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十大最佳酒店 RFP 和提案管理软件工具

Jordan Hollander

| 最近更新时间八月 06, 2024

20 产品审查

311 接受调查的酒店经营者

供应商候选名单

主要优势

功能清单

定价估算

问题和答案

我们调查了超过 30 个国家的 311 家酒店经营者，以了解哪些是最好的 RFP 和提案管理软件供应商，以及您需要了解的所有信息，以便为您的酒店购买合适的 RFP 和提案管理软件（包括我们的2025 RFP 和提案管理软件指南）。我们还汇总了关键决策标准数据，包括集成可用性、合作伙伴生态系统、专家建议等（了解有关HTR 排名方法的更多信息）。

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好处

酒店提案管理软件有哪些好处？

消除猜测：不要再将您的提案送入黑洞。使用提案管理软件，您可以跟踪正在发生的事情，了解您的潜在客户尚未接受您的提案的原因并进行跟进。

增加收入：提案管理软件可帮助酒店更快地达成更多交易。在竞争激烈的 B2B 住宿行业中，企业需要快速做出决策，而冗长的提案制作可能会毁掉交易。

让您的酒店与众不同：大多数酒店销售代表要花费数小时处理冗长的电子邮件请求，这不仅浪费时间，还会让买家感到沮丧。提案管理软件有助于加快这一过程，并减轻提案者的压力，为他们提供所需的所有信息，让他们能够快速透明地做出决定。

简化工作流程：提案管理软件可让您的团队轻松起草、修改和发送提案，并大幅减少繁琐的工作。这样可以腾出时间来建立客户关系、开发新客户，或者对于财务资源较少的酒店来说，这让他们能够精简销售部门。

增加每个团体的收入：通过确认的预订和提案管理软件，追加销售可以带来高利润的增量收入，并且可以轻松地以非常清晰透明的方式追加销售餐饮服务、水疗设施和会议空间。

透明度：俗话说“如果你无法衡量，就无法解决问题”——借助提案管理软件，管理层可以实时查看销售渠道并深入研究具体提案，以建立销售代表之间的责任制或团队合作制度。更高的透明度可带来更高的销售额和更少的提案被放弃。

特征

选择提案管理软件解决方案时要寻找的关键功能

-报告仪表板：使您的销售团队或总经理能够快速查看高级渠道和预订的团体业务，然后深入了解单个交易，以了解您的团队可以改进其策略或产品的领域。

-实时预订：提案软件应与核心预订系统集成，以方便实时预订，并在付款后立即预留客房、会议空间和其他固定库存。

-电子签名：传真机和 PDF 电子邮件线程的时代已经一去不复返。提供电子签名可以为您的潜在客户提供便利和速度，而不是在他们面前设置障碍，浪费他们繁忙日程中的宝贵时间。

-安全的数字支付：在网络犯罪猖獗的时代，通过电话、电子邮件或传真获取支付信息已不再被接受。应利用安全加密的支付处理器来确保客户信息永远不会被泄露。

-现代图形用户界面： 2000 年代初期至中期是互联网消费化的时代，而在过去 5-10 年里，即使是传统企业也开始意识到 B2B 买家只是 9-5 点的消费者。为这些买家提供易于使用且美观的界面对于建立信任和达成交易至关重要。

-后续通知：酒店销售团队非常忙碌，肩负重任。根据交易阶段设置可操作的通知，确保他们始终掌握交易动态。这将节省他们的时间，并帮助他们确定日常工作的优先顺序。

-快速网络提案：通过将各种辅助设备和模块化元素纳入交易中，快速起草销售提案并发送给您的潜在客户。

价钱

我应该为哪些典型的定价模型和范围做预算？

-实施费用。除非您需要自定义集成，否则根本不应该有任何实施成本。

-月度订阅。提案软件的价格应为每位用户每月 70-75 美元。连锁酒店和大型集团可以预期，随着谈判达成更大的交易，每位用户的价格会有所下降。

执行

典型的实施时间表和流程是什么样的？

每家酒店约 3 小时。客户成功团队将首先与酒店项目负责人会面，探讨如何最好地将新系统推广并实施到当前的工作流程和流程中。接下来，他们将为您设置一些基本的帐户详细信息，并帮助您创建提案基础，例如您的产品和提案模板。帐户准备就绪后，通常会与您的更广泛的团队进行小组培训，让每个人都快速上手。

常见问题

酒店经营者也询问

购买时要关注的酒店 RFP 软件 KPI

- 每个提案的时间。跟踪完成从买方请求到您的销售团队响应和完成交易所需的提案的每个步骤所需的平均时间。在实施软件之前和之后跟踪涉及多少来回消息，以确定产生了多少效率。 - 每笔交易的收入。跟踪每笔交易的收入，甚至细化到了解已售出的会议空间数量、餐饮套餐等，以了解新解决方案对于追加销售和增加 AOV（平均订单价值）的有效性。

酒店 RFP 和提案的最新趋势是什么？

- 客人要求透明度和可持续性。这不是什么秘密：应对气候变化正变得越来越重要，许多人希望对他们的日常选择产生积极影响。因此，您可能会开始更频繁地收到上述问题的某个版本（如果您还没有的话）。这是一件好事，因为这是展示您的绿色倡议和促进您的业务的强大机会。让我们看看您的 RPF 流程如何发挥作用并帮助您赢得更多具有气候意识的客户。 - 追加销售不仅适用于酒店客房。当您听到“追加销售”时，首先想到的可能是付费房间升级。但是你有没有想过向上推销你的活动嘉宾？虽然在接待处追加销售可能是最常见的，但活动部门也有许多（通常未开发的）机会。现在你可能会想：这会不会太卖相了，会惹恼我的客人？如果你做得对，就不会。您不必用咄咄逼人的推销来骗取客人的钱。相反，您可以使用追加销售将他们的活动体验提升到一个新的水平，提供他们从未想过要求的额外服务和定制选项。 - 交互式和移动友好的建议。这是一个要记住的硬道理：您的客人很忙，不会花很多时间积极阅读您的提案。让他们参与的最好方法是让你的提案简短、简洁和互动。允许读者自行调整某些元素，例如参加人数、可选插件或菜单选择。出于多种原因，这可以提高您的转化率。首先，它减少了来回沟通，使提案审查过程更快、更顺畅。其次，客户觉得他们可以更好地控制规划过程，因为他们可以调整提案以满足他们的需求。最后，这种方法可以让您提供各种有吸引力的附加组件。它们既可以为您的客人的体验增加价值，又可以增加您的收入。- 客人要求透明度和可持续性。这不是什么秘密：应对气候变化正变得越来越重要，许多人希望对他们的日常选择产生积极影响。因此，您可能会开始更频繁地收到上述问题的某个版本（如果您还没有的话）。这是一件好事，因为它是展示您的绿色倡议和促进您的业务的强大机会。让我们看看您的 RPF 流程如何发挥作用，并帮助您赢得更多关注气候的客户。 - 追加销售不仅适用于酒店客房。当您听到“追加销售”时，首先想到的可能是付费房间升级。但是你有没有想过向上推销你的活动嘉宾？虽然在接待处追加销售可能是最常见的，但活动部门也有许多（通常未开发的）机会。现在你可能会想：这会不会太卖相了，会惹恼我的客人？如果你做得对，就不会。您不必用咄咄逼人的推销来骗取客人的钱。相反，您可以使用追加销售将他们的活动体验提升到一个新的水平，提供他们从未想过要求的额外服务和定制选项。 - 交互式和移动友好的建议。这是一个要记住的硬道理：您的客人很忙，不会花很多时间积极阅读您的提案。让他们参与的最好方法是让你的提案简短、简洁和互动。允许读者自行调整某些元素，例如参加人数、可选插件或菜单选择。出于多种原因，这可以提高您的转化率。首先，它减少了来回沟通，使提案审查过程更快、更顺畅。其次，客户觉得他们可以更好地控制规划过程，因为他们可以调整提案以满足他们的需求。最后，这种方法可以让您提供各种有吸引力的附加组件。它们既可以为您的客人的体验增加价值，又可以增加您的收入。

什么是酒店提案管理软件？

在过去的十年里，酒店已经彻底改造了他们的网站和消费者预订体验，以满足现代旅行者的需求并跟上电子商务最佳实践的步伐。令人惊讶的是，尽管对于许多以会议和商务为重点的酒店来说，团体业务通常是最有利可图的，甚至是最大比例的预订，但团体预订流程并没有跟上步伐。提案管理软件利用了消费者已经习惯的相同用户体验最佳实践，并使其转向 B2B（企业对企业）购买。提案管理软件可帮助酒店为旅行经理为其团队预订旅行提供快速、无缝的体验。该软件可以在几秒钟内发送提案，自动追加销售会议室、自动发票收集、电子签名甚至数字支付等空间。在后端，提案管理软件使酒店的销售经理可以轻松快速、精美地发送提案，然后快速搜索、修改和分析历史或待定提案，以节省时间并赚更多钱。当潜在客户参与酒店等活动场所以提供空间报价时，就会出现酒店业的提案请求。 RFP 流程旨在简化为卖家（酒店）和买家（活动策划者）寻找新业务的耗时过程。 RFP 通常与团体商务旅行或公司活动有关。酒店 RFP 流程通常涉及会议策划者向酒店集团发送标准化信息，例如活动空间、活动日期、联系信息、公司名称、预算等要求。酒店 RFP 软件旨在简化该流程，使酒店能够快速、轻松且越来越自动化地提供即时可预订的报价。酒店经营者越来越多地通过管理工具将收到的 RFP 自动化，而 RFP 软件是解决将业务流失给响应速度更快的竞争对手问题的核心。在过去的十年里，酒店已经彻底改造了他们的网站和消费者预订体验，以满足现代旅行者的需求并跟上电子商务最佳实践的步伐。令人惊讶的是，尽管对于许多以会议和商务为重点的酒店来说，团体业务通常是最有利可图的，甚至是最大比例的预订，但团体预订流程并没有跟上步伐。提案管理软件利用了消费者已经习惯的相同用户体验最佳实践，并使其转向 B2B（企业对企业）购买。提案管理软件可帮助酒店为旅行经理为其团队预订旅行提供快速、无缝的体验。该软件可以在几秒钟内发送提案，自动追加销售会议室、自动发票收集、电子签名甚至数字支付等空间。在后端，提案管理软件使酒店的销售经理可以轻松快速、精美地发送提案，然后快速搜索、修改和分析历史或待定提案，以节省时间并赚更多钱。当潜在客户参与酒店等活动场所以提供空间报价时，就会出现酒店业的提案请求。 RFP 流程旨在简化为卖家（酒店）和买家（活动策划者）寻找新业务的耗时过程。 RFP 通常与团体商务旅行或公司活动有关。酒店 RFP 流程通常涉及会议策划者向酒店集团发送标准化信息，例如活动空间、活动日期、联系信息、公司名称、预算等要求。酒店 RFP 软件旨在简化该流程，使酒店能够快速、轻松且越来越自动化地提供即时可预订的报价。酒店经营者越来越多地通过管理工具将收到的 RFP 自动化，而 RFP 软件是解决将业务流失给响应速度更快的竞争对手问题的核心。

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