Un sistema di gestione alberghiera è un software che semplifica le varie operazioni alberghiere. Includono prenotazioni e aggiustamenti delle prenotazioni, fatturazione, pulizia, attività amministrative e altre attività essenziali per una gestione efficiente dell'hotel.
I sistemi di gestione alberghiera si concentravano principalmente sulle transazioni finanziarie, riducendo efficacemente gli errori manuali e aumentando la produttività in quest’area.
Vale a dire, aggiornano e mostrano regolarmente le informazioni più recenti sull'attuale occupazione delle camere, nonché sull'idoneità degli ospiti a sconti e promozioni speciali.
Tuttavia, gli sviluppatori di software hanno recentemente riconosciuto la necessità degli albergatori che i sistemi di gestione alberghiera includano attività più ampie.
Di conseguenza, i sistemi di gestione alberghiera ora incorporano una gamma più ampia di compiti per gestire le operazioni alberghiere interne ed esterne.

Quali sono i vantaggi del software gestionale alberghiero?

Il software di gestione alberghiera viene generalmente utilizzato in strutture più piccole come B&B e pensioni per semplificare le funzioni di reception come la gestione della proprietà , il check-in, le attività di back-office e le funzioni POS (punto vendita) quando il personale è ridotto. Si tratta di una soluzione di gestione alberghiera non personalizzabile che generalmente combina le funzionalità principali del sistema di gestione delle proprietà alberghiere con una gestione dei canali completamente integrata (prevenzione di overbooking e connessione ad agenti di viaggio come Expedia), motore di prenotazione online, sito web dell'hotel, portale del servizio ospiti, pulizia, manutenzione, eventi gestione, email marketing, messaggi di testo, report personalizzati, sondaggi, gestione delle tariffe, prezzi dinamici, generazione di lead di vendita, punto vendita, gateway di pagamento e altro ancora.

• Aumentare l'ADR (aumento delle entrate): l'utilizzo incrociato dei componenti chiave dell'HMS consente alle strutture di monitorare il comportamento degli ospiti attuali e passati e di indirizzare gli aggiornamenti, i componenti aggiuntivi e i pacchetti del mercato attraverso il processo di prenotazione/prenotazione online (elaborazione della carta di credito), nonché attraverso campagne di marketing mirate. I report sui trend di occupazione passati possono essere utilizzati per applicare una metodologia di tariffazione dinamica per aumentare l'ADR per i periodi di richiesta e per i pernottamenti intermedi. La possibilità di applicare prezzi basati su restrizioni all'interno del tuo rate manager che si integra perfettamente con la connettività integrata del channel manager, aumenta in modo semplice ed efficiente l'ADR per periodi di occupazione più elevati.

• Aumenta l'occupazione : per aumentare l'occupazione, il tuo sistema deve essere in grado di adattarsi rapidamente e agilmente alle tendenze di prenotazione. Un vero HMS All-in-1 fornisce variazioni di reporting del ritmo in modo che la struttura possa identificare le aree di scarsa occupazione e apportare modifiche ai prezzi che si riversano immediatamente su tutti i canali, oltre a inviare rapidamente campagne di email marketing mirate per attirare più clienti durante i periodi più lenti . Altrettanto importante è la capacità di creare rapidamente pacchetti per aumentare l’occupazione e l’interesse in date mirate.

• Risparmia tempo e denaro: i fornitori di software per l'ospitalità all-in-one riuniscono vari strumenti e servizi di automazione in un'unica soluzione per aiutare a unificare i sistemi in una soluzione di gestione all-in-one integrata, risparmiando tempo al personale e fornendo maggiore visibilità durante le operazioni dell'hotel. I migliori fornitori della categoria offrono un channel manager integrato con connessioni dirette bidirezionali in tempo reale a tutte le principali OTA e GDS. Ciò consente alle proprietà di risparmiare tempo e denaro eliminando gli intermediari. L'inventario delle camere è attivo su OTA/GDS corrispondenti, senza bisogno di intermediari come un CRS. Detto questo, molti fornitori HMS all-in-one si connettono anche con piattaforme CRS di prim’ordine.

Le funzionalità chiave e i lavori principali da svolgere di un sistema di gestione alberghiera (HMS) sono cruciali per gli albergatori del settore dell'ospitalità per semplificare le loro operazioni quotidiane e migliorare l'esperienza degli ospiti. Un moderno software di gestione alberghiera, spesso basato su cloud e di facile utilizzo, include diversi moduli e funzionalità:

1. Property Management System (PMS): un hub centrale per le operazioni di prenotazione e reception che automatizza i processi di check-in, gestione delle prenotazioni e check-out degli ospiti in tempo reale.

2. Motore di prenotazione: un motore di prenotazione online integrato con il sito web dell'hotel per consentire prenotazioni dirette e massimizzare l'occupazione.

3. Channel Manager : gestisce varie agenzie di viaggio online (OTA) e altri canali di distribuzione, prevenendo l'overbooking e garantendo la coerenza dei prezzi.

4. Revenue Management: aiuta nella gestione delle tariffe e nelle strategie di prezzo per massimizzare la redditività.

5. Punto vendita (POS): gestisce l'elaborazione dei pagamenti e la fatturazione per vari servizi alberghieri, comprese le opportunità di upselling.

6. Customer Relationship Management (CRM) : gestisce le informazioni sugli ospiti e aiuta nella messaggistica personalizzata e nell'assistenza clienti.

7. Integrazione: integrazioni perfette con OTA, social media e soluzioni software di terze parti come Expedia, Airbnb e altri.

8. App mobile : offre un'app mobile intuitiva sia per gli ospiti che per il personale dell'hotel, migliorando l'esperienza degli ospiti e garantendo facilità d'uso.

9. Soluzione tutto in uno : fornisce una soluzione tutto in uno per soddisfare diversi tipi di proprietà, inclusi hotel, motel, locande, ostelli, B&B, case vacanze, campeggi e persino catene alberghiere.

10. Basato sul cloud: utilizza la tecnologia cloud per l'accessibilità e gli aggiornamenti in tempo reale da qualsiasi luogo, consentendo agli albergatori di gestire la propria struttura da remoto.

11. Esperienza degli ospiti : si concentra sul miglioramento dell'esperienza degli ospiti attraverso processi di check-in, messaggistica e funzionalità di prenotazione online efficienti.

12. Front Office e Back Office: gestisce le operazioni di front desk e le attività di back office come la gestione dell'inventario e la contabilità.

13. Elaborazione dei pagamenti: garantisce transazioni sicure con carta di credito ed elaborazione dei pagamenti.

14. Integrazione dei social media: aiuta nel marketing e nel coinvolgimento degli ospiti attraverso le piattaforme dei social media.

15. Prenotazioni dirette: incoraggia gli ospiti a prenotare direttamente attraverso il sito web dell'hotel, riducendo le commissioni per le OTA.

16. Facilità d'uso: offre interfacce intuitive sia per il personale dell'hotel che per gli ospiti per navigare senza sforzo.

17. Massimizzare la redditività: mira ad aumentare i ricavi e la redditività attraverso operazioni efficienti e strategie di prezzo.

18. Aggiornamenti: consente facili aggiornamenti e personalizzazioni del sistema per adattarsi alle mutevoli esigenze del business alberghiero.

19. Fatturazione: genera fatture per vari servizi e tiene traccia dei pagamenti.

20. Prenotazione centrale: fornisce un sistema centralizzato per la gestione delle prenotazioni su diversi canali.

Gli albergatori utilizzano queste funzionalità per semplificare le operazioni, aumentare le prenotazioni dirette e, in definitiva, fornire un'esperienza eccezionale agli ospiti, indipendentemente dal tipo e dalle dimensioni della loro struttura. Le principali soluzioni software di gestione alberghiera come Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro e altri offrono soluzioni complete per il settore alberghiero.

Ecco alcune altre caratteristiche e funzionalità importanti da cercare:

Interfaccia intuitiva e facile da usare: un'interfaccia intuitiva è il fattore più importante quando si sceglie un software mission-critical per un hotel. Se il software del tuo hotel è complesso e confuso, verranno commessi più errori, con un costo maggiore. Le attività comuni non dovrebbero richiedere molto tempo e passaggi, poiché ciò rallenta il tuo team e limita la tua capacità di crescere rapidamente: da qui la necessità di un potente sistema software di gestione alberghiera.

Ottimizzato per dispositivi mobili e tablet: quando il tuo manager, il personale addetto alle pulizie e altri membri del personale hanno bisogno di controllare rapidamente i dettagli di una prenotazione, non dovrebbero dover tornare di corsa in ufficio. Qualsiasi sistema utilizzato non deve solo essere accessibile, ma anche ottimizzato per l'uso su telefoni cellulari e tablet. Meglio ancora, il tuo proprietario dovrebbe essere in grado di controllare le prestazioni mentre è in vacanza.

Chiara visibilità della griglia: aggiungere eventi speciali che si verificano nella regione, evidenziare gli ospiti che ritornano e identificare gli ospiti che devono ancora pagare il conto sono tutte funzionalità che la tua griglia dovrebbe abilitare per impostazione predefinita. La tua griglia dovrebbe consentirti di vedere rapidamente e facilmente le informazioni chiave sui tuoi ospiti.

Profili degli ospiti: stai lavorando per fidelizzare gli ospiti? I profili degli ospiti memorizzano le informazioni di contatto dei tuoi ospiti, la cronologia dei soggiorni e persino le preferenze, in modo che tu possa offrire un'esperienza più personalizzata durante il loro prossimo soggiorno. Meglio ancora, un profilo ospite con i CC memorizzati del tuo ospite renderà ancora più semplice il ritorno degli ospiti.

I software di gestione alberghiera (HMS) generalmente variano nel prezzo in base alle caratteristiche, alle dimensioni della struttura e al segmento di mercato a cui si rivolgono. La maggior parte dei software di gestione alberghiera ha un prezzo mensile per camera con diversi livelli in base ai requisiti di funzionalità, integrazioni e altro ancora. Ad alto livello, il prezzo tipico del software di gestione alberghiera varia da $ 4 a $ 10 per camera al mese.

Molti produttori di software di gestione alberghiera hanno anche portato internamente l'elaborazione dei pagamenti, il che può aumentare i costi per questo fornitore; tuttavia, utilizzare un'elaborazione di pagamento nativa dal tuo PMS è in genere più economico che lavorare con un ulteriore processore di pagamento di terze parti.

Ecco un'ampia panoramica dei prezzi di mercato:

Sistemi entry-level

• Intervallo di prezzo tipico: $ 90 - $ 400 al mese
• Mercato di riferimento: immobili più piccoli
• Caratteristiche: funzionalità principali come gestione delle prenotazioni, gestione dei canali e strumenti di comunicazione con gli ospiti.

Sistemi di fascia medio-alta

• Intervallo di prezzo tipico: $ 300 - diverse migliaia di dollari al mese
• Mercato di riferimento: strutture di medie e grandi dimensioni e catene alberghiere
• Caratteristiche: funzionalità avanzate, maggiore personalizzazione, integrazioni estese e supporto solido.

Fattori chiave che influenzano i prezzi

• Set di funzionalità: funzionalità più avanzate e complete aumentano il costo.
• Scalabilità: i sistemi progettati per proprietà più grandi con esigenze complesse tendono ad essere più costosi.
• Supporto e implementazione: i sistemi di fascia alta solitamente includono servizi di supporto e implementazione più estesi, contribuendo a costi più elevati.

Gli HMS entry-level sono più convenienti e adatti alle proprietà più piccole, mentre i sistemi di fascia medio-alta sono orientati verso proprietà più grandi con requisiti più complessi, che si riflettono nei loro prezzi più elevati.

Un HMS che riesce a onboarding rapido ed efficiente di nuove proprietà è in grado di condividere l’intera portata del progetto di implementazione durante la chiamata di kickoff e di comunicare in modo efficace con i principali decisori. Il fornitore dovrebbe garantire che i principali decisori siano disponibili per ciascuno dei seguenti inviti e che comprendano quanto il loro ruolo sia vitale per il successo dell’implementazione. L'importazione dei dati dal sistema attuale, la configurazione delle connessioni gateway e la creazione di camere, tariffe e connessioni di terze parti richiedono diligenza. Lavorare con un sistema di gestione dell'ospitalità in grado di trasferire dati sull'esperienza precedente degli ospiti e sulle prenotazioni alberghiere aiuterà ad abbreviare il processo di onboarding, oltre a fornire dati storici a fini di reporting. Le proprietà più piccole possono pianificare un periodo di onboarding di 3 settimane, mentre le proprietà più grandi con integrazioni più complesse dovrebbero pianificare più di 4 settimane di implementazione.