Un sistema de administración de propiedades (PMS) es un paquete de software de administración de hoteles que los propietarios y los trabajadores de recepción utilizan para administrar sus negocios al coordinar reservas, disponibilidad de reservas en línea, pagos e informes en un lugar central. El PMS del hotel agiliza las operaciones para el personal de recepción y los servicios para los huéspedes en un negocio hotelero para registrar la entrada y la salida de los huéspedes, ver la disponibilidad de habitaciones, hacer ajustes a las reservas existentes e incluso puede tener funciones administrativas (programar el servicio de limpieza o el mantenimiento). Con un sistema central, los hoteleros pueden administrar y monitorear mejor las métricas clave necesarias para administrar su negocio (por ejemplo, tarifa diaria promedio, ocupación y RevPAR).

El software de administración de propiedades o PMS hotelero es la columna vertebral de las operaciones de la industria hotelera; el PMS elimina las costosas sobreventas mediante la gestión de la disponibilidad de las habitaciones, se coordina con cualquier administrador de canales conectado para mejorar la ocupación de las habitaciones, acepta pagos y realiza funciones clave del día a día, como transferir huéspedes, actualizar las tarifas de las habitaciones y administrar las tareas de limpieza. El PMS puede automatizar y mejorar las operaciones comerciales de un hotel proporcionando inteligencia competitiva, ajustando automáticamente los precios en función de la disponibilidad y proporcionando funciones de análisis e informes. El PMS mejora la experiencia del huésped al recordar las preferencias del cliente y enviar comunicaciones previas y posteriores a la estadía. Muchos sistemas PMS también pueden integrarse con otras tecnologías, como sistemas de punto de venta, procesadores de pago, fabricantes de hardware y software de experiencia del huésped.

1. Interfaz fácil de usar Capacite a su personal rápidamente y puede reducir la probabilidad de errores. Las mejores soluciones de PMS en la actualidad son el autoservicio y ayudan a optimizar las operaciones al permitir que las empresas hoteleras registren a los huéspedes más rápido. Muchas plataformas modernas incluso se pueden operar desde un dispositivo móvil a través de una aplicación móvil.
2. Registro de entrada/salida de los huéspedes y modificación de las reservas de los huéspedes: realice un seguimiento de los perfiles de los huéspedes y muévalos según sea necesario para mantener el control de sus reservas y reducir la probabilidad de exceso de reservas.
3. Tablero central: vea lo que está sucediendo, lo que debe hacerse hoy y controle sus métricas clave. ;Ver detalles de gestión de reservas en su solución PMS.
4. Impuestos, cargos y políticas personalizados: personalice impuestos, cargos y políticas de cancelación en la combinación que mejor se adapte a su negocio.
5. Cumplimiento del gobierno: cumpla con los requisitos y regulaciones locales de declaración de impuestos.
6. Comunicación con los huéspedes: mejore la experiencia de los huéspedes con comunicaciones automatizadas previas y posteriores a la estadía.
7. Conjunto de informes: genere informes financieros y de producción detallados para mejorar las operaciones comerciales. Ayuda a los administradores de propiedades a comprender los canales de reserva.
8. Procesamiento de pagos: capacidad para aceptar pagos con tarjeta de crédito de conformidad con los estándares regulatorios locales y globales.
9. PMS basado en la nube: una solución de software PMS alojada en la nube para permitir el acceso remoto y la flexibilidad en la gestión.
10. Recepción y check-in: una función que agiliza el proceso de check-in y brinda al personal de recepción una interfaz fácil de usar para administrar las operaciones diarias del hotel.
11. Channel manager y canales de distribución: una herramienta que se integra con múltiples canales de reserva, como OTA, GDS y el sitio web del hotel para maximizar la ocupación y los ingresos.
12. Sistema de gestión de precios e ingresos: una función que automatiza la gestión de precios e inventario para optimizar los ingresos y el RevPAR.
13. Experiencia del huésped y venta adicional: una función que permite la integración de mensajería y aplicaciones móviles para brindar opciones de autoservicio, aumentar las ventas de servicios y personalizar la experiencia del huésped.

Los precios de los productos PMS basados en la nube generalmente se basan en la cantidad de habitaciones o propiedades que utilizan ese sistema. Muchos productos de PMS tienen calculadoras en su sitio web que lo ayudarán a comprender mejor qué esperar de los precios. Tenga cuidado porque algunos sistemas PMS cobrarán tarifas adicionales además de las tarifas mensuales. Estas tarifas adicionales pueden incluir una comisión porcentual sobre reservas directas, tarifas de implementación/configuración, tarifas de interfaz para conectarse a sistemas de terceros, etc.

Un PMS económico comienza en alrededor de $ 50 por mes y aumenta según la ocupación y/o la cantidad de habitaciones. El precio premium para un PMS comienza alrededor de $ 200 por mes para las propiedades más pequeñas y aumenta según la ocupación y/o la cantidad de habitaciones.

Para la mayoría de los sistemas basados en la nube, la implementación puede demorar de una a tres semanas dependiendo de: cuántas reservas deben importarse y quién está importando los datos (algunos PMS ofrecerán servicios para hacerlo por usted), la cantidad de propiedades y habitaciones que tiene y cualquier personalización que le gustaría agregar.

La implementación generalmente comenzará con la configuración de la aplicación: configurar habitaciones, tipos de habitaciones, agregar tarifas e importar/agregar reservas existentes y futuras. Un entrenador o representante de implementación puede trabajar con usted durante el proceso de configuración y verificar su configuración. Finalmente, conectarás tus canales o channel manager para empezar a tomar reservas. Si se hace correctamente, no hay tiempo de inactividad entre los sistemas de conmutación. Un buen PMS también brindará acceso a una biblioteca de capacitación en video y una base de conocimientos de sus funciones para ayudar a los nuevos usuarios a comenzar.

Una implementación exitosa requiere una inversión inicial de tiempo para configurar correctamente su propiedad; es una inversión que tiene un impacto directo en la eficiencia de sus operaciones posteriores. Por ejemplo, configurar su política de cancelaciones ahora le permitirá hacer cumplir esa política más adelante.

¿Cómo sé cuándo es el momento de que mi hotel cambie a un nuevo PMS en la nube? Adquirir un nuevo PMS es una inversión en tiempo y recursos; sin embargo, hay un costo de oportunidad considerable que debe ser considerado. El PMS correcto puede mejorar la experiencia del cliente al reducir errores como el exceso de reservas, mejorar las tasas de ocupación al conectar su inventario disponible a su motor de reservas y administradores de canales, y ayudarlo a ganar más dinero al permitirle ajustar sus tarifas rápidamente, en todos sus canales basados en sobre las condiciones del mercado. En promedio, nuestros clientes disfrutan de un aumento promedio del margen de ganancias del 15 % después de solo tres meses. Esto compensa con creces la inversión y el esfuerzo necesarios para migrar a un nuevo sistema.