Un sistema de gestión hotelera es un software que agiliza diversas operaciones del hotel. Incluyen ajustes de reservas y reservas, facturación, limpieza, tareas administrativas y otras actividades esenciales para una gestión hotelera eficiente.
Los sistemas de gestión hotelera solían estar enfocados principalmente a las transacciones financieras, reduciendo efectivamente los errores manuales y aumentando la productividad en esta área.
Es decir, actualizan y muestran periódicamente la información más reciente sobre la ocupación actual de la habitación, así como la elegibilidad de los huéspedes para descuentos y promociones especiales.
Sin embargo, los desarrolladores de software han reconocido recientemente la necesidad de los hoteleros de que los sistemas de gestión hotelera incluyan actividades más amplias.
Como resultado, los sistemas de gestión hotelera ahora incorporan una gama más amplia de tareas para abordar las operaciones internas y externas del hotel.

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión hotelera?

El software de gestión hotelera se utiliza normalmente en propiedades más pequeñas, como B&B y casas de huéspedes, para optimizar las funciones de recepción, como la gestión de la propiedad , el check-in, las tareas administrativas y las funciones de POS (punto de venta) cuando la dotación de personal es reducida. Esta es una solución de gestión hotelera no personalizable que generalmente combina la funcionalidad central del sistema de gestión de propiedades hoteleras con una gestión de canales totalmente integrada (evitar overbookings y conectarse a agentes de viajes como Expedia), motor de reservas en línea, sitio web del hotel, portal de servicio al huésped, servicio de limpieza, mantenimiento y eventos. gestión, marketing por correo electrónico, mensajes de texto, informes personalizados, encuestas, gestión de tarifas, precios dinámicos, generación de contactos de ventas, punto de venta, pasarela de pago y más.

• Aumentar el ADR (aumentar los ingresos): la utilización cruzada de componentes clave del HMS permite a las propiedades realizar un seguimiento del comportamiento de los huéspedes actuales y pasados ​​y apuntar a mejoras, complementos y paquetes del mercado a través del proceso de reserva/reserva en línea (procesamiento de tarjetas de crédito), así como a través de campañas de marketing dirigidas. Los informes de tendencias de ocupación anteriores se pueden utilizar para aplicar una metodología de fijación de precios dinámica para aumentar el ADR para períodos de alta demanda y noches intermedias. La capacidad de aplicar precios basados ​​en restricciones dentro de su administrador de tarifas, que se integra perfectamente con la conectividad integrada del administrador de canales, aumenta de manera fácil y eficiente el ADR a períodos de ocupación más altos.

• Aumentar la ocupación : para aumentar la ocupación, su sistema debe poder adaptarse rápida y ágilmente a las tendencias de reservas. Un verdadero HMS todo en 1 proporciona variaciones en los informes de ritmo para que la propiedad pueda identificar áreas de baja ocupación y realizar cambios de precios que fluyan inmediatamente a todos los canales, además de enviar rápidamente campañas de marketing por correo electrónico específicas para atraer a más clientes durante los períodos más lentos. . La capacidad de crear rápidamente paquetes para aumentar la ocupación y el interés en fechas específicas es igualmente importante.

• Ahorre tiempo y dinero: los proveedores de software hotelero todo en uno combinan varias herramientas y servicios de automatización en una sola solución para ayudar a unificar los sistemas en una solución de gestión integrada todo en uno, ahorrando tiempo al personal y brindando más visibilidad en todas las operaciones del hotel. Los mejores proveedores de su clase ofrecen un administrador de canales integrado con conexiones directas bidireccionales en vivo a las principales OTA y GDS. Esto ahorra tiempo y dinero a las propiedades al eliminar intermediarios. El inventario de habitaciones está disponible en la OTA/GDS correspondiente, sin necesidad de un intermediario como un CRS. Dicho esto, muchos proveedores de HMS todo en uno también se conectan con las mejores plataformas CRS.

La funcionalidad clave y las tareas principales que deben realizarse en un sistema de gestión hotelera (HMS) son cruciales para que los hoteleros del sector hotelero optimicen sus operaciones diarias y mejoren la experiencia de los huéspedes. Un software de gestión hotelera moderno, a menudo basado en la nube y fácil de usar, incluye varios módulos y funciones:

1. Sistema de gestión de propiedades (PMS): un centro central de operaciones de reservas y recepción que automatiza los procesos de check-in, gestión de reservas y salida de huéspedes en tiempo real.

2. Motor de reservas: un motor de reservas online integrado con el sitio web del hotel para permitir reservas directas y maximizar la ocupación.

3. Channel Manager : gestiona varias agencias de viajes (OTA) en línea y otros canales de distribución, evitando overbookings y garantizando la coherencia de precios.

4. Gestión de ingresos: ayuda en la gestión de tarifas y estrategias de precios para maximizar la rentabilidad.

5. Punto de venta (POS): maneja el procesamiento de pagos y la facturación de diversos servicios hoteleros, incluidas las oportunidades de ventas adicionales.

6. Gestión de relaciones con el cliente (CRM) : gestiona la información de los huéspedes y ayuda con mensajes personalizados y atención al cliente.

7. Integración: integraciones perfectas con OTA, redes sociales y soluciones de software de terceros como Expedia, Airbnb y otros.

8. Aplicación móvil : ofrece una aplicación móvil intuitiva tanto para los huéspedes como para el personal del hotel, mejorando la experiencia de los huéspedes y brindando facilidad de uso.

9. Solución todo en uno : proporciona una solución todo en uno para atender a diferentes tipos de propiedades, incluidos hoteles, moteles, posadas, hostales, B&B, alquileres vacacionales, campamentos e incluso cadenas hoteleras.

10. Basado en la nube: utiliza tecnología de la nube para accesibilidad y actualizaciones en tiempo real desde cualquier lugar, lo que permite a los hoteleros administrar su propiedad de forma remota.

11. Experiencia del huésped : se centra en mejorar la experiencia del huésped a través de procesos eficientes de check-in, mensajería y capacidades de reserva en línea.

12. Front Office y Back Office: gestiona las operaciones de recepción, así como las tareas administrativas, como la gestión de inventario y la contabilidad.

13. Procesamiento de pagos: garantiza transacciones seguras con tarjetas de crédito y procesamiento de pagos.

14. Integración de redes sociales: ayuda en el marketing y la interacción con los huéspedes a través de plataformas de redes sociales.

15. Reservas directas: anima a los huéspedes a reservar directamente a través del sitio web del hotel, reduciendo las comisiones a las OTA.

16. Facilidad de uso: Ofrece interfaces fáciles de usar para que tanto el personal del hotel como los huéspedes naveguen sin esfuerzo.

17. Maximizar la rentabilidad: tiene como objetivo aumentar los ingresos y la rentabilidad a través de operaciones eficientes y estrategias de precios.

18. Actualizaciones: permite realizar actualizaciones y personalizaciones sencillas del sistema para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio hotelero.

19. Facturación: genera facturas por diversos servicios y realiza un seguimiento de los pagos.

20. Reserva central: proporciona un sistema centralizado para gestionar reservas a través de diferentes canales.

Los hoteleros utilizan estas funcionalidades para optimizar las operaciones, aumentar las reservas directas y, en última instancia, brindar una experiencia excepcional a los huéspedes, independientemente del tipo y tamaño de su propiedad. Las soluciones líderes de software de gestión hotelera como Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro y otras ofrecen soluciones integrales para la industria hotelera.

Aquí hay algunas otras características y características importantes que debe buscar:

Interfaz intuitiva y fácil de usar: una interfaz fácil de usar es el factor más importante a la hora de elegir un software de misión crítica para un hotel. Si el software de su hotel es complejo y confuso, se cometerán más errores y le costará más dinero. Las tareas comunes no deberían requerir mucho tiempo ni pasos, ya que esto ralentiza a su equipo y limita su capacidad de crecer rápidamente, de ahí la necesidad de un potente sistema de software de gestión hotelera.

Optimizado para dispositivos móviles y tabletas: cuando su gerente, su equipo de limpieza y otros miembros del personal necesitan verificar los detalles de una reserva rápidamente, no deberían tener que regresar corriendo a la oficina. Cualquier sistema que utilice no sólo debe ser accesible, sino que también debe estar optimizado para su uso en teléfonos móviles y tabletas. Mejor aún, su propietario debería poder comprobar el rendimiento mientras está de vacaciones.

Visibilidad clara de la cuadrícula: Agregar eventos especiales que están sucediendo en la región, resaltar a los invitados que regresan e identificar a los invitados que aún deben pagar su factura son funciones que su cuadrícula debe habilitar de forma predeterminada. Su cuadrícula debería permitirle ver rápida y fácilmente información clave sobre sus invitados.

Perfiles de huéspedes: ¿estás trabajando para fidelizar a los huéspedes? Los perfiles de huéspedes almacenan la información de contacto de sus huéspedes, el historial de estadías e incluso las preferencias, para que pueda brindarles una experiencia más personalizada durante su próxima estadía. Mejor aún, un perfil de invitado con CC almacenados de su invitado hará que sea aún más fácil para los invitados que regresan.

El precio del software de gestión hotelera (HMS) generalmente varía según las características, el tamaño de la propiedad y el segmento de mercado al que atiende. La mayoría del software de gestión hotelera tiene un precio por habitación y mes con varios niveles según los requisitos de funciones, integraciones y más. En un nivel alto, el precio típico del software de gestión hotelera oscila entre 4 y 10 dólares por habitación al mes.

Muchos proveedores de software de gestión hotelera también han incorporado el procesamiento de pagos internamente, lo que puede aumentar el costo para este proveedor; sin embargo, utilizar un procesamiento de pagos nativo desde su PMS suele ser más económico que trabajar con un procesador de pagos externo adicional.

A continuación se ofrece una descripción general amplia de los precios de mercado:

Sistemas de nivel básico

• Rango de precios típico: $90 - $400 por mes
• Mercado objetivo: propiedades más pequeñas
• Características: Funcionalidades principales como gestión de reservas, gestión de canales y herramientas de comunicación con los huéspedes.

Sistemas de gama media a alta

• Rango de precios típico: $300 - varios miles de dólares por mes
• Mercado objetivo: propiedades y cadenas hoteleras de tamaño mediano a grande
• Características: Funciones avanzadas, mayor personalización, amplias integraciones y soporte sólido.

Factores clave que afectan los precios

• Conjunto de funciones: las funciones más avanzadas y completas aumentan el costo.
• Escalabilidad: los sistemas diseñados para propiedades más grandes con necesidades complejas tienden a ser más costosos.
• Soporte e implementación: los sistemas de gama alta generalmente incluyen servicios de implementación y soporte más extensos, lo que contribuye a costos más altos.

Los HMS de nivel básico son más asequibles y adecuados para propiedades más pequeñas, mientras que los sistemas de gama media y alta están orientados a propiedades más grandes con requisitos más complejos, lo que se refleja en sus precios más altos.

Un HMS que logra una incorporación rápida y eficiente de nuevas propiedades es experto en compartir el alcance completo del proyecto de implementación en la llamada inicial y comunicarse de manera efectiva con los tomadores de decisiones clave. El proveedor debe asegurarse de que los tomadores de decisiones clave estén disponibles para cada una de las siguientes llamadas y que comprendan cómo su papel es vital para el éxito de la implementación. Importar datos del sistema actual, configurar conexiones de puerta de enlace y crear habitaciones, tarifas y conexiones de terceros requiere diligencia. Trabajar con un sistema de gestión hotelera que pueda incorporar la experiencia previa de los huéspedes y los datos de reservas de hotel ayudará a acortar el proceso de incorporación, además de proporcionar datos históricos para fines de generación de informes. Las propiedades más pequeñas pueden planificar un período de incorporación de 3 semanas, mientras que las propiedades más grandes con integraciones más complejas deben planificar más de 4 semanas de implementación.