Un sistema di gestione della proprietà (PMS) è una suite software di gestione alberghiera che i proprietari di proprietà e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando le prenotazioni, la disponibilità delle prenotazioni online, i pagamenti e la creazione di report in un'unica posizione centrale. Il PMS dell'hotel semplifica le operazioni per il personale del front office e i servizi per gli ospiti in un'attività alberghiera per il check-in e il check-out degli ospiti, vedere la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e può persino avere funzionalità di back office (pianificare le pulizie o la manutenzione). Con un sistema centrale, gli albergatori possono gestire e monitorare meglio le metriche chiave necessarie per gestire la propria attività (ad es. tariffa media giornaliera, occupazione e RevPAR).

Il software di gestione della proprietà o PMS per hotel è la spina dorsale delle operazioni del settore dell'ospitalità; il PMS elimina le costose prenotazioni in eccesso gestendo la disponibilità delle camere, si coordina con qualsiasi channel manager connesso per migliorare l'occupazione delle camere, accetta pagamenti ed esegue le funzioni quotidiane chiave come il trasferimento degli ospiti, l'aggiornamento delle tariffe delle camere e la gestione delle attività di pulizia. Il PMS può automatizzare e migliorare le operazioni aziendali di un hotel fornendo informazioni sulla concorrenza, regolando automaticamente i prezzi in base alla disponibilità e fornendo funzionalità di analisi e reportistica. Il PMS migliora l'esperienza dell'ospite ricordando le preferenze del cliente e inviando comunicazioni pre e post soggiorno. Molti sistemi PMS possono anche integrarsi con altre tecnologie come sistemi di punti vendita, processori di pagamento, produttori di hardware e software per l'esperienza degli ospiti.

1. Interfaccia user-friendly Forma rapidamente il tuo personale e può ridurre la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e aiutano a semplificare le operazioni consentendo alle aziende di ospitalità di effettuare il check-in degli ospiti più velocemente. Molte piattaforme moderne possono essere gestite anche da un dispositivo mobile tramite un'app mobile.
2. Effettua il check-in/check-out degli ospiti e modifica le prenotazioni degli ospiti - Tieni traccia dei profili degli ospiti e spostali secondo necessità per tenerti aggiornato sulle tue prenotazioni e ridurre la probabilità di overbooking.
3. Dashboard centrale: guarda cosa sta succedendo, cosa deve essere fatto oggi e monitora le tue metriche chiave. ;Visualizza i dettagli di gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.
4. Tasse, commissioni e politiche personalizzate: personalizza tasse, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.
5. Conformità governativa: rispettare i requisiti e le normative locali in materia di rendicontazione fiscale.
6. Comunicazione con gli ospiti - Migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate prima e dopo il soggiorno.
7. Suite di reportistica: genera report finanziari e di produzione dettagliati per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i gestori di proprietà a comprendere i canali di prenotazione.
8. Elaborazione dei pagamenti: capacità di accettare pagamenti con carta di credito in conformità con gli standard normativi locali e globali.
9. PMS basato su cloud: una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità nella gestione.
10. Reception e check-in: una funzionalità che semplifica il processo di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.
11. Channel manager e canali di distribuzione: uno strumento che si integra con più canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel per massimizzare l'occupazione e le entrate.
12. Sistema di gestione dei prezzi e delle entrate: una funzionalità che automatizza la gestione dei prezzi e dell'inventario per ottimizzare le entrate e il RevPAR.
13. Esperienza dell'ospite e upselling: una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobile per fornire opzioni self-service, servizi di upsell e personalizzare l'esperienza dell'ospite.

I prezzi per i prodotti PMS basati su cloud si basano in genere sul numero di stanze o proprietà che utilizzano quel sistema. Molti prodotti PMS hanno calcolatori sul loro sito Web che ti aiuteranno a capire meglio cosa aspettarti per i prezzi. Fai attenzione che alcuni sistemi PMS addebiteranno costi aggiuntivi oltre alle tariffe mensili. Queste tariffe aggiuntive possono includere commissioni percentuali sulle prenotazioni dirette, costi di implementazione/installazione, costi di interfaccia per la connessione a sistemi di terze parti, ecc.

Un PMS economico parte da circa $ 50 al mese e aumenta in base all'occupazione e/o al numero di stanze. Il prezzo premium per un PMS parte da circa $ 200 al mese per le proprietà più piccole e aumenta in base all'occupazione e/o al numero di camere.

Per la maggior parte dei sistemi basati su cloud, l'implementazione può richiedere da una a tre settimane a seconda di: quante prenotazioni devono essere importate e chi sta importando i dati (alcuni PMS offriranno servizi per farlo per te), il numero di proprietà e camere che hai have e tutte le personalizzazioni che vorresti aggiungere.

L'implementazione in genere inizia impostando l'applicazione: impostando camere, tipi di camere, aggiungendo tariffe e importando/aggiungendo prenotazioni esistenti e future. Un coach o un rappresentante dell'implementazione può collaborare con te durante il processo di configurazione e verificare la tua configurazione. Infine, collegherai i tuoi canali o il channel manager per iniziare a prendere prenotazioni. Fatto correttamente, non ci sono tempi di inattività tra i sistemi di commutazione. Un buon PMS fornirà anche l'accesso a una libreria di formazione video e una base di conoscenza delle sue funzionalità per aiutare i nuovi utenti a iniziare.

Un'implementazione di successo richiede un investimento iniziale nel tempo per configurare correttamente la tua proprietà: è un investimento che ha un impatto diretto sull'efficienza delle tue operazioni successive. Ad esempio, l'impostazione della tua politica di cancellazione ora ti consentirà di applicare tale politica in un secondo momento.

Come faccio a sapere quando è il momento per il mio hotel di passare a un nuovo PMS cloud? L'acquisto di un nuovo PMS è un investimento di tempo e risorse; tuttavia, vi è un notevole costo opportunità che deve essere considerato. Il PMS giusto può migliorare l'esperienza del cliente riducendo errori come gli overbooking, migliorare i tassi di occupazione collegando l'inventario disponibile al tuo motore di prenotazione e ai gestori di canale e aiutarti a guadagnare di più consentendoti di modificare rapidamente le tue tariffe su tutti i tuoi canali in base a condizioni di mercato. In media, i nostri clienti godono di un aumento medio del margine di profitto del 15% dopo soli tre mesi. Questo è più che ripagante dell'investimento e degli sforzi necessari per la migrazione a un nuovo sistema.