I 10 migliori software di gestione alberghiera del 2025

Il software di gestione alberghiera viene in genere utilizzato in strutture più piccole come B&B e pensioni per semplificare le funzioni di reception, come la gestione della proprietà , il check-in, le attività di back-office e le funzioni POS (punto vendita) quando il personale è ridotto. Si tratta di una soluzione di gestione alberghiera non personalizzabile che generalmente combina le funzionalità principali del sistema di gestione alberghiera con una gestione dei canali completamente integrata (previene l'overbooking e si connette ad agenzie di viaggio come Expedia), un motore di prenotazione online, un sito web dell'hotel, un portale di assistenza clienti, servizi di pulizia, manutenzione, gestione eventi, email marketing, messaggistica di testo, report personalizzati, sondaggi, gestione delle tariffe, prezzi dinamici, generazione di lead, punto vendita, gateway di pagamento e altro ancora.

• Aumento dell'ADR (aumento del fatturato): l'utilizzo incrociato di componenti chiave del software alberghiero consente alle strutture di monitorare il comportamento attuale e passato degli ospiti e di individuare upgrade, componenti aggiuntivi e pacchetti specifici per il mercato di riferimento attraverso il processo di prenotazione/prenotazione online (elaborazione delle carte di credito), nonché attraverso campagne di marketing mirate. I report sull'andamento dell'occupazione passata possono essere utilizzati per applicare una metodologia di tariffazione dinamica al fine di aumentare l'ADR nei periodi di maggiore richiesta e nelle notti intermedie. La possibilità di applicare prezzi basati su restrizioni all'interno del rate manager, che si integra perfettamente con la connettività integrata del channel manager, aumenta in modo semplice ed efficiente l'ADR nei periodi di maggiore occupazione.

• Aumenta l'occupazione : per aumentare l'occupazione, il tuo sistema deve essere in grado di adattarsi rapidamente e agilmente all'andamento delle prenotazioni. Un vero sistema di gestione alberghiera "tutto in uno" fornisce report sulle variazioni di prezzo, in modo che la struttura possa identificare le aree a bassa occupazione e apportare modifiche ai prezzi che si riflettono immediatamente su tutti i canali, oltre a inviare rapidamente campagne di email marketing mirate per attrarre più clienti durante i periodi di minore occupazione. Altrettanto importante è la possibilità di creare rapidamente pacchetti per aumentare l'occupazione e l'interesse nelle date target.

• Risparmia tempo e denaro: i fornitori di software alberghiero "tutto in uno" raggruppano diversi strumenti e servizi di automazione in un'unica soluzione per unificare i sistemi in un'unica soluzione di gestione integrata, risparmiando tempo al personale e offrendo maggiore visibilità su tutte le attività dell'hotel. I migliori fornitori offrono un channel manager integrato con connessioni dirette bidirezionali in tempo reale a tutte le principali OTA e GDS. Questo consente alle strutture di risparmiare tempo e denaro eliminando gli intermediari. L'inventario delle camere è disponibile in tempo reale su tutte le OTA/GDS corrispondenti, senza la necessità di un intermediario come un CRS. Detto questo, molti fornitori di software alberghiero "tutto in uno" si collegano anche alle piattaforme CRS più quotate.

Le funzionalità chiave e le attività principali di un software di gestione alberghiera (HMS) sono fondamentali per gli albergatori del settore alberghiero, al fine di semplificare le operazioni quotidiane e migliorare l'esperienza degli ospiti. Un moderno software di gestione alberghiera, spesso basato su cloud e intuitivo, include diversi moduli e funzionalità:

1. Property Management System (PMS): un centro operativo centrale per le prenotazioni e la reception che automatizza in tempo reale i processi di check-in, gestione delle prenotazioni e check-out degli ospiti.

2. Motore di prenotazione : un motore di prenotazione online integrato con il sito web dell'hotel per consentire prenotazioni dirette e massimizzare l'occupazione.

3. Channel Manager : gestisce varie agenzie di viaggio online (OTA) e altri canali di distribuzione, prevenendo l'overbooking e garantendo la coerenza dei prezzi.

4. Gestione delle tariffe : aiuta nella gestione delle tariffe e nelle strategie di prezzo per massimizzare la redditività.

5. Punto vendita (POS): gestisce l'elaborazione dei pagamenti e la fatturazione per vari servizi alberghieri, comprese le opportunità di upselling.

6. Customer Relationship Management (CRM): gestisce le informazioni degli ospiti e aiuta nella messaggistica personalizzata e nell'assistenza clienti.

7. Integrazione : integrazioni perfette con OTA, social media e soluzioni software di terze parti come Expedia, Airbnb e altri.

8. App mobile : offre un'app mobile intuitiva sia per gli ospiti che per il personale dell'hotel, migliorando l'esperienza degli ospiti e garantendone la facilità d'uso.

9. Soluzione all-in-one : fornisce una soluzione completa per soddisfare le esigenze di diverse tipologie di strutture, tra cui hotel, motel, locande, ostelli, B&B, case vacanze, campeggi e persino catene alberghiere.

10. Basato su cloud : utilizza la tecnologia cloud per garantire accessibilità e aggiornamenti in tempo reale da qualsiasi luogo, consentendo agli albergatori di gestire la propria struttura da remoto.

11. Esperienza degli ospiti : si concentra sul miglioramento dell'esperienza degli ospiti attraverso efficienti procedure di check-in, messaggistica e funzionalità di prenotazione online.

12. Front Office e Back Office : gestisce le operazioni di reception e le attività di back office come la gestione dell'inventario e la contabilità.

13. Elaborazione dei pagamenti : garantisce transazioni sicure con carta di credito e l'elaborazione dei pagamenti.

14. Integrazione con i social media : aiuta nel marketing e nel coinvolgimento degli ospiti attraverso le piattaforme dei social media.

15. Prenotazioni dirette : incoraggia gli ospiti a prenotare direttamente tramite il sito web dell'hotel, riducendo le commissioni per le OTA.

16. Facilità d'uso : offre interfacce intuitive che consentono sia al personale dell'hotel sia agli ospiti di navigare senza sforzi.

17. Massimizzazione della redditività : obiettivo di aumentare i ricavi e la redditività attraverso operazioni efficienti e strategie di prezzo.

18. Aggiornamenti : consentono di aggiornare e personalizzare facilmente il sistema per adattarlo alle mutevoli esigenze del settore alberghiero.

19. Fatturazione : genera fatture per vari servizi e tiene traccia dei pagamenti.

20. Prenotazione centrale : fornisce un sistema centralizzato per la gestione delle prenotazioni su diversi canali.

Gli albergatori utilizzano queste funzionalità per semplificare le operazioni, aumentare le prenotazioni dirette e, in definitiva, offrire un'esperienza eccezionale agli ospiti, indipendentemente dal tipo e dalle dimensioni della loro struttura. Soluzioni software leader nella gestione alberghiera come Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro e altre offrono soluzioni complete per il settore alberghiero.

Un software di gestione alberghiera costa in genere tra i 50 e i 500 dollari al mese, a seconda delle funzionalità, del numero di camere e dell'accesso degli utenti. I sistemi base per i piccoli hotel partono da 50 a 100 dollari al mese, mentre le soluzioni aziendali con analisi e integrazioni avanzate possono superare i 500 dollari.

La maggior parte dei software di gestione alberghiera ha un prezzo calcolato per camera al mese, con diversi livelli di prezzo basati su requisiti di funzionalità, integrazioni e altro. In genere, il prezzo di un software di gestione alberghiera varia dai 4 ai 10 dollari per camera al mese. Se paghi meno di 4 dollari per camera al mese, assicurati di valutare attentamente il tuo fornitore, poiché questo rientra nella fascia "economica" dello spettro. La maggior parte dei fornitori indica un numero minimo di camere nei prezzi. Ad esempio, potrebbero indicare 4 dollari per camera al mese, ma indicare un minimo di 50 camere, quindi se hai un hotel con 20 camere, il tuo costo effettivo di gestione sarà di 200 dollari al mese. Questo è normale, non allarmarti quando lo senti.

Questi dati non includono le commissioni di elaborazione dei pagamenti, poiché alcuni fornitori offrono l'elaborazione integrata dei pagamenti, mentre altri richiedono al vostro hotel di collaborare con un processore di pagamento terzo. Tuttavia, quando valutate le soluzioni, è consigliabile confrontare le commissioni di elaborazione dei pagamenti di un fornitore con quelle di un altro, poiché possono accumularsi rapidamente e spesso costare più dell'abbonamento al software dell'hotel stesso.

Ecco una panoramica generale dei prezzi di mercato:

Sistemi entry-level

• Fascia di prezzo tipica: $ 90 - $ 400 al mese
• Mercato di riferimento: proprietà più piccole
• Caratteristiche: funzionalità principali come gestione delle prenotazioni, gestione dei canali e strumenti di comunicazione con gli ospiti.

Sistemi di fascia media e alta

• Fascia di prezzo tipica: da $ 300 a diverse migliaia di dollari al mese
• Mercato di riferimento: proprietà di medie e grandi dimensioni e catene alberghiere
• Caratteristiche: funzionalità avanzate, maggiore personalizzazione, ampie integrazioni e supporto robusto.

Fattori chiave che influenzano i prezzi

• Set di funzionalità: le funzionalità più avanzate e complete aumentano il costo.
• Scalabilità: i sistemi progettati per proprietà più grandi con esigenze complesse tendono a essere più costosi.
• Supporto e implementazione: i sistemi di fascia alta solitamente includono servizi di supporto e implementazione più estesi, il che comporta costi più elevati.

Gli HMS entry-level sono più convenienti e adatti a proprietà più piccole, mentre i sistemi di fascia media e alta sono pensati per proprietà più grandi con requisiti più complessi, il che si riflette nei loro prezzi più elevati.

Un software alberghiero che riesca a gestire in modo rapido ed efficiente l'onboarding delle nuove strutture è in grado di condividere l'intero ambito del progetto di implementazione durante la chiamata di avvio e di comunicare efficacemente con i principali decisori. Il fornitore deve garantire che i principali decisori siano disponibili per ciascuna delle chiamate successive e che comprendano quanto il loro ruolo sia fondamentale per il successo dell'implementazione. L'importazione dei dati dal sistema attuale, la configurazione delle connessioni gateway e la creazione di camere, tariffe e connessioni di terze parti richiedono diligenza. Lavorare con un sistema di gestione dell'ospitalità in grado di trasferire i dati relativi alle esperienze degli ospiti e alle prenotazioni alberghiere precedenti contribuirà ad abbreviare il processo di onboarding e a fornire dati storici a scopo di reporting. Le strutture più piccole possono prevedere un periodo di onboarding di 3 settimane, mentre le strutture più grandi con integrazioni più complesse dovrebbero prevedere un'implementazione di oltre 4 settimane.