Thon Hotels é pioneiro na adoção “big bang” do Oracle OPERA Cloud PMS

Em 8 de abril de 2024, hóspedes de quase 100 propriedades da Thon Hotels na Noruega, Suécia, Dinamarca, Bélgica e Holanda notaram algo especial acontecendo. Balões enchiam os saguões. Funcionários de algumas propriedades distribuíam biscoitos ou bolos em forma de nuvens; outros serviam champanhe para brindes.

Eles estavam comemorando o ápice de um projeto pioneiro de migração para a nuvem que pode se tornar um modelo para o setor de hospitalidade.

A Oracle ficou tão impressionada com o que Thon chama de implementação "big bang" dos aplicativos Oracle OPERA Cloud Property Management — em 96 propriedades em um período de 31 horas — que a Oracle agora recomenda uma estratégia de migração semelhante para seus outros clientes hoteleiros.

“Nunca antes outra rede hoteleira adotou uma abordagem como a da Thon e fez isso de forma tão perfeita, tudo em uma noite, em tantas propriedades”, diz Eva Lund, diretora sênior de gerenciamento de programas da Oracle Hospitality.

O projeto liderado pelo cliente criou um manual sobre como os hotéis “podem acelerar sua transição para a nuvem em vez de arrastá-la por muitos meses”, diz Lund.

Antes do big bang

Quando a Thon decidiu mover seu PMS para fora do data center, a Oracle Consulting recomendou que ela adotasse a abordagem padrão em fases para a transição do conjunto de aplicativos Oracle OPERA 5 local para o OPERA Cloud. Mas a Thon pensou que uma migração completa atenderia melhor às suas necessidades.

O hoteleiro sediado em Oslo, Noruega, queria evitar uma implementação prolongada de propriedade por propriedade, questão por questão. Ele não queria executar simultaneamente dois bancos de dados mestres que gerenciavam tarifas, disponibilidade de quartos e o programa de fidelidade da marca, ou ter propriedades diferentes operando em sistemas paralelos.

“Estávamos considerando que, embora [a abordagem big bang] fosse de maior risco, se conseguíssemos executá-la, poderíamos começar a trabalhar imediatamente após a ativação de todos os hotéis”, diz Benjamin Hallerud, da Hallerud Consulting, que auxiliou Thon no projeto. “Estaríamos todos no mesmo barco. A pergunta de uma propriedade seria relevante para todas elas.”

Depois de vender à Oracle a migração rápida de aplicativos sincronizados, a Thon reconheceu que um pré-requisito seria uma preparação intensiva e um comprometimento com comunicações contínuas entre as propriedades, diz Kari Mette Nyhaug, chefe de aplicativos de TIC da Thon.

“Nós centralizamos e padronizamos muito”, diz Nyhaug. “Sem muita padronização na frente, acho que isso teria sido muito mais difícil.”

Cerca de meio ano antes do big bang, Thon formou um grupo de projeto que planejou cada elemento da mudança. Nada foi deixado ao acaso.

O primeiro passo foi criar entusiasmo entre a equipe que usaria o novo sistema. Os funcionários que visitaram um estande na feira da empresa Thon em janeiro de 2024 puderam testar o Oracle OPERA Cloud. A empresa fez vídeos internos destacando a funcionalidade específica para seus hotéis e usou a plataforma Oracle Learning para treinar a equipe antes da implementação.

À medida que o big bang se aproximava, a equipe do projeto informava continuamente a equipe sobre quais recursos do PMS seriam alterados e o que era esperado deles para ajudar a garantir uma migração bem-sucedida para a nuvem.

Não foi difícil ganhar adesão. “Estávamos esperando pela nuvem há vários anos”, diz Anja Syversen-Hjellestad, diretora regional da Thon Hotels. “Depois da COVID, os funcionários estavam muito ansiosos para colocar as mãos no novo sistema.”

O treinamento foi concluído três semanas antes do big bang. Na última semana antes do fechamento do data center da Thon e do PMS baseado em nuvem entrar em operação, todos os hotéis praticaram o registro de suas operações, como check-ins e limpeza, em uma planilha do Excel para as horas, e potencialmente dias, de tempo de inatividade. O grupo do projeto realizou sessões de perguntas e respostas e desenvolveu planilhas de tarefas, listas de verificação e rotinas para cada propriedade, com superusuários atribuídos a todos eles para gerenciar uma transição suave.

O grande dia

Líderes de projeto em centros de comando em Oslo e Bruxelas supervisionaram a migração enquanto ela reverberava pelo norte da Europa. O big bang começou com cinco propriedades mudando para o Oracle OPERA Cloud e, em seguida, testando cuidadosamente funcionalidades críticas, como interfaces e transações de cartão de crédito. Depois disso, hotéis próprios e franqueados se alinharam em grupos designados de 10, com um deles tendo sua vez de entrar no ar no novo PMS a cada cinco minutos. Embora essas propriedades estivessem geograficamente dispersas, todas sentiam que estavam juntas, diz Nyhaug.

Como parte do plano de comunicações, hotéis na Noruega, Suécia, Bélgica e Holanda — aqueles esperando na fila, aqueles se preparando ativamente para entrar no ar e aqueles comemorando a conclusão — compartilharam seu progresso uns com os outros ao longo do dia. Eles postaram fotos e vídeos em canais internos mostrando a equipe primeiro usando o novo sistema e depois comemorando com os hóspedes.

Depois do big bang

A Thon Hotels fechou cerca de 2.000 usuários finais do Oracle OPERA 5 na manhã de 8 de abril. No dia seguinte, os funcionários efetuaram login e começaram a operar no Oracle OPERA Cloud.

“A maior mudança é que o ritmo é muito mais rápido agora com o OPERA Cloud”, diz Nyhaug. “Temos mais atualizações e conseguimos implementar novas funcionalidades mais rapidamente, que é o que queríamos.”

A Thon também está começando a aproveitar a Oracle Hospitality Integration Platform, uma coleção de APIs abertas exclusivas do OPERA Cloud que permite que os hotéis integrem perfeitamente outros aplicativos Oracle e de terceiros.

Normalmente, a Oracle recomenda aos seus clientes como implementar seus aplicativos de nuvem mais recentes. Mas, no caso da migração da Thon, ela está desenvolvendo uma metodologia em conjunto com um cliente e compartilhando esse conhecimento com outros.

“Foi a Thon que insistiu nesse big bang. Nunca tínhamos feito isso antes”, diz Lund, da Oracle, acrescentando que o grande número de hotéis Thon foi a principal razão pela qual a Oracle nem sequer apresentou a opção de migrá-los todos de uma vez em sua primeira reunião.

“Agora, essa é a opção de entrega padrão para nós”, ela diz. “É a primeira coisa que apresentamos ao nosso cliente. E se não, perguntamos o porquê.”