1. Die Überbestands-Unterbestands-Falle: Geldverlust auf beiden Seiten

Zu viel? Sie verschwenden Geld. Zu wenig? Ihnen entgehen Einnahmen.

Eine schlechte Bestandsübersicht führt zu zwei bekannten Ergebnissen:

• Überbestände : Überbestände belasten das Budget, verstopfen Lagerbereiche und führen dazu, dass verderbliche Waren (wie Minibar-Artikel oder Annehmlichkeiten) verfallen, bevor sie verwendet werden. Das sind versunkene Kosten.

• Unterbestände : Wichtige Artikel – Kinderbetten, Toilettenartikel, Wartungsteile – gehen aus. Und plötzlich müssen Sie Last-Minute-Bestellungen zu Premiumpreisen aufgeben oder Ihren Gästen mitteilen: „Tut uns leid, wir haben keine mehr.“

Beides ist nicht nachhaltig.

Das eigentliche Problem: Die meisten Hotels verlassen sich immer noch auf fragmentierte Systeme – oder schlimmer noch, auf manuelles Tracking –, die keine Echtzeitdaten über alle Abteilungen oder Hotels hinweg liefern.

Die Lösung: Nachfrageorientiertes Tracking. Unternehmen, die Tools zur prädiktiven Bestandsaufnahme nutzen, können ihre Bestellungen optimal dimensionieren und so das ständige Hin und Her zwischen Verschwendung und Panikkäufen vermeiden.

2. Die versteckten Kosten fehlender Lagerbestände

Wenn man nicht weiß, was man hat, bestellt man immer wieder Dinge nach, für die man bereits bezahlt hat.

In vielen Hotels geht Inventar verloren, ohne das Gebäude jemals zu verlassen. Nicht erfasste Bettwäsche, verlegte Veranstaltungsausstattung oder verschwundene Poolartikel belasten das Budget.

Dies geschieht aus folgenden Gründen:

• Der Bestand wird nicht richtig zugewiesen oder protokolliert

• Es gibt keine gemeinsame Sichtbarkeit zwischen den Teams

• Es besteht keine Haftung für verloren gegangene Gegenstände

Fazit: Sie verlieren echtes Geld – nicht nur für physische Güter, sondern auch für die Arbeit, die Sie mit der Suche danach verbringen.

Strategischer Schritt: Implementieren Sie digitale Kennzeichnungs- und zentrale Trackingsysteme, die jedes Inventar protokollieren, egal ob Wäscheset oder Leiter. Es geht nicht um Mikromanagement – ​​es geht darum, zu wissen, was Sie besitzen, wo es sich befindet und wann es Zeit für eine Nachbestellung ist.

3. Zeitdiebstahl: Wie Inventarchaos alles verlangsamt

Möchten Sie wissen, was Ihre Arbeitsproduktivität am meisten beeinträchtigt?

Das Personal ist auf der Suche nach Vorräten. Wartungsarbeiter verschieben Reparaturen, weil Teile fehlen. Das Housekeeping verzögert den Zimmerwechsel, weil die Wagen nicht vollständig gefüllt sind.

Wenn Teams nicht wissen, was auf Lager ist – oder wo sie es finden –, geraten Ihre Arbeitsabläufe ins Stocken. Blockierte Arbeitsabläufe führen zu verspäteten Check-ins, verpassten SLAs und längeren Wartezeiten für Gäste.

Was funktioniert: Synchronisieren Sie den Lagerbestandszugriff mit der Aufgabenverwaltung. Wenn die zuständigen Mitarbeiter den Lagerbestand in Echtzeit prüfen können (ohne Telefongespräche oder den Gang ins Backoffice), läuft alles schneller.

4. Compliance-Risiken, die Sie nicht ignorieren können

Eine schlechte Bestandsverwaltung schadet nicht nur den Gewinnen, sondern kann auch zu Problemen mit den Aufsichtsbehörden führen.

Denken:

• Erste-Hilfe-Sets, die nicht aufgefüllt werden

• Abgelaufene oder nicht erfasste Sicherheitsausrüstung

• Unvollständige Wartungsprotokolle während eines Audits

Hotels, die die Sicherheitskontrollen nicht bestehen, müssen mit Geldstrafen, Versicherungserhöhungen oder – noch schlimmer – einem Rufschaden rechnen.

Intelligente Betreiber verknüpfen die Bestandsverfolgung mit geplanten Inspektionen und digitalen Checklisten. So wird nichts übersehen – und Sie haben stets einen Nachweis für die Aufsichtsbehörden.

5. Ihr Ruf ist nur so gut wie Ihr Inventarisierungsprozess

Sie könnten das beste Personal der Welt haben, aber wenn es ihnen an den Werkzeugen oder Materialien fehlt, um die Arbeit zu erledigen, werden Ihre Gäste das bemerken.

Keine Toilettenartikel.
Handtücher wurden 40 Minuten zu spät geliefert.
Die Zimmerwartung wurde aufgrund einer „Teileverzögerung“ verschoben.

Diese Momente führen zu schlechten Bewertungen – und schlimmer noch, zur Abwanderung der Gäste.

Gäste geben nicht Ihrer Inventarsoftware die Schuld. Sie geben Ihrer Marke die Schuld.

Proaktive Lösung: Behandeln Sie Inventar als Service-Enabler, nicht als lästige Nebenaufgabe. Wenn Lagerbestände direkt mit Serviceanfragen, Aufgaben-Workflows und PMS-Daten verknüpft sind, können Teams schneller liefern – und Gäste bekommen, was sie brauchen, ohne zweimal nachfragen zu müssen.

Nehmen Sie das ernst – bevor es Sie mehr kostet

Das Inventar fühlt sich nicht wie ein Umsatzzentrum an. Aber eine schlechte Verwaltung schmälert Ihre Margen deutlich.

Hotels, die ihre Bestandsaufnahme von einer Nebensache zu einer datengestützten Disziplin machen, erzielen echte Gewinne in folgenden Bereichen:

• Kostenkontrolle

• Arbeitseffizienz

• Gästezufriedenheit

• Auditbereitschaft

Möchten Sie Ihre Margen niedrig halten, Ihre Teams flexibel und Ihre Bewertungen positiv gestalten?

Beginnen Sie damit, zu verfolgen, was Sie tatsächlich haben.