Un property management system (PMS) è una suite software di gestione alberghiera che i proprietari di immobili e gli addetti alla reception utilizzano per gestire la propria attività coordinando le prenotazioni, la disponibilità delle prenotazioni online, i pagamenti e i report in un unico posto centrale. L'Hotel PMS semplifica le operazioni per il personale della reception e i servizi per gli ospiti in un'attività alberghiera per effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, vedere la disponibilità delle camere, apportare modifiche alle prenotazioni esistenti e può persino avere funzionalità di back office (pianificare le pulizie o la manutenzione). Con un sistema centrale, gli albergatori possono gestire e monitorare meglio le metriche chiave necessarie per gestire la propria attività (ad esempio tariffa giornaliera media, occupazione e RevPAR).

Il software di gestione della proprietà o PMS dell'hotel è la spina dorsale delle operazioni del settore alberghiero; il PMS elimina i costosi overbooking gestendo la disponibilità delle camere, si coordina con qualsiasi channel manager connesso per migliorare l'occupazione delle camere, accetta pagamenti ed esegue funzioni quotidiane chiave come il trasferimento degli ospiti, l'aggiornamento delle tariffe delle camere e la gestione delle attività di pulizia. Il PMS può automatizzare e migliorare le operazioni aziendali di un hotel fornendo intelligence competitiva, regolando automaticamente i prezzi in base alla disponibilità e fornendo funzionalità di analisi e reporting. Il PMS migliora l'esperienza degli ospiti ricordando le preferenze dei clienti e inviando comunicazioni prima e dopo il soggiorno. Molti sistemi PMS possono anche integrarsi con altre tecnologie come sistemi di punti vendita, processori di pagamento, produttori di hardware e software per l'esperienza degli ospiti.

Tipi di PMS per hotel:

Ci sono alcuni tipi di property management system (PMS) utilizzati negli hotel che hanno caratteristiche, funzionalità e vantaggi chiave. Comprenderli è fondamentale quando si considera la scelta giusta della tecnologia per aiutare a gestire efficacemente le operazioni dell'hotel e la soddisfazione degli ospiti.

Ecco due tipi principali di PMS per hotel:

• On-Premise Hotel PMS: è installato su server situati nell'hotel ed è disponibile su ogni computer da cui gli albergatori possono accedere al PMS. Garantisce la sicurezza dei dati archiviati in loco, ma la sua manutenzione e sicurezza sono attribuite all'hotel. Saranno necessari manutenzione continua e supporto tecnico da parte del team IT dell'hotel per mantenere la funzionalità

• PMS per hotel basato su cloud: un PMS basato su cloud semplifica tutte le attività quotidiane perché il personale dell'hotel può accedere al sistema da qualsiasi luogo con una connessione Internet, quindi i dati sono sempre aggiornati. La cosa comoda è che i costi di manutenzione sono bassi

Gestire un hotel non è un'impresa facile, ma grazie alla tecnologia, gli albergatori possono ora contare sui sistemi di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) per rendere le operazioni quotidiane più efficienti e snelle. Un PMS è una soluzione software che offre una gamma di funzionalità per gestire le operazioni di reception di un hotel, gli stati delle camere, le richieste di manutenzione e i report finanziari.

Una delle caratteristiche più critiche di un PMS per hotel è l'automazione. Un PMS può automatizzare molte operazioni quotidiane come il check-in, il check-out e l'elaborazione dei pagamenti. Questa caratteristica può far risparmiare tempo e ridurre gli errori, il che può essere cruciale per offrire un'esperienza eccellente agli ospiti.

Le integrazioni sono un'altra caratteristica importante di un PMS per hotel. Un PMS può integrarsi con altri sistemi, come channel manager, booking engine e payment gateway. Questa integrazione può aiutare a gestire canali di distribuzione, pagamenti online e prenotazioni dirette, che possono essere cruciali per massimizzare i ricavi.

La gestione delle entrate è anche una caratteristica essenziale di un PMS per hotel. Un PMS può offrire funzionalità di gestione delle entrate per aiutare a stabilire i prezzi e massimizzare l'occupazione. Questa caratteristica può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le entrate, il che può essere cruciale per migliorare le prestazioni finanziarie di un hotel.

Messaggi e notifiche sono altre importanti funzionalità di un PMS per hotel. Un PMS può offrire messaggi e notifiche a ospiti e personale, il che può aiutare a migliorare l'esperienza degli ospiti e semplificare la comunicazione. Un'app mobile è anche una preziosa funzionalità di un PMS per hotel. Un'app mobile può consentire al personale di gestire le operazioni quotidiane dai propri smartphone, il che può aiutare il personale a lavorare in modo più efficiente e rispondere alle esigenze degli ospiti in tempo reale.

I modelli personalizzabili sono un'altra caratteristica fondamentale di un PMS per hotel. Un PMS può offrire modelli personalizzabili per flussi di lavoro, gestione delle pulizie, ordini di lavoro e report finanziari. Questa caratteristica può aiutare i proprietari di immobili a personalizzare il software in base alle loro esigenze specifiche.

Anche la facilità d'uso e l'interattività sono caratteristiche importanti di un PMS per hotel. Un PMS dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e funzionalità facili da usare che possano aiutare il personale a imparare rapidamente il software e ridurre la curva di apprendimento.

I dati in tempo reale sono un'altra caratteristica essenziale di un PMS per hotel. Un PMS dovrebbe fornire dati in tempo reale sullo stato delle camere, l'occupazione e le metriche finanziarie. Questa caratteristica può aiutare gli albergatori a prendere decisioni basate sui dati e rispondere ai cambiamenti in tempo reale.

In conclusione, un sistema di gestione delle proprietà alberghiere (PMS) è uno strumento indispensabile per gestire le operazioni quotidiane nel settore dell'ospitalità. Una soluzione software PMS per hotel dovrebbe avere funzionalità chiave come automazione, integrazioni, gestione delle entrate, messaggistica, app mobile, modelli personalizzabili, interfaccia intuitiva, dati in tempo reale, aggiornamenti di manutenzione e feedback post-soggiorno. Utilizzando un PMS per hotel, gli albergatori possono migliorare l'esperienza degli ospiti, massimizzare le entrate e semplificare le loro operazioni quotidiane.

1. Interfaccia intuitiva Forma rapidamente il tuo personale e puoi ridurre la probabilità di errori. Le migliori soluzioni PMS oggi sono self-service e aiutano a semplificare le operazioni consentendo alle aziende di ospitalità di effettuare il check-in degli ospiti più velocemente. Molte piattaforme moderne possono persino essere gestite da un dispositivo mobile tramite app mobile.
2. Check-in/check-out degli ospiti e modifica delle prenotazioni degli ospiti: tieni traccia dei profili degli ospiti e spostali secondo necessità, così puoi tenere sotto controllo le tue prenotazioni e ridurre la probabilità di overbooking.
3. Dashboard centrale: scopri cosa sta succedendo, cosa deve essere fatto oggi e monitora le metriche chiave. Visualizza i dettagli di gestione delle prenotazioni nella tua soluzione PMS.
4. Imposte, commissioni e politiche personalizzate: personalizza imposte, commissioni e politiche di cancellazione nella combinazione più adatta alla tua attività.
5. Conformità governativa: rispettare i requisiti e le normative locali in materia di rendicontazione fiscale.
6. Comunicazione con gli ospiti: migliora l'esperienza degli ospiti con comunicazioni automatizzate prima e dopo il soggiorno.
7. Suite di reporting: genera report dettagliati di produzione e finanziari per migliorare le operazioni aziendali. Aiuta i property manager a comprendere i canali di prenotazione.
8. Elaborazione dei pagamenti: possibilità di accettare pagamenti con carta di credito nel rispetto degli standard normativi locali e globali.
9. PMS basato su cloud: una soluzione software PMS ospitata sul cloud per consentire l'accesso remoto e la flessibilità nella gestione.
10. Reception e check-in: una funzionalità che semplifica la procedura di check-in e fornisce al personale della reception un'interfaccia intuitiva per gestire le operazioni quotidiane dell'hotel.
11. Channel manager e canali di distribuzione: uno strumento che si integra con più canali di prenotazione, come OTA, GDS e il sito web dell'hotel, per massimizzare l'occupazione e i ricavi.
12. Sistema di gestione dei prezzi e dei ricavi: una funzionalità che automatizza la gestione dei prezzi e dell'inventario per ottimizzare i ricavi e il RevPAR.
13. Esperienza degli ospiti e upselling: una funzione che consente l'integrazione di messaggistica e app mobili per fornire opzioni self-service, servizi di upselling e personalizzare l'esperienza degli ospiti.

I prezzi per i prodotti PMS basati su cloud sono in genere basati su quante stanze o proprietà utilizzano quel sistema. Molti prodotti PMS hanno calcolatori sul loro sito Web che ti aiuteranno a capire meglio cosa aspettarti per i prezzi. Fai attenzione perché alcuni sistemi PMS addebiteranno commissioni aggiuntive oltre alle tariffe mensili. Queste commissioni aggiuntive possono includere commissioni percentuali sulle prenotazioni dirette, commissioni di implementazione/configurazione, commissioni di interfaccia per la connessione a sistemi di terze parti, ecc.

Un PMS economico parte da circa $ 50 al mese e aumenta in base all'occupazione e/o al numero di stanze. I prezzi premium per un PMS partono da circa $ 200 al mese per le proprietà più piccole e aumentano in base all'occupazione e/o al numero di stanze.

Per la maggior parte dei sistemi basati su cloud, l'implementazione può richiedere da una a tre settimane, a seconda di: quante prenotazioni devono essere importate e chi importa i dati (alcuni PMS offrono servizi per farlo al posto tuo), il numero di proprietà e camere di cui disponi e le personalizzazioni che desideri aggiungere.

L'implementazione inizierà solitamente con la configurazione dell'applicazione, ovvero la configurazione delle camere, dei tipi di camera, l'aggiunta di tariffe e l'importazione/aggiunta di prenotazioni esistenti e future. Un coach o un rappresentante dell'implementazione potrebbe lavorare con te durante il processo di configurazione e verificare la configurazione. Infine, collegherai i tuoi canali o il gestore dei canali per iniziare ad accettare prenotazioni. Se fatto correttamente, non ci saranno tempi di inattività tra un sistema e l'altro. Un buon PMS fornirà anche l'accesso a una libreria di formazione video e a una knowledge base delle sue funzionalità per aiutare i nuovi utenti a iniziare.

Un'implementazione di successo richiede un investimento iniziale di tempo per configurare correttamente la tua proprietà: è un investimento che ha un impatto diretto sull'efficienza delle tue operazioni in seguito. Ad esempio, impostare la tua politica di cancellazione ora ti consentirà di far rispettare tale politica in seguito.

Come faccio a sapere quando è il momento per il mio hotel di passare a un nuovo PMS cloud?L'acquisto di un nuovo PMS è un investimento di tempo e risorse; tuttavia, c'è un costo opportunità considerevole che deve essere considerato. Il PMS giusto può migliorare l'esperienza del cliente riducendo errori come gli overbooking, migliorare i tassi di occupazione collegando il tuo inventario disponibile al tuo motore di prenotazione e ai gestori dei canali e aiutarti a guadagnare di più consentendoti di modificare rapidamente le tue tariffe, su tutti i tuoi canali in base alle condizioni di mercato. In media, i nostri clienti godono di un aumento medio del margine di profitto del 15% dopo soli tre mesi. Questo ripaga ampiamente l'investimento e lo sforzo implicati nella migrazione a un nuovo sistema.

Grazie al continuo sviluppo della tecnologia PMS (Property Management System) degli hotel, gli albergatori potranno godere di numerose innovazioni in futuro, come nuove funzioni e moduli di ottimizzazione, che aumentano drasticamente l'efficienza operativa. L'obiettivo finale è quello di facilitare significativamente le operazioni quotidiane e migliorare l'esperienza degli ospiti.

Pertanto, le prossime tendenze nei software di gestione immobiliare per hotel rivoluzioneranno le sorti del business, rendendo il lavoro degli albergatori più semplice.

Le tendenze si riferiscono specificamente a quanto segue:

1. Tecnologie API

Le tecnologie API si riferiscono alle piattaforme API aperte e al passaggio al cloud, che consente un accesso più semplice, una migliore connessione di più moduli e un trasferimento dati più rapido.

Le API consentono agli hotel di gestire dati in tempo reale tramite l'integrazione del property management system (PMS) con strumenti di customer relationship management (CRM) e fornitori di servizi terzi. In questo modo, gli hotel forniscono ai propri ospiti informazioni accurate sulla disponibilità delle camere, sui prezzi e semplificano la gestione delle prenotazioni su più piattaforme. Inoltre, introducendo app mobili per un accesso più rapido ai servizi dell'hotel, gli ospiti possono avere procedure di check-in/check-out più semplici.

2. Intelligenza artificiale e scienza dei dati

L'intelligenza artificiale (IA) e la scienza dei dati automatizzeranno e semplificheranno notevolmente le attività quotidiane degli albergatori, come prenotazioni, check-in e check-out, assegnazione delle camere, gestione dei ricavi, servizi per gli ospiti (chatbot ed e-concierge) e previsioni della domanda.

La potenza della tecnologia risiede negli algoritmi avanzati di apprendimento automatico che analizzano enormi quantità di dati e consentono quindi ai computer di imparare dai dati, identificare modelli e fare previsioni. Inoltre, i chatbot e gli assistenti virtuali svolgono un ruolo fondamentale nel settore alberghiero in quanto offrono assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

3. Tecnologie intelligenti

Le tecnologie intelligenti come i controlli delle stanze, il riconoscimento facciale basato su IoT (Internet of Things) e l'implementazione di sensori e altri dispositivi intelligenti che sono collegati tra loro sono un legame inestricabile con il centro operativo principale dell'hotel in quanto consentono il monitoraggio e la gestione in tempo reale. Ad esempio, le innovazioni basate su IoT possono semplificare notevolmente il processo di check-in e possono fornire sicurezza con accesso contactless alle stanze e ai servizi.

Ci sono anche i vantaggi dei telefoni cellulari che svolgono un ruolo chiave nel lavoro quotidiano degli albergatori perché possono comunicare direttamente con gli ospiti ed effettuare prenotazioni in pochi clic. Facile per i dipendenti, e ancora di più per gli ospiti.

Certamente, il futuro prevede un modo molto più semplice di lavorare, come dimostrano queste tecnologie.