M3 beneficia a Luminous Hotel Management a través del poder de su solución de contabilidad hotelera mejor calificada
M3 para ofrecer escalabilidad, funcionalidad y facilidad de uso para agilizar los procesos administrativos
Muchos hoteles experimentan problemas administrativos que ejercen presión sobre los equipos de gestión. La solución de contabilidad específica para hotelería adecuada puede ayudar a mitigar muchos problemas, incluida la validación de datos, la entrada manual, los sistemas financieros no integrados y la gestión de efectivo.
Con una cartera de cuatro hoteles y en crecimiento, Luminous Hotel Management (LHM) es una empresa de gestión hotelera de servicio completo con propiedades en Virginia y Virginia Occidental. Actualmente administrando las marcas Wyndham e IHG, LHM es responsable de las estrategias de gestión de activos e ingresos, operaciones, ventas y marketing, contabilidad y finanzas, informes financieros y planificación fiscal para su cartera de hoteles.
Después de más de una década de asociación con M3, LHM decidió implementar una solución de informes y contabilidad diferente en 2021. Sin embargo, luego de la implementación del otro software, Jadhav notó varias ineficiencias. Por ejemplo, el nuevo proveedor de software no podía escalar a medida que la empresa crecía, tenía integraciones limitadas con los sistemas PMS, conciliaciones y gestión de efectivo engorrosas, y no ofrecía informes personalizados.
El método de carga de facturas en el nuevo software requería que LHM escaneara las facturas en el sistema informático antes de cargarlas en el software, que era un paso adicional de lo que ofrecía M3. No solo esto, sino que se podían ingresar facturas para cualquier empresa, lo que causaría confusión ya que existía la posibilidad de que las facturas se enviaran al hotel equivocado y los informes de antigüedad se volverían inexactos.
Además de estas ineficiencias, Jadhav también estaba frustrado con el procesamiento de pagos en la nueva plataforma, específicamente con la emisión manual de cheques. LHM también tenía una necesidad crítica de procesar pagos ACH para agilizar aún más su proceso de Cuentas por pagar, que prácticamente no existía en la solución que habían optado por usar.
"La facilidad de uso, la funcionalidad y la escalabilidad fueron algunos de los grandes obstáculos que estábamos experimentando. A medida que crecíamos y añadíamos más propiedades, necesitábamos reevaluar nuestras necesidades contables", dijo Jadhav.
La solución
Meses después de dejar M3, LHM decidió regresar a M3, la solución de informes y contabilidad n.º 1 en la industria hotelera que atiende a más del 50 % de las principales empresas de gestión hotelera en los EE. UU., según la clasificación de la revista Hotel Business y la revista Hospitality Upgrade.
Actualmente, LHM utiliza Accounting Core, el producto insignia de M3, y e-Pay, una solución de cuentas por pagar de última generación dirigida a los hoteleros.
"Decidir volver a cambiar a Accounting Core de M3 nos ha dado el control y la capacidad de adaptar el software a las necesidades de nuestra empresa. Crear y modificar informes personalizados, ejecutar informes consolidados en cualquier marca o región, escanear facturas rápidamente y hacer referencia fácilmente a esos las facturas nos han ayudado a ser más organizados y agilizados en nuestras prácticas contables diarias. Los informes personalizables tienen una gran utilidad e impacto en las operaciones hoteleras y la planificación fiscal. Además, cada vez que hemos tenido un ticket de soporte, hay una respuesta en 24 horas y un fuerte seguimiento diario, incluidos los fines de semana, dado que las operaciones del hotel son críticas todos los días de la semana".
Una característica beneficiosa que M3 pudo ofrecer a LHM mediante el uso de Accounting Core fue la capacidad de escanear las facturas directamente en la plataforma. Las facturas solo se pueden ingresar para la empresa en la que está trabajando, lo que no genera errores ni confusiones. M3 ayuda a los clientes a mantenerse organizados y crea un proceso simple para que la carga no tenga errores.
La solución e-Pay de M3 ofrece a LHM la capacidad de pagar a los proveedores mediante cheque, pagos ACH o tarjeta de crédito virtual, que obtienen reembolsos, creando una nueva fuente de ingresos mediante el uso de flujo de trabajo electrónico e inteligencia artificial. El proceso es continuo, mejora la automatización y ayuda a eliminar el trabajo manual y el error humano.
Los resultados
A través del regreso de LHM a M3, su equipo pudo tener la facilidad de uso, la funcionalidad y la escalabilidad que deseaban. Su equipo ya no sufre la duplicación de esfuerzos de carga de facturas o la posibilidad de que las facturas se publiquen en el hotel incorrecto, lo que ha resultado en que los informes de antigüedad de LHM ahora sean precisos, lo que les permite tener datos procesables.
?Ya puedo ver un cambio en nuestras operaciones del día a día volviendo a M3; ahí es donde entra el impacto, desde un nivel macro, y cómo operamos. No hay duda de que M3 es más ágil, más eficiente, y está impulsando positivamente nuestros resultados", dijo Fair.
Con e-Pay de M3, LHM ya no desperdicia capital humano cortando cheques, y ya no hay que preocuparse de que los cheques se apliquen a facturas y cuentas incorrectas. Además, con el poder de automatización de pagos de e-Pay, LHM ahora puede eliminar muchos costos de cuentas por pagar, como tarifas bancarias, tóner MICR, sobres y franqueo.
Al asociarse con la mejor solución de informes y contabilidad de la industria, creada para hoteleros por hoteleros, LHM ahora puede ver ahorros de tiempo y mano de obra a través del poder de Accounting Core de M3 junto con e-Pay. Estos recursos ahora se pueden asignar a lo que es importante: los huéspedes del hotel.
