A contabilidade do hotel pode ser muito difícil. Entre rastreamento de comissão de agência, depósitos, faturas, estornos e reconciliações – nós, humanos, simplesmente não estamos equipados para lidar com esse nível de complexidade. Um software de contabilidade para pequenas empresas como o Xero torna a contabilidade muito fácil, mas devido aos requisitos de contabilidade muito especializados no setor hoteleiro - mesmo um ótimo software de contabilidade como o Xero pode ficar aquém sem uma integração adequada ao seu sistema de gerenciamento de propriedade.
Esteja você monitorando comissões de agências ou configurando políticas de pagamento para grupos, é vital que hotéis de todos os tamanhos tenham uma integração perfeita entre seu sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) e o software de contabilidade do hotel. Por quê? Ele economiza inúmeras horas de administração tediosa via automação.
Neste artigo, vamos orientá-lo pelo processo de contabilidade hoteleira mais fácil que você já experimentou - alimentado por uma integração perfeita entre o PMS Preno e o software de contabilidade Xero. Uma integração que irá automatizar e simplificar as atividades financeiras do seu hotel.
Pronto para colocar as dores de cabeça da contabilidade do hotel no seu retrovisor e automatizar seus processos repetitivos? Vamos mergulhar!
Por que usar o Preno com o Xero?
Tem coisas para fazer e lugares para ir? Aqui está a versão abreviada de nosso mergulho profundo na integração Preno + Xero:
O Preno gera faturas automaticamente no Xero para facilitar as reconciliações diárias, mensais ou anuais.
O Xero pode lidar com várias contas, fluxos de receita, tipos de quarto, taxas e muito mais.
Preno e Xero são o time dos sonhos para gerenciar depósitos e reservas pré-pagas.
As funções de automação do Xero podem economizar horas de tempo valioso para sua equipe todos os dias.
A integração do Preno com o Xero é a mais completa de todos os PMS e é classificada com perfeita 5 de 5 estrelas na Xero App Store.
Faturas automatizadas
Sem uma integração como a do Preno e do Xero, hoteleiros e funcionários de contabilidade gastam até 10 horas por semana criando faturas e reconciliando contas. A equipe geralmente precisa inserir manualmente as informações de pagamento ou depósitos em seu PMS e sistema de contabilidade – essencialmente fazendo o dobro do trabalho.
Se o seu sistema de gerenciamento de propriedade não se comunicar com seu software de contabilidade, você precisará digitar manualmente dados como nome do hóspede, datas de reserva, tarifas de quartos, taxas e muito mais. Isso soa como a maneira mais eficiente de executar as coisas?
Com o Preno e o Xero trabalhando juntos, os dados de reserva são sincronizados automaticamente com o software de contabilidade do Xero para que as faturas sejam completas e precisas sem qualquer trabalho ocupado. A única coisa que você precisa fazer é garantir que sua linha de extrato bancário corresponda à fatura da Xero. Bastante fácil!
No entanto, se você quiser fazer ajustes na fatura automática, isso também é possível. Ao abrir uma reserva no Preno, basta clicar em um link para acessar a fatura Xero, lá você pode fazer as alterações desejadas e imprimir ou enviar facilmente a fatura por e-mail.
Depósitos e Pré-pagamentos
O seu hotel exige depósitos ou oferece opções de pré-pagamento? Ao usar um antigo PMS legado (não baseado em nuvem como o Preno), você quase pode ver o sistema à beira do congelamento ou dando a você aquela roda giratória da morte.
O Preno, por outro lado, foi desenvolvido para lidar com depósitos com facilidade e rapidez. Quando um hóspede paga seu depósito (ou pré-pagamento), o pagamento é registrado no Preno e uma fatura é gerada automaticamente. O Xero aloca automaticamente o pagamento à fatura completa.
No registro de reserva do hóspede, um link para o registro no Xero também aparece para referência rápida. No check-out, você pode gerar uma fatura completa para o hóspede que detalha os pagamentos feitos antes, durante e depois da estadia, e imprimir ou enviar por e-mail com o clique de um botão.
Suporte a várias contas
Se a ideia de reconciliar vários fluxos de receita no final do mês lhe causa ansiedade, então é hora de atualizar seu software de contabilidade e integrá-lo perfeitamente ao seu PMS.
Muitos hotéis trabalham com uma variedade de agências, agentes de viagens individuais e outras contas – e sem um sistema que possa equilibrar todas elas, os relatórios de final de mês podem ser uma tarefa assustadora.
Preno e Xero tornam as contas de faturamento fáceis (e divertidas), porque você pode gerar faturas automaticamente para reservas com apenas alguns cliques.
Basta abrir uma reserva de agência, adicionar um depósito ou pagamento e escolher "Agente de fatura" como método de pagamento. Uma fatura será gerada automaticamente – voila!
Benefícios de economia de tempo
Preno e Xero economizarão horas de tempo de sua equipe a cada semana – e como tempo é dinheiro, seu hotel terá algum dinheiro extra em seu bolso metafórico depois de mudar para esses aplicativos.
Ao reduzir as horas de tarefas administrativas repetitivas, sua equipe pode dedicar mais tempo a tarefas que melhoram a experiência do hóspede. Reduzir o tempo gasto em trabalho “ocupado” não é o único benefício, você também reduzirá a chance de erro humano em faturas e pagamentos, reduzindo assim o tempo gasto na recuperação ou correção do serviço.
Modernizar seu processo contábil também trará alguns insights interessantes. Por exemplo, a integração do Preno com o Xero inclui detalhes como detalhamento de taxas, itens de serviço de quarto e sobretaxas para fornecer ao seu hotel maior visibilidade das tendências de negócios em tempo real. As ferramentas automatizadas de relatórios no Preno e no Xero podem revelar suas taxas mais populares, pedidos de serviço de quarto menos populares e oferecer oportunidades para obter um crescimento incremental da receita.
Ainda tem dúvidas sobre a integração do Preno com o Xero? Nos informe!
Este conteúdo foi criado em colaboração por Preno e Hotel Tech Report.
