-Office-Personal und den Gästeservice in einem Hotelunternehmen, um Gäste ein- und auszuchecken, die Zimmerverfügbarkeit zu sehen, Anpassungen an bestehenden Reservierungen vorzunehmen und kann sogar über Back-Office-Funktionen verfügen (Haushalts- oder Wartungsplanung). Mit einem zentralen System können Hoteliers die für den Betrieb ihres Unternehmens erforderlichen Schlüsselkennzahlen (z. B. durchschnittlicher Tagespreis, Auslastung und RevPAR) besser verwalten und überwachen.

Immobilienverwaltungssoftware oder Hotel-PMS ist das Rückgrat der Hotellerie. Das PMS eliminiert kostspielige Überbuchungen, indem es die Zimmerverfügbarkeit verwaltet, sich mit allen angeschlossenen Channel-Managern koordiniert, um die Zimmerbelegung zu verbessern, Zahlungen akzeptiert und wichtige Alltagsfunktionen wie die Weiterleitung von Gästen, die Aktualisierung der Zimmerpreise und die Verwaltung von Reinigungsaufgaben ausführt. Das PMS kann den Geschäftsbetrieb eines Hotels automatisieren und verbessern, indem es Wettbewerbsinformationen bereitstellt, Preise automatisch an die Verfügbarkeit anpasst und Analyse- und Berichtsfunktionen bereitstellt. Das PMS verbessert das Gästeerlebnis, indem es Kundenpräferenzen speichert und Mitteilungen vor und nach dem Aufenthalt sendet. Viele PMS-Systeme können auch mit anderen Technologien wie Point-of-Sale-Systemen, Zahlungsabwicklern, Hardwareherstellern und Gästeerlebnissoftware integriert werden.

Ein Hotel zu führen ist keine leichte Aufgabe, aber dank der Technologie können sich Hoteliers jetzt auf Hotel-Property-Management-Systeme (PMS) verlassen, um den täglichen Betrieb effizienter und rationalisierter zu gestalten. Ein PMS ist eine Softwarelösung, die eine Reihe von Funktionen zur Verwaltung des Rezeptionsbetriebs, des Zimmerstatus, der Wartungsanfragen und der Finanzberichte eines Hotels bietet.

Eine der wichtigsten Funktionen eines Hotel-PMS ist die Automatisierung. Ein PMS kann viele tägliche Vorgänge wie Check-in, Check-out und Zahlungsabwicklung automatisieren. Diese Funktion kann Zeit sparen und Fehler reduzieren, was für die Bereitstellung eines hervorragenden Gästeerlebnisses von entscheidender Bedeutung sein kann.

Integrationen sind ein weiteres wichtiges Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS kann mit anderen Systemen wie Channel Managern, Buchungsmaschinen und Zahlungsgateways integriert werden. Diese Integration kann bei der Verwaltung von Vertriebskanälen, Online-Zahlungen und Direktbuchungen helfen, was für die Maximierung des Umsatzes von entscheidender Bedeutung sein kann.

Auch das Revenue Management ist ein wichtiger Bestandteil eines Hotel-PMS. Ein PMS kann Revenue-Management-Funktionen bieten, um die Preisgestaltung zu unterstützen und die Auslastung zu maximieren. Diese Funktion kann Hoteliers dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen zur Umsatzoptimierung zu treffen, was für die Verbesserung der finanziellen Leistung eines Hotels von entscheidender Bedeutung sein kann.

Nachrichten und Benachrichtigungen sind weitere wichtige Funktionen eines Hotel-PMS. Ein PMS kann Gästen und Mitarbeitern Nachrichten und Benachrichtigungen anbieten, die dazu beitragen können, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren. Eine mobile App ist ebenfalls eine wertvolle Funktion eines Hotel-PMS. Mit einer mobilen App können Mitarbeiter ihre täglichen Abläufe über ihre Smartphones verwalten, was dazu beitragen kann, dass die Mitarbeiter effizienter arbeiten und in Echtzeit auf die Bedürfnisse der Gäste reagieren können.

Anpassbare Vorlagen sind ein weiteres wichtiges Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS kann anpassbare Vorlagen für Arbeitsabläufe, Haushaltsführung, Arbeitsaufträge und Finanzberichte anbieten. Diese Funktion kann Immobilieneigentümern dabei helfen, die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Benutzerfreundlichkeit und Interaktivität sind ebenfalls wichtige Merkmale eines Hotel-PMS. Ein PMS sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Funktionen verfügen, die den Mitarbeitern helfen können, die Software schnell zu erlernen und die Lernkurve zu verkürzen.

Echtzeitdaten sind ein weiteres wesentliches Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS sollte Echtzeitdaten zu Zimmerstatus, Belegung und Finanzkennzahlen liefern. Diese Funktion kann Hoteliers dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit auf Änderungen zu reagieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Hotel-Property-Management-System (PMS) ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung des täglichen Betriebs im Gastgewerbe ist. Eine Hotel-PMS-Softwarelösung sollte über wichtige Funktionen wie Automatisierung, Integrationen, Umsatzmanagement, Messaging, mobile App, anpassbare Vorlagen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeitdaten, Wartungs-Upgrades und Feedback nach dem Aufenthalt verfügen. Durch den Einsatz eines Hotel-PMS können Hoteliers das Gästeerlebnis verbessern, den Umsatz maximieren und ihre täglichen Abläufe rationalisieren.

1. Eine benutzerfreundliche Oberfläche schult Ihr Personal schnell und kann die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern. Die besten PMS-Lösungen sind heute Self-Service-Lösungen und tragen zur Rationalisierung von Abläufen bei, indem sie Gastgewerbebetrieben ermöglichen, Gäste schneller einzuchecken. Viele moderne Plattformen können sogar von einem mobilen Gerät aus per mobiler App bedient werden.
2. Gäste ein-/auschecken und Gästereservierungen ändern – Behalten Sie den Überblick über die Gästeprofile und verschieben Sie sie nach Bedarf, damit Sie den Überblick über Ihre Reservierungen behalten und die Wahrscheinlichkeit von Überbuchungen verringern.
3. Zentrales Dashboard – Sehen Sie, was gerade passiert, was heute getan werden muss, und überwachen Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen. ;Details zur Reservierungsverwaltung in Ihrer PMS-Lösung anzeigen.
4. Personalisierte Steuern, Gebühren und Richtlinien – Passen Sie Steuern, Gebühren und Stornierungsbedingungen in der Kombination an, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
5. Einhaltung staatlicher Vorschriften – Einhaltung lokaler Steuerberichterstattungsanforderungen und -vorschriften.
6. Gästekommunikation – Verbessern Sie das Gästeerlebnis durch automatisierte Kommunikation vor und nach dem Aufenthalt.
7. Reporting-Suite – Erstellen Sie detaillierte Produktions- und Finanzberichte, um den Geschäftsbetrieb zu verbessern. Hilft Immobilienverwaltern, Buchungskanäle zu verstehen.
8. Zahlungsabwicklung – Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen in Übereinstimmung mit lokalen und globalen Regulierungsstandards entgegenzunehmen.
9. Cloudbasiertes PMS: Eine PMS-Softwarelösung, die in der Cloud gehostet wird, um Fernzugriff und Flexibilität bei der Verwaltung zu ermöglichen.
10. Rezeption und Check-in: Eine Funktion, die den Check-in-Prozess rationalisiert und dem Personal an der Rezeption eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verwaltung des täglichen Hotelbetriebs bietet.
11. Channel-Manager und Vertriebskanäle: Ein Tool, das sich in mehrere Buchungskanäle wie OTAs, GDS und die Hotel-Website integrieren lässt, um Auslastung und Umsatz zu maximieren.
12. Preis- und Umsatzverwaltungssystem: Eine Funktion, die die Preis- und Bestandsverwaltung automatisiert, um Umsatz und RevPAR zu optimieren.
13. Gästeerlebnis und Upselling: Eine Funktion, die die Integration von Nachrichten und mobilen Apps ermöglicht, um Self-Service-Optionen bereitzustellen, Annehmlichkeiten zu verkaufen und das Gästeerlebnis zu personalisieren.

Die Preise für cloudbasierte PMS-Produkte richten sich in der Regel danach, wie viele Räume oder Objekte dieses System nutzen. Viele PMS-Produkte verfügen auf ihrer Website über Rechner, die Ihnen helfen, besser zu verstehen, was Sie von der Preisgestaltung erwarten können. Seien Sie vorsichtig, dass einige PMS-Systeme zusätzlich zu den monatlichen Gebühren zusätzliche Gebühren erheben. Diese zusätzlichen Gebühren können prozentuale Provisionen für Direktbuchungen, Implementierungs-/Einrichtungsgebühren, Schnittstellengebühren für die Anbindung an Drittsysteme usw. umfassen.

Ein preisgünstiges PMS beginnt bei etwa 50 US-Dollar pro Monat und erhöht sich je nach Belegung und/oder Anzahl der Zimmer. Die Premium-Preise für ein PMS beginnen bei etwa 200 US-Dollar pro Monat für die kleinsten Objekte und steigen je nach Belegung und/oder Anzahl der Zimmer.

Bei den meisten Cloud-basierten Systemen kann die Implementierung ein bis drei Wochen dauern, je nachdem, wie viele Reservierungen importiert werden müssen und wer die Daten importiert (einige PMS bieten Dienste an, die dies für Sie erledigen), wie viele Unterkünfte und Zimmer Sie haben haben und alle Anpassungen, die Sie hinzufügen möchten.

Die Implementierung beginnt in der Regel mit der Einrichtung der Anwendung – dem Einrichten von Zimmern und Zimmertypen, dem Hinzufügen von Preisen und dem Importieren/Hinzufügen vorhandener und zukünftiger Reservierungen. Ein Implementierungscoach oder -vertreter kann Sie während des Einrichtungsprozesses begleiten und Ihre Einrichtung überprüfen. Schließlich verbinden Sie Ihre Kanäle oder Ihren Channel-Manager, um Reservierungen entgegenzunehmen. Bei korrekter Ausführung kommt es zu keinen Ausfallzeiten zwischen den Systemwechseln. Ein gutes PMS bietet außerdem Zugriff auf eine Videoschulungsbibliothek und eine Wissensdatenbank zu seinen Funktionen, um neuen Benutzern den Einstieg zu erleichtern.

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine anfängliche Investition in die Zeit, um Ihre Immobilie richtig zu konfigurieren – eine Investition, die sich direkt auf die Effizienz Ihres späteren Betriebs auswirkt. Wenn Sie beispielsweise Ihre Stornierungsbedingungen jetzt einrichten, können Sie diese Richtlinien später durchsetzen.

Woher weiß ich, wann es für mein Hotel an der Zeit ist, auf ein neues Cloud-PMS umzusteigen? Der Kauf eines neuen PMS ist eine Investition in Zeit und Ressourcen; Es sind jedoch erhebliche Opportunitätskosten zu berücksichtigen. Das richtige PMS kann das Kundenerlebnis verbessern, indem es Fehler wie Überbuchungen reduziert, die Auslastung verbessert, indem es Ihr verfügbares Inventar mit Ihrer Buchungsmaschine und Ihren Channel-Managern verbindet, und Ihnen dabei helfen, mehr Geld zu verdienen, indem es Ihnen ermöglicht, Ihre Preise schnell anzupassen – und zwar über alle Ihre Kanäle hinweg auf Marktbedingungen. Im Durchschnitt freuen sich unsere Kunden bereits nach drei Monaten über eine durchschnittliche Gewinnmargensteigerung von 15 %. Die Investition und der Aufwand, die mit der Migration auf ein neues System verbunden sind, werden dadurch mehr als wettgemacht.