Gestire un hotel non è un'impresa facile, ma grazie alla tecnologia, gli albergatori possono ora affidarsi ai sistemi di gestione patrimoniale (PMS) per rendere le operazioni quotidiane più efficienti e snelle. Un PMS è una soluzione software che offre una gamma di funzionalità per gestire le operazioni di reception, lo stato delle camere, le richieste di manutenzione e i report finanziari di un hotel.
Che gestiate una boutique hotel o un portfolio multi-proprietà, il PMS giusto riunisce tutte le vostre operazioni in un'unica piattaforma unificata. Di seguito sono riportate le caratteristiche fondamentali da considerare nella valutazione di un PMS per hotel.
Funzionalità PMS per reception e prenotazioni
🧾 Interfaccia intuitiva. Forma rapidamente il tuo personale e riduci la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e contribuiscono a semplificare le operazioni, consentendo alle strutture ricettive di effettuare il check-in degli ospiti più velocemente. Molte piattaforme moderne possono essere gestite anche da dispositivi mobili tramite app.
🏁 Check-in/check-out. Ospiti e modifica delle prenotazioni: tieni traccia dei profili degli ospiti e modificali a seconda delle necessità, così puoi tenere sotto controllo le tue prenotazioni e ridurre il rischio di overbooking.
📅 Dashboard centrale. Scopri cosa sta succedendo, cosa deve essere fatto oggi e monitora le tue metriche chiave. Visualizza i dettagli della gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.
💼 Tasse, commissioni e politiche personalizzate. Personalizza tasse, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.
Funzionalità PMS per la comunicazione e l'esperienza degli ospiti
💬 Messaggi e notifiche. Un PMS può offrire messaggi e notifiche a ospiti e personale, contribuendo a migliorare l'esperienza degli ospiti e a semplificare la comunicazione.
📧 Comunicazione con gli ospiti. Migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate prima e dopo il soggiorno.
📮 Feedback post-soggiorno. Un PMS può aiutare gli albergatori a raccogliere e gestire il feedback degli ospiti dopo il check-out, il che è prezioso per migliorare la qualità del servizio e la gestione della reputazione.
⭐ Esperienza degli ospiti e upselling. Una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobile per offrire opzioni self-service, servizi di upselling e personalizzare l'esperienza degli ospiti.
Funzionalità PMS per la manutenzione e le pulizie
🔧 Aggiornamenti di manutenzione. Una funzionalità che consente agli albergatori di gestire in modo efficiente le richieste di manutenzione e gli aggiornamenti all'interno della piattaforma, riducendo i tempi di inattività delle camere e migliorando la soddisfazione degli ospiti.
🧩 Modelli personalizzabili. Un PMS può offrire modelli personalizzabili per flussi di lavoro, gestione delle pulizie, ordini di lavoro e report finanziari. Questa funzionalità può aiutare i proprietari di immobili a personalizzare il software in base alle loro esigenze specifiche.
Funzionalità PMS per la gestione finanziaria e dei ricavi
📈 Gestione dei ricavi. Un PMS può offrire funzionalità di gestione dei ricavi per aiutare a definire i prezzi e massimizzare l'occupazione. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare i ricavi, il che può essere fondamentale per migliorare le performance finanziarie di un hotel.
📑 Suite di reporting. Genera report dettagliati sulla produzione e sui dati finanziari per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i property manager a comprendere i canali di prenotazione.
💳 Elaborazione dei pagamenti. Possibilità di accettare pagamenti con carta di credito in conformità con gli standard normativi locali e globali.
📜 Conformità con le normative governative. Rispettare gli obblighi e le normative locali in materia di dichiarazione dei redditi.
Funzionalità PMS per Integrazioni e Distribuzione
🔗 Integrazioni. Un PMS può integrarsi con altri sistemi, come gestori di canali, motori di prenotazione e gateway di pagamento. Questa integrazione può aiutare a gestire i canali di distribuzione, i pagamenti online e le prenotazioni dirette, il che può essere fondamentale per massimizzare i ricavi.
🌐 Channel manager e canali di distribuzione. Uno strumento che si integra con diversi canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel, per massimizzare l'occupazione e i ricavi.
Funzionalità PMS per la gestione della mobilità e del tempo reale
📱 App mobile. Un'app mobile è anche una funzionalità preziosa di un PMS per hotel. Un'app mobile consente al personale di gestire le operazioni quotidiane dai propri smartphone, aiutando il personale a lavorare in modo più efficiente e a rispondere alle esigenze degli ospiti in tempo reale.
⚙️ Automazione. Un PMS può automatizzare molte operazioni quotidiane come il check-in, il check-out e l'elaborazione dei pagamenti. Questa funzionalità consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori, il che può essere fondamentale per offrire un'esperienza eccellente agli ospiti.
🧠 Facilità d'uso e interattività. Un PMS dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e funzionalità facili da usare che aiutino il personale a imparare rapidamente a usare il software e a ridurre la curva di apprendimento.
📊 Dati in tempo reale. Un PMS dovrebbe fornire dati in tempo reale sullo stato delle camere, sull'occupazione e sulle metriche finanziarie. Questa funzionalità può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati e a rispondere ai cambiamenti in tempo reale.
☁️ PMS basato su cloud. Una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità di gestione.
🛎️ Reception e check-in. Una funzionalità che semplifica la procedura di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.
Il sistema di gestione immobiliare (PMS) del tuo hotel è uno strumento indispensabile per la gestione delle operazioni quotidiane nel settore alberghiero. Una soluzione software PMS per hotel dovrebbe includere funzionalità chiave come automazione, integrazioni, gestione dei ricavi, messaggistica, app mobile, modelli personalizzabili, interfaccia intuitiva, dati in tempo reale, aggiornamenti di manutenzione e feedback post-soggiorno. Utilizzando un PMS per hotel, gli albergatori possono migliorare l'esperienza degli ospiti, massimizzare i ricavi e semplificare le operazioni quotidiane.
Tipi di PMS per hotel:
Esistono alcuni tipi di sistemi di gestione immobiliare (PMS) utilizzati negli hotel che presentano caratteristiche, funzionalità e vantaggi chiave. Comprenderli è fondamentale per scegliere la tecnologia più adatta a gestire efficacemente le attività dell'hotel e la soddisfazione degli ospiti. Ecco due tipi principali di PMS per hotel:
Sistema PMS on-premise dell'hotel: è installato su server situati in hotel ed è disponibile su ogni computer da cui gli albergatori possono accedere al PMS. Garantisce la sicurezza dei dati archiviati in loco, ma la sua manutenzione e sicurezza sono a carico dell'hotel. Per garantirne la funzionalità, saranno necessari manutenzione continua e supporto tecnico da parte del team IT dell'hotel.
PMS per hotel basato su cloud: un PMS basato su cloud semplifica tutte le attività quotidiane, poiché il personale dell'hotel può accedere al sistema da qualsiasi luogo con una connessione Internet, garantendo dati sempre aggiornati. Il vantaggio principale è che i costi di manutenzione sono bassi.