أول الأشياء أولاً: تعتمد ميزانيتك على البيانات التاريخية، والتي ستحتاج إلى أن تكون في متناول يدك أثناء عملية إعداد الميزانية. لكن بيانات الفندق ليست مهمة فقط خلال موسم الميزانية؛ يجب أن يكون لديك دائمًا وصول سهل إلى بيانات الإنتاج التي يمكنك تقسيمها حسب خطة الأسعار ونوع الغرفة والمصدر والملف الشخصي للضيف. ومن الناحية المثالية، لا ينبغي عليك البحث للعثور على هذه البيانات. إذا لم تكن البيانات متاحة بسهولة في نظام إدارة الأداء الخاص بك، فمن المحتمل أن تحتاج إلى حل ذكاء الأعمال أو برنامج إعداد الميزانية والتنبؤ أو المحاسبة للحصول على البيانات اللازمة لإعداد ميزانيتك السنوية وخطة العمل الأوسع. تعد عمليات التدقيق المتكررة أيضًا فكرة جيدة للتأكد من أن أرقام الإنتاج يتم سحبها بشكل صحيح. لأغراض الميزانية، نوصي بالوصول إلى هذه البيانات من خلال لوحة المعلومات (أو حتى ملف Excel كبير به جداول محورية) حتى تتمكن من العثور بسرعة على الإشغال في تاريخ معين أو مشاركة شريحة الضيوف خلال شهر معين، على سبيل المثال.

من أجل أن يظل فريق الفندق في حالة جيدة بعد عملية إعداد الميزانية ، من المهم أن تطلب مدخلات الجميع. نظرًا لأن قسم المبيعات عادةً ما يوفر جزءًا كبيرًا من الإنتاج الليلي للغرفة ، ونافذة الحجز أطول من الضيوف العابرين (بالنسبة للجزء الأكبر) ، فإن وضع تقديرات لأعمال الشركات (المسافرين بغرض الأعمال) والمجموعات يعد مكانًا جيدًا لبدء أعمالك المالية خطة. يمكن لفريق المبيعات تقديم تقديرات للإنتاج الليلي للغرفة لكل حساب ، حسب الشهر إن أمكن. يعرف مديرو المبيعات عملائهم بشكل أفضل ، ومن المحتمل أن يكون لديهم نبض حول ما إذا كان حساب معين سينتج أكثر أو أقل من العام السابق. سيسمح لك هذا الأساس بوضع ميزانية للضيوف العابرين بشكل أكثر دقة.

بعد الحصول على أساس من فريق المبيعات ، يمكنك تغيير التروس للتفكير في الطلب على الترفيه في صناعة الفنادق. يعد إنشاء تقويم للطلب طريقة رائعة لفهم اتجاهات تسجيل الوصول الموسمية والخاصة بالسوق ، وسوف يسلط الضوء على الجيوب حيث قد تكون هناك بعض الفرص لجني إيرادات إضافية قبل أن تتسلل فترات الحاجة إليك لاحقًا. من أفضل الممارسات إنشاء تقويم في Excel ، بحيث يكون كل أسبوع على شكل صف ، وكل عمود على أنه يوم من أيام الأسبوع. أدخل الإشغال المتوقع في خلية كل يوم. يسمح لك الإسقاط اليومي بالحصول على تفاصيل دقيقة ، نظرًا لأن أحد أيام الجمعة في شهر مايو قد يكون أكثر انشغالًا (أو أبطأ) من يوم جمعة آخر في شهر مايو. وبالمثل ، يمكن أن تشهد التواريخ في نفس الأسبوع تقلبات شديدة في الطلب. على سبيل المثال ، قد يتم توقع نسبة إشغال في يوم الذكرى بنسبة 100٪ ، ولكن قد يكون 2 يناير أقرب إلى 30٪. بعد ذلك ، باستخدام التنسيق الشرطي ، يمكنك تطبيق رموز الألوان لتحديد فترات الطلب الأعلى والأقل بسرعة.

جميع البيانات التي اطلعنا عليها حتى الآن تخص فندقك. لكن أداء مجموعتك التنافسية عامل مهم في أدائك المستقبلي. هل تنمو بعض الفنادق في مجموعة شركاتك بشكل أسرع من غيرها؟ هل يسرق فندق واحد نصيب البقية؟ نوصي بدراسة ما لا يقل عن عامين من بيانات STR التي توضح أداء مجموعة الفنادق الخاصة بك. بمقارنة المقاييس على أساس سنوي ، يمكنك تحديد ما إذا كانت الفنادق المنافسة تنمو أو تقلص حصتها. قد يشير الفندق الذي لديه اتجاه سلبي سنويًا إلى زيادة الطلب على فندقك ، أو قد يشير إلى انخفاض السعر في هذا الفندق ، مما قد يسرق حصة بعيدًا عن فندقك.

بالإضافة إلى بيانات المنافسين ، سترغب في دمج اتجاهات الطلب المحلية في ميزانيتك. تأكد من أن ميزانيتك تعكس طلب السوق في أيام العطلات وخلال الأحداث الكبرى مثل المؤتمرات والألعاب الرياضية وحفلات التخرج والحفلات الموسيقية والمزيد. مكتبك المحلي للمؤتمرات والزوار هو مصدر جيد لهذه المعلومات. حتى إذا كنت قد عملت في السوق لعقود من الزمن ، فإن جداول الأحداث تتغير ، لذا من الجيد التحقق من تقويم الأحداث المحلية كل عام للتأكد من أن ميزانيتك تعكس أحدث محركات الطلب الحالية.

الميزانية الجيدة لا تكتمل بدون القليل من التجسس! على الرغم من أنك قمت بالفعل بتحليل تقارير STR الخاصة بشركتك ، يجب أن تفكر في أخذ الإلهام من حملات البيع أو أساليب التسويق الخاصة بهم. يمكن لبعض المتاجر البسيطة على مواقعها الإلكترونية أن تدلرك على ما خطط له منافسوك لهذا العام وتوفر مصدر إلهام للعروض الترويجية الخاصة بك. عادةً ما تشترك المجموعة التي يختارها مدير الفندق في عدد مماثل من الغرف وتدير عمليات فندقية مماثلة. يعد هذا أمرًا رائعًا لمقارنة التفاح بالتفاح ولكن يجب عليك توسيع مجموعتك في هذا التمرين للحصول على مزيد من الإلهام لميزانية التشغيل الخاصة بك في العام المقبل.

تفو! لقد أكملت كل ما تبذلونه من البحث والتحليل ، والآن حان الوقت لتجاوز T الخاصة بك وتحديد أنا قبل إرسال الميزانية النهائية. خذ بعض الوقت للتراجع واسأل نفسك ما إذا كانت الأرقام التي توصلت إليها منطقية. هل يبدو كل شيء واقعيًا ، لكنه لا يزال يمثل تحديًا؟

بينما يحدث موسم الميزانية عادةً مرة واحدة كل عام ، يجب ألا تضع مواد إعداد الميزانية جانباً حتى العام المقبل. ستساعدك مراجعة ميزانيتك بانتظام على فهم الأداء الحالي وتنقيح استراتيجية الميزانية الخاصة بك للسنوات المقبلة. حتى أن بعض أصحاب الفنادق يختارون استخدام ميزانية متجددة ، حيث يضيفون شهريًا شهرًا جديدًا إلى توقعاتهم بحيث يكون لديهم دائمًا توقعات كاملة لمدة 12 أو 13 شهرًا.

في النهاية ، يجب أن تكون إستراتيجية ميزانيتك وعملية ميزانيتك مصممة وفقًا للاحتياجات المحددة لفندقك ، لذلك قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتحديد ما هو الأفضل. هل لا تزال لديك أسئلة حول إعداد ميزانية فندقك؟ دعنا نعرف!