Die 10 besten Hotel-Property-Management-Systeme 2025

Ein Property-Management-System (PMS) ist eine Hotelverwaltungssoftware-Suite, mit der Immobilienbesitzer und Mitarbeiter an der Rezeption ihr Geschäft verwalten, indem sie Reservierungen, Online-Buchungsverfügbarkeit, Zahlungen und Berichte an einem zentralen Ort koordinieren.

Das Hotel-PMS optimiert die Abläufe für Rezeptionspersonal und Gästeservice in der Hotellerie. Es ermöglicht das Ein- und Auschecken von Gästen, die Anzeige der Zimmerverfügbarkeit, Anpassungen bestehender Reservierungen und bietet sogar Backoffice-Funktionen (Planung von Housekeeping oder Wartung). Mit einem zentralen System können Hoteliers die wichtigsten Kennzahlen für ihren Betrieb (z. B. durchschnittlicher Tagespreis, Auslastung und RevPAR) besser verwalten und überwachen.

Betriebseffizienz und Kostenkontrolle. Die Hotelverwaltungssoftware (PMS) ist das Rückgrat der Hotellerie. Das PMS verhindert kostspielige Überbuchungen, indem es die Zimmerverfügbarkeit verwaltet, die Zimmerbelegung mit allen angeschlossenen Channel-Managern koordiniert, Zahlungen entgegennimmt und wichtige alltägliche Funktionen wie die Umbuchung von Gästen, die Aktualisierung der Zimmerpreise und die Verwaltung von Housekeeping-Aufgaben übernimmt.

Automatisierung und Intelligenz. Das PMS kann den Geschäftsbetrieb eines Hotels automatisieren und verbessern, indem es Wettbewerbsinformationen liefert, die Preise automatisch an die Verfügbarkeit anpasst und Analyse- und Berichtsfunktionen bereitstellt.

Verbesserung des Gästeerlebnisses. Das PMS verbessert das Gästeerlebnis, indem es Kundenpräferenzen speichert und Mitteilungen vor und nach dem Aufenthalt versendet.

Systemintegration und Erweiterbarkeit. Viele PMS-Systeme lassen sich auch in andere Technologien wie Kassensysteme, Zahlungsabwickler, Hardwarehersteller und Gästeerlebnissoftware integrieren.

Die Leitung eines Hotels ist keine leichte Aufgabe. Dank moderner Technologie können Hoteliers heute auf Hotel-Property-Management-Systeme (PMS) zurückgreifen, um den täglichen Betrieb effizienter und reibungsloser zu gestalten. Ein PMS ist eine Softwarelösung mit zahlreichen Funktionen zur Verwaltung der Rezeption, des Zimmerstatus, von Wartungsanfragen und Finanzberichten.

Egal, ob Sie ein Boutique-Hotel oder ein Portfolio mit mehreren Immobilien betreiben – das richtige PMS vereint alle Ihre Abläufe auf einer einheitlichen Plattform. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Bewertung eines Hotel-PMS achten sollten.

PMS-Funktionen für Rezeption und Reservierungen

🧾 Benutzerfreundliche Oberfläche. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter schnell und reduzieren Sie so die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die besten PMS-Lösungen sind heute Self-Service-Lösungen und tragen zur Optimierung der Abläufe bei, indem sie es Gastronomiebetrieben ermöglichen, Gäste schneller einzuchecken. Viele moderne Plattformen lassen sich sogar mobil über eine App bedienen.

🏁 Check-in/Check-out. Gäste und Änderung von Gästereservierungen – Behalten Sie den Überblick über Gästeprofile und verschieben Sie diese nach Bedarf. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reservierungen und verringern die Wahrscheinlichkeit von Überbuchungen.

📅 Zentrales Dashboard. Sehen Sie, was gerade passiert, was heute erledigt werden muss und überwachen Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen. Details zum Reservierungsmanagement finden Sie in Ihrer PMS-Lösung.

💼 Personalisierte Steuern, Gebühren und Richtlinien. Passen Sie Steuern, Gebühren und Stornierungsrichtlinien in der Kombination an, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

PMS-Funktionen für Gästekommunikation und -erlebnis

💬 Nachrichten und Benachrichtigungen. Ein PMS kann Gästen und Mitarbeitern Nachrichten und Benachrichtigungen anbieten, was dazu beitragen kann, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren.

📧 Gästekommunikation. Verbessern Sie das Gästeerlebnis mit automatisierter Kommunikation vor und nach dem Aufenthalt.

📮 Feedback nach dem Aufenthalt. Ein PMS kann Hoteliers dabei helfen, Gästefeedback nach dem Checkout zu sammeln und zu verwalten, was für die Verbesserung der Servicequalität und das Reputationsmanagement wertvoll ist.

⭐ Gästeerlebnis und Upselling. Eine Funktion, die Messaging und die Integration mobiler Apps ermöglicht, um Self-Service-Optionen bereitzustellen, Zusatzleistungen anzubieten und das Gästeerlebnis zu personalisieren.

Funktionen des Housekeeping & Maintenance PMS

🔧 Wartungs-Upgrades. Eine Funktion, die es Hoteliers ermöglicht, Wartungsanfragen und Upgrades effizient innerhalb der Plattform zu verwalten, um Zimmerausfallzeiten zu reduzieren und die Gästezufriedenheit zu verbessern.

🧩 Anpassbare Vorlagen. Ein PMS bietet anpassbare Vorlagen für Arbeitsabläufe, Hausverwaltung, Arbeitsaufträge und Finanzberichte. Diese Funktion hilft Immobilienbesitzern, die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

PMS-Funktionen für Umsatz- und Finanzmanagement

📈 Umsatzmanagement. Ein PMS bietet Revenue-Management-Funktionen, die bei der Preisgestaltung und Maximierung der Auslastung helfen. Diese Funktion unterstützt Hoteliers dabei, datenbasierte Entscheidungen zur Umsatzoptimierung zu treffen, was für die Verbesserung der finanziellen Leistung eines Hotels entscheidend sein kann.

📑 Reporting-Suite. Erstellen Sie detaillierte Produktions- und Finanzberichte zur Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe. Hilft Immobilienverwaltern, Buchungskanäle zu verstehen.

💳 Zahlungsabwicklung. Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen unter Einhaltung lokaler und globaler gesetzlicher Standards entgegenzunehmen.

📜 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Halten Sie die lokalen Steuermeldepflichten und -vorschriften ein.

Integrationen und Verteilung PMS-Funktionen

🔗 Integrationen. Ein PMS kann mit anderen Systemen wie Channel-Managern, Buchungsmaschinen und Zahlungsgateways integriert werden. Diese Integration kann die Verwaltung von Vertriebskanälen, Online-Zahlungen und Direktbuchungen erleichtern, was für die Umsatzmaximierung entscheidend sein kann.

🌐 Channel Manager und Vertriebskanäle. Ein Tool, das sich in mehrere Buchungskanäle wie OTAs, GDS und die Hotelwebsite integrieren lässt, um Auslastung und Umsatz zu maximieren.

Mobilitäts- und Echtzeitmanagement- PMS-Funktionen

📱 Mobile App. Auch eine mobile App ist ein wertvolles Feature eines Hotel-PMS. Mit einer mobilen App können Mitarbeiter den täglichen Betrieb über ihr Smartphone verwalten, was ihnen hilft, effizienter zu arbeiten und in Echtzeit auf die Bedürfnisse der Gäste zu reagieren.

⚙️ Automatisierung. Ein PMS kann viele tägliche Abläufe wie Check-in, Check-out und Zahlungsabwicklung automatisieren. Diese Funktion spart Zeit und reduziert Fehler, was für ein hervorragendes Gästeerlebnis entscheidend sein kann.

🧠 Benutzerfreundlichkeit und Interaktivität. Ein PMS sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche und benutzerfreundliche Funktionen verfügen, die den Mitarbeitern helfen, die Software schnell zu erlernen und die Lernkurve zu verkürzen.

📊 Echtzeitdaten. Ein PMS sollte Echtzeitdaten zu Zimmerstatus, Belegung und Finanzkennzahlen liefern. Diese Funktion kann Hoteliers helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit auf Änderungen zu reagieren.

☁️ Cloudbasiertes PMS. Eine PMS-Softwarelösung, die in der Cloud gehostet wird, um Fernzugriff und Flexibilität bei der Verwaltung zu ermöglichen.

🛎️ Rezeption und Check-in. Eine Funktion, die den Check-in-Prozess optimiert und dem Rezeptionspersonal eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verwaltung des täglichen Hotelbetriebs bietet.

Das Property-Management-System (PMS) Ihres Hotels ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung des täglichen Betriebs in der Hotellerie. Eine Hotel-PMS-Softwarelösung sollte über wichtige Funktionen wie Automatisierung, Integrationen, Revenue Management, Messaging, eine mobile App, anpassbare Vorlagen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeitdaten, Wartungs-Upgrades und Feedback nach dem Aufenthalt verfügen. Mit einem Hotel-PMS können Hoteliers das Gästeerlebnis verbessern, den Umsatz maximieren und ihre täglichen Abläufe optimieren.

Arten von Hotel-PMS:

In Hotels werden verschiedene Arten von Property-Management-Systemen (PMS) eingesetzt, die über wichtige Funktionen, Funktionalitäten und Vorteile verfügen. Deren Verständnis ist entscheidend für die Wahl der richtigen Technologie zur effektiven Steuerung des Hotelbetriebs und der Gästezufriedenheit. Hier sind zwei Haupttypen von Hotel-PMS:

• On-Premise Hotel PMS: Es wird auf Servern im Hotel installiert und ist auf jedem Computer verfügbar, von dem aus Hoteliers auf das PMS zugreifen können. Es bietet die Sicherheit der vor Ort gespeicherten Daten, die Wartung und Sicherheit obliegt jedoch dem Hotel. Um die Funktionalität aufrechtzuerhalten, sind laufende Wartung und technischer Support durch das IT-Team des Hotels erforderlich.

• Cloudbasiertes Hotel-PMS: Ein cloudbasiertes PMS vereinfacht alle täglichen Aufgaben, da Hotelmitarbeiter von überall mit Internetzugang auf das System zugreifen können und die Daten somit stets aktuell sind. Der Vorteil: Die Wartungskosten sind gering.

Die Preise für cloudbasierte PMS-Produkte richten sich in der Regel nach der Anzahl der Zimmer oder Immobilien, die das System nutzen. Viele PMS-Anbieter bieten auf ihren Websites Rechner an, mit denen Sie Ihre monatlichen oder jährlichen Kosten ermitteln können. Beachten Sie, dass für einige Systeme zusätzlich zum monatlichen Abonnement zusätzliche Gebühren anfallen können.

Übliche Zusatzgebühren

PMS-Preisspannen

Hinweis: Die Einstiegspreise gelten in der Regel für kleine Unterkünfte mit einfacher Nutzung. Die durchschnittlichen monatlichen Preise variieren je nach Funktionsumfang, Zimmeranzahl, Buchungsvolumen und Drittanbieterintegrationen.

Zeitplan und Prozess der Implementierung

Bei den meisten Cloud-basierten Systemen dauert die Implementierung etwa 1 bis 3 Wochen. Dies hängt von mehreren Schlüsselfaktoren ab: der Anzahl der zu importierenden Reservierungen und davon, ob Ihr Team oder der Anbieter den Import übernimmt; der Anzahl der Zimmer und Unterkünfte, die Sie konfigurieren müssen; und allen Anpassungen, die für Ihre Abläufe oder Arbeitsabläufe erforderlich sind.

Typische Implementierungsschritte

Die meisten hochwertigen PMS-Plattformen bieten außerdem Zugriff auf eine Bibliothek mit Videoschulungen und eine durchsuchbare Wissensdatenbank, um die Einarbeitung und die Eingliederung neuer Mitarbeiter zu unterstützen.

Warum die Einrichtung wichtig ist

„Eine erfolgreiche Implementierung erfordert zunächst eine gewisse Zeitinvestition, um Ihre Immobilie richtig zu konfigurieren – diese Einrichtung hat jedoch direkte Auswirkungen auf die langfristige Betriebseffizienz.“

Wann Sie den Wechsel zu einem neuen PMS in Betracht ziehen sollten

Die Anschaffung eines neuen PMS ist eine Investition von Zeit und Ressourcen, doch die Opportunitätskosten eines veralteten Systems können erheblich sein. Ein modernes PMS kann das Gästeerlebnis verbessern, indem es manuelle Fehler (wie Überbuchungen) reduziert, die Auslastung durch die Anbindung Ihres Bestands an Ihre Buchungsmaschine und Channel-Manager steigert und die Rentabilität durch dynamische Preisanpassungen über alle Kanäle hinweg basierend auf den Marktbedingungen erhöht.

Auswirkungen in der Praxis: Hotels, die auf ein modernes Cloud-PMS umsteigen, berichten von einer durchschnittlichen Steigerung ihrer Gewinnspanne um 15 % innerhalb von drei Monaten – mehr als die Kosten und den Aufwand der Migration decken.

Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Hotel-PMS-Technologie (Property Management System) können sich Hoteliers künftig über zahlreiche Innovationen freuen, wie beispielsweise neue Funktionen und Optimierungsmodule, die die Betriebseffizienz drastisch steigern. Ziel ist es, den täglichen Betrieb deutlich zu vereinfachen und das Gästeerlebnis zu verbessern.

Daher werden die kommenden Trends im Bereich der Immobilienverwaltungssoftware für Hotels die Geschäftslage verändern und es Hoteliers somit leichter machen.

🔗 Der Aufstieg API-gestützter Ökosysteme

API-Technologien beziehen sich auf offene API-Plattformen und den Übergang zur Cloud, was einen einfacheren Zugriff, eine bessere Verbindung mehrerer Module und eine schnellere Datenübertragung ermöglicht.

APIs ermöglichen Hotels die Verwaltung von Echtzeitdaten durch die Integration von Property-Management-Systemen (PMS) mit Customer-Relationship-Management-Tools (CRM) und Drittanbietern. So können Hotels ihren Gästen genaue Informationen über Zimmerverfügbarkeit und Preise bieten und die Verwaltung von Reservierungen auf mehreren Plattformen vereinfachen.

Darüber hinaus ermöglichen mobile Apps für einen schnelleren Zugriff auf Hotelservices den Gästen einen einfacheren Check-in- und Check-out-Prozess. Das könnte sich für Ihr Hotel positiv auswirken …

1. Dynamische Personalisierung während der gesamten Gästereise. PMS-Integrationen mit CRM-, Upselling- und Gästefeedback-Tools ermöglichen eine Personalisierung in Echtzeit – das Angebot spezifischer Zimmer-Upgrades oder Annehmlichkeiten basierend auf der Treuestufe, den Vorlieben und dem Verhalten eines Gastes in Echtzeit.

2. Einheitliche Kommandozentralen für Marken mit mehreren Hotels. Anstatt zwischen isolierten Systemen wechseln zu müssen, verwalten Hoteliers Buchungen, Umsätze, Gästenachrichten und Inventar über mehrere Hotels hinweg über eine zentrale Schnittstelle, die durch vernetzte APIs unterstützt wird.

3. Selbstkonfigurierende Technologie-Stacks. Hotels können neue Tools von Drittanbietern (z. B. POS-, Housekeeping- und Wellness-Buchungs-Apps) ohne langwierige Onboarding- oder Entwicklungszyklen per Plug-and-Play integrieren und relevante Daten automatisch und in Echtzeit mit dem PMS synchronisieren.

🤖 Intelligente Abläufe durch KI und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) und Datenwissenschaft werden die alltäglichen Aufgaben von Hoteliers, wie etwa Reservierungen, Check-ins und Check-outs, Zimmerzuweisung, Umsatzmanagement, Gästeservice (Chatbots und E-Concierges) und Nachfrageprognosen, weitgehend automatisieren und erleichtern.

Die Stärke dieser Technologie liegt in fortschrittlichen Algorithmen des maschinellen Lernens, die riesige Datenmengen analysieren und es Computern ermöglichen, aus Daten zu lernen, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen. Darüber hinaus spielen Chatbots und virtuelle Assistenten in der Hotelbranche eine wichtige Rolle, da sie rund um die Uhr Kundensupport bieten. Hier erfahren Sie, was das für Ihr Hotel bedeuten könnte...

1. Autonomes Umsatzmanagement. PMS analysieren kontinuierlich Nachfragesignale, die Preise der Konkurrenz, Veranstaltungen und das Wetter, um die Preise dynamisch anzupassen – ohne menschliches Zutun – und gleichzeitig die Übereinstimmung mit den Geschäftszielen sicherzustellen.

2. Vorausschauende Personalplanung. Das PMS prognostiziert Belegungstrends und erstellt automatisch optimierte Personalpläne für Housekeeping, Rezeption und Gastronomie, basierend auf dem prognostizierten Gästeverhalten.

3. Proaktive Orchestrierung des Gästeservices. KI erkennt Serviceprobleme, bevor sie auftreten (z. B. verspäteter Check-in, verspätete Zimmerreinigung, nicht passende Zimmertypen) und löst Workflows aus, um das Personal zu benachrichtigen, Gäste zu entschädigen oder Aufgaben neu zuzuweisen – alles automatisch.

🏠 Intelligente Umgebungen, die in Echtzeit reagieren

Intelligente Technologien wie Zimmersteuerungen, IoT-basierte (Internet of Things) Gesichtserkennung und die Implementierung von Sensoren und anderen intelligenten Geräten, die miteinander verbunden sind, sind eine untrennbare Verbindung zur Hauptbetriebszentrale des Hotels, da sie eine Überwachung und Verwaltung in Echtzeit ermöglichen.

IoT-basierte Innovationen können beispielsweise den Check-in-Prozess erheblich vereinfachen und durch kontaktlosen Zugang zu Zimmern und Annehmlichkeiten für Sicherheit sorgen.

Hinzu kommen die Vorteile von Mobiltelefonen, die im Arbeitsalltag von Hoteliers eine wichtige Rolle spielen: Sie ermöglichen die direkte Kommunikation mit Gästen und die Buchung von Reservierungen mit nur wenigen Klicks. Einfach für Mitarbeiter und noch einfacher für Gäste. Hier erfahren Sie, was das für Ihr Hotel bedeuten könnte …

1. Sensorgesteuerte Housekeeping-Automatisierung . Bewegungs- oder Türsensoren benachrichtigen das PMS, wenn Zimmer frei sind, und weisen Housekeeping-Aufgaben automatisch neu zu, basierend auf der Echtzeitbelegung – nicht auf statischen Zeitplänen.

2. Kontaktlose intelligente Zimmersteuerung . Gäste können Beleuchtung, Temperatur, Fernseher und Zimmerservice direkt über ein Mobilgerät oder einen Sprachassistenten einstellen, wobei das PMS Präferenzen erfasst und Upselling-Angebote auslöst.

3. Verhaltenskartierung vor Ort . Mithilfe von Gesichtserkennung und Tracking über mobile Apps (mit Einwilligung) kann das PMS individuelle Angebote während des Aufenthalts unterbreiten, je nachdem, wohin sich der Gast aufhält – beispielsweise ein Spa-Angebot nach einem Fitnessstudiobesuch oder den Vorschlag eines späten Check-outs bei geringer Auslastung.