Oakwood Hospitality: passaggio da Excel a un RMS

Oakwood stava aprendo proprietà a Yokohama, Kyoto e Tokyo. Per l'azienda era il momento giusto per passare da un processo di entrate manuale eseguito su Excel a una soluzione più automatizzata e basata su cloud che autorizzasse tutti gli ambasciatori delle entrate

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L'implementazione di nuove tecnologie può essere un processo scoraggiante, ma per andare avanti spesso le cose devono cambiare. Oakwood, leader nel settore degli appartamenti con servizi alberghieri in Asia Pacifico, ha integrato tutte le sue proprietà in Giappone sull'applicazione ScoreBoard di Duetto per la creazione di report intelligenti a dicembre 2020, proprio nel bel mezzo della pandemia di COVID, ma anche nel bel mezzo di un periodo di rapido crescita dell'azienda nel mercato giapponese.

Oakwood stava aprendo proprietà a Yokohama, Kyoto e Tokyo. Per l'azienda era il momento giusto per passare da un processo di entrate manuale eseguito su Excel a una soluzione più automatizzata e basata su cloud che autorizzasse tutti gli ambasciatori delle entrate.

“Avevamo in cantiere tre nuove proprietà alberghiere, quindi dovevamo disporre di uno strumento che centralizzasse i rapporti perché dedichiamo così tanto tempo alla creazione di rapporti. Dovevamo concentrare la nostra attenzione sull'analisi”, spiega Raphael Moser, Regional Revenue Manager, Oakwood Japan.

Oggi Oakwood gestisce quattro proprietà in Giappone con licenza alberghiera e nove proprietà con licenza per soggiorni di lunga durata, con un soggiorno minimo di 30 giorni. Raphael gestisce le entrate di tutte le 13 proprietà di Oakwood. Non ci sono gestori delle entrate all'interno della proprietà, solo agenti di prenotazione.

Benefici immediati

Raphael e il suo team hanno visto vantaggi immediati dall'adozione di ScoreBoard, non solo per il risparmio di tempo sui rapporti, ma anche per la capacità di prevedere in modo più accurato. Raphael utilizza ScoreBoard per le previsioni sia a breve che a lungo termine, in linea con i modelli di business delle varie proprietà di Oakwood.

“Ora facciamo tutte le nostre previsioni e budgeting in Duetto, che prima era su Excel. È stato un valore aggiunto molto veloce e di grande valore", ha spiegato Raphael.

“Ci sono così tanti dati perché il mercato si sta muovendo così velocemente. Non puoi prendere tutte le informazioni e compilarle in un unico posto da solo. Duetto ci aiuta a farlo. In qualità di gestore delle entrate, il tuo lavoro non è quello di raccogliere tutti i dati da qualsiasi luogo e poi fare un rapporto. Penso che sia un uso improprio del tempo del tuo responsabile delle entrate. Il nostro tempo è analizzare qualsiasi rapporto venga generato e quindi costruire una strategia di entrate da esso", ha aggiunto Raphael.

Un altro vantaggio di cui gode Oakwood sono i dati che arrivano tramite ScoreBoard dal sito Web del marchio, inclusi rimpianti e smentite.

"Questo ci aiuta a vedere la domanda in giorni specifici, se hanno molti scarti o molte richieste in un giorno specifico possiamo reagire di conseguenza", ha spiegato Raphael.

I risultati

Portare sul mercato una nuova proprietà è sempre una sfida, ma portare sul mercato tre nuove proprietà in mezzo alle restrizioni imposte a causa del COVID è ancora più difficile. Tuttavia, l'Oakwood Suites Yokohama ha preso il volo, finendo il 2021 al numero due del mercato in termini di RGI.

"Come nuova proprietà, è davvero impressionante", ha detto Raphael.

Questo successo viene replicato in altre aperture di Oakwood in Giappone. L'Oakwood Hotel & Apartments Azabu, Tokyo, è stato inaugurato nel gennaio 2022 e ha già un buon trend.

“Siamo saliti al numero due del mercato solo due mesi dopo l'apertura. Il modello ibrido funziona davvero. Abbiamo una base per soggiorni lunghi, quindi spingiamo il soggiorno breve più vicino alla data di soggiorno", ha confermato Raphael.

Entrate 'self-service'

Un altro valore aggiunto dato che Oakwood si stava espandendo rapidamente era che Duetto ha consentito al gruppo di scalare in modo rapido ed efficiente. Raphael ritiene che i direttori generali della proprietà dovrebbero essere in grado di "auto-servire" alcuni elementi della loro gestione delle entrate e tutti i GM in Giappone ora hanno accesso a Duetto per consentire loro di estrarre rapporti, previsioni e budget, lasciando Raphael responsabile delle entrate strategia.

Duetto è ora utilizzato anche dal team di vendita di Oakwood, dal team finanziario e dalle operazioni, con rapporti speciali creati per le pulizie per aiutarli a organizzare i turni del personale in base all'imminente occupazione. Tutto questo aiuta a guidare l'efficienza e la redditività.

Riassumendo il passaggio da Excel a Duetto ScoreBoard, Raphael ha dichiarato: "Ora sono molto più veloce nell'ottenere una chiara visione olistica di ciò che sta effettivamente accadendo su tutta la linea e siamo molto più flessibili con le tariffe rispetto a prima".

Informazioni Duetto

Duetto offre una suite di applicazioni cloud per semplificare le decisioni sui ricavi dell'ospitalità e consentire agli albergatori di lavorare in modo più intelligente, aumentando l'efficienza organizzativa, i ricavi e la redditività. La piattaforma SaaS consente a hotel e resort di casinò di sfruttare fonti di dati dinamici in tempo reale e informazioni fruibili sui prezzi e sulla domanda in tutta l'azienda. Più di 4.000 hotel e resort con casinò in più di 60 paesi hanno collaborato per utilizzare le applicazioni di Duetto.