M3 avvantaggia una gestione alberghiera luminosa grazie alla potenza della sua soluzione di contabilità alberghiera di prim'ordine

Molti hotel hanno problemi di back-office che mettono a dura prova i team di gestione. La giusta soluzione di contabilità specifica per l'ospitalità può aiutare a mitigare molti problemi, tra cui la convalida dei dati, l'immissione manuale, i sistemi finanziari non integrati e la gestione della liquidità.

Con un portafoglio di quattro hotel e in crescita, Luminous Hotel Management (LHM) è una società di gestione alberghiera a servizio completo con proprietà in Virginia e West Virginia. Attualmente gestisce i marchi Wyndham e IHG, LHM è responsabile delle strategie di asset e revenue management, operazioni, vendite e marketing, contabilità e finanza, rendicontazione finanziaria e pianificazione fiscale per il suo portafoglio di hotel.

Dopo oltre un decennio di partnership con M3, LHM ha scelto di implementare una diversa soluzione di contabilità e reporting nel 2021. Tuttavia, in seguito all'implementazione dell'altro software, Jadhav ha notato diverse inefficienze. Ad esempio, il nuovo fornitore di software non poteva scalare con la crescita dell'azienda, aveva integrazioni limitate con i sistemi PMS, gestione di cassa e riconciliazioni ingombranti e non offriva report personalizzati.

Il metodo di caricamento delle fatture nel nuovo software richiedeva a LHM di scansionare le fatture nel sistema informatico prima di essere caricate nel software, un passaggio in più rispetto a quanto offerto da M3. Non solo questo, ma è stato possibile inserire fatture per qualsiasi azienda, il che creerebbe confusione poiché c'era la possibilità che le fatture venissero inviate all'hotel sbagliato e i rapporti sull'invecchiamento diventerebbero imprecisi.

Oltre a queste inefficienze, Jadhav era anche frustrato dall'elaborazione dei pagamenti nella nuova piattaforma, in particolare dalla scrittura manuale degli assegni. LHM aveva anche la necessità fondamentale di elaborare i pagamenti ACH per semplificare ulteriormente il processo di contabilità fornitori, che era praticamente inesistente nella soluzione che avevano scelto di utilizzare.

"Facilità d'uso, funzionalità e scalabilità erano alcuni dei grandi ostacoli che stavamo riscontrando. Man mano che crescevamo e aggiungevamo più proprietà, dovevamo rivalutare le nostre esigenze contabili", ha affermato Jadhav.

La soluzione

Mesi dopo aver lasciato M3, LHM ha deciso di tornare a M3, la soluzione di contabilità e reporting n. 1 nel settore dell'ospitalità che serve oltre il 50% delle principali società di gestione alberghiera negli Stati Uniti, secondo la classifica della rivista Hotel Business e della rivista Hospitality Upgrade.

LHM attualmente utilizza Accounting Core, il prodotto di punta di M3, e e-Pay, una soluzione di contabilità fornitori all'avanguardia rivolta agli albergatori.

"La decisione di tornare all'Accounting Core di M3 ci ha dato il controllo e la capacità di adattare il software alle esigenze della nostra azienda. Creazione e modifica di report personalizzati, esecuzione di report consolidati su qualsiasi marchio o regione, scansione rapida delle fatture e semplice riferimento a quelle le fatture ci hanno aiutato a diventare più organizzati e snelli nelle nostre pratiche contabili quotidiane. Report personalizzabili hanno grande utilità e impatto sulle operazioni dell'hotel e sulla pianificazione fiscale. Inoltre, ogni volta che abbiamo un ticket di supporto, c'è una risposta 24 ore su 24 e un un forte follow-through quotidiano, compresi i fine settimana, dato che le operazioni alberghiere sono fondamentali ogni giorno della settimana".

Una caratteristica vantaggiosa che M3 è stata in grado di offrire a LHM attraverso l'uso di Accounting Core, è stata la possibilità di scansionare le fatture direttamente nella piattaforma. Le fatture possono essere inserite solo per l'azienda su cui stai lavorando, il che non comporta errori o confusione. M3 aiuta i clienti a rimanere organizzati e crea un processo semplicistico per rendere il caricamento privo di errori.

La soluzione e-Pay di M3 offre a LHM la possibilità di pagare i fornitori tramite assegno, pagamenti ACH o carta di credito virtuale, che guadagnano sconti, creando un nuovo flusso di entrate utilizzando il flusso di lavoro elettronico e l'intelligenza artificiale. Il processo è continuo, migliora l'automazione e aiuta a eliminare il lavoro manuale e l'errore umano.

I risultati

Grazie al ritorno di LHM su M3, il loro team è stato in grado di ottenere la facilità d'uso, la funzionalità e la scalabilità che desideravano. Il loro team non soffre più di duplicare gli sforzi di caricamento delle fatture o la possibilità che le fatture vengano inviate all'hotel errato, il che ha portato i vecchi rapporti di LHM a essere ora accurati, consentendo loro di avere dati utilizzabili.

"Posso già vedere un cambiamento nelle nostre operazioni quotidiane che tornano a M3; è qui che entra in gioco l'impatto, a livello macro, e come operiamo. Non c'è dubbio che M3 è più snello, più efficiente, e sta guidando positivamente i nostri profitti", ha affermato Fair.

Utilizzando l'e-Pay di M3, LHM non spreca più assegni di taglio del capitale umano e non ci si preoccupa più che gli assegni vengano applicati a fatture e conti errati. Inoltre, grazie alla potenza di automazione dei pagamenti di e-Pay, LHM può ora eliminare i numerosi costi della contabilità fornitori, come commissioni bancarie, toner MICR, buste e affrancatura.

Grazie alla partnership con la soluzione di contabilità e reporting più apprezzata del settore, creata dagli albergatori per gli albergatori, LHM può ora vedere risparmi di tempo e manodopera grazie alla potenza di Accounting Core di M3 insieme a e-Pay. Queste risorse possono ora essere allocate per ciò che è importante: gli ospiti dell'hotel.