Un sistema de administración de propiedades (PMS) es un paquete de software de administración hotelera que los propietarios y los trabajadores de recepción utilizan para administrar sus negocios coordinando reservas, disponibilidad de reservas en línea, pagos e informes en un lugar central. El PMS del hotel agiliza las operaciones del personal de recepción y de servicios a los huéspedes en un negocio hotelero para realizar el check-in y check-out de los huéspedes, ver la disponibilidad de habitaciones, realizar ajustes a las reservas existentes e incluso puede tener funciones de back office (programar limpieza o mantenimiento). Con un sistema central, los hoteleros pueden gestionar y monitorear mejor las métricas clave necesarias para administrar su negocio (por ejemplo, tarifa diaria promedio, ocupación y RevPAR).

El software de gestión de propiedades o PMS hotelero es la columna vertebral de las operaciones de la industria hotelera; El PMS elimina las costosas sobreventas al gestionar la disponibilidad de habitaciones, se coordina con cualquier administrador de canal conectado para mejorar la ocupación de las habitaciones, acepta pagos y realiza funciones clave del día a día, como transferir huéspedes, actualizar las tarifas de las habitaciones y gestionar las tareas de limpieza. El PMS puede automatizar y mejorar las operaciones comerciales de un hotel al proporcionar inteligencia competitiva, ajustar automáticamente los precios según la disponibilidad y proporcionar funciones de análisis e informes. El PMS mejora la experiencia del huésped al recordar las preferencias del cliente y enviar comunicaciones previas y posteriores a la estadía. Muchos sistemas PMS también pueden integrarse con otras tecnologías, como sistemas de puntos de venta, procesadores de pagos, fabricantes de hardware y software de experiencia del huésped.

Administrar un hotel no es tarea fácil, pero gracias a la tecnología, los hoteleros ahora pueden confiar en los sistemas de administración de propiedades (PMS) del hotel para hacer que las operaciones diarias sean más eficientes y optimizadas. Un PMS es una solución de software que ofrece una variedad de funciones para gestionar las operaciones de la recepción de un hotel, el estado de las habitaciones, las solicitudes de mantenimiento y los informes financieros.

Una de las características más críticas de un PMS hotelero es la automatización. Un PMS puede automatizar muchas operaciones diarias, como el check-in, el check-out y el procesamiento de pagos. Esta función puede ahorrar tiempo y reducir errores, lo que puede ser crucial para brindar una excelente experiencia a los huéspedes.

Las integraciones son otra característica importante de un PMS hotelero. Un PMS puede integrarse con otros sistemas, como administradores de canales, motores de reservas y pasarelas de pago. Esta integración puede ayudar a gestionar los canales de distribución, los pagos en línea y las reservas directas, lo que puede ser crucial para maximizar los ingresos.

La gestión de ingresos también es una característica vital de un PMS hotelero. Un PMS puede ofrecer funcionalidad de gestión de ingresos para ayudar a fijar precios y maximizar la ocupación. Esta característica puede ayudar a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos para optimizar los ingresos, lo que puede ser crucial para mejorar el desempeño financiero de un hotel.

La mensajería y las notificaciones son otras características importantes de un PMS para hoteles. Un PMS puede ofrecer mensajes y notificaciones a los huéspedes y al personal, lo que puede ayudar a mejorar la experiencia de los huéspedes y agilizar la comunicación. Una aplicación móvil también es una característica valiosa del PMS de un hotel. Una aplicación móvil puede permitir al personal gestionar las operaciones diarias desde sus teléfonos inteligentes, lo que puede ayudar al personal a trabajar de manera más eficiente y responder a las necesidades de los huéspedes en tiempo real.

Las plantillas personalizables son otra característica clave del PMS de un hotel. Un PMS puede ofrecer plantillas personalizables para flujos de trabajo, gestión de limpieza, órdenes de trabajo e informes financieros. Esta función puede ayudar a los propietarios a adaptar el software a sus necesidades específicas.

La facilidad de uso y la interactividad también son características importantes de un PMS hotelero. Un PMS debe tener una interfaz intuitiva y funciones fáciles de usar que puedan ayudar al personal a aprender rápidamente el software y reducir la curva de aprendizaje.

Los datos en tiempo real son otra característica esencial del PMS de un hotel. Un PMS debe proporcionar datos en tiempo real sobre el estado de las habitaciones, la ocupación y las métricas financieras. Esta función puede ayudar a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos y responder a los cambios en tiempo real.

En conclusión, un sistema de gestión de propiedades hoteleras (PMS) es una herramienta indispensable para gestionar las operaciones diarias en la industria hotelera. Una solución de software PMS para hoteles debe tener características clave como automatización, integraciones, gestión de ingresos, mensajería, aplicación móvil, plantillas personalizables, interfaz fácil de usar, datos en tiempo real, actualizaciones de mantenimiento y comentarios posteriores a la estadía. Al utilizar un PMS hotelero, los hoteleros pueden mejorar la experiencia de los huéspedes, maximizar los ingresos y optimizar sus operaciones diarias.

1. Interfaz fácil de usar Capacite a su personal rápidamente y pueda reducir la probabilidad de errores. Las mejores soluciones PMS actuales son las de autoservicio y ayudan a agilizar las operaciones al permitir que las empresas hoteleras registren a los huéspedes más rápido. Muchas plataformas modernas incluso pueden operarse desde un dispositivo móvil a través de una aplicación móvil.
2. Realizar el check-in/check-out de los huéspedes y modificar las reservas de los huéspedes: realizar un seguimiento de los perfiles de los huéspedes y moverlos según sea necesario lo mantiene al tanto de sus reservas y reduce la probabilidad de overbookings.
3. Panel central: vea lo que está sucediendo, lo que se debe hacer hoy y supervise sus métricas clave. ;Ver detalles de gestión de reservas en su solución PMS.
4. Impuestos, tarifas y políticas personalizados: personalice impuestos, tarifas y políticas de cancelación en la combinación que mejor se adapte a su negocio.
5. Cumplimiento gubernamental: cumpla con los requisitos y regulaciones locales de declaración de impuestos.
6. Comunicación con los huéspedes: mejore la experiencia de los huéspedes con comunicaciones automatizadas antes y después de la estadía.
7. Conjunto de informes: genere informes financieros y de producción detallados para mejorar las operaciones comerciales. Ayuda a los administradores de propiedades a comprender los canales de reserva.
8. Procesamiento de pagos: capacidad de aceptar pagos con tarjeta de crédito de conformidad con los estándares regulatorios locales y globales.
9. PMS basado en la nube: una solución de software PMS alojada en la nube para permitir el acceso remoto y la flexibilidad en la gestión.
10. Recepción y check-in: una característica que agiliza el proceso de check-in y proporciona al personal de recepción una interfaz fácil de usar para gestionar las operaciones diarias del hotel.
11. Gestor de canales y canales de distribución: una herramienta que se integra con múltiples canales de reserva, como OTA, GDS y el sitio web del hotel para maximizar la ocupación y los ingresos.
12. Sistema de gestión de precios e ingresos: una función que automatiza la gestión de precios e inventario para optimizar los ingresos y el RevPAR.
13. Experiencia del huésped y ventas adicionales: una función que permite la integración de mensajería y aplicaciones móviles para brindar opciones de autoservicio, aumentar las ventas de servicios y personalizar la experiencia del huésped.

Los precios de los productos PMS basados ​​en la nube generalmente se basan en cuántas habitaciones o propiedades utilizan ese sistema. Muchos productos PMS tienen calculadoras en su sitio web que le ayudarán a comprender mejor qué esperar de los precios. Tenga cuidado porque algunos sistemas PMS cobrarán tarifas adicionales además de las tarifas mensuales. Estas tarifas adicionales pueden incluir un porcentaje de comisión sobre reservas directas, tarifas de implementación/configuración, tarifas de interfaz para conectarse a sistemas de terceros, etc.

Un PMS económico comienza en alrededor de $50 por mes y aumenta según la ocupación y/o la cantidad de habitaciones. El precio premium para un PMS comienza alrededor de $200 por mes para las propiedades más pequeñas y aumenta según la ocupación y/o la cantidad de habitaciones.

Para la mayoría de los sistemas basados ​​en la nube, la implementación puede tardar de una a tres semanas dependiendo de: cuántas reservas deben importarse y quién importa los datos (algunos PMS ofrecerán servicios para hacer esto por usted), la cantidad de propiedades y habitaciones que tiene y cualquier personalización que desee agregar.

La implementación generalmente comenzará configurando la aplicación: configurando habitaciones, tipos de habitaciones, agregando tarifas e importando/agregando reservas existentes y futuras. Un asesor o representante de implementación puede trabajar con usted durante el proceso de configuración y verificar su configuración. Finalmente, conectarás tus canales o administrador de canales para comenzar a tomar reservas. Si se hace correctamente, no hay tiempo de inactividad entre los sistemas de conmutación. Un buen PMS también brindará acceso a una biblioteca de capacitación en videos y una base de conocimientos de sus funciones para ayudar a los nuevos usuarios a comenzar.

Una implementación exitosa requiere una inversión inicial de tiempo para configurar su propiedad adecuadamente; es una inversión que tiene un impacto directo en la eficiencia de sus operaciones posteriores. Por ejemplo, configurar su política de cancelaciones ahora le permitirá hacer cumplir esa política más adelante.

¿Cómo sé cuándo es el momento de que mi hotel migre a un nuevo PMS en la nube? Comprar un nuevo PMS es una inversión de tiempo y recursos; sin embargo, es necesario considerar un costo de oportunidad considerable. El PMS adecuado puede mejorar la experiencia del cliente al reducir errores como overbookings, mejorar las tasas de ocupación conectando su inventario disponible a su motor de reservas y administradores de canales, y ayudarlo a ganar más dinero al permitirle ajustar sus tarifas rápidamente en todos sus canales. sobre las condiciones del mercado. En promedio, nuestros clientes disfrutan de un aumento promedio en el margen de beneficio del 15% después de sólo tres meses. Esto compensa con creces la inversión y el esfuerzo que implica migrar a un nuevo sistema.