2 min de lectura

The Silent Killer of Hotel Profits? Broken Inventory Management

El inventario no se percibe como una fuente de ingresos. Pero una mala gestión reduce drásticamente los márgenes. Los hoteles que priorizan el inventario, pasando de ser una cuestión secundaria a una disciplina basada en datos, están obteniendo beneficios reales.

Avatar

Anshulika Sarkar en Operaciones

Última actualización Junio 03, 2025

descripción de la imagen

La mayoría de los hoteleros no piensan en el inventario hasta que algo falta. O se desperdicia. O está caducado. Pero ¿cuál es el verdadero costo de una mala gestión del inventario? Se infiltra lentamente y, silenciosamente, agota los presupuestos, interrumpe los flujos de trabajo y decepciona a los huéspedes.

Hablemos de lo que realmente sucede cuando los sistemas de inventario fallan y cómo los hoteles con visión de futuro están convirtiendo este dolor de cabeza operativo en una ventaja estratégica.

1. La trampa del exceso y la escasez de existencias: pérdida de efectivo por ambos lados

¿Demasiado? Desperdicias dinero. ¿Muy poco? Pierdes ingresos.

La poca visibilidad del inventario conduce a dos resultados familiares:

  • Exceso de inventario : El exceso de inventario consume el presupuesto, congestiona las áreas de almacenamiento y provoca que los artículos perecederos (como los artículos del minibar o los artículos de tocador) caduquen antes de su uso. Eso es un costo hundido.

  • Falta de existencias : Se agotan los artículos esenciales (cunas, artículos de aseo, piezas de mantenimiento). Y, de repente, tienes que hacer pedidos de última hora a precios elevados o decirles a los huéspedes: "Lo sentimos, se nos han acabado".

Ninguno es sostenible.

El verdadero problema: la mayoría de los hoteles todavía dependen de sistemas fragmentados (o peor aún, de seguimiento manual) que no proporcionan datos en tiempo real de todos los departamentos o propiedades.

La solución: Seguimiento basado en la demanda. Las propiedades que utilizan herramientas de inventario predictivo pueden ajustar el tamaño de sus pedidos y evitar el constante vaivén entre el desperdicio y las compras compulsivas.

Reciba los últimos consejos, tendencias e información sobre tecnología hotelera en su bandeja de entrada una vez por semana.
Te has suscrito
Formato de correo inválido
post_faces_combined Únase a más de 100.000 ejecutivos de las principales marcas hoteleras del mundo y reciba las últimas novedades en su bandeja de entrada una vez por semana.

2. El gasto oculto del inventario faltante

Cuando no sabes lo que tienes, sigues reordenando aquello que ya has pagado.

En muchos hoteles, el inventario se pierde sin siquiera salir del edificio. Ropa de cama sin seguimiento, equipos para eventos extraviados o suministros de piscina desaparecidos agotan silenciosamente los presupuestos.

Esto sucede porque:

  • El inventario no está asignado o registrado correctamente

  • No hay visibilidad compartida entre los equipos

  • No hay responsabilidad si faltan artículos

En resumen: estás perdiendo dinero real, no sólo en bienes físicos, sino también en el trabajo que supone buscarlos.

Estrategia: Implementar sistemas de etiquetado digital y de seguimiento centralizados que registren cada activo, ya sea un juego de sábanas o una escalera. No se trata de microgestionar, sino de saber qué posees, dónde está y cuándo es momento de reordenarlo.

3. Robo de tiempo: cómo el caos en el inventario lo ralentiza todo

¿Quiere saber qué es lo que más afecta su productividad laboral?

El personal busca suministros. Los trabajadores de mantenimiento posponen reparaciones porque les faltan piezas. El personal de limpieza retrasa la rotación de habitaciones porque los carritos no están completamente abastecidos.

Cuando los equipos desconocen qué hay en stock o dónde encontrarlo, sus flujos de trabajo se estancan. Y esto conlleva registros tardíos, incumplimientos de los SLA y tiempos de espera más largos para los huéspedes.

Lo que funciona: Sincroniza el acceso al inventario con la gestión de tareas. Cuando las personas adecuadas pueden consultar el estado del inventario en tiempo real (sin tener que llamar por teléfono ni ir a la oficina administrativa), todo fluye más rápido.

4. El riesgo de incumplimiento que no puede permitirse ignorar

La mala gestión del inventario no sólo perjudica las ganancias, sino que también puede generar problemas regulatorios.

Pensar:

  • Botiquines de primeros auxilios que no se reponen

  • Equipos de seguridad vencidos o no contabilizados

  • Registros de mantenimiento incompletos durante una auditoría

Los hoteles que no pasen los controles de seguridad pueden enfrentarse a multas, aumentos de seguro o, peor aún, daños a su reputación.

Los operadores inteligentes vinculan el seguimiento del inventario con las inspecciones programadas y las listas de verificación digitales. De esta manera, no se pasa nada por alto y siempre hay un registro para mostrar a los reguladores.

5. Su reputación es tan sólida como su proceso de inventario

Podrías tener el mejor personal del mundo, pero si no tienen las herramientas o los suministros para hacer el trabajo, tus invitados lo notarán.

No hay artículos de aseo.
Toallas entregadas con 40 minutos de retraso.
El mantenimiento de la sala se pospuso debido a un “retraso de piezas”.

Estos momentos se traducen en malas críticas y, peor aún, en pérdida de huéspedes.

Los huéspedes no culparán a tu software de inventario. Culparán a tu marca.

Solución proactiva: Trate el inventario como un facilitador del servicio, no como una tarea administrativa. Cuando los niveles de existencias se vinculan directamente con las solicitudes de servicio, los flujos de trabajo de las tareas y los datos del PMS, los equipos pueden entregar con mayor rapidez y los huéspedes obtienen lo que necesitan sin tener que pedirlo dos veces.

Tómelo en serio, antes de que le cueste más

El inventario no se percibe como una fuente de ingresos. Pero una mala gestión reduce drásticamente los márgenes.

Los hoteles que elevan el inventario de una cuestión de último momento a una disciplina respaldada por datos están viendo ganancias reales en:

  • Control de costes

  • Eficiencia laboral

  • Satisfacción del huésped

  • Preparación para auditorías

¿Quieres mantener tus márgenes ajustados, tus equipos ágiles y tus reseñas sólidas?

Comience por hacer un seguimiento de lo que realmente tiene.

Imagen del autor
Anshulika Sarkar
Content Strategist @ Unifocus

Obtenga recomendaciones de productos personalizadas

Asesor de recomendaciones de productos

Ghostel icon
Ya casi estás listo
¿Estás seguro de que deseas salir y perder tu progreso?
Quiero continuar
Quiero irme