Los 10 mejores sistemas de gestión de propiedades hoteleras de 2025

Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es un paquete de software de gestión hotelera que los propietarios y los trabajadores de recepción utilizan para administrar su negocio coordinando reservas, disponibilidad de reservas en línea, pagos e informes en un lugar central.

El PMS para hoteles optimiza las operaciones del personal de recepción y de atención al cliente en un negocio hotelero, permitiéndoles registrar la entrada y la salida de los huéspedes, consultar la disponibilidad de habitaciones, realizar ajustes a las reservas existentes e incluso ofrecer funciones de back office (programar tareas de limpieza o mantenimiento). Con un sistema centralizado, los hoteleros pueden gestionar y supervisar mejor las métricas clave necesarias para la gestión de su negocio (por ejemplo, la tarifa diaria promedio, la ocupación y el RevPAR).

Eficiencia operativa y control de costos. El software de gestión de propiedades o PMS hotelero es la columna vertebral de las operaciones del sector hotelero; el PMS elimina las costosas sobreventas al gestionar la disponibilidad de habitaciones, se coordina con los gestores de canales conectados para mejorar la ocupación de las habitaciones, acepta pagos y realiza funciones clave del día a día, como el traslado de huéspedes, la actualización de tarifas y la gestión del servicio de limpieza.

Automatización e inteligencia. El PMS puede automatizar y mejorar las operaciones comerciales de un hotel al proporcionar inteligencia competitiva, ajustar automáticamente los precios según la disponibilidad y ofrecer funciones de análisis e informes.

Mejora de la experiencia del huésped. El PMS mejora la experiencia del huésped recordando sus preferencias y enviando comunicaciones previas y posteriores a la estancia.

Integración y extensibilidad del sistema. Muchos sistemas PMS también pueden integrarse con otras tecnologías, como sistemas de punto de venta, procesadores de pago, fabricantes de hardware y software de experiencia del huésped.

Gestionar un hotel no es tarea fácil, pero gracias a la tecnología, los hoteleros ahora pueden confiar en los sistemas de gestión de propiedades hoteleras (PMS) para optimizar y agilizar las operaciones diarias. Un PMS es una solución de software que ofrece diversas funciones para gestionar la recepción, el estado de las habitaciones, las solicitudes de mantenimiento y los informes financieros del hotel.

Ya sea que gestione una propiedad boutique o una cartera de múltiples propiedades, el PMS adecuado integra todas sus operaciones en una plataforma unificada. A continuación, se presentan las características clave que debe buscar al evaluar un PMS hotelero.

Funciones del PMS de recepción y reservas

Interfaz intuitiva. Capacite a su personal rápidamente y reduzca la probabilidad de errores. Las mejores soluciones PMS actuales son de autoservicio y optimizan las operaciones, permitiendo a los negocios hoteleros registrar a sus huéspedes más rápidamente. Muchas plataformas modernas incluso pueden operarse desde un dispositivo móvil mediante una aplicación.

🏁 Registro de entrada y salida. Registrar y modificar reservas: Registra los perfiles de los huéspedes y modifícalos según sea necesario para mantenerte al tanto de tus reservas y reducir la probabilidad de sobreventa.

Panel de control centralizado. Consulta qué está sucediendo, qué hay que hacer hoy y monitoriza tus métricas clave. Consulta los detalles de la gestión de reservas en tu solución PMS.

Impuestos, tasas y políticas personalizadas. Personaliza impuestos, tasas y políticas de cancelación con la combinación que mejor se adapte a tu negocio.

Funciones del PMS de comunicación y experiencia del huésped

💬 Mensajería y notificaciones. Un PMS puede ofrecer mensajería y notificaciones a huéspedes y personal, lo que ayuda a mejorar la experiencia del huésped y agilizar la comunicación.

📧 Comunicación con los huéspedes. Mejore su experiencia con comunicaciones automatizadas antes y después de su estancia.

📮 Comentarios tras la estancia. Un PMS puede ayudar a los hoteleros a recopilar y gestionar los comentarios de los huéspedes tras la salida, lo cual resulta valioso para mejorar la calidad del servicio y la gestión de la reputación.

⭐ Experiencia del huésped y ventas adicionales. Una función que permite la integración de mensajería y aplicaciones móviles para ofrecer opciones de autoservicio, ofrecer servicios adicionales y personalizar la experiencia del huésped.

Funciones del PMS de limpieza y mantenimiento

🔧 Mejoras de mantenimiento. Una función que permite a los hoteleros gestionar las solicitudes de mantenimiento y las mejoras de forma eficiente dentro de la plataforma para reducir el tiempo de inactividad de las habitaciones y mejorar la satisfacción de los huéspedes.

Plantillas personalizables. Un PMS puede ofrecer plantillas personalizables para flujos de trabajo, gestión de limpieza, órdenes de trabajo e informes financieros. Esta función permite a los propietarios adaptar el software a sus necesidades específicas.

Funciones del PMS de gestión de ingresos y finanzas

📈 Gestión de ingresos. Un PMS puede ofrecer funciones de gestión de ingresos para ayudar a establecer precios y maximizar la ocupación. Esta función ayuda a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos para optimizar los ingresos, lo cual puede ser crucial para mejorar el rendimiento financiero de un hotel.

📑 Paquete de informes. Genere informes detallados de producción y financieros para optimizar las operaciones comerciales. Ayuda a los administradores de propiedades a comprender los canales de reserva.

Procesamiento de pagos. Aceptamos pagos con tarjeta de crédito de acuerdo con las normas regulatorias locales e internacionales.

Cumplimiento con las regulaciones gubernamentales. Cumpla con los requisitos y regulaciones locales de declaración de impuestos.

Integraciones y distribución Funciones de PMS

🔗 Integraciones. Un PMS puede integrarse con otros sistemas, como gestores de canales, motores de reservas y pasarelas de pago. Esta integración facilita la gestión de canales de distribución, pagos online y reservas directas, lo cual es crucial para maximizar los ingresos.

Gestor de canales y canales de distribución. Una herramienta que se integra con múltiples canales de reserva, como agencias de viajes online (OTA), sistemas de distribución global (GDS) y la web del hotel, para maximizar la ocupación y los ingresos.

Funciones de PMS para movilidad y gestión en tiempo real

📱 Aplicación móvil. Una aplicación móvil también es una función valiosa de un PMS hotelero. Permite al personal gestionar las operaciones diarias desde sus smartphones, lo que ayuda a trabajar de forma más eficiente y a responder a las necesidades de los huéspedes en tiempo real.

⚙️ Automatización. Un PMS puede automatizar muchas operaciones diarias, como el check-in, el check-out y el procesamiento de pagos. Esta función permite ahorrar tiempo y reducir errores, lo cual es crucial para ofrecer una excelente experiencia al huésped.

🧠 Facilidad de uso e interactividad. Un PMS debe tener una interfaz intuitiva y funciones fáciles de usar que ayuden al personal a aprender a usar el software rápidamente y a reducir la curva de aprendizaje.

📊 Datos en tiempo real. Un PMS debe proporcionar datos en tiempo real sobre el estado de las habitaciones, la ocupación y las métricas financieras. Esta función puede ayudar a los hoteleros a tomar decisiones basadas en datos y a responder a los cambios en tiempo real.

☁️ PMS en la nube. Una solución de software PMS alojada en la nube que permite el acceso remoto y flexibilidad en la gestión.

🛎️ Recepción y check-in. Una función que agiliza el proceso de check-in y ofrece al personal de recepción una interfaz intuitiva para gestionar las operaciones diarias del hotel.

El sistema de gestión de propiedades (PMS) de su hotel es una herramienta indispensable para la gestión diaria de las operaciones en el sector hotelero. Una solución de software PMS para hoteles debe contar con funciones clave como automatización, integraciones, gestión de ingresos, mensajería, aplicación móvil, plantillas personalizables, interfaz intuitiva, datos en tiempo real, actualizaciones de mantenimiento y feedback posterior a la estancia. Al utilizar un PMS, los hoteleros pueden mejorar la experiencia de sus huéspedes, maximizar sus ingresos y optimizar sus operaciones diarias.

Tipos de PMS de hotel:

Existen ciertos tipos de sistemas de gestión de propiedades (PMS) utilizados en hoteles que cuentan con características, funcionalidades y ventajas clave. Comprenderlos es crucial para elegir la tecnología adecuada que ayude a gestionar eficazmente las operaciones del hotel y la satisfacción del huésped. A continuación, se presentan dos tipos principales de PMS para hoteles:

• Sistema de Gestión de Proyectos (PMS) Hotelero Local: Se instala en servidores ubicados en el hotel y está disponible en todos los ordenadores desde los que los hoteleros pueden acceder al PMS. Garantiza la seguridad de los datos almacenados in situ, pero su mantenimiento y seguridad corren a cargo del hotel. Se requiere mantenimiento continuo y soporte técnico del equipo de TI del hotel para mantener la funcionalidad.

• PMS hotelero en la nube: Un PMS en la nube simplifica todas las tareas diarias, ya que el personal del hotel puede acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a internet, por lo que los datos están siempre actualizados. La ventaja es que los costes de mantenimiento son bajos.

El precio de los productos PMS en la nube suele basarse en el número de habitaciones o propiedades que utilizan el sistema. Muchos proveedores de PMS ofrecen calculadoras en sus sitios web para calcular el coste mensual o anual. Tenga en cuenta que algunos sistemas pueden cobrar tarifas adicionales a la suscripción mensual.

Tarifas adicionales comunes

Rangos de precios de PMS

Nota: Los precios iniciales suelen reflejar propiedades pequeñas con uso básico. El precio mensual promedio varía según las características, el número de habitaciones, el volumen de reservas y las integraciones con terceros.

Cronograma y proceso de implementación

Para la mayoría de los sistemas basados ​​en la nube, la implementación demora aproximadamente entre 1 y 3 semanas, dependiendo de varios factores clave: la cantidad de reservas que deben importarse y si su equipo o el proveedor manejarán la importación; la cantidad de habitaciones y propiedades que necesita configurar; y cualquier personalización requerida para sus operaciones o flujos de trabajo.

Pasos típicos de implementación

La mayoría de las plataformas PMS de calidad también brindan acceso a una biblioteca de capacitación en video y una base de conocimiento con capacidad de búsqueda para respaldar la incorporación y el nuevo personal.

Por qué es importante la configuración

Una implementación exitosa requiere una inversión inicial de tiempo para configurar correctamente su propiedad, pero esta configuración tiene un impacto directo en la eficiencia operativa a largo plazo.

Cuándo considerar cambiar a un nuevo PMS

Adquirir un nuevo PMS supone una inversión de tiempo y recursos, pero el coste de oportunidad de mantener un sistema obsoleto puede ser considerable. Un PMS moderno puede mejorar la experiencia del huésped al reducir errores manuales (como el overbooking), impulsar la ocupación conectando el inventario con el motor de reservas y los gestores de canales, y aumentar la rentabilidad al permitir ajustes dinámicos de tarifas en todos los canales según las condiciones del mercado.

Impacto en el mundo real: los hoteles que cambian a un PMS en la nube moderno informan un aumento promedio del margen de ganancia del 15 % en tres meses, lo que cubre con creces el costo y el esfuerzo de la migración.

Gracias al desarrollo constante de la tecnología de los PMS (Sistemas de Gestión de Propiedades) hoteleros, los hoteleros podrán disfrutar de numerosas innovaciones en el futuro, como nuevas funciones y módulos de optimización, que aumentarán drásticamente la eficiencia operativa. El objetivo final es facilitar significativamente las operaciones diarias y mejorar la experiencia del huésped.

Por lo tanto, las próximas tendencias en software de gestión de propiedades para hoteles cambiarán el rumbo de los negocios y, por lo tanto, facilitarán las cosas para los hoteleros.

🔗 El auge de los ecosistemas impulsados ​​por API

Las tecnologías API se refieren a plataformas API abiertas y a la transición a la nube, lo que permite un acceso más fácil, una mejor conexión de múltiples módulos y una transferencia de datos más rápida.

Las API permiten a los hoteles gestionar datos en tiempo real mediante la integración de su sistema de gestión de propiedades (PMS) con herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y proveedores de servicios externos. De esta forma, los hoteles proporcionan a sus huéspedes información precisa sobre la disponibilidad y los precios de las habitaciones, y simplifican la gestión de reservas en múltiples plataformas.

Además, al implementar aplicaciones móviles para un acceso más rápido a los servicios del hotel, los huéspedes pueden simplificar el proceso de entrada y salida. Esto podría significar para su hotel...

1. Personalización dinámica durante toda la experiencia del huésped. La integración de PMS con CRM, herramientas de upselling y feedback del huésped permitirá la personalización en tiempo real, ofreciendo mejoras de habitación o servicios específicos según el nivel de fidelidad, las preferencias y el comportamiento del huésped.

2. Centros de mando unificados para marcas con múltiples propiedades. En lugar de alternar entre sistemas aislados, los hoteleros gestionarán las reservas, los ingresos, la mensajería a los huéspedes y el inventario de varios hoteles a través de una interfaz centralizada con API interconectadas.

3. Pilas tecnológicas autoconfigurables. Los hoteles podrán conectar y usar nuevas herramientas de terceros (por ejemplo, TPV, servicio de limpieza, apps de reservas de bienestar) sin largos ciclos de desarrollo ni de incorporación, sincronizando automáticamente los datos relevantes con el PMS en tiempo real.

🤖 Operaciones inteligentes a través de IA y automatización

La inteligencia artificial (IA) y la ciencia de datos automatizarán y facilitarán en gran medida las tareas diarias de los hoteleros, como las reservas, los registros de entrada y salida, la asignación de habitaciones, la gestión de ingresos, los servicios a los huéspedes (chatbots y conserjes electrónicos) y la previsión de la demanda.

El poder de la tecnología reside en algoritmos avanzados de aprendizaje automático que analizan cantidades masivas de datos y, por lo tanto, permiten a las computadoras aprender de ellos, identificar patrones y hacer predicciones. Además, los chatbots y los asistentes virtuales desempeñan un papel vital en la industria hotelera, ya que ofrecen atención al cliente 24/7. Esto podría significar para su hotel...

1. Gestión autónoma de ingresos. Los PMS analizarán continuamente las señales de demanda, los precios de la competencia, los eventos y el clima para ajustar las tarifas dinámicamente, sin intervención humana, garantizando al mismo tiempo la alineación con los objetivos comerciales.

2. Dotación y programación predictiva de personal. El PMS pronosticará las tendencias de ocupación y creará automáticamente horarios optimizados para el personal de limpieza, recepción y restauración, basándose en el comportamiento previsto de los huéspedes.

3. Organización proactiva del servicio al huésped. La IA detectará las fricciones del servicio antes de que ocurran (por ejemplo, llegada tardía, retraso en el servicio de limpieza, incompatibilidad con el tipo de habitación) y activará flujos de trabajo para notificar al personal, compensar a los huéspedes o reasignar tareas, todo ello automáticamente.

🏠 Entornos inteligentes que responden en tiempo real

Las tecnologías inteligentes como los controles de habitaciones, el reconocimiento facial basado en IoT (Internet de las cosas) y la implementación de sensores y otros dispositivos inteligentes conectados entre sí son un vínculo inextricable con el centro de operaciones principal del hotel, ya que permiten el monitoreo y la gestión en tiempo real.

Por ejemplo, las innovaciones basadas en IoT pueden hacer que el proceso de check-in sea mucho más fácil y pueden brindar seguridad con acceso sin contacto a las habitaciones y servicios.

Los teléfonos móviles también son una ventaja clave en el trabajo diario de los hoteleros, ya que permiten comunicarse directamente con los huéspedes y realizar reservas con solo unos clics. Es fácil para los empleados, y aún más para los huéspedes. Esto podría significar para su hotel...

1. Automatización del servicio de limpieza mediante sensores . Los sensores de movimiento o de puerta notificarán al PMS cuando haya habitaciones vacías, reasignando automáticamente las tareas de limpieza según la ocupación en tiempo real, no según horarios fijos.

2. Organización inteligente de habitaciones sin contacto . Los huéspedes ajustarán la iluminación, la temperatura, el televisor y el servicio de habitaciones directamente desde un dispositivo móvil o un asistente de voz, y el PMS registrará sus preferencias y activará ofertas adicionales.

3. Mapeo del comportamiento en la propiedad . Mediante reconocimiento facial y seguimiento de aplicaciones móviles (con consentimiento), el PMS adaptará las ofertas durante la estancia según el lugar de estancia del huésped, como ofrecer una promoción de spa después de una visita al gimnasio o sugerir una salida tardía cuando la ocupación sea baja.