Ao escolher uma nova solução de tecnologia hoteleira, o software Housekeeping é definitivamente mais complexo e delicado. Afeta um departamento que representa o centro de custos operacionais mais significativo e ao mesmo tempo tem impacto na qualidade de serviço mais crítica de um hotel - limpeza. Além disso, os membros da equipe que usam software de limpeza podem não ser tão experientes em tecnologia quanto os outros, o que significa que a solução escolhida deve ser altamente amigável. A chave aqui é encontrar um software de limpeza que, em primeiro lugar, atenda às donas de casa para facilitar seu trabalho e, ao mesmo tempo, fornecer todos os KPIs necessários para o hotel e sua administração. Com isso em mente, vejamos 16 recursos principais que o software de limpeza escolhido tem a oferecer.
1. Cronogramas diários automatizados de limpeza:Criar horários diários de limpeza é a primeira tarefa que todo gerente de limpeza precisa fazer pela manhã. É também uma das tarefas mais demoradas que pode levar até 1h e 30 minutos por dia. Para fazer uma programação diária de limpeza do quarto, os gerentes de limpeza devem fazer malabarismos com diferentes tipos de quartos, ocupações, hóspedes e seus desejos extras. Então eles têm que distribuir toda essa complexidade de uma maneira que garanta que as donas de casa tenham seu trabalho dividido igualmente entre elas. É uma tarefa que pode ser simplesmente automatizada e executada em apenas um segundo por um bom software de limpeza, economizando até 100% do tempo.
2. Agendamento futuro da equipe de limpeza e seus horários: O departamento de limpeza é um dos contribuintes mais significativos para o lado dos custos do P&L, portanto, é vital ter seus agendamentos de limpeza otimizados e planejados para o futuro. Um bom software de limpeza terá isso coberto e permitirá que você agende automaticamente as donas de casa e os horários diários no futuro, conforme você reservou as reservas.
3. Atualizações em tempo real sobre reservas e hóspedes: Atualizações em tempo real sobre alterações em reservas e hóspedes são informações essenciais que as donas de casa precisam. Se os hóspedes se deslocarem entre quartos, encurtarem ou prolongarem a sua estadia, o check-in ou o check-out de um quarto, tudo isto deve ser comunicado imediatamente aos caseiros. Dessa forma, eles não estão perdendo tempo movendo-se pelo hotel para descobrir qual quarto podem limpar em seguida. Mais importante, eles estão incomodando os hóspedes com o famoso SOP que diz: Knock, knock, housekeeping.
4. Imagens de treinamento, listas de verificação e POPs em vídeo: Se você deseja manter altos padrões e qualidade do trabalho de sua equipe de limpeza, é necessário equipá-los com conhecimento. Fotos, limpeza digitalOs SOPs e as listas de verificação são três das ferramentas de treinamento mais importantes e eficazes que você pode fornecer às suas donas de casa. Mais uma vez, um bom software de limpeza fornecerá todas essas ferramentas, tornando mais fácil para suas empregadas verificarem se concluíram todas as tarefas necessárias com o mais alto padrão.
5. Gerenciamento de perdidos e achados: Os hóspedes esquecem as coisas o tempo todo. Isso significa que a equipe do hotel, especialmente as donas de casa, precisam gerenciar itens perdidos e achados o tempo todo. Gravar, armazenar, gerenciar e atualizar informações sobre objetos perdidos e encontrados pode consumir muito tempo ou pode ser fácil por meio de uma ferramenta de software de manutenção.
6. A capacidade de relatar facilmente problemas de manutenção:Suas empregadas domésticas são a fonte absolutamente crucial de informações para detectar e corrigir prontamente problemas de manutenção em quartos de hotel. A diferença entre tornar fácil ou difícil para as donas de casa relatar esses problemas pode significar a diferença entre um hóspede feliz e um insatisfeito. Mas também a diferença entre altos e baixos custos de manutenção (preventiva) . O relatório de problemas de manutenção rápido e fácil é um dos recursos absolutamente vitais que sua equipe de limpeza e manutenção precisa obter no software de limpeza.
7. Comunicação da equipe para atualizações diárias e tarefas extras: Como em qualquer outra organização, a equipe do hotel (incluindo o departamento de limpeza) precisa se comunicar para se manter atualizada sobre os eventos diários em andamento e fazer seu trabalho com eficiência. Além disso, as donas de casa precisam entregar muitas solicitações de serviço ad hoc aos hóspedes, como toalhas extras, travesseiros, presentes de aniversário etc.O recurso de gerenciamento de tarefas e comunicação em equipe cobre perfeitamente essa área e precisa fazer parte do software de limpeza escolhido.
8. Uma inspeção do quarto de limpeza antes da chegada: Esta é a medida de garantia de qualidade mais importante para a limpeza do quarto e consequente satisfação do hóspede. Uma inspeção detalhada da sala pode facilmente ter mais de cem etapas para verificar para garantir que a sala esteja impecável. Os checklists digitais fazem toda a diferença aqui. Quando algo precisa ser consertado, o software de limpeza envia uma tarefa automática para o responsável sem a necessidade de fazer anotações extras ou ligações telefônicas. A melhor parte é que cada inspeção que você faz é automaticamente transformada em análises detalhadas e acionáveis para melhorar o treinamento da equipe, os processos e a qualidade geral do trabalho.
9. Contagem automatizada de roupa de cama: Caso sua abordagem de gerenciamento de roupa de cama dependa da contagem do número de roupa de cama e toalhas que foram para a lavanderia, você deve procurar um recurso de contagem automática de roupa de cama. É uma das maneiras mais fáceis e eficazes de tornar esse processo mais preciso e eficiente e economizar muito tempo da sua equipe de limpeza (até 2 horas por dia)
10. Relatório do minibar: Outro recurso que aumenta a eficiência e economiza custos é permitir que as empregadas postem o consumo do frigobar diretamente nas contas dos hóspedes. Ele agiliza o fluxo de informações sobre o consumo do frigobar, torna mais fácil e eficiente o reabastecimento do frigobar e, o mais importante - reduz o valor dos lançamentos perdidos. É também uma das maneiras mais rápidas e fáceis de obter análises sobre o comportamento e as preferências de seus hóspedes relacionadas ao menu do seu minibar.
11. Traduções de idiomas integradas para comunicação da equipe: Quanto maior o hotel, maior o número de diferentes nacionalidades na equipe de limpeza. O desafio que vem junto com isso é que os gerentes de limpeza não têm uma maneira de se comunicar com suas governantas, que muitas vezes não falam o idioma local. Portanto, ter um recurso de tradução de idioma integrado que traduza qualquer tarefa ou mensagem para o idioma nativo da governanta é uma necessidade absoluta para qualquer solução de software de limpeza moderna. 12. Integração PMS A integração de software de limpeza e um Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) é provavelmente uma das integrações de maior valor agregado na indústria de software hoteleiro. O PMS fornece software de limpeza com atualizações regulares sobre reservas e hóspedes, permitindo que as equipes de limpeza maximizem seu desempenho. Ao contrário, o software de limpeza é a fonte de atualizações em todas as operações diárias, alimentando-as de volta ao sistema PMS e à equipe de front office. É uma integração que permite que toda a equipe do hotel se mantenha atualizada e opere com mais eficiência.
13. Integração inteligente do quarto: Se você possui um sistema inteligente que permite saber quando um hóspede está no quarto, se uma janela está aberta ou ainda mais informações, certifique-se de que o software de limpeza escolhido possa se integrar a ele. Dados como esses podem significar que sua equipe de limpeza otimizará ainda mais seu processo de trabalho diário e garantirá que os hóspedes nunca sejam incomodados.
14. Interface de usuário (UI) orientada para governantas: As governantas geralmente não são as pessoas mais experientes em tecnologia porque seu cargo não inclui muita tecnologia. É por isso que é tão importante que o software de limpeza que eles usam seja o mais simples possível. Isso deve facilitar o trabalho deles e economizar tempo. Muitas vezes, as donas de casa precisam fazer etapas extras apenas para atualizar o status de um quarto. Mas se a solução escolhida não atender as donas de casa, elas não saberão como usá-la, ou pior, não vão querer usá-la. Isso significa que seu hotel não obterá todos os benefícios do software e haverá uma situação de perda-perda. Mantenha suas donas de casa em mente e certifique-se de que seu software de limpeza tenha a interface mais fácil de usar que facilite suas vidas.
15. Atualizações de status do quarto: Quando todo o trabalho estiver concluído - marque o quarto como limpo. Ou conforme inspecionado. Ou qualquer outro status se você tiver um processo de limpeza em várias etapas. Claro, é um recurso padrão de qualquer software de limpeza.
16. (Acionável) Análise de limpeza: A análise de limpeza não é apenas saber quanto tempo leva para limpar um quarto. Eles precisam fornecer informações detalhadas de todos os ângulos possíveis para entender o desempenho real do seu departamento de limpeza. Por exemplo, quanto tempo leva para limpar um quarto não diz muito se você também não sabe quantos hóspedes estavam hospedados naquele quarto, de onde eram se tivessem crianças pequenas com eles ou usavam comodidades extras . Além disso, quem era a governanta que limpava o quarto, quais eram seus erros de limpeza mais frequentes? E então você precisa receber todas essas informações na forma de relatórios proativos e precisos, permitindo que você entenda quais de seus funcionários precisam de mais treinamento, quais comodidades são solicitadas com mais frequência, quem não está fazendo seu trabalho e, essencialmente - quão bem suas operações estão sendo executadas.