MeetingPackage erweitert Partnerschaft mit Cvent, um die vollautomatische Erstellung von Gruppenangeboten für Hotels zu ermöglichen.

MeetingPackage, die führende zentrale Vertriebs- und Reservierungsmanagement-Plattform für Gruppen-, Tagungs- und Eventbuchungen, hat heute eine bedeutende Erweiterung ihrer Integrationsmöglichkeiten mit Cvent angekündigt. Durch die Abstimmung der Produktentwicklung auf die neu angekündigten APIs von Cvent ermöglicht MeetingPackage Hotels in Kürze, vollständige Gruppenbuchungsangebote direkt über die MeetingPackage-Plattform zu erstellen, zu verwalten, zu automatisieren und zu synchronisieren. Dadurch entfällt für Hotelteams die manuelle Verwaltung von Angebotsworkflows in verschiedenen Systemen.

Die neuen Funktionen bauen auf der bereits erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen MeetingPackage und Cvent auf. Über 200 Hotels nutzen MeetingPackage bereits, um eingehende Cvent-Ausschreibungsprozesse zu automatisieren. Die Unternehmen erwarten, dass bis Ende des Jahres mehr als 2.000 Hotels über das Integrations-Ökosystem angebunden sein werden.

Automatisierung des gesamten Vertriebsprozesses der Gruppe

MeetingPackage ermöglicht derzeit eine fortschrittliche RFP-Automatisierung, die Cvent-Angebote zu hotelspezifischen Angeboten erweitert, indem sie automatisch reale Bestände, Zimmertypen, Tagungsprodukte, Pakete und Dienstleistungen abgleicht – ohne dass die Hotelteams die Verfügbarkeit manuell überprüfen oder Produkte einzeln zuordnen müssen.

Mit der nächsten Integrationsphase werden Hotels in der Lage sein:

• Erstellen und verwalten Sie komplette Gruppenvorschläge direkt aus MeetingPackage heraus.

• Automatisierte Angebotserstellung basierend auf Geschäftsregeln und Verfügbarkeit

• Überprüfen und genehmigen Sie KI-gestützte und automatisierte Angebotsworkflows, bevor Sie diese mit Cvent synchronisieren.

• Eliminieren Sie doppelte manuelle Arbeit in den Vertriebssystemen.

• Bieten Sie Planern schnellere Reaktionszeiten und genauere Angebote.

Die erste Phase der erweiterten Angebotserstellungsfunktionen – mit Fokus auf Gruppenbuchungen ohne M&E-Anforderungen – soll vor Cvents wichtigster Branchen- und Kundenkonferenz, Cvent CONNECT, vom 13. bis 16. Juli, starten. Erweiterte Funktionen zur Unterstützung vollständiger M&E-Angebotsworkflows sind vor Ende 2026 geplant.

„Dies ist ein wichtiger Schritt hin zu vollständig vernetzten und automatisierten Gruppenbuchungsprozessen für Hotels“, so Joonas Ahola, Gründer und CEO von MeetingPackage. „Hotels sollten nicht länger die Verfügbarkeit in voneinander getrennten Systemen prüfen oder wertvolle Vertriebszeit mit wiederkehrenden Aufgaben verschwenden müssen. Dank der neuen API-Funktionen von Cvent können Hotels den gesamten Angebotsprozess automatisieren und gleichzeitig die volle Kontrolle über Genehmigungen, Workflows und das Kundenerlebnis behalten.“

Aufbau der zentralen kommerziellen Plattform für das Gastgewerbe

Die erweiterten Cvent-Funktionen sind Teil der umfassenderen Vision von MeetingPackage, alle Vertriebsaktivitäten für Gruppen, Meetings und Events auf einer einzigen kommerziellen Plattform zu zentralisieren und zu automatisieren.

MeetingPackage fungiert nicht als eigenständige RFP-Automatisierungsschicht, sondern baut ein durchgängiges Vertriebs- und Handelsökosystem auf, das es Hotels ermöglicht, Anfragen, Angebote, Inventar, Arbeitsabläufe, Automatisierung, digitale Vertriebskanäle und kommerzielle Abläufe in jeder Phase der Customer Journey zu verwalten.

MeetingPackage ermöglicht es Hotels und Hotelgruppen bereits jetzt, kommerzielle Abläufe in den Bereichen Gruppenbuchungen, Tagungen und Event-Vertrieb zu zentralisieren und zu automatisieren.

Die Plattform unterstützt heute bereits Folgendes:

• KI-gestützte und agentenbasierte Automatisierung zur Beantwortung eingehender Anfragen und E-Mails

• Automatisierte Angebotserstellung und Genehmigungsprozesse

• Buchungsplattformen für Gruppen, Tagungen und Veranstaltungen

• Ein Channel-Manager, der die direkte Anbindung an führende Marktplätze und Nachfragekanäle ermöglicht.

• Arbeitsabläufe für das gewerbliche Management innerhalb und oberhalb des Grundstücks

• Zentralisierte Vertriebsaktivitäten über Marken, Regionen und Portfolios hinweg

• Digitale Transformation traditioneller manueller Vertriebskanäle hin zu vernetzten Angebots- und Buchungsabläufen

Hotels, die heute die komplette kommerzielle Plattform MeetingPackage nutzen, verzeichnen eine durchschnittliche Lead-Konversionsrate von 60–70 % bei gewonnenen und verlorenen Angeboten. Dies verdeutlicht den Einfluss von Automatisierung, zentralisierten Abläufen und schnelleren Reaktionszeiten auf die kommerzielle Leistung.

Die Plattform lässt sich je nach Betriebsstruktur des jeweiligen Hotels oder der Hotelgruppe direkt mit PMS- und Sales-&-Catering-Systemen verbinden. MeetingPackage ist derzeit mit Systemen wie Oracle Opera, Mews, Event Temple, iVvy, Backyou und Thynk kompatibel. Bis Ende des Jahres sollen zwei bis vier weitere Hotelsysteme integriert werden.

Diese Integrationen ermöglichen es Hotels, Inventar, Verfügbarkeit, Angebotsprozesse und Geschäftsabläufe in Echtzeit zu synchronisieren und gleichzeitig die Flexibilität in verschiedenen Betriebsumgebungen zu wahren.

Unterstützung globaler Hotelmarken

Die MeetingPackage-Plattform und die Cvent-Integrationsmöglichkeiten werden bereits von führenden globalen Hotelgruppen und -betreibern genutzt, darunter Marken wie Sonesta, Premier Inn und Accor.

Da Hotelunternehmen weiterhin in Automatisierung, zentralisierte Vertriebsprozesse und KI-gestützte Geschäftsprozesse investieren, bietet die erweiterte Zusammenarbeit von MeetingPackage und Cvent den Hotels eine skalierbare Möglichkeit, Reaktionszeiten zu beschleunigen, die Genauigkeit von Angeboten zu erhöhen und den operativen Aufwand zu reduzieren.