I 10 migliori sistemi di gestione delle proprietà alberghiere 2025

Un sistema di gestione immobiliare (PMS) è una suite software di gestione alberghiera che i proprietari e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando le prenotazioni, la disponibilità delle prenotazioni online, i pagamenti e la rendicontazione in un unico posto centrale.

L'Hotel PMS semplifica le operazioni per il personale di front office e i servizi per gli ospiti in un'attività alberghiera per effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, vedere la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e può persino avere funzionalità di back office (pianificare le pulizie o la manutenzione). Con un sistema centrale, gli albergatori possono gestire e monitorare meglio le metriche chiave necessarie per gestire la propria attività (ad esempio tariffa media giornaliera, occupazione e RevPAR).

Efficienza operativa e controllo dei costi. Il software di gestione immobiliare o PMS dell'hotel è la spina dorsale delle operazioni del settore alberghiero; il PMS elimina i costosi overbooking gestendo la disponibilità delle camere, si coordina con qualsiasi channel manager connesso per migliorare l'occupazione delle camere, accetta pagamenti ed esegue funzioni quotidiane chiave come il trasferimento degli ospiti, l'aggiornamento delle tariffe delle camere e la gestione delle attività di pulizia.

Automazione e intelligenza. Il PMS può automatizzare e migliorare le operazioni aziendali di un hotel fornendo intelligence competitiva, regolando automaticamente i prezzi in base alla disponibilità e fornendo funzionalità di analisi e reporting.

Miglioramento dell'esperienza degli ospiti. Il PMS migliora l'esperienza degli ospiti ricordando le preferenze dei clienti e inviando comunicazioni pre e post soggiorno.

Integrazione ed estensibilità del sistema. Molti sistemi PMS possono anche integrarsi con altre tecnologie come sistemi di punti vendita, processori di pagamento, produttori di hardware e software per l'esperienza degli ospiti.

Gestire un hotel non è un'impresa facile, ma grazie alla tecnologia, gli albergatori possono ora contare sui sistemi di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) per rendere le operazioni quotidiane più efficienti e snelle. Un PMS è una soluzione software che offre una gamma di funzionalità per gestire le operazioni di reception di un hotel, gli stati delle camere, le richieste di manutenzione e i report finanziari.

Che tu gestisca una proprietà boutique o un portafoglio multi-proprietà, il PMS giusto riunisce tutte le tue operazioni in un'unica piattaforma unificata. Di seguito sono riportate le funzionalità critiche da ricercare quando si valuta un PMS per hotel.

Funzionalità PMS per reception e prenotazioni

🧾 Interfaccia intuitiva. Forma rapidamente il tuo personale e puoi ridurre la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e aiutano a semplificare le operazioni consentendo alle attività di ospitalità di effettuare il check-in degli ospiti più velocemente. Molte piattaforme moderne possono persino essere gestite da un dispositivo mobile tramite app mobile.

🏁 Check-in/check-out. Ospiti e modifica delle prenotazioni degli ospiti: tieni traccia dei profili degli ospiti e spostali in base alle tue esigenze, così sarai sempre aggiornato sulle tue prenotazioni e ridurrai la probabilità di overbooking.

📅 Dashboard centrale. Guarda cosa sta succedendo, cosa deve essere fatto oggi e monitora le tue metriche chiave. Visualizza i dettagli della gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.

💼 Imposte, commissioni e politiche personalizzate. Personalizza imposte, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.

Funzionalità PMS per la comunicazione e l'esperienza degli ospiti

💬 Messaggi e notifiche. Un PMS può offrire messaggi e notifiche agli ospiti e al personale, il che può aiutare a migliorare l'esperienza degli ospiti e semplificare la comunicazione.

📧 Comunicazione con gli ospiti. Migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate pre e post soggiorno.

📮 Feedback post-soggiorno. Un PMS può aiutare gli albergatori a raccogliere e gestire il feedback degli ospiti dopo il check-out, il che è prezioso per migliorare la qualità del servizio e la gestione della reputazione.

⭐ Esperienza degli ospiti e upselling. Una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobile per fornire opzioni self-service, servizi di upselling e personalizzare l'esperienza degli ospiti.

Funzionalità PMS per la pulizia e la manutenzione

🔧 Aggiornamenti di manutenzione. Una funzionalità che consente agli albergatori di gestire le richieste di manutenzione e gli aggiornamenti in modo efficiente all'interno della piattaforma per ridurre i tempi di inattività delle camere e migliorare la soddisfazione degli ospiti.

🧩 Modelli personalizzabili. Un PMS può offrire modelli personalizzabili per flussi di lavoro, gestione delle pulizie, ordini di lavoro e report finanziari. Questa funzionalità può aiutare i proprietari immobiliari a personalizzare il software in base alle loro esigenze specifiche.

Funzionalità PMS di Revenue & Financial Management

📈 Revenue management. Un PMS può offrire funzionalità di revenue management per aiutare a stabilire i prezzi e massimizzare l'occupazione. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare i ricavi, il che può essere cruciale per migliorare le prestazioni finanziarie di un hotel.

📑 Suite di reporting. Genera report dettagliati di produzione e finanziari per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i property manager a comprendere i canali di prenotazione.

💳 Elaborazione dei pagamenti. Capacità di accettare pagamenti con carta di credito in conformità con gli standard normativi locali e globali.

📜 Conformità governativa. Rispettare i requisiti e le normative locali in materia di rendicontazione fiscale.

Integrazioni e distribuzione Funzionalità PMS

🔗 Integrazioni. Un PMS può integrarsi con altri sistemi, come channel manager, booking engine e payment gateway. Questa integrazione può aiutare a gestire canali di distribuzione, pagamenti online e prenotazioni dirette, che possono essere cruciali per massimizzare i ricavi.

🌐 Channel manager e canali di distribuzione. Uno strumento che si integra con più canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel per massimizzare l'occupazione e i ricavi.

Funzionalità PMS per la mobilità e la gestione in tempo reale

📱 App mobile. Un'app mobile è anche una caratteristica preziosa di un PMS per hotel. Un'app mobile può consentire al personale di gestire le operazioni quotidiane dai propri smartphone, il che può aiutare il personale a lavorare in modo più efficiente e rispondere alle esigenze degli ospiti in tempo reale.

⚙️ Automazione. Un PMS può automatizzare molte operazioni quotidiane come check-in, check-out ed elaborazione dei pagamenti. Questa funzionalità può far risparmiare tempo e ridurre gli errori, il che può essere fondamentale per offrire un'esperienza eccellente agli ospiti.

🧠 Facilità d'uso e interattività. Un PMS dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e funzionalità facili da usare che possano aiutare il personale a imparare rapidamente il software e ridurre la curva di apprendimento.

📊 Dati in tempo reale. Un PMS dovrebbe fornire dati in tempo reale sullo stato delle camere, sull'occupazione e sulle metriche finanziarie. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati e a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.

☁️ PMS basato su cloud. Una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità nella gestione.

🛎️ Reception e check-in. Una funzionalità che semplifica il processo di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.

Il property management system (PMS) del tuo hotel è uno strumento indispensabile per gestire le operazioni quotidiane nel settore dell'ospitalità. Una soluzione software PMS per hotel dovrebbe avere funzionalità chiave come automazione, integrazioni, gestione delle entrate, messaggistica, app mobile, modelli personalizzabili, interfaccia intuitiva, dati in tempo reale, aggiornamenti di manutenzione e feedback post-soggiorno. Utilizzando un PMS per hotel, gli albergatori possono migliorare l'esperienza degli ospiti, massimizzare le entrate e semplificare le loro operazioni quotidiane.

Tipi di PMS per hotel:

Ci sono alcuni tipi di property management system (PMS) utilizzati negli hotel che hanno caratteristiche, funzionalità e vantaggi chiave. Comprenderli è fondamentale quando si considera la scelta giusta della tecnologia per aiutare a gestire efficacemente le operazioni dell'hotel e la soddisfazione degli ospiti. Ecco due tipi principali di PMS per hotel:

• On-Premise Hotel PMS: è installato su server situati nell'hotel ed è disponibile su ogni computer da cui gli albergatori possono accedere al PMS. Garantisce la sicurezza dei dati archiviati in loco, ma la sua manutenzione e sicurezza sono attribuite all'hotel. Saranno necessari manutenzione continua e supporto tecnico da parte del team IT dell'hotel per mantenere la funzionalità

• PMS per hotel basato su cloud: un PMS basato su cloud semplifica tutte le attività quotidiane perché il personale dell'hotel può accedere al sistema da qualsiasi luogo con una connessione Internet, quindi i dati sono sempre aggiornati. La cosa comoda è che i costi di manutenzione sono bassi

I prezzi per i prodotti PMS basati su cloud si basano in genere su quante stanze o proprietà utilizzano il sistema. Molti venditori di PMS forniscono calcolatori sui loro siti Web per aiutarti a stimare i costi mensili o annuali. Tieni presente che alcuni sistemi potrebbero addebitare costi aggiuntivi oltre all'abbonamento mensile.

Costi aggiuntivi comuni

Intervalli di prezzo PMS

Nota: i prezzi iniziali in genere riflettono piccole proprietà con utilizzo di base. I prezzi medi mensili variano in base al set di funzionalità, al numero di stanze, al volume delle prenotazioni e alle integrazioni di terze parti.

Tempistiche e processo di implementazione

Per la maggior parte dei sistemi basati su cloud, l'implementazione richiede circa 1-3 settimane, a seconda di diversi fattori chiave: il numero di prenotazioni da importare e se il tuo team o il fornitore gestirà l'importazione; il numero di camere e proprietà da configurare; e le eventuali personalizzazioni richieste per le tue operazioni o flussi di lavoro.

Fasi tipiche di implementazione

La maggior parte delle piattaforme PMS di qualità fornisce anche accesso a una libreria di formazione video e a una knowledge base consultabile per supportare l'inserimento e l'inserimento di nuovo personale.

Perché l'impostazione è importante

"Un'implementazione di successo richiede un investimento iniziale di tempo per configurare correttamente la tua proprietà, ma questa configurazione ha un impatto diretto sull'efficienza operativa a lungo termine".

Quando prendere in considerazione il passaggio a un nuovo PMS

L'acquisto di un nuovo PMS è un investimento di tempo e risorse, ma il costo opportunità di rimanere su un sistema obsoleto può essere significativo. Un moderno PMS può migliorare l'esperienza degli ospiti riducendo gli errori manuali (come gli overbooking), aumentare l'occupazione collegando il tuo inventario al tuo motore di prenotazione e ai gestori dei canali e aumentare la redditività abilitando aggiustamenti dinamici delle tariffe su tutti i canali in base alle condizioni di mercato.

Impatto nel mondo reale: gli hotel che passano a un moderno PMS cloud segnalano un aumento medio del margine di profitto del 15% entro tre mesi, più che sufficiente a coprire i costi e gli sforzi della migrazione.

Grazie al continuo sviluppo della tecnologia PMS (Property Management System) degli hotel, gli albergatori potranno godere in futuro di numerose innovazioni, come nuove funzioni e moduli di ottimizzazione, che aumentano drasticamente l'efficienza operativa. L'obiettivo finale è quello di facilitare significativamente le operazioni quotidiane e migliorare l'esperienza degli ospiti.

Pertanto, le prossime tendenze nei software di gestione immobiliare per hotel rivoluzioneranno le sorti del business, rendendo il lavoro degli albergatori più semplice.

🔗 L'ascesa degli ecosistemi basati su API

Le tecnologie API si riferiscono alle piattaforme API aperte e al passaggio al cloud, che consente un accesso più semplice, una migliore connessione di più moduli e un trasferimento dati più rapido.

Le API consentono agli hotel di gestire dati in tempo reale tramite l'integrazione del property management system (PMS) con strumenti di customer relationship management (CRM) e provider di servizi terzi. In questo modo, gli hotel forniscono ai propri ospiti informazioni accurate sulla disponibilità e sui prezzi delle camere e semplificano la gestione delle prenotazioni su più piattaforme.

Inoltre, introducendo app mobili per un accesso più rapido ai servizi dell'hotel, gli ospiti possono avere procedure di check-in/check-out più semplici. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Personalizzazione dinamica lungo tutto il percorso dell'ospite. Le integrazioni PMS con CRM, upselling e strumenti di feedback degli ospiti consentiranno la personalizzazione in tempo reale, offrendo specifici upgrade della camera o servizi in base al livello di fedeltà, alle preferenze e al comportamento di un ospite in tempo reale.

2. Centri di comando unificati per marchi multi-proprietà. Invece di saltare tra sistemi isolati, gli albergatori gestiranno prenotazioni, ricavi, messaggi agli ospiti e inventario in più hotel tramite un'interfaccia centralizzata alimentata da API interconnesse.

3. Stack tecnologici autoconfiguranti. Gli hotel saranno in grado di collegare e riprodurre nuovi strumenti di terze parti (ad esempio POS, housekeeping, app di prenotazione benessere) senza lunghi cicli di onboarding o sviluppo, sincronizzando automaticamente i dati rilevanti con il PMS in tempo reale.

🤖 Operazioni intelligenti tramite intelligenza artificiale e automazione

L'intelligenza artificiale (IA) e la scienza dei dati automatizzeranno e semplificheranno notevolmente le attività quotidiane degli albergatori, come prenotazioni, check-in e check-out, assegnazione delle camere, gestione dei ricavi, servizi per gli ospiti (chatbot ed e-concierge) e previsioni della domanda.

La potenza della tecnologia risiede negli algoritmi avanzati di apprendimento automatico che analizzano enormi quantità di dati e consentono quindi ai computer di imparare dai dati, identificare modelli e fare previsioni. Inoltre, i chatbot e gli assistenti virtuali svolgono un ruolo fondamentale nel settore alberghiero in quanto offrono assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Gestione autonoma delle entrate. I PMS analizzeranno costantemente i segnali della domanda, i prezzi della concorrenza, gli eventi e le condizioni meteorologiche per adeguare dinamicamente le tariffe, senza input umano, garantendo al contempo l'allineamento con gli obiettivi aziendali.

2. Personale e programmazione predittivi. Il PMS prevederà le tendenze di occupazione e creerà automaticamente programmi di personale ottimizzati per le operazioni di pulizia, reception e F&B in base al comportamento previsto degli ospiti.

3. Orchestrazione proattiva del servizio clienti. L'intelligenza artificiale rileverà l'attrito del servizio prima che si verifichi (ad esempio, check-in in ritardo, pulizie ritardate, mancata corrispondenza del tipo di camera) e attiverà flussi di lavoro per avvisare il personale, compensare gli ospiti o riassegnare le attività, il tutto automaticamente.

🏠 Ambienti intelligenti che rispondono in tempo reale

Le tecnologie intelligenti, come il controllo delle camere, il riconoscimento facciale basato sull'IoT (Internet of Things) e l'implementazione di sensori e altri dispositivi intelligenti connessi tra loro, costituiscono un legame indissolubile con il centro operativo principale dell'hotel, in quanto consentono il monitoraggio e la gestione in tempo reale.

Ad esempio, le innovazioni basate sull'IoT possono semplificare notevolmente la procedura di check-in e garantire la sicurezza grazie all'accesso contactless alle camere e ai servizi.

Ci sono anche i vantaggi dei telefoni cellulari che svolgono un ruolo chiave nel lavoro quotidiano degli albergatori perché possono comunicare direttamente con gli ospiti ed effettuare prenotazioni in pochi clic. Facile per i dipendenti, e ancora di più per gli ospiti. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Automazione delle pulizie basata su sensori . I sensori di movimento o delle porte notificheranno al PMS quando le stanze sono libere, riassegnando automaticamente le attività di pulizia in base all'occupazione in tempo reale, non a programmi statici.

2. Orchestrazione smart room senza contatto . Gli ospiti regoleranno l'illuminazione, la temperatura, la TV e il servizio in camera direttamente da un dispositivo mobile o da un assistente vocale, con il PMS che cattura le preferenze e attiva le offerte di upsell.

3. Mappatura del comportamento in loco . Utilizzando il riconoscimento facciale e il tracciamento tramite app mobile (con consenso), il PMS adatterà le offerte in-stay in base a dove va un ospite, ad esempio offrendo una promozione spa dopo una visita in palestra o suggerendo un check-out posticipato quando l'occupazione è bassa.