Oakwood Hospitality: pasar de Excel a un RMS

La implementación de nueva tecnología puede ser un proceso desalentador, pero para avanzar, las cosas a menudo deben cambiar. Oakwood, líder en la industria de apartamentos con servicios en Asia Pacífico, incorporó todas sus propiedades en Japón a la aplicación ScoreBoard de Duetto para informes inteligentes en diciembre de 2020, justo en medio de la pandemia de COVID, pero también en medio de un período de rápida crecimiento de la empresa en el mercado japonés.

Oakwood estaba abriendo propiedades en Yokohama, Kioto y Tokio. Era el momento adecuado para que la empresa pasara de un proceso de ingresos manual ejecutado en Excel a una solución más automatizada basada en la nube que capacitaba a todos los embajadores de ingresos.

?Teníamos tres nuevas propiedades hoteleras en trámite, por lo que teníamos que tener una herramienta que centralizara los informes porque dedicamos mucho tiempo a hacer informes. Necesitábamos centrar nuestra atención en el análisis?, explica Raphael Moser, Gerente Regional de Ingresos, Oakwood Japón.

En la actualidad, Oakwood opera cuatro propiedades en Japón con licencia de hotel y nueve propiedades con licencia de estadía prolongada, con una estadía mínima de 30 días. Raphael administra los ingresos de las 13 propiedades de Oakwood. No hay administradores de ingresos en la propiedad, solo agentes de reservas.

Beneficios inmediatos

Raphael y su equipo vieron beneficios inmediatos al adoptar ScoreBoard, no solo en el ahorro de tiempo en los informes, sino también en la posibilidad de realizar pronósticos con mayor precisión. Raphael usa ScoreBoard para realizar pronósticos a corto y largo plazo, y se adapta a los modelos comerciales de las diversas propiedades de Oakwood.

?Ahora hacemos todos nuestros pronósticos y presupuestos en Duetto, que antes estaba en Excel. Ese fue un valor agregado muy rápido y grande?, explicó Raphael.

?Hay tantos datos porque el mercado se mueve muy rápido. No puede tomar toda la información y compilarla en un solo lugar. Duetto nos ayuda a hacer eso. Como administrador de ingresos, su trabajo no es recopilar todos los datos de todas partes y luego hacer un informe. Creo que es un mal uso del tiempo de su gerente de ingresos. Nuestro tiempo es analizar cualquier informe que se genere y luego construir una estrategia de ingresos a partir de él?, agregó Raphael.

Otro beneficio que disfruta Oakwood son los datos que llegan a través de ScoreBoard desde el sitio web de la marca, incluidos los arrepentimientos y las denegaciones.

?Esto nos ayuda a ver la demanda en días específicos, si tienen muchos rechazos o muchas consultas en un día específico, podemos reaccionar en consecuencia?, explicó Raphael.

Los resultados

Llevar una nueva propiedad al mercado siempre es un desafío, pero llevar tres nuevas propiedades al mercado en medio de las restricciones impuestas debido a COVID es aún más difícil. Sin embargo, Oakwood Suites Yokohama comenzó a funcionar y terminó 2021 en el número dos en el mercado en términos de RGI.

?Como propiedad nueva, eso es muy impresionante?, dijo Raphael.

Este éxito se está replicando en otras aperturas de Oakwood en Japón. El Oakwood Hotel & Apartments Azabu, Tokio, abrió sus puertas en enero de 2022 y también tiene una buena tendencia.

?Saltamos al número dos en el mercado solo dos meses después de la apertura. El modelo híbrido realmente funciona. Tenemos una base de estadía prolongada, y luego empujamos la estadía corta más cerca de la fecha de estadía?, confirmó Raphael.

Ingresos de 'autoservicio'

Otro valor agregado a medida que Oakwood se expandía rápidamente fue que Duetto permitió que el grupo escalara de manera rápida y eficiente. Raphael cree que los gerentes generales de propiedad deberían poder "autoservirse" ciertos elementos de su gestión de ingresos, y todos los gerentes generales en Japón ahora tienen acceso a Duetto para permitirles obtener informes, pronósticos y presupuestos, dejando a Raphael a cargo de los ingresos. estrategia.

Duetto ahora también es utilizado por el equipo de ventas, el equipo de finanzas y las operaciones de Oakwood, con informes especiales configurados para limpieza para ayudarlos a organizar las rotaciones del personal de acuerdo con la próxima ocupación. Todo esto ayuda a impulsar la eficiencia y la rentabilidad.

Al resumir el cambio de Excel a Duetto ScoreBoard, Raphael dijo: "Ahora soy mucho más rápido para obtener una visión holística clara de lo que realmente está sucediendo en todos los ámbitos y somos mucho más flexibles con las tarifas que antes".