Understanding Tour Operation Allotments

Gli assegnamenti dei tour operator sono una pratica comune nel settore dell'ospitalità. I tour operator portano grandi gruppi di ospiti che prenotano più camere e servizi contemporaneamente. Per accogliere questi gruppi, gli hotel e altre strutture ricettive spesso riservano un numero specifico di camere o servizi ai tour operator. Questo è noto come assegnazione di operazioni di tour. I tour operator spesso si aspettano uno sconto o una struttura tariffaria specifica per questi appezzamenti, che viene negoziata in anticipo. Questo può essere un accordo reciprocamente vantaggioso sia per l'hotel che per il tour operator. L'hotel ottiene un numero garantito di ospiti e il tour operator ottiene uno sconto su camere e servizi.

Le operazioni di tour sono prevalenti nelle destinazioni dove la domanda è strettamente legata ai mezzi disponibili per raggiungere la località. Questo perché i tour operator offrono una soluzione preziosa per mitigare le incertezze legate ai viaggi fornendo pacchetti completi che comprendono trasporto, alloggio e attività. Ciò diventa particolarmente vitale per le destinazioni a cui potrebbe essere difficile accedere o che hanno stagioni turistiche limitate. Inoltre, gli accordi di tour operator sono particolarmente diffusi negli hotel che si rivolgono principalmente al segmento leisure, soprattutto quando l'attrattiva della destinazione dipende fortemente dall'accessibilità. La ragione di ciò è che i tour operator possono fornire una misura di garanzia impegnandosi a garantire un numero specifico di ospiti per l'hotel.

Strategie per padroneggiare il Tour Operation senza mettere a repentaglio il segmento transitorio

Gestire gli allotment in un hotel incentrato sui tour operator, garantendo al tempo stesso che il segmento transitorio non venga influenzato negativamente, richiede una strategia ben ponderata. Ecco alcune idee per gestire efficacemente queste sfide:

• Imposta limiti di assegnazione chiari: definisci limiti specifici sul numero di camere, servizi e prezzi offerti ai tour operator. Questi limiti dovrebbero essere basati su dati storici e previsioni della domanda per garantire che siano in linea con le esigenze del tuo segmento transitorio.

• Implementa prezzi dinamici: utilizza strategie di prezzi dinamici che regolano le tariffe delle operazioni di tour in base ai livelli di occupazione e alla domanda. Ciò garantisce che i tour operator ricevano prezzi competitivi senza sacrificare il potenziale di guadagno derivante dal segmento transitorio.

• Mantieni il controllo dell'inventario in tempo reale: investi in un solido sistema di gestione dell'inventario che fornisce aggiornamenti in tempo reale sull'utilizzo delle quote. Ciò ti consente di assegnare e rilasciare rapidamente gli assegnamenti, in base alla domanda attuale di entrambi i segmenti.

• Negoziare le politiche di rilascio: collaborare con i tour operator per stabilire politiche di rilascio chiare per gli appezzamenti invenduti. Queste politiche di rilascio dovrebbero essere progettate per liberare camere e servizi inutilizzati per il segmento transitorio entro un lasso di tempo ragionevole.

• Prevedere la domanda in modo accurato: investi in strumenti di previsione della domanda per prevedere le esigenze sia dei tour operator che degli ospiti di passaggio. Ciò ti aiuta ad allocare gli allotment in modo più efficace, evitando impegni eccessivi nei confronti dei tour operator durante le ore di punta e impegni insufficienti nei periodi di bassa domanda.

• Rivedi regolarmente gli accordi di assegnazione: rivedi e rinegozia periodicamente gli accordi di assegnazione con i tour operator per assicurarti che rimangano in linea con la strategia generale del tuo hotel e le condizioni di mercato. Ciò consente anche di adattarsi ai cambiamenti dei modelli di domanda.

• Monitora e analizza le prestazioni: monitora continuamente le prestazioni dei tuoi allotment sia per i tour operator che per il segmento transitorio. Analizza gli indicatori chiave di prestazione per identificare le tendenze e apportare modifiche basate sui dati.

• Dai priorità all'esperienza degli ospiti: assicurati che l'esperienza degli ospiti non sia compromessa per nessuno dei due segmenti. Assegna le camere in modo strategico per evitare gruppi in conflitto e offrire un'esperienza fluida a tutti gli ospiti.

• Flessibilità e comunicazione: mantenere linee di comunicazione aperte con i tour operator. Sii flessibile e reattivo alle loro esigenze, chiarendo allo stesso tempo che il tuo obiettivo è fornire un servizio di qualità a tutti gli ospiti.

• Promozioni incrociate: esplora le opportunità per promozioni incrociate e pacchetti che possono avvantaggiare entrambi i segmenti. Questa può essere una strategia vantaggiosa per tutti, soprattutto durante le stagioni intermedie o quando i tassi di occupazione non sono al massimo.

• Monitorare i canali di distribuzione online: tieni d'occhio i canali di distribuzione online e assicurati che i canali dei tour operator non dominino la presenza online, spostando potenzialmente le prenotazioni di segmenti temporanei.

• Formare il personale in modo appropriato: assicurati che il tuo personale comprenda le esigenze specifiche di ciascun segmento e possa gestire in modo efficace le aspettative e le esigenze dei tour operator e degli ospiti di passaggio.

Implementando queste strategie, puoi trovare un equilibrio tra il servizio ai tour operator e la salvaguardia degli interessi del tuo segmento transitorio. La chiave è mantenere il controllo su inventario, disponibilità e prezzi, assicurando che entrambi i segmenti coesistano armoniosamente e contribuiscano al successo complessivo del tuo hotel.

The importance of hotel management technology

Le soluzioni basate sulla tecnologia forniscono agli hotel la capacità di prendere decisioni informate basate su dati in tempo reale. Questi dati possono essere utilizzati per ottimizzare l'assegnazione delle camere, monitorare le date di rilascio, prevedere la domanda e prezzi delle camere in modo dinamico. Inoltre, la tecnologia può essere utilizzata per gestire in modo efficiente l’inventario. Tutti questi fattori possono aiutare gli hotel a migliorare l’efficienza operativa e a rispondere rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato e alle richieste degli ospiti.

La capacità di automatizzare e semplificare questi processi può ridurre il margine di errore umano. Ciò può garantire che i tour operator e gli ospiti di passaggio ricevano un'esperienza fluida e reattiva. Inoltre, la tecnologia può aiutare gli hotel a mantenere un delicato equilibrio tra questi segmenti, massimizzando i ricavi e preservando la soddisfazione degli ospiti. Questo è un fattore critico in un settore in rapida evoluzione.

Nel complesso, la tecnologia può offrire agli hotel una serie di vantaggi, tra cui una migliore efficienza, reattività e redditività.

Striking the balance

Bilanciare la gestione degli allotment dei tour operator salvaguardando il segmento transitorio è un compito complesso ma altamente gratificante per gli hotel. Implementando le strategie delineate in questa guida completa, gli hotel possono garantire che i loro canali di tour operator rimangano sotto stretto controllo, offrendo inventario, disponibilità e prezzi ottimizzati. Queste misure, combinate con l’uso efficace della tecnologia di gestione alberghiera, consentono agli hotel di fornire un’esperienza fluida e reattiva sia ai tour operator che agli ospiti di passaggio, portando in definitiva a una migliore efficienza operativa e una maggiore redditività. In un settore dinamico e in continua evoluzione, la capacità di adattarsi e innovare è la chiave per raggiungere un successo a lungo termine.