La mayoría de los hoteleros no piensan en el inventario hasta que algo falta. O se desperdicia. O está caducado. Pero ¿cuál es el verdadero costo de una mala gestión del inventario? Se infiltra lentamente y, silenciosamente, agota los presupuestos, interrumpe los flujos de trabajo y decepciona a los huéspedes.
Hablemos de lo que realmente sucede cuando los sistemas de inventario fallan y cómo los hoteles con visión de futuro están convirtiendo este dolor de cabeza operativo en una ventaja estratégica.
1. La trampa del exceso y la escasez de existencias: pérdida de efectivo por ambos lados
¿Demasiado? Desperdicias dinero. ¿Muy poco? Pierdes ingresos.
La poca visibilidad del inventario conduce a dos resultados familiares:
Exceso de inventario : El exceso de inventario consume el presupuesto, congestiona las áreas de almacenamiento y provoca que los artículos perecederos (como los artículos del minibar o los artículos de tocador) caduquen antes de su uso. Eso es un costo hundido.
Falta de existencias : Se agotan los artículos esenciales (cunas, artículos de aseo, piezas de mantenimiento). Y, de repente, tienes que hacer pedidos de última hora a precios elevados o decirles a los huéspedes: "Lo sentimos, se nos han acabado".
Ninguno es sostenible.
El verdadero problema: la mayoría de los hoteles todavía dependen de sistemas fragmentados (o peor aún, de seguimiento manual) que no proporcionan datos en tiempo real de todos los departamentos o propiedades.
La solución: Seguimiento basado en la demanda. Las propiedades que utilizan herramientas de inventario predictivo pueden ajustar el tamaño de sus pedidos y evitar el constante vaivén entre el desperdicio y las compras compulsivas.
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2. El gasto oculto del inventario faltante
Cuando no sabes lo que tienes, sigues reordenando aquello que ya has pagado.
En muchos hoteles, el inventario se pierde sin siquiera salir del edificio. Ropa de cama sin seguimiento, equipos para eventos extraviados o suministros de piscina desaparecidos agotan silenciosamente los presupuestos.
Esto sucede porque:
El inventario no está asignado o registrado correctamente
No hay visibilidad compartida entre los equipos
No hay responsabilidad si faltan artículos
En resumen: estás perdiendo dinero real, no sólo en bienes físicos, sino también en el trabajo que supone buscarlos.
Estrategia: Implementar sistemas de etiquetado digital y de seguimiento centralizados que registren cada activo, ya sea un juego de sábanas o una escalera. No se trata de microgestionar, sino de saber qué posees, dónde está y cuándo es momento de reordenarlo.
3. Robo de tiempo: cómo el caos en el inventario lo ralentiza todo
¿Quiere saber qué es lo que más afecta su productividad laboral?
El personal busca suministros. Los trabajadores de mantenimiento posponen reparaciones porque les faltan piezas. El personal de limpieza retrasa la rotación de habitaciones porque los carritos no están completamente abastecidos.
Cuando los equipos desconocen qué hay en stock o dónde encontrarlo, sus flujos de trabajo se estancan. Y esto conlleva registros tardíos, incumplimientos de los SLA y tiempos de espera más largos para los huéspedes.
Lo que funciona: Sincroniza el acceso al inventario con la gestión de tareas. Cuando las personas adecuadas pueden consultar el estado del inventario en tiempo real (sin tener que llamar por teléfono ni ir a la oficina administrativa), todo fluye más rápido.
4. El riesgo de incumplimiento que no puede permitirse ignorar
La mala gestión del inventario no sólo perjudica las ganancias, sino que también puede generar problemas regulatorios.
Pensar:
Botiquines de primeros auxilios que no se reponen
Equipos de seguridad vencidos o no contabilizados
Registros de mantenimiento incompletos durante una auditoría
Los hoteles que no pasen los controles de seguridad pueden enfrentarse a multas, aumentos de seguro o, peor aún, daños a su reputación.
Los operadores inteligentes vinculan el seguimiento del inventario con las inspecciones programadas y las listas de verificación digitales. De esta manera, no se pasa nada por alto y siempre hay un registro para mostrar a los reguladores.
5. Su reputación es tan sólida como su proceso de inventario
Podrías tener el mejor personal del mundo, pero si no tienen las herramientas o los suministros para hacer el trabajo, tus invitados lo notarán.
No hay artículos de aseo.
Toallas entregadas con 40 minutos de retraso.
El mantenimiento de la sala se pospuso debido a un “retraso de piezas”.
Estos momentos se traducen en malas críticas y, peor aún, en pérdida de huéspedes.
Los huéspedes no culparán a tu software de inventario. Culparán a tu marca.
Solución proactiva: Trate el inventario como un facilitador del servicio, no como una tarea administrativa. Cuando los niveles de existencias se vinculan directamente con las solicitudes de servicio, los flujos de trabajo de las tareas y los datos del PMS, los equipos pueden entregar con mayor rapidez y los huéspedes obtienen lo que necesitan sin tener que pedirlo dos veces.
Tómelo en serio, antes de que le cueste más
El inventario no se percibe como una fuente de ingresos. Pero una mala gestión reduce drásticamente los márgenes.
Los hoteles que elevan el inventario de una cuestión de último momento a una disciplina respaldada por datos están viendo ganancias reales en:
Control de costes
Eficiencia laboral
Satisfacción del huésped
Preparación para auditorías
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Comience por hacer un seguimiento de lo que realmente tiene.
