Desnecessário dizer que a inflação está galopante e as despesas com hotéis estão aumentando em tudo, desde mão de obra e salários até custos de construção/remodelação.

Compreender as despesas em uma declaração de lucros e perdas é crucial para os hoteleiros do setor hoteleiro gerenciarem com eficiência seus resultados e manterem a lucratividade. A demonstração de lucros e perdas descreve todas as despesas comerciais, incluindo custos fixos, como gerenciamento de propriedades e custos variáveis, como custos de mão de obra, custos de serviços públicos e despesas de viagem. Ao monitorar de perto as despesas, a gerência do hotel pode identificar áreas onde os custos podem ser simplificados, como cartão de crédito e comissões de agentes de viagens, e manter as despesas variáveis sob controle.

Uma métrica importante que os hoteleiros precisam ficar de olho são as taxas de ocupação, que afetam diretamente a receita do hotel. Estratégias de preços e técnicas de gerenciamento de receita podem ajudar a otimizar a receita de cada quarto ocupado. Ao manter as despesas operacionais do hotel sob controle, como despesas relacionadas à folha de pagamento e taxas de administração, os hoteleiros podem maximizar as margens de lucro, garantindo uma experiência positiva ao hóspede.

Com a ajuda de sensores de ocupação e sistemas de gerenciamento de propriedade (PMS), a administração do hotel pode medir e prever com precisão as taxas de ocupação e a receita dos quartos, permitindo ajustar os preços e os níveis de pessoal para atender à demanda. Recursos humanos e pessoal também são componentes essenciais para manter todas as outras operações do hotel funcionando sem problemas, incluindo recepção, check-in e serviços aos hóspedes.

Ao entender a receita total e o custo total, a administração do hotel pode tomar decisões informadas sobre despesas e reembolsos, como diárias e despesas de viagem. Por fim, ficar de olho na declaração de lucros e perdas é fundamental para manter um resultado saudável e garantir a lucratividade no competitivo setor de hospitalidade.

Na maioria dos hotéis, as despesas com quartos serão um dos maiores custos, uma vez que esta categoria inclui não apenas despesas com pessoal e pessoal para os membros da equipe de quartos, mas também taxas do sistema de reservas, agências de viagens e comissões de terceiros e quaisquer outras despesas associadas a quartos e reservas. O departamento de quartos geralmente tem o maior número de membros da equipe de qualquer departamento de hotel, incluindo recepcionistas, auditores noturnos, funcionários de limpeza, atendentes de lavanderia e gerentes. As oportunidades para reduzir as despesas com quartos são abundantes quando você considera a tecnologia que pode automatizar tarefas e eliminar o trabalho manual. Por exemplo, ferramentas de comunicação que automatizam e-mails de confirmação de reserva ou mensagens de texto pré-chegada podem economizar horas da equipe de recepção, enquanto chatbots com IA podem até mesmo lidar com consultas e responder a perguntas frequentes.

Para hotéis de serviço completo com F&B que não são administrados por um fornecedor, as despesas com F&B podem ser outro grande custo no P&L. O balde de custos F&B inclui custos com alimentos e bebidas, além de salários, vencimentos e despesas de folha de pagamento para os membros da equipe F&B. As margens são geralmente mais baixas em F&B do que em outros departamentos geradores de receita, especialmente em um mercado que enfrenta custos crescentes de alimentos, portanto, qualquer oportunidade de economia de custos pode ser muito benéfica para seus resultados. Embora os custos com alimentos estejam fora de seu controle, você pode encontrar possíveis economias de custos com a tecnologia. Os aplicativos de pedidos móveis facilitam para os clientes fazerem seus próprios pedidos e agilizam a comunicação entre o front-end e o back-of-house. E os sistemas de ponta facilitam para os clientes pagar usando pagamentos móveis e deixar gorjetas, enquanto permitem que seus gerentes de F&B distribuam gorjetas sem esforço e fechem no final da noite.

Além de F&B, seu hotel pode ter outros departamentos operacionais, como spa, golfe ou estacionamento. As despesas desses departamentos aparecem no resultado em categorias próprias ou agrupadas na categoria “Outros Departamentos Operacionais”. Esses departamentos operacionais têm despesas com folha de pagamento e salários/salários, além de quaisquer outros custos associados às operações, como custo dos produtos vendidos (varejo, por exemplo) e manutenção do campo (para campos de golfe).

A categoria Administrativo e Geral inclui salários e vencimentos para funcionários que trabalham em departamentos como segurança e recursos humanos, além de quaisquer despesas de folha de pagamento aplicáveis. Este pacote de custos também inclui comissões de cartão de crédito, que geralmente são aplicadas a todas as transações de cartão de crédito que o hotel processa, como pagamentos de reservas e cheques de restaurantes.

Décadas atrás, essa categoria de despesas poderia incluir apenas taxas de serviços telefônicos, mas hoje não é incomum que os hotéis incorram em custos de internet, telefone, entretenimento no quarto, sinalização digital e outros softwares usados em todo o hotel. À medida que seu hotel adiciona mais tecnologia, seu item de linha de despesas de TI pode crescer, mas vale a pena observar que essa tecnologia provavelmente está reduzindo custos em algum outro ponto de sua P&L. Por exemplo, se você mudar para um fornecedor de sinalização digital, não precisará incorrer em custos de pessoal pelas horas que um funcionário gastaria atualizando sua sinalização não digital manualmente.

Despesas de manutenção e instalações se enquadram nesse grupo de custos, que inclui salários, vencimentos e despesas com folha de pagamento, além de quaisquer outras despesas relevantes, como peças de reposição ou fornecedores que realizam serviços como teste de alarme ou limpeza profunda de carpetes. É possível reduzir os custos de propriedade e manutenção aproveitando um sistema de gerenciamento predial que o ajudará a acompanhar o ciclo de vida de eletrodomésticos e lâmpadas para que você possa realizar a substituição de forma proativa e garantir que tenha o estoque necessário de peças quando precisar delas.

Como outros grupos de custos, as despesas de vendas e marketing incluem salários, vencimentos e despesas com folha de pagamento que se aplicam aos membros da equipe de vendas e marketing. Mas esse pacote de custos também inclui taxas de franquia, se o seu hotel for uma franquia, e taxas do programa de fidelidade, se o seu hotel for afiliado a um programa de fidelidade terceirizado. Outras despesas de vendas e marketing podem incluir gastos com publicidade, taxas de participação em conferências ou eventos e custos colaterais de marketing. A tecnologia pode ser um ativo real para a equipe de vendas e marketing e pode ajudar a reduzir custos. Um sistema moderno de gerenciamento de eventos baseado em nuvem pode reduzir o tempo necessário para redigir contratos e criar BEOs, enquanto aplicativos da web baratos como o Canva podem ajudá-lo a criar materiais de marketing por uma fração do preço que você pagaria a um designer gráfico.

Como em sua própria casa, seu hotel incorre em taxas de serviços públicos: eletricidade, gás, água, esgoto e remoção de lixo caem no balde de custos de serviços públicos. Os serviços públicos são essenciais para administrar seu hotel, então como você pode reduzir esses custos? Um sistema de gerenciamento predial lhe dará informações sobre quanta energia seu hotel está usando para que você possa encontrar oportunidades para reduzir o uso de serviços públicos, o que reduzirá subsequentemente seus custos de serviços públicos. Por exemplo, se algumas áreas do seu hotel não forem usadas durante determinados horários do dia (como o espaço do back office durante a noite), você poderá programar as luzes e o HVAC nessas áreas para desligar quando não forem necessários.