Un sistema di gestione della proprietà (PMS) è una suite software di gestione alberghiera che i proprietari di strutture e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando prenotazioni, disponibilità delle prenotazioni online, pagamenti e reporting in un unico luogo centrale. Il PMS per hotel semplifica le operazioni del personale del front office e dei servizi agli ospiti in un'attività alberghiera per effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, visualizzare la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e persino avere funzionalità di back office (pianificazione delle pulizie o della manutenzione). Con un sistema centrale, gli albergatori possono gestire e monitorare meglio i parametri chiave necessari per gestire la propria attività (ad esempio tariffa media giornaliera, occupazione e RevPAR).

Il software di gestione della proprietà o PMS per hotel è la spina dorsale delle operazioni del settore dell'ospitalità; il PMS elimina costosi overbooking gestendo la disponibilità delle camere, si coordina con tutti i channel manager collegati per migliorare l'occupazione delle camere, accetta pagamenti ed esegue funzioni quotidiane chiave come il trasferimento degli ospiti, l'aggiornamento delle tariffe delle camere e la gestione delle attività di pulizia. Il PMS può automatizzare e migliorare le operazioni aziendali di un hotel fornendo informazioni sulla concorrenza, adeguando automaticamente i prezzi in base alla disponibilità e fornendo funzionalità di analisi e reporting. Il PMS migliora l'esperienza degli ospiti ricordando le preferenze dei clienti e inviando comunicazioni pre e post soggiorno. Molti sistemi PMS possono anche integrarsi con altre tecnologie come sistemi di punti vendita, processori di pagamento, produttori di hardware e software per l'esperienza degli ospiti.

Gestire un hotel non è un'impresa facile, ma grazie alla tecnologia, gli albergatori possono ora fare affidamento sui sistemi di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) per rendere le operazioni quotidiane più efficienti e snelle. Un PMS è una soluzione software che offre una gamma di funzionalità per gestire le operazioni della reception di un hotel, lo stato delle camere, le richieste di manutenzione e i report finanziari.

Una delle caratteristiche più critiche di un PMS per hotel è l'automazione. Un PMS può automatizzare molte operazioni quotidiane come il check-in, il check-out e l'elaborazione dei pagamenti. Questa funzionalità può far risparmiare tempo e ridurre gli errori, il che può essere fondamentale per offrire un'esperienza eccellente agli ospiti.

Le integrazioni sono un'altra caratteristica importante di un PMS per hotel. Un PMS può integrarsi con altri sistemi, come channel manager, motori di prenotazione e gateway di pagamento. Questa integrazione può aiutare a gestire i canali di distribuzione, i pagamenti online e le prenotazioni dirette, che possono essere cruciali per massimizzare le entrate.

Anche la gestione delle entrate è una caratteristica vitale di un PMS alberghiero. Un PMS può offrire funzionalità di gestione delle entrate per aiutare a definire i prezzi e massimizzare l'occupazione. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le entrate, che possono essere cruciali per migliorare la performance finanziaria di un hotel.

Messaggi e notifiche sono altre caratteristiche importanti di un PMS per hotel. Un PMS può offrire messaggi e notifiche agli ospiti e al personale, il che può aiutare a migliorare l'esperienza degli ospiti e a semplificare la comunicazione. Anche un'app mobile è una caratteristica preziosa del PMS di un hotel. Un'app mobile può consentire al personale di gestire le operazioni quotidiane dai propri smartphone, il che può aiutare il personale a lavorare in modo più efficiente e a rispondere alle esigenze degli ospiti in tempo reale.

I modelli personalizzabili sono un'altra caratteristica fondamentale di un PMS per hotel. Un PMS può offrire modelli personalizzabili per flussi di lavoro, gestione delle pulizie, ordini di lavoro e report finanziari. Questa funzionalità può aiutare i proprietari di immobili a personalizzare il software in base alle loro esigenze specifiche.

Anche la facilità d'uso e l'interattività sono caratteristiche importanti di un PMS per hotel. Un PMS dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e funzionalità facili da usare che possano aiutare il personale ad apprendere rapidamente il software e ridurre la curva di apprendimento.

I dati in tempo reale sono un'altra caratteristica essenziale di un PMS per hotel. Un PMS dovrebbe fornire dati in tempo reale sullo stato delle camere, sull'occupazione e sui parametri finanziari. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati e a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.

In conclusione, un sistema di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) è uno strumento indispensabile per gestire le operazioni quotidiane nel settore dell’ospitalità. Una soluzione software PMS per hotel dovrebbe avere funzionalità chiave come automazione, integrazioni, gestione delle entrate, messaggistica, app mobile, modelli personalizzabili, interfaccia intuitiva, dati in tempo reale, aggiornamenti di manutenzione e feedback post-soggiorno. Utilizzando un PMS per hotel, gli albergatori possono migliorare l'esperienza degli ospiti, massimizzare le entrate e semplificare le loro operazioni quotidiane.

1. Interfaccia intuitiva Forma rapidamente il tuo personale e può ridurre la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e aiutano a semplificare le operazioni consentendo alle aziende del settore alberghiero di effettuare il check-in degli ospiti più rapidamente. Molte piattaforme moderne possono essere gestite anche da un dispositivo mobile tramite un'app mobile.
2. Effettua il check-in/check-out degli ospiti e modifica le prenotazioni degli ospiti: tieni traccia dei profili degli ospiti e spostali secondo necessità per tenerti aggiornato sulle tue prenotazioni e ridurre la probabilità di overbooking.
3. Dashboard centrale: scopri cosa sta succedendo, cosa è necessario fare oggi e monitora i tuoi parametri chiave. ;Visualizza i dettagli di gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.
4. Tasse, commissioni e politiche personalizzate: personalizza tasse, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.
5. Conformità governativa: rispettare i requisiti e le normative locali in materia di rendicontazione fiscale.
6. Comunicazione con gli ospiti: migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate pre e post soggiorno.
7. Suite di reporting: genera report dettagliati sulla produzione e finanziari per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i gestori delle proprietà a comprendere i canali di prenotazione.
8. Elaborazione dei pagamenti: capacità di accettare pagamenti con carta di credito in conformità con gli standard normativi locali e globali.
9. PMS basato sul cloud: una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità nella gestione.
10. Reception e check-in: una funzionalità che semplifica il processo di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.
11. Channel manager e canali di distribuzione: uno strumento che si integra con più canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel per massimizzare l'occupazione e le entrate.
12. Sistema di gestione dei prezzi e delle entrate: una funzionalità che automatizza la gestione dei prezzi e dell'inventario per ottimizzare le entrate e il RevPAR.
13. Esperienza degli ospiti e upselling: una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobili per fornire opzioni self-service, servizi di upselling e personalizzare l'esperienza degli ospiti.

I prezzi per i prodotti PMS basati su cloud si basano generalmente sul numero di stanze o proprietà che utilizzano quel sistema. Molti prodotti PMS dispongono di calcolatori sul proprio sito Web che ti aiuteranno a capire meglio cosa aspettarti in termini di prezzi. Fai attenzione perché alcuni sistemi PMS addebiteranno costi aggiuntivi oltre alle tariffe mensili. Queste tariffe aggiuntive possono includere commissioni percentuali sulle prenotazioni dirette, costi di implementazione/configurazione, costi di interfaccia per la connessione a sistemi di terze parti, ecc.

Un PMS economico parte da circa $ 50 al mese e aumenta in base all'occupazione e/o al numero di camere. Il prezzo premium per un PMS parte da circa $ 200 al mese per le proprietà più piccole e aumenta in base all'occupazione e/o al numero di camere.

Per la maggior parte dei sistemi basati su cloud, l'implementazione può richiedere da una a tre settimane a seconda di: quante prenotazioni devono essere importate e chi sta importando i dati (alcuni PMS offriranno servizi per farlo per te), il numero di proprietà e camere che desideri avere e tutte le personalizzazioni che desideri aggiungere.

L'implementazione inizierà in genere con la configurazione dell'applicazione: impostazione di camere, tipologie di camere, aggiunta di tariffe e importazione/aggiunta di prenotazioni esistenti e future. Un formatore o un rappresentante dell'implementazione può collaborare con te durante il processo di configurazione e verificare la configurazione. Infine, collegherai i tuoi canali o il tuo channel manager per iniziare a ricevere prenotazioni. Fatto correttamente, non ci sono tempi di inattività tra i sistemi di commutazione. Un buon PMS fornirà inoltre l'accesso a una libreria di formazione video e a una knowledge base delle sue funzionalità per aiutare i nuovi utenti a iniziare.

Un'implementazione di successo richiede un investimento iniziale in tempo per configurare correttamente la tua proprietà: è un investimento che ha un impatto diretto sull'efficienza delle tue operazioni successive. Ad esempio, impostare ora la politica di cancellazione ti consentirà di applicarla in seguito.

Come faccio a sapere quando è il momento per il mio hotel di passare a un nuovo PMS cloud? L'acquisto di un nuovo PMS è un investimento in tempo e risorse; tuttavia, vi è un notevole costo opportunità che deve essere considerato. Il giusto PMS può migliorare l'esperienza del cliente riducendo errori come overbooking, migliorare i tassi di occupazione collegando l'inventario disponibile al motore di prenotazione e ai gestori dei canali e aiutarti a guadagnare di più consentendoti di modificare rapidamente le tariffe, su tutti i tuoi canali in base sulle condizioni di mercato. In media, i nostri clienti beneficiano di un aumento medio del margine di profitto del 15% dopo soli tre mesi. Ciò ripagherà ampiamente gli investimenti e gli sforzi necessari per la migrazione a un nuovo sistema.