Los 10 mejores sistemas de gestión de propiedades hoteleras de 2025: guía comparativa y ejemplos

Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es un paquete de software de gestión hotelera que los propietarios de propiedades y los trabajadores de recepción utilizan para gestionar su negocio mediante la coordinación de reservas, disponibilidad de reservas en línea, pagos e informes en un lugar central. El PMS de hotel agiliza las operaciones para el personal de recepción y los servicios para huéspedes en un negocio hotelero para registrar la entrada y la salida de los huéspedes, ver la disponibilidad de habitaciones, hacer ajustes a las reservas existentes e incluso puede tener funcionalidad de back office (programar el servicio de limpieza o mantenimiento). Con un sistema central, los hoteleros pueden gestionar y monitorear mejor las métricas clave necesarias para gestionar su negocio (por ejemplo, tarifa diaria promedio, ocupación y RevPAR).

El software de gestión de propiedades o PMS de hotel es la columna vertebral de las operaciones de la industria hotelera; el PMS elimina las costosas reservas excesivas al gestionar la disponibilidad de las habitaciones, se coordina con los administradores de canales conectados para mejorar la ocupación de las habitaciones, acepta pagos y realiza funciones clave del día a día, como transferir huéspedes, actualizar las tarifas de las habitaciones y gestionar las tareas de limpieza. El PMS puede automatizar y mejorar las operaciones comerciales de un hotel al proporcionar inteligencia competitiva, ajustar automáticamente los precios en función de la disponibilidad y proporcionar funciones de análisis e informes. El PMS mejora la experiencia del huésped al recordar las preferencias del cliente y enviar comunicaciones previas y posteriores a la estadía. Muchos sistemas PMS también pueden integrarse con otras tecnologías, como sistemas de punto de venta, procesadores de pagos, fabricantes de hardware y software de experiencia del huésped.

Tipos de PMS de hotel:

Existen ciertos tipos de sistemas de gestión de propiedades (PMS) que se utilizan en hoteles y que tienen características, funcionalidades y ventajas clave. Comprenderlos es fundamental a la hora de considerar la elección correcta de tecnología para ayudar a gestionar eficazmente las operaciones del hotel y la satisfacción de los huéspedes.

Existen dos tipos principales de PMS de hotel:

• PMS de hotel en las instalaciones: se instala en servidores ubicados en el hotel y está disponible en todos los equipos desde los que los hoteleros pueden acceder al PMS. Proporciona la seguridad de los datos que se almacenan en el sitio, pero su mantenimiento y seguridad se atribuyen al hotel. Se requerirá un mantenimiento continuo y soporte técnico del equipo de TI del hotel para mantener la funcionalidad.

• PMS para hoteles basado en la nube: Un PMS basado en la nube simplifica todas las tareas diarias porque el personal del hotel puede acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet, por lo que los datos están siempre actualizados. Lo conveniente es que los costos de mantenimiento son bajos.

Administrar un hotel no es tarea fácil, pero gracias a la tecnología, los hoteleros ahora pueden confiar en los sistemas de gestión de propiedades hoteleras (PMS) para hacer que las operaciones diarias sean más eficientes y agilizadas. Un PMS es una solución de software que ofrece una variedad de funciones para administrar las operaciones de recepción, el estado de las habitaciones, las solicitudes de mantenimiento y los informes financieros de un hotel.

Una de las características más importantes de un PMS de hotel es la automatización. Un PMS puede automatizar muchas operaciones diarias, como el check-in, el check-out y el procesamiento de pagos. Esta característica puede ahorrar tiempo y reducir los errores, lo que puede ser crucial para ofrecer una excelente experiencia al huésped.

Las integraciones son otra característica importante de un PMS de hotel. Un PMS puede integrarse con otros sistemas, como administradores de canales, motores de reservas y pasarelas de pago. Esta integración puede ayudar a gestionar los canales de distribución, los pagos en línea y las reservas directas, lo que puede ser crucial para maximizar los ingresos.

La gestión de ingresos también es una característica fundamental de un PMS de hotel. Un PMS puede ofrecer funciones de gestión de ingresos para ayudar a establecer precios y maximizar la ocupación. Esta función puede ayudar a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos para optimizar los ingresos, lo que puede ser crucial para mejorar el rendimiento financiero de un hotel.

Los mensajes y las notificaciones son otras funciones importantes de un PMS de hotel. Un PMS puede ofrecer mensajes y notificaciones a los huéspedes y al personal, lo que puede ayudar a mejorar la experiencia del huésped y agilizar la comunicación. Una aplicación móvil también es una característica valiosa de un PMS de hotel. Una aplicación móvil puede permitir al personal gestionar las operaciones diarias desde sus teléfonos inteligentes, lo que puede ayudar al personal a trabajar de forma más eficiente y responder a las necesidades de los huéspedes en tiempo real.

Las plantillas personalizables son otra característica clave de un PMS de hotel. Un PMS puede ofrecer plantillas personalizables para flujos de trabajo, gestión de limpieza, órdenes de trabajo e informes financieros. Esta característica puede ayudar a los propietarios de propiedades a adaptar el software a sus necesidades específicas.

La facilidad de uso y la interactividad también son características importantes de un PMS de hotel. Un PMS debe tener una interfaz intuitiva y funciones fáciles de usar que puedan ayudar al personal a aprender a usar el software rápidamente y reducir la curva de aprendizaje.

Los datos en tiempo real son otra característica esencial de un PMS de hotel. Un PMS debe proporcionar datos en tiempo real sobre el estado de las habitaciones, la ocupación y las métricas financieras. Esta característica puede ayudar a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos y responder a los cambios en tiempo real.

En conclusión, un sistema de gestión de propiedades hoteleras (PMS) es una herramienta indispensable para gestionar las operaciones diarias en la industria hotelera. Una solución de software PMS para hoteles debe tener características clave como automatización, integraciones, gestión de ingresos, mensajería, aplicación móvil, plantillas personalizables, interfaz fácil de usar, datos en tiempo real, actualizaciones de mantenimiento y comentarios posteriores a la estadía. Al utilizar un PMS para hoteles, los hoteleros pueden mejorar la experiencia de los huéspedes, maximizar los ingresos y agilizar sus operaciones diarias.

1. Interfaz fácil de usar Capacite a su personal rápidamente y podrá reducir la probabilidad de errores. Las mejores soluciones PMS actuales son de autoservicio y ayudan a agilizar las operaciones al permitir que las empresas hoteleras registren a los huéspedes más rápido. Muchas plataformas modernas incluso se pueden operar desde un dispositivo móvil a través de una aplicación móvil.
2. Realice el check-in y check-out de los huéspedes y modifique sus reservas: realice un seguimiento de los perfiles de los huéspedes y muévalos según sea necesario para mantenerse al tanto de sus reservas y reducir la probabilidad de overbooking.
3. Panel de control central: vea qué está sucediendo, qué debe hacerse hoy y monitoree sus métricas clave. Vea los detalles de gestión de reservas en su solución PMS.
4. Impuestos, tarifas y políticas personalizadas: personalice impuestos, tarifas y políticas de cancelación en la combinación que mejor se adapte a su negocio.
5. Cumplimiento gubernamental: Cumplir con los requisitos y regulaciones de informes fiscales locales.
6. Comunicación con los huéspedes: mejore la experiencia de los huéspedes con comunicaciones automatizadas previas y posteriores a la estadía.
7. Suite de informes: genere informes financieros y de producción detallados para mejorar las operaciones comerciales. Ayuda a los administradores de propiedades a comprender los canales de reserva.
8. Procesamiento de pagos: capacidad de aceptar pagos con tarjeta de crédito de conformidad con los estándares regulatorios locales y globales.
9. PMS basado en la nube: una solución de software PMS que está alojada en la nube para permitir el acceso remoto y flexibilidad en la gestión.
10. Recepción y check-in: una función que agiliza el proceso de check-in y proporciona al personal de recepción una interfaz fácil de usar para gestionar las operaciones diarias del hotel.
11. Gestor de canales y canales de distribución: una herramienta que se integra con múltiples canales de reserva, como OTA, GDS y el sitio web del hotel para maximizar la ocupación y los ingresos.
12. Sistema de gestión de precios e ingresos: una función que automatiza la gestión de precios e inventario para optimizar los ingresos y el RevPAR.
13. Experiencia del huésped y ventas adicionales: una función que permite la integración de mensajería y aplicaciones móviles para brindar opciones de autoservicio, vender servicios adicionales y personalizar la experiencia del huésped.

Los precios de los productos PMS basados ​​en la nube suelen basarse en la cantidad de habitaciones o propiedades que utilizan ese sistema. Muchos productos PMS tienen calculadoras en su sitio web que le ayudarán a comprender mejor qué esperar en cuanto a precios. Tenga en cuenta que algunos sistemas PMS cobrarán tarifas adicionales además de las tarifas mensuales. Estas tarifas adicionales pueden incluir una comisión porcentual sobre reservas directas, tarifas de implementación/configuración, tarifas de interfaz para conectarse a sistemas de terceros, etc.

Un PMS económico comienza en alrededor de $50 por mes y aumenta según la ocupación o la cantidad de habitaciones. El precio premium de un PMS comienza en alrededor de $200 por mes para las propiedades más pequeñas y aumenta según la ocupación o la cantidad de habitaciones.

Para la mayoría de los sistemas basados ​​en la nube, la implementación puede llevar de una a tres semanas dependiendo de: cuántas reservas deben importarse y quién importa los datos (algunos PMS ofrecerán servicios para hacer esto por usted), la cantidad de propiedades y habitaciones que tiene y cualquier personalización que desee agregar.

La implementación generalmente comienza con la configuración de la aplicación: configuración de habitaciones, tipos de habitaciones, adición de tarifas e importación/adición de reservas existentes y futuras. Un entrenador o representante de implementación puede trabajar con usted durante el proceso de configuración y verificar su configuración. Por último, conectará sus canales o administrador de canales para comenzar a aceptar reservas. Si se hace correctamente, no hay tiempo de inactividad entre cambios de sistema. Un buen PMS también brindará acceso a una biblioteca de capacitación en video y una base de conocimiento de sus funciones para ayudar a los nuevos usuarios a comenzar.

Una implementación exitosa requiere una inversión inicial de tiempo para configurar su propiedad correctamente; es una inversión que tiene un impacto directo en la eficiencia de sus operaciones más adelante. Por ejemplo, configurar su política de cancelaciones ahora le permitirá aplicar esa política más adelante.

¿Cómo sé cuándo ha llegado el momento de que mi hotel pase a un nuevo PMS en la nube? La compra de un nuevo PMS es una inversión de tiempo y recursos; sin embargo, hay un coste de oportunidad considerable que debe tenerse en cuenta. El PMS adecuado puede mejorar la experiencia del cliente al reducir errores como las sobreventas, mejorar las tasas de ocupación al conectar el inventario disponible con el motor de reservas y los gestores de canales, y ayudarle a ganar más dinero al permitirle ajustar sus tarifas rápidamente en todos sus canales en función de las condiciones del mercado. En promedio, nuestros clientes disfrutan de un aumento del margen de beneficio medio del 15 % después de tan solo tres meses. Esto compensa con creces la inversión y el esfuerzo que supone migrar a un nuevo sistema.

Gracias al constante desarrollo de la tecnología de los PMS (Property Management System) hoteleros podrán disfrutar en el futuro de numerosas innovaciones, como nuevas funciones y módulos de optimización, que aumentan drásticamente la eficiencia operativa. El objetivo final es facilitar significativamente las operaciones diarias y mejorar la experiencia del huésped.

Por lo tanto, las próximas tendencias en software de gestión de propiedades para hoteles cambiarán el rumbo de los negocios y, por lo tanto, facilitarán las cosas para los hoteleros.

Las tendencias se refieren específicamente a lo siguiente:

1. Tecnologías API

Las tecnologías API se refieren a plataformas API abiertas y a la transición a la nube, lo que permite un acceso más fácil, una mejor conexión de múltiples módulos y una transferencia de datos más rápida.

Las API permiten a los hoteles gestionar datos en tiempo real a través de la integración de sistemas de gestión de propiedades (PMS) con herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y proveedores de servicios externos. De esta forma, los hoteles proporcionan a sus huéspedes información precisa sobre disponibilidad de habitaciones, precios y simplifican la gestión de reservas en múltiples plataformas. Además, al introducir aplicaciones móviles para un acceso más rápido a los servicios del hotel, los huéspedes pueden tener procesos de check-in/check-out más sencillos.

2. Inteligencia artificial y ciencia de datos

La inteligencia artificial (IA) y la ciencia de datos automatizarán y facilitarán en gran medida las tareas diarias de los hoteleros, como las reservas, los registros de entrada y salida, la asignación de habitaciones, la gestión de ingresos, los servicios a los huéspedes (chatbots y conserjes electrónicos) y la previsión de la demanda.

El poder de la tecnología reside en algoritmos avanzados de aprendizaje automático que analizan cantidades masivas de datos y permiten que las computadoras aprendan de ellos, identifiquen patrones y hagan predicciones. Además, los chatbots y los asistentes virtuales desempeñan un papel vital en la industria hotelera, ya que ofrecen atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

3. Tecnologías inteligentes

Las tecnologías inteligentes como los controles de habitaciones, el reconocimiento facial basado en IoT (Internet de las cosas) y la implementación de sensores y otros dispositivos inteligentes conectados entre sí son un vínculo indisoluble con el centro de operaciones principal del hotel, ya que permiten el monitoreo y la gestión en tiempo real. Por ejemplo, las innovaciones basadas en IoT pueden hacer que el proceso de check-in sea mucho más fácil y pueden brindar seguridad con acceso sin contacto a las habitaciones y las comodidades.

Además, los beneficios de los teléfonos móviles juegan un papel clave en el trabajo diario de los hoteleros, ya que pueden comunicarse directamente con los huéspedes y realizar reservas en tan solo unos clics. Fácil para los empleados, y aún más para los huéspedes.

Ciertamente, el futuro predice una forma mucho más fácil de trabajar, como lo demuestran estas tecnologías.