5 dicas comprovadas de gerenciamento de faturas no setor de hospitalidade

Independentemente da área do setor de hospitalidade em que você opera, algumas tarefas são mais importantes do que o gerenciamento de faturas. O faturamento adequado garante que seu hotel (ou outro estabelecimento) tenha reservas de caixa suficientes para lidar com os muitos custos recorrentes associados à administração de seus negócios. Despesas como pessoal, aquisição de alimentos e bebidas, manutenção de instalações e obtenção de outros produtos e serviços necessários podem aumentar rapidamente.

Sem boas práticas de gerenciamento de faturas, sua empresa poderá em breve ter problemas significativos para gerenciar seu fluxo de caixa. Isso pode ser especialmente problemático para pequenas empresas de hospitalidade que normalmente não têm a mesma grande reserva de caixa que empresas maiores.

Com o BirchStreet Pay, você pode implementar práticas comprovadas de gerenciamento de faturas para melhor garantir a estabilidade financeira do seu hotel. Não importa quantos hóspedes você atenda em uma determinada semana, mês ou ano, melhorar a maneira como você processa as faturas fornecerá dividendos significativos para suas instalações.

1) Automatize sempre que possível

Muitas empresas de hospitalidade têm uma variedade de despesas recorrentes que podem ser processadas mensalmente ou até semanalmente. Com tantas faturas chegando todos os dias, há um risco significativo de erro humano quando o gerenciamento de faturas é deixado inteiramente para o processamento manual.

Quanto mais complicada uma fatura, maior a probabilidade de haver erros graves. Embora o setor de faturamento médico certamente tenha seu quinhão de diferenças em relação à hospitalidade, análises de faturas nesse setor estimam que entre 40% e 80% das faturas contêm erros.

Embora o faturamento no setor de hospitalidade felizmente não seja tão complexo, essa estatística mostra o quão fácil é para os erros de faturamento chegarem às faturas, principalmente quando o processamento manual está envolvido. Erros como contas duplicadas e pagamentos em falta podem ser especialmente problemáticos para gerenciar o fluxo de caixa de uma organização de hospitalidade.

Quanto mais “toque” for necessário em uma única fatura – mesmo uma que seja entregue e processada digitalmente – maior a chance de erro. Erros de entrada de dados podem resultar em pagamentos a maior ou a menor, bem como cálculos de impostos imprecisos ou até mesmo a possibilidade de uma fatura perdida. Esses problemas podem criar grandes problemas mais tarde, quando os fornecedores cobram taxas de atraso de pagamento ou outras penalidades.

2) Garantir suporte para vários tipos de documentos

Antes de receber uma fatura de bens ou serviços recebidos, as empresas de hospitalidade geralmente precisam fazer um pedido de compra. Os pedidos de compra (POs) permitem que as empresas de hospitalidade definam expectativas claras com seus fornecedores. Eles delineiam os produtos ou serviços que estão sendo adquiridos, sua quantidade, o preço por unidade e ainda informações como data e local de entrega (quando aplicável).

Um pedido de compra é inestimável para sua equipe interna, principalmente se você tiver um grande volume de pedidos. Os pedidos de compra basicamente criam uma trilha de papel que esclarece os acordos de preços para que você possa evitar custos excessivos e solicitações duplicadas. Esses documentos também fornecem visibilidade do estoque para ajudá-lo a gerenciar o estoque com mais eficiência, seja alimentos ou suprimentos de lavanderia.

Um sistema de gerenciamento de estoque de qualidade também permitirá que você produza e rastreie faturas de pedido de compra, bem como faturas que não sejam de pedido de compra e notas de crédito para despesas de negócios menores que não exigem um processo de aquisição e aprovação regulamentado.

Depois que um fornecedor aceita o pedido de compra, ele é obrigado a atender esse pedido de acordo com os termos acordados. Quando sua empresa recebe a fatura do fornecedor, ela deve ser cuidadosamente comparada com o pedido de compra original para garantir que tudo corresponda.

Um sistema de gerenciamento de estoque que ajude sua empresa a rastrear esses dados tornará muito mais fácil para sua empresa orçar suas despesas e manter um bom fluxo de caixa.

3) Use ferramentas digitais para aproveitar os dados da fatura

Uma boa gestão de faturas pode (e deve) fornecer informações importantes sobre como sua empresa de hospitalidade está usando seu dinheiro – e como pode fazê-lo de forma mais eficaz.

Um recente seminário da BirchStreet Systems intitulado Hospitality's Move to Digital Invoicing in 2022 destacou o quanto o gerenciamento de faturas digitais pode ajudar hotéis e outros no setor de hospitalidade. Ao fazer a transição de um sistema que é aproximadamente 80% papel e 20% eletrônico para 20% papel e 80% eletrônico, o hotel médio de 250 quartos pode reduzir suas despesas anuais para gerenciar faturas de US$ 81.250 para US$ 6.500.

Muito disso vem da natureza simplificada de um sistema de gerenciamento de fatura digital. Tornar-se digital com ferramentas como o BirchStreet Pay pode reduzir significativamente o tempo de processamento de faturas, o que pode ajudar sua empresa a melhorar as condições de pagamento de fornecedores e obter maior acesso a descontos de pagamento antecipado de seus fornecedores. Isso permite que mais transações sejam concluídas, mesmo com menos recursos, reduzindo bastante os custos de mão de obra e processamento.

Talvez ainda mais importante, com dados precisos e em tempo real por meio de um sistema de faturamento digital, as partes interessadas podem fornecer informações confiáveis aos chefes de departamento sobre as atividades de gastos.

Isso permite a tomada de decisões informadas e insights mais profundos sobre os relacionamentos de um hotel com fornecedores individuais. Poderia facilmente revelar áreas onde o hotel está gastando muito ou onde o orçamento não está sendo alocado adequadamente. As informações em tempo real permitem que a liderança aja rapidamente para lidar com essas preocupações financeiras para melhorar o fluxo de caixa.

4) Combine o tempo da fatura com as necessidades de fluxo de caixa

A última coisa que sua empresa precisa é de uma fatura pesada de um fornecedor para chegar em um momento do mês em que o fluxo de caixa já esteja apertado – principalmente se essa fatura exigir pagamento imediato. Os líderes de hospitalidade devem trabalhar para estabelecer prazos de fatura com fornecedores que sejam benéficos para as necessidades de fluxo de caixa de sua empresa.

Para pedidos em andamento, isso pode envolver a configuração de intervalos regulares para cobrança, como a cada duas semanas ou no final do mês. Para grandes projetos (como a reforma de um saguão de hotel), determine se será melhor para seus propósitos de fluxo de caixa fazer o pagamento total após a conclusão do trabalho ou fazer pagamentos parciais quando certas etapas do projeto forem concluídas.

O momento de agendar esses pagamentos de faturas deve ser determinado de acordo com suas próprias necessidades de fluxo de caixa. Alguns hotéis podem achar mais fácil pagar as faturas a uma taxa consistente ao longo do mês. Outros podem achar melhor fazer todos os pagamentos no final do mês, quando suas próprias faturas forem preenchidas.

Isso pode exigir um certo nível de negociação com fornecedores. Todas as condições de pagamento devem ser acordadas no início de um relacionamento comercial, incluindo detalhes como a frequência com que as faturas serão entregues e como serão as condições de pagamento. Alguns fornecedores estão dispostos a oferecer incentivos para pagamentos antecipados ou prazos flexíveis – mas esses detalhes devem ser elaborados com bastante antecedência.

5) Habilitar Pagamentos Eletrônicos

Os pagamentos eletrônicos virtuais são muito mais eficientes do que preencher cheques em papel. Essas transações podem ser concluídas com rapidez e segurança, garantindo que os fornecedores recebam os pagamentos em tempo hábil.

Notavelmente, muitas soluções de pagamento eletrônico agora permitem pagamentos em tempo real que podem ser transmitidos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Uma pesquisa publicada no ABA Banking Journal descobriu que 81% dos líderes empresariais esperam que a crescente proliferação de pagamentos digitais de “disponibilidade instantânea” transforme drasticamente a maneira como fazem negócios.

Na pesquisa, 52 por cento citaram os pagamentos em tempo real como uma solução valiosa para melhorar a gestão do fluxo de caixa, enquanto 46 por cento disseram que ajudaria a melhorar as atividades gerais de contas a pagar. Dois terços dos entrevistados disseram que esperavam que, com a disponibilidade de pagamentos em tempo real, eles parassem de fazer e aceitar pagamentos em dinheiro e cheques.

Esta estatística final é de extrema importância para aqueles que estão relutantes em atualizar seus sistemas de gerenciamento de faturas. Independentemente de como sua organização se sente atualmente sobre a transição para uma solução de pagamento totalmente eletrônica, as chances são altas de que seus fornecedores estejam prontos para fazer a mudança.

Manter relacionamentos fortes com fornecedores preferenciais que ajudam sua marca de hospitalidade a funcionar sem problemas provavelmente exigirá essa transição, independentemente das preferências de sua equipe interna.

Deixe o BirchStreet Pay revolucionar seu gerenciamento de faturas

As empresas de hotelaria enviam e recebem inúmeras faturas e ordens de compra todas as semanas. Um sistema de gerenciamento de faturas sólido permite que sua equipe crie, rastreie e arquive faturas com mais eficiência, ao mesmo tempo em que garante um forte fluxo de caixa para o negócio.

Com o BirchStreet Pay, você não precisa se preocupar em preencher cheques em papel ou ter seu negócio de hospitalidade sujeito a fraudes de cartão de crédito. Este sistema inovador oferece uma solução única para gerenciar seus pagamentos com o uso de cartões virtuais que rendem cashback em cada compra.

O BirchStreet Pay fornece uma interface fácil de usar que permite que você faça pagamentos com o apertar de um botão, com todas as transações protegidas por medidas de segurança modernas e apoiadas por suporte em nível de concierge.

Fluxos de trabalho flexíveis e relatórios detalhados permitem uma integração simplificada com seus sistemas de contabilidade/ERP, ao mesmo tempo em que oferecem visibilidade total de seus pagamentos. Uma equipe de integração de fornecedores pode até ajudá-lo a mudar os fornecedores para aceitar pagamentos com cartão virtual.

Com o BirchStreet Pay, você pode reduzir cheques em papel, custos de conformidade e outras despesas, enquanto ganha cashback. Da economia de custos à transparência na compra, sua organização pode obter uma melhor compreensão de suas despesas e necessidades de gerenciamento de faturas, levando a práticas financeiras ainda melhores no futuro.