I 10 migliori sistemi di gestione delle proprietà alberghiere del 2025

Un sistema di gestione immobiliare (PMS) è una suite di software per la gestione alberghiera che i proprietari e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando le prenotazioni, la disponibilità delle prenotazioni online, i pagamenti e la rendicontazione in un unico posto centrale.

Un PMS cloud per hotel semplifica le operazioni del personale di front office e del servizio clienti in un'attività alberghiera, consentendo di effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, visualizzare la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e persino di integrare funzionalità di back office (pianificazione delle pulizie o della manutenzione). Con un sistema centralizzato, gli albergatori possono gestire e monitorare al meglio le metriche chiave necessarie per la gestione della propria attività (ad esempio, tariffa media giornaliera, occupazione e RevPAR).

Efficienza operativa e controllo dei costi. Il software di gestione immobiliare, o PMS (Management Management System), è la spina dorsale delle operazioni del settore alberghiero; il PMS elimina i costosi overbooking gestendo la disponibilità delle camere, si coordina con i channel manager connessi per migliorare l'occupazione delle camere, accetta pagamenti e svolge funzioni quotidiane fondamentali come il trasferimento degli ospiti, l'aggiornamento delle tariffe delle camere e la gestione delle attività di pulizia.

Automazione e intelligenza. Il PMS può automatizzare e migliorare le operazioni aziendali di un hotel fornendo informazioni competitive, adeguando automaticamente i prezzi in base alla disponibilità e fornendo funzionalità di analisi e reporting.

Miglioramento dell'esperienza degli ospiti. Il PMS migliora l'esperienza degli ospiti memorizzando le preferenze dei clienti e inviando comunicazioni pre e post soggiorno.

Integrazione ed estensibilità del sistema. Molti sistemi PMS possono anche integrarsi con altre tecnologie, come sistemi POS, processori di pagamento, produttori di hardware e software per l'esperienza utente.

Gestire un hotel non è un'impresa facile, ma grazie alla tecnologia, gli albergatori possono ora affidarsi ai sistemi di gestione patrimoniale (PMS) per rendere le operazioni quotidiane più efficienti e snelle. Un PMS è una soluzione software che offre una gamma di funzionalità per gestire le operazioni di reception, lo stato delle camere, le richieste di manutenzione e i report finanziari di un hotel.

Che gestiate una boutique hotel o un portfolio multi-proprietà, il PMS giusto riunisce tutte le vostre operazioni in un'unica piattaforma unificata. Di seguito sono riportate le caratteristiche fondamentali da considerare nella valutazione di un PMS per hotel.

Funzionalità PMS per reception e prenotazioni

🧾 Interfaccia intuitiva. Forma rapidamente il tuo personale e riduci la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e contribuiscono a semplificare le operazioni, consentendo alle strutture ricettive di effettuare il check-in degli ospiti più velocemente. Molte piattaforme moderne possono essere gestite anche da dispositivi mobili tramite app.

🏁 Check-in/check-out. Ospiti e modifica delle prenotazioni: tieni traccia dei profili degli ospiti e modificali a seconda delle necessità, così puoi tenere sotto controllo le tue prenotazioni e ridurre il rischio di overbooking.

📅 Dashboard centrale. Scopri cosa sta succedendo, cosa deve essere fatto oggi e monitora le tue metriche chiave. Visualizza i dettagli della gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.

💼 Tasse, commissioni e politiche personalizzate. Personalizza tasse, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.

Funzionalità PMS per la comunicazione e l'esperienza degli ospiti

💬 Messaggi e notifiche. Un PMS può offrire messaggi e notifiche a ospiti e personale, contribuendo a migliorare l'esperienza degli ospiti e a semplificare la comunicazione.

📧 Comunicazione con gli ospiti. Migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate prima e dopo il soggiorno.

📮 Feedback post-soggiorno. Un PMS può aiutare gli albergatori a raccogliere e gestire il feedback degli ospiti dopo il check-out, il che è prezioso per migliorare la qualità del servizio e la gestione della reputazione.

⭐ Esperienza degli ospiti e upselling. Una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobile per offrire opzioni self-service, servizi di upselling e personalizzare l'esperienza degli ospiti.

Funzionalità PMS per la manutenzione e le pulizie

🔧 Aggiornamenti di manutenzione. Una funzionalità che consente agli albergatori di gestire in modo efficiente le richieste di manutenzione e gli aggiornamenti all'interno della piattaforma, riducendo i tempi di inattività delle camere e migliorando la soddisfazione degli ospiti.

🧩 Modelli personalizzabili. Un PMS può offrire modelli personalizzabili per flussi di lavoro, gestione delle pulizie, ordini di lavoro e report finanziari. Questa funzionalità può aiutare i proprietari di immobili a personalizzare il software in base alle loro esigenze specifiche.

Funzionalità PMS per la gestione finanziaria e dei ricavi

📈 Gestione dei ricavi. Un PMS può offrire funzionalità di gestione dei ricavi per aiutare a definire i prezzi e massimizzare l'occupazione. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare i ricavi, il che può essere fondamentale per migliorare le performance finanziarie di un hotel.

📑 Suite di reporting. Genera report dettagliati sulla produzione e sui dati finanziari per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i property manager a comprendere i canali di prenotazione.

💳 Elaborazione dei pagamenti. Possibilità di accettare pagamenti con carta di credito in conformità con gli standard normativi locali e globali.

📜 Conformità con le normative governative. Rispettare gli obblighi e le normative locali in materia di dichiarazione dei redditi.

Funzionalità PMS per Integrazioni e Distribuzione

🔗 Integrazioni. Un PMS può integrarsi con altri sistemi, come gestori di canali, motori di prenotazione e gateway di pagamento. Questa integrazione può aiutare a gestire i canali di distribuzione, i pagamenti online e le prenotazioni dirette, il che può essere fondamentale per massimizzare i ricavi.

🌐 Channel manager e canali di distribuzione. Uno strumento che si integra con diversi canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel, per massimizzare l'occupazione e i ricavi.

Funzionalità PMS per la gestione della mobilità e del tempo reale

📱 App mobile. Un'app mobile è anche una funzionalità preziosa di un PMS per hotel. Un'app mobile consente al personale di gestire le operazioni quotidiane dai propri smartphone, aiutando il personale a lavorare in modo più efficiente e a rispondere alle esigenze degli ospiti in tempo reale.

⚙️ Automazione. Un PMS può automatizzare molte operazioni quotidiane come il check-in, il check-out e l'elaborazione dei pagamenti. Questa funzionalità consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori, il che può essere fondamentale per offrire un'esperienza eccellente agli ospiti.

🧠 Facilità d'uso e interattività. Un PMS dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e funzionalità facili da usare che aiutino il personale a imparare rapidamente a usare il software e a ridurre la curva di apprendimento.

📊 Dati in tempo reale. Un PMS dovrebbe fornire dati in tempo reale sullo stato delle camere, sull'occupazione e sulle metriche finanziarie. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati e a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.

☁️ PMS basato su cloud. Una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità di gestione.

🛎️ Reception e check-in. Una funzionalità che semplifica la procedura di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.

Il sistema di gestione immobiliare (PMS) del tuo hotel è uno strumento indispensabile per la gestione delle operazioni quotidiane nel settore alberghiero. Una soluzione software PMS per hotel dovrebbe includere funzionalità chiave come automazione, integrazioni, gestione dei ricavi, messaggistica, app mobile, modelli personalizzabili, interfaccia intuitiva, dati in tempo reale, aggiornamenti di manutenzione e feedback post-soggiorno. Utilizzando un PMS per hotel, gli albergatori possono migliorare l'esperienza degli ospiti, massimizzare i ricavi e semplificare le operazioni quotidiane.

Tipi di PMS per hotel:

Esistono alcuni tipi di sistemi di gestione immobiliare (PMS) utilizzati negli hotel che presentano caratteristiche, funzionalità e vantaggi chiave. Comprenderli è fondamentale per scegliere la tecnologia più adatta a gestire efficacemente le attività dell'hotel e la soddisfazione degli ospiti. Ecco due tipi principali di PMS per hotel:

• Sistema PMS on-premise dell'hotel: è installato su server situati in hotel ed è disponibile su ogni computer da cui gli albergatori possono accedere al PMS. Garantisce la sicurezza dei dati archiviati in loco, ma la sua manutenzione e sicurezza sono a carico dell'hotel. Per garantirne la funzionalità, saranno necessari manutenzione continua e supporto tecnico da parte del team IT dell'hotel.

• PMS per hotel basato su cloud: un PMS basato su cloud semplifica tutte le attività quotidiane, poiché il personale dell'hotel può accedere al sistema da qualsiasi luogo con una connessione Internet, garantendo dati sempre aggiornati. Il vantaggio principale è che i costi di manutenzione sono bassi.

Il prezzo dei prodotti PMS basati su cloud si basa in genere sul numero di camere o proprietà che utilizzano il sistema. Molti fornitori di PMS offrono calcolatori sui loro siti web per aiutarti a stimare il costo mensile o annuale. Tieni presente che alcuni sistemi potrebbero addebitare costi aggiuntivi oltre all'abbonamento mensile.

Intervalli di prezzo PMS (per camera/mese)

Le soluzioni PMS economiche costano in genere tra i 3 e gli 8 dollari a camera al mese . Questi sistemi si adattano al numero di camere o all'occupazione e sono ideali per strutture più piccole come bed and breakfast, locande o hotel indipendenti con una complessità operativa limitata.

Le piattaforme PMS premium generalmente costano dai 10 ai 20 dollari e oltre per camera al mese . Questi sistemi si adattano al numero di camere, alle dimensioni della struttura e alla varietà di funzionalità. Sono ideali per boutique hotel, strutture di lusso o gruppi multiproprietà che necessitano di funzionalità, integrazioni o supporto più avanzati.

I prezzi PMS standard includono le principali funzionalità di gestione immobiliare di cui la maggior parte degli hotel ha bisogno: prenotazioni, operazioni di reception, coordinamento delle pulizie e reporting delle prestazioni.

I prezzi più alti solitamente riflettono piattaforme PMS più complete che includono strumenti aggiuntivi come un gestore di canali integrato, un motore di prenotazione, moduli CRM e di coinvolgimento degli ospiti, funzionalità di gestione delle entrate o servizi di supporto premium.

Il prezzo effettivo varierà a seconda del numero di stanze, della durata del contratto, delle funzionalità incluse, dei requisiti di integrazione e del livello di servizio offerto dal fornitore.

Costi aggiuntivi comuni e componenti aggiuntivi premium

Sebbene la maggior parte delle piattaforme PMS pubblicizzi una tariffa mensile base, molti fornitori applicano costi aggiuntivi o offrono pacchetti di funzionalità premium che possono aumentare significativamente il costo totale. Di seguito è riportata una ripartizione dei costi aggiuntivi più comuni e delle tipologie di funzionalità che in genere giustificano prezzi più elevati (ad esempio, 20-25 dollari o più per camera al mese).

I fornitori che offrono queste funzionalità premium in genere le integrano in piani di livello superiore, con prezzi per camera nella fascia alta del mercato. Se non hai bisogno di queste funzionalità avanzate, potresti risparmiare notevolmente scegliendo un PMS più snello.

Tempistiche e processo di implementazione

Per la maggior parte dei sistemi basati su cloud, l'implementazione richiede circa 1-3 settimane, a seconda di diversi fattori chiave: il numero di prenotazioni da importare e se il tuo team o il fornitore gestirà l'importazione; il numero di stanze e proprietà da configurare; e le eventuali personalizzazioni richieste per le tue operazioni o flussi di lavoro.

Passaggi tipici di implementazione

La maggior parte delle piattaforme PMS di qualità fornisce anche accesso a una libreria di formazione video e a una knowledge base consultabile per supportare l'inserimento di nuovo personale.

Perché la configurazione è importante. Un'implementazione di successo richiede un investimento iniziale di tempo per configurare correttamente la proprietà, ma questa configurazione ha un impatto diretto sull'efficienza operativa a lungo termine.

Quando prendere in considerazione il passaggio a un nuovo PMS

L'acquisto di un nuovo PMS è un investimento di tempo e risorse, ma il costo opportunità di rimanere su un sistema obsoleto può essere significativo. Un PMS moderno può migliorare l'esperienza degli ospiti riducendo gli errori manuali (come l'overbooking), aumentare l'occupazione collegando l'inventario al motore di prenotazione e ai channel manager e aumentare la redditività consentendo aggiustamenti dinamici delle tariffe su tutti i canali in base alle condizioni di mercato.

Impatto nel mondo reale: gli hotel che passano a un moderno PMS cloud segnalano un aumento medio del margine di profitto del 15% entro tre mesi, più che sufficiente a coprire i costi e gli sforzi della migrazione.

Grazie al costante sviluppo della tecnologia PMS (Property Management System) per hotel, gli albergatori potranno beneficiare di numerose innovazioni in futuro, come nuove funzioni e moduli di ottimizzazione, che aumenteranno significativamente l'efficienza operativa. L'obiettivo finale è semplificare significativamente le operazioni quotidiane e migliorare l'esperienza degli ospiti.

Pertanto, le prossime tendenze nei software di gestione immobiliare per hotel rivoluzioneranno le sorti del business, rendendo più semplice il lavoro degli albergatori.

🔗 L'ascesa degli ecosistemi basati su API

Le tecnologie API si riferiscono alle piattaforme API aperte e al passaggio al cloud, che consente un accesso più semplice, una migliore connessione di più moduli e un trasferimento dati più rapido.

Le API consentono agli hotel di gestire i dati in tempo reale attraverso l'integrazione del sistema di gestione immobiliare (PMS) con gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e con i fornitori di servizi terzi. In questo modo, gli hotel forniscono ai propri ospiti informazioni accurate sulla disponibilità e sui prezzi delle camere e semplificano la gestione delle prenotazioni su più piattaforme.

Inoltre, grazie all'introduzione di app mobili per un accesso più rapido ai servizi dell'hotel, gli ospiti possono effettuare il check-in e il check-out in modo più semplice. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Personalizzazione dinamica lungo tutto il percorso dell'ospite. L'integrazione del PMS con CRM, strumenti di upselling e feedback degli ospiti consentirà una personalizzazione in tempo reale, offrendo upgrade o servizi specifici per la camera in base al livello di fedeltà, alle preferenze e al comportamento dell'ospite, in tempo reale.

2. Centri di comando unificati per marchi multi-proprietà. Invece di passare da un sistema all'altro, gli albergatori gestiranno prenotazioni, revenue, messaggi agli ospiti e inventario di più hotel tramite un'interfaccia centralizzata basata su API interconnesse.

3. Stack tecnologici autoconfiguranti. Gli hotel saranno in grado di integrare nuovi strumenti di terze parti (ad esempio POS, servizi di pulizia, app per la prenotazione di servizi benessere) senza lunghi cicli di onboarding o sviluppo, sincronizzando automaticamente i dati rilevanti con il PMS in tempo reale.

🤖 Operazioni intelligenti tramite intelligenza artificiale e automazione

L'intelligenza artificiale (IA) e la scienza dei dati automatizzeranno e semplificheranno notevolmente le attività quotidiane degli albergatori, come prenotazioni, check-in e check-out, assegnazione delle camere, gestione delle entrate, servizi per gli ospiti (chatbot ed e-concierge) e previsioni della domanda.

Il potere della tecnologia risiede in algoritmi avanzati di apprendimento automatico che analizzano enormi quantità di dati e consentono quindi ai computer di apprendere dai dati, identificare modelli e fare previsioni. Inoltre, chatbot e assistenti virtuali svolgono un ruolo fondamentale nel settore alberghiero, offrendo assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Gestione autonoma dei ricavi. I PMS analizzeranno costantemente i segnali di domanda, i prezzi della concorrenza, gli eventi e le condizioni meteorologiche per adeguare dinamicamente le tariffe, senza intervento umano, garantendo al contempo l'allineamento con gli obiettivi aziendali.

2. Personale e programmazione predittivi. Il PMS prevede l'andamento dell'occupazione e crea automaticamente programmi di personale ottimizzati per le operazioni di pulizia, reception e ristorazione, in base al comportamento previsto degli ospiti.

3. Orchestrazione proattiva del servizio clienti. L'intelligenza artificiale rileverà eventuali problemi di servizio prima che si verifichino (ad esempio, check-in posticipato, pulizie di fine soggiorno ritardate, mancata corrispondenza della tipologia di camera) e attiverà flussi di lavoro per avvisare il personale, compensare gli ospiti o riassegnare le attività, il tutto automaticamente.

🏠 Ambienti intelligenti che rispondono in tempo reale

Le tecnologie intelligenti come il controllo delle camere, il riconoscimento facciale basato sull'IoT (Internet of Things) e l'implementazione di sensori e altri dispositivi intelligenti connessi tra loro costituiscono un legame indissolubile con il centro operativo principale dell'hotel, in quanto consentono il monitoraggio e la gestione in tempo reale.

Ad esempio, le innovazioni basate sull'IoT possono semplificare notevolmente la procedura di check-in e garantire la sicurezza grazie all'accesso contactless alle camere e ai servizi.

A questi si aggiungono i vantaggi dei telefoni cellulari, che svolgono un ruolo fondamentale nel lavoro quotidiano degli albergatori, perché permettono di comunicare direttamente con gli ospiti ed effettuare prenotazioni in pochi clic. Facile per i dipendenti, e ancora di più per gli ospiti. Ecco cosa potrebbe significare per il tuo hotel...

1. Automazione delle pulizie basata su sensori . I sensori di movimento o di apertura delle porte notificheranno al PMS quando le camere sono libere, riassegnando automaticamente le attività di pulizia in base all'occupazione in tempo reale, non a programmi statici.

2. Gestione intelligente della camera senza contatto . Gli ospiti potranno regolare illuminazione, temperatura, TV e servizio in camera direttamente da un dispositivo mobile o da un assistente vocale, con il PMS che acquisisce le preferenze e attiva offerte di upselling.

3. Mappatura del comportamento in struttura . Utilizzando il riconoscimento facciale e il tracciamento tramite app mobile (con il consenso dell'ospite), il PMS personalizzerà le offerte durante il soggiorno in base alla destinazione, ad esempio offrendo una promozione spa dopo una sessione in palestra o suggerendo un check-out posticipato in caso di bassa occupazione.