Die 10 besten Hotel-Immobilienverwaltungssysteme 2025 – Vergleichsleitfaden und Beispiele

Ein Property Management System (PMS) ist eine Hotelmanagement-Softwaresuite, mit der Immobilienbesitzer und Mitarbeiter an der Rezeption ihr Geschäft verwalten, indem sie Reservierungen, Online-Buchungsverfügbarkeit, Zahlungen und Berichte an einem zentralen Ort koordinieren. Das Hotel-PMS rationalisiert die Abläufe für das Personal an der Rezeption und den Gästeservice in einem Hotelbetrieb, um Gäste ein- und auszuchecken, die Zimmerverfügbarkeit zu sehen, Anpassungen an bestehenden Reservierungen vorzunehmen und kann sogar über Backoffice-Funktionen verfügen (Planung von Housekeeping oder Wartung). Mit einem zentralen System können Hoteliers die wichtigsten Kennzahlen, die für den Betrieb ihres Geschäfts erforderlich sind (z. B. durchschnittlicher Tagespreis, Auslastung und RevPAR), besser verwalten und überwachen.

Immobilienverwaltungssoftware oder Hotel-PMS ist das Rückgrat der Hotellerie. Das PMS verhindert kostspielige Überbuchungen, indem es die Zimmerverfügbarkeit verwaltet, mit allen verbundenen Channel-Managern koordiniert, um die Zimmerbelegung zu verbessern, Zahlungen entgegennimmt und wichtige Alltagsfunktionen wie die Übertragung von Gästen, die Aktualisierung von Zimmerpreisen und die Verwaltung von Housekeeping-Aufgaben ausführt. Das PMS kann die Geschäftsabläufe eines Hotels automatisieren und verbessern, indem es Wettbewerbsinformationen liefert, Preise automatisch je nach Verfügbarkeit anpasst und Analyse- und Berichtsfunktionen bereitstellt. Das PMS verbessert das Gästeerlebnis, indem es sich Kundenpräferenzen merkt und Mitteilungen vor und nach dem Aufenthalt sendet. Viele PMS-Systeme können auch in andere Technologien wie Kassensysteme, Zahlungsabwickler, Hardwarehersteller und Gästeerlebnissoftware integriert werden.

Arten von Hotel-PMS:

In Hotels werden bestimmte Arten von Property-Management-Systemen (PMS) eingesetzt, die über wichtige Merkmale, Funktionen und Vorteile verfügen. Diese zu verstehen ist entscheidend, wenn Sie die richtige Technologie auswählen möchten, um den Hotelbetrieb und die Gästezufriedenheit effektiv zu verwalten.

Hier sind zwei Haupttypen von Hotel-PMS:

• Vor-Ort-Hotel-PMS: Es wird auf Servern im Hotel installiert und ist auf jedem Computer verfügbar, von dem aus Hoteliers auf das PMS zugreifen können. Es bietet die Sicherheit der vor Ort gespeicherten Daten, aber die Wartung und Sicherheit obliegt dem Hotel. Um die Funktionalität aufrechtzuerhalten, sind fortlaufende Wartung und technischer Support durch das IT-Team des Hotels erforderlich.

• Cloudbasiertes Hotel-PMS: Ein cloudbasiertes PMS vereinfacht alle täglichen Aufgaben, da das Hotelpersonal von überall mit einer Internetverbindung auf das System zugreifen kann, sodass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Das Praktische daran ist, dass die Wartungskosten gering sind

Die Leitung eines Hotels ist keine leichte Aufgabe, aber dank der Technologie können Hoteliers jetzt auf Hotel-Property-Management-Systeme (PMS) zurückgreifen, um den täglichen Betrieb effizienter und reibungsloser zu gestalten. Ein PMS ist eine Softwarelösung, die eine Reihe von Funktionen zur Verwaltung der Rezeptionsabläufe, Zimmerstatus, Wartungsanfragen und Finanzberichte eines Hotels bietet.

Eine der wichtigsten Funktionen eines Hotel-PMS ist die Automatisierung. Ein PMS kann viele tägliche Vorgänge wie Check-in, Check-out und Zahlungsabwicklung automatisieren. Diese Funktion kann Zeit sparen und Fehler reduzieren, was für ein hervorragendes Gästeerlebnis von entscheidender Bedeutung sein kann.

Integrationen sind ein weiteres wichtiges Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS kann in andere Systeme wie Channel-Manager, Buchungsmaschinen und Zahlungsgateways integriert werden. Diese Integration kann bei der Verwaltung von Vertriebskanälen, Online-Zahlungen und Direktbuchungen helfen, was für die Umsatzmaximierung entscheidend sein kann.

Auch das Revenue Management ist ein wichtiges Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS kann Revenue-Management-Funktionen bieten, um die Preisgestaltung und die Maximierung der Auslastung zu erleichtern. Diese Funktion kann Hoteliers dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen zur Umsatzoptimierung zu treffen, was für die Verbesserung der finanziellen Leistung eines Hotels von entscheidender Bedeutung sein kann.

Nachrichten und Benachrichtigungen sind weitere wichtige Funktionen eines Hotel-PMS. Ein PMS kann Gästen und Personal Nachrichten und Benachrichtigungen anbieten, was dazu beitragen kann, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren. Eine mobile App ist ebenfalls eine wertvolle Funktion eines Hotel-PMS. Eine mobile App kann es dem Personal ermöglichen, den täglichen Betrieb von ihrem Smartphone aus zu verwalten, was dem Personal helfen kann, effizienter zu arbeiten und in Echtzeit auf die Bedürfnisse der Gäste zu reagieren.

Anpassbare Vorlagen sind ein weiteres wichtiges Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS kann anpassbare Vorlagen für Arbeitsabläufe, Housekeeping-Management, Arbeitsaufträge und Finanzberichte bieten. Diese Funktion kann Immobilienbesitzern helfen, die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Benutzerfreundlichkeit und Interaktivität sind ebenfalls wichtige Merkmale eines Hotel-PMS. Ein PMS sollte eine intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Funktionen haben, die dem Personal dabei helfen, die Software schnell zu erlernen und die Lernkurve zu verkürzen.

Echtzeitdaten sind ein weiteres wesentliches Merkmal eines Hotel-PMS. Ein PMS sollte Echtzeitdaten zu Zimmerstatus, Belegung und Finanzkennzahlen bereitstellen. Diese Funktion kann Hoteliers dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit auf Änderungen zu reagieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Hotel-Property-Management-System (PMS) ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung des täglichen Betriebs in der Hotellerie ist. Eine Hotel-PMS-Softwarelösung sollte über wichtige Funktionen wie Automatisierung, Integrationen, Umsatzmanagement, Messaging, mobile App, anpassbare Vorlagen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeitdaten, Wartungsupgrades und Feedback nach dem Aufenthalt verfügen. Durch den Einsatz eines Hotel-PMS können Hoteliers das Gästeerlebnis verbessern, den Umsatz maximieren und ihre täglichen Abläufe optimieren.

1. Benutzerfreundliche Oberfläche: Schulen Sie Ihr Personal schnell und reduzieren Sie so die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Die besten PMS-Lösungen von heute sind Selbstbedienungslösungen und helfen dabei, Abläufe zu optimieren, indem sie es Gastgewerbebetrieben ermöglichen, Gäste schneller einzuchecken. Viele moderne Plattformen können sogar von einem Mobilgerät aus über eine mobile App bedient werden.
2. Gäste einchecken/auschecken und Gästereservierungen ändern – Behalten Sie den Überblick über Gästeprofile und verschieben Sie sie nach Bedarf. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reservierungen und verringern die Wahrscheinlichkeit von Überbuchungen.
3. Zentrales Dashboard – Sehen Sie, was passiert, was heute getan werden muss, und überwachen Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen. ;Zeigen Sie Details zur Reservierungsverwaltung in Ihrer PMS-Lösung an.
4. Personalisierte Steuern, Gebühren und Richtlinien – Passen Sie Steuern, Gebühren und Stornierungsrichtlinien in der Kombination an, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Halten Sie die örtlichen Steuermeldepflichten und -vorschriften ein.
6. Gästekommunikation – Verbessern Sie das Gästeerlebnis mit automatisierter Kommunikation vor und nach dem Aufenthalt.
7. Berichtssuite - Erstellen Sie detaillierte Produktions- und Finanzberichte, um den Geschäftsbetrieb zu verbessern. Hilft Immobilienverwaltern, Buchungskanäle zu verstehen.
8. Zahlungsabwicklung – Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen unter Einhaltung lokaler und globaler gesetzlicher Standards entgegenzunehmen.
9. Cloudbasiertes PMS: Eine PMS-Softwarelösung, die in der Cloud gehostet wird, um Fernzugriff und Flexibilität bei der Verwaltung zu ermöglichen.
10. Rezeption und Check-in: Eine Funktion, die den Check-in-Prozess optimiert und dem Rezeptionspersonal eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verwaltung des täglichen Hotelbetriebs bietet.
11. Channel-Manager und Vertriebskanäle: Ein Tool, das sich in mehrere Buchungskanäle wie OTAs, GDS und die Hotel-Website integrieren lässt, um Auslastung und Umsatz zu maximieren.
12. Preis- und Umsatzmanagementsystem: Eine Funktion, die die Preis- und Bestandsverwaltung automatisiert, um Umsatz und RevPAR zu optimieren.
13. Gästeerlebnis und Upselling: Eine Funktion, die Messaging und die Integration mobiler Apps ermöglicht, um Selbstbedienungsoptionen bereitzustellen, Annehmlichkeiten weiterzuverkaufen und das Gästeerlebnis zu personalisieren.

Die Preise für cloudbasierte PMS-Produkte richten sich normalerweise danach, wie viele Zimmer oder Unterkünfte das System nutzen. Viele PMS-Produkte verfügen auf ihrer Website über Rechner, die Ihnen helfen, die zu erwartenden Preise besser einzuschätzen. Beachten Sie, dass einige PMS-Systeme zusätzlich zu den monatlichen Gebühren zusätzliche Gebühren erheben. Diese zusätzlichen Gebühren können prozentuale Provisionen für Direktbuchungen, Implementierungs-/Einrichtungsgebühren, Schnittstellengebühren für die Verbindung mit Systemen von Drittanbietern usw. umfassen.

Ein günstiges PMS beginnt bei etwa 50 USD pro Monat und wird je nach Belegung und/oder Anzahl der Zimmer nach oben skaliert. Die Premiumpreise für ein PMS beginnen bei etwa 200 USD pro Monat für die kleinsten Hotels und werden je nach Belegung und/oder Anzahl der Zimmer nach oben skaliert.

Bei den meisten Cloud-basierten Systemen kann die Implementierung ein bis drei Wochen dauern. Dies hängt davon ab, wie viele Reservierungen importiert werden müssen und wer die Daten importiert (einige PMS bieten Dienste an, die dies für Sie übernehmen), wie viele Unterkünfte und Zimmer Sie haben und welche Anpassungen Sie hinzufügen möchten.

Die Implementierung beginnt normalerweise mit der Einrichtung der Anwendung – dem Einrichten von Zimmern, Zimmertypen, dem Hinzufügen von Preisen und dem Importieren/Hinzufügen bestehender und zukünftiger Reservierungen. Ein Implementierungscoach oder -vertreter kann Sie durch den Einrichtungsprozess begleiten und Ihre Einrichtung überprüfen. Schließlich verbinden Sie Ihre Kanäle oder Ihren Kanalmanager, um Reservierungen entgegenzunehmen. Wenn Sie es richtig machen, gibt es keine Ausfallzeiten zwischen den Systemwechseln. Ein gutes PMS bietet auch Zugriff auf eine Videoschulungsbibliothek und eine Wissensdatenbank zu seinen Funktionen, um neuen Benutzern den Einstieg zu erleichtern.

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert zunächst eine Investition in Zeit, um Ihre Immobilie richtig zu konfigurieren. Diese Investition hat später direkte Auswirkungen auf die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe. Wenn Sie beispielsweise jetzt Ihre Stornierungsrichtlinie einrichten, können Sie diese Richtlinie später durchsetzen.

Woher weiß ich, wann es für mein Hotel an der Zeit ist, auf ein neues Cloud-PMS umzusteigen? Der Kauf eines neuen PMS ist eine Investition in Zeit und Ressourcen; es gibt jedoch erhebliche Opportunitätskosten, die berücksichtigt werden müssen. Das richtige PMS kann das Kundenerlebnis verbessern, indem es Fehler wie Überbuchungen reduziert, die Belegungsraten verbessert, indem es Ihren verfügbaren Bestand mit Ihrer Buchungsmaschine und Ihren Channel-Managern verbindet, und Ihnen helfen, mehr Geld zu verdienen, indem Sie Ihre Preise schnell anpassen können – über alle Ihre Kanäle hinweg basierend auf den Marktbedingungen. Im Durchschnitt freuen sich unsere Kunden über eine durchschnittliche Steigerung der Gewinnspanne um 15 % nach nur drei Monaten. Dies macht die Investition und den Aufwand, die mit der Migration auf ein neues System verbunden sind, mehr als wett.

Dank der ständigen Weiterentwicklung der Hotel-PMS-Technologie (Property Management System) können sich Hoteliers in Zukunft über zahlreiche Neuerungen wie neue Funktionen und Optimierungsmodule freuen, die die Betriebseffizienz drastisch steigern. Das ultimative Ziel ist es, den täglichen Betrieb deutlich zu erleichtern und das Gästeerlebnis zu verbessern.

Daher werden die kommenden Trends im Bereich der Immobilienverwaltungssoftware für Hotels für einen Wandel im Geschäft sorgen und so das Leben der Hoteliers einfacher machen.

Die Trends beziehen sich im Einzelnen auf Folgendes:

1. API-Technologien

API-Technologien beziehen sich auf offene API-Plattformen und den Übergang zur Cloud, der einen einfacheren Zugriff, eine bessere Verbindung mehrerer Module und eine schnellere Datenübertragung ermöglicht.

APIs ermöglichen Hotels die Verwaltung von Echtzeitdaten durch die Integration von Property-Management-Systemen (PMS) mit Customer-Relationship-Management-Tools (CRM) und Drittanbietern. So versorgen Hotels ihre Gäste mit genauen Informationen über Zimmerverfügbarkeit und Preise und vereinfachen die Verwaltung von Reservierungen auf mehreren Plattformen. Darüber hinaus können Gäste durch die Einführung mobiler Apps für einen schnelleren Zugriff auf Hoteldienste einfacher ein- und auschecken.

2. KI und Data Science

Künstliche Intelligenz (KI) und Datenwissenschaft werden die alltäglichen Aufgaben von Hoteliers wie Reservierungen, Check-ins und Check-outs, die Zimmerzuweisung, das Umsatzmanagement, den Gästeservice (Chatbots und E-Concierges) und die Nachfrageprognose weitgehend automatisieren und erleichtern.

Die Stärke der Technologie liegt in fortschrittlichen Algorithmen des maschinellen Lernens, die riesige Datenmengen analysieren und es Computern so ermöglichen, aus Daten zu lernen, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen. Darüber hinaus spielen Chatbots und virtuelle Assistenten in der Hotelbranche eine wichtige Rolle, da sie rund um die Uhr Kundensupport bieten.

3. Smarte Technologien

Intelligente Technologien wie Zimmersteuerungen, IoT-basierte Gesichtserkennung (Internet of Things) und die Implementierung von Sensoren und anderen intelligenten Geräten, die miteinander verbunden sind, sind eine untrennbare Verbindung zum Hauptbetriebszentrum des Hotels, da sie eine Überwachung und Verwaltung in Echtzeit ermöglichen. So können IoT-basierte Innovationen beispielsweise den Check-in-Prozess erheblich vereinfachen und durch kontaktlosen Zugang zu Zimmern und Annehmlichkeiten für Sicherheit sorgen.

Hinzu kommen die Vorteile des Mobiltelefons, die im Arbeitsalltag der Hoteliers eine zentrale Rolle spielen, denn sie ermöglichen die direkte Kommunikation mit den Gästen und die Buchung von Zimmern mit nur wenigen Klicks. Einfach für die Mitarbeiter und noch einfacher für die Gäste.

Die Zukunft wird Ihnen mit Sicherheit eine viel einfachere Arbeitsweise bescheren, wie diese Technologien beweisen.