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The project dashboard is a free tool that is only available to verified hoteliers to make adopting new technology easier by streamlining their research and simplifying their communication workflow.
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of Hotel Tech Report, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Die Wahl der richtigen Software für Angebotsanfragen und Angebotsmanagement für Ihr Hotel hängt von mehreren Variablen ab, von denen einige von persönlichen Vorlieben abhängen, die meisten jedoch von den Eigenschaften Ihres Hotels abhängen. Ist Ihr Hotel ein kleines Anwesen mit begrenztem Budget? Oder ist Ihre Immobilie ein Luxusresort mit vielen Outlets und hohem ADR? Nachfolgend sind die von HTR definierten Schlüsselpersonen aufgeführt, die auf gemeinsamen Eigenschaftsmerkmalen basieren, die typischerweise auf ähnliche Produktentscheidungen hinweisen.
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Fügen Sie Ihr Property Management System hinzu, um die Ergebnisse zu personalisieren und Produkte zu empfehlen, die in das PMS Ihres Hotels integriert sind.
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Schluss mit dem Rätselraten: Senden Sie Ihre Angebote nicht länger im Nirwana verschwindend gelassen. Mit einer Angebotsmanagement-Software behalten Sie den Überblick, erfahren, warum Ihre potenziellen Kunden Ihre Angebote noch nicht angenommen haben, und können gezielt nachfassen.
Umsatzsteigerung: Software für das Angebotsmanagement hilft Hotels, mehr Aufträge schneller abzuschließen. Im wettbewerbsintensiven B2B-Unterkunftsmarkt müssen Unternehmen schnelle Entscheidungen treffen, und die Erstellung langwieriger Angebote kann zum Scheitern von Geschäften führen.
Heben Sie sich von der Konkurrenz ab: Die meisten Hotelvertriebsmitarbeiter verbringen Stunden mit langen E-Mail-Ketten, um Angebotsanfragen zu beantworten. Das kostet Zeit und frustriert die potenziellen Kunden. Eine Software zur Angebotsverwaltung beschleunigt diesen Prozess und reduziert den Stress für die Interessenten, indem sie ihnen alle notwendigen Informationen für eine schnelle und transparente Entscheidung bereitstellt.
Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe: Mit einer Software für das Angebotsmanagement kann Ihr Team Angebote einfach erstellen, bearbeiten und versenden und den Aufwand für Routinearbeiten deutlich reduzieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für den Aufbau von Kundenbeziehungen, die Generierung neuer Leads oder – insbesondere für Hotels mit begrenzten finanziellen Mitteln – für eine schlankere Vertriebsorganisation.
Umsatzsteigerung pro Gruppe: Upselling generiert hochprofitable Zusatzumsätze mit bestätigten Buchungen, und die Angebotsmanagement-Software ermöglicht es, Catering-Services, Spa-Annehmlichkeiten und Tagungsräume auf sehr klare und transparente Weise zusätzlich zu verkaufen.
Transparenz: Wie heißt es so schön: „Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern.“ Mit einer Software für das Angebotsmanagement erhält das Management in Echtzeit Einblick in die Vertriebspipeline und kann einzelne Angebote detailliert analysieren, um Verantwortlichkeiten zu klären oder die Zusammenarbeit zwischen den Vertriebsmitarbeitern zu optimieren. Mehr Transparenz führt zu höheren Umsätzen und weniger abgebrochenen Angeboten.
- Reporting-Dashboard: Ermöglicht Ihrem Vertriebsteam oder der Geschäftsleitung, sich schnell einen Überblick über die Pipeline und das gebuchte Gruppengeschäft zu verschaffen und anschließend in einzelne Deals einzutauchen, um zu verstehen, in welchen Bereichen Ihr Team seine Strategie oder sein Angebot verbessern kann.
- Echtzeitbuchung: Die Angebotssoftware sollte sich in die zentralen Buchungssysteme integrieren lassen, um Echtzeitbuchungen zu ermöglichen und Gästezimmer, Tagungsräume und andere feste Inventare zu blockieren, sobald die Zahlung erfolgt ist.
Elektronische Signatur: Faxgeräte und endlose E-Mail-Ketten mit PDFs gehören der Vergangenheit an. Bieten Sie Ihren potenziellen Kunden die elektronische Signatur an, um ihnen Komfort und Schnelligkeit zu bieten, anstatt ihnen unnötige Hürden in den Weg zu legen und ihre wertvolle Zeit zu verschwenden.
Sichere digitale Zahlungen: Im Zeitalter der Cyberkriminalität ist es nicht mehr akzeptabel, Zahlungsinformationen telefonisch, per E-Mail oder Fax entgegenzunehmen. Sichere und verschlüsselte Zahlungsabwicklungssysteme sollten genutzt werden, um die Sicherheit der Kundendaten zu gewährleisten.
Moderne grafische Benutzeroberfläche: Die frühen bis mittleren 2000er-Jahre waren geprägt von der zunehmenden Verbreitung des Internets im Konsumbereich, und in den letzten 5–10 Jahren haben selbst traditionelle Unternehmen erkannt, dass B2B-Käufer im Grunde auch Konsumenten sind, die tagsüber arbeiten. Eine benutzerfreundliche und ansprechende Oberfläche, die diesen Käufern vertraut ist, ist daher entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und den erfolgreichen Abschluss von Geschäften.
- Folgebenachrichtigungen: Hotelvertriebsteams sind stark ausgelastet und haben viel zu tun. Stellen Sie sicher, dass sie stets über alle Deals informiert sind, indem Sie Benachrichtigungen mit Handlungsaufforderungen basierend auf dem jeweiligen Deal-Status einrichten. Das spart ihnen Zeit und hilft ihnen, ihre täglichen Aufgaben zu priorisieren.
- Schnelle Web-Angebote: Erstellen und versenden Sie schnell Verkaufsangebote an Ihre potenziellen Kunden, indem Sie verschiedene Zusatzleistungen und modulare Elemente in das Angebot einbinden.
- Implementierungskosten. Es sollten überhaupt keine Implementierungskosten anfallen, es sei denn, Sie benötigen kundenspezifische Integrationen.
Monatliches Abonnement. Die Preise für Angebotssoftware liegen üblicherweise zwischen 70 und 75 US-Dollar pro Nutzer (monatlich). Hotelketten und größere Gruppen können bei größeren Vertragsabschlüssen mit einem niedrigeren Preis pro Nutzer rechnen.
Ca. 3 Stunden pro Hotel. Das Customer-Success-Team trifft sich zunächst mit den Projektleitern des Hotels, um die optimale Einführung und Implementierung des neuen Systems in die bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse zu besprechen. Anschließend werden die grundlegenden Kontodaten für Sie eingerichtet und Sie bei der Erstellung Ihrer Angebotsgrundlagen, wie z. B. Ihrer Produkte und Angebotsvorlagen, unterstützt. Sobald das Konto eingerichtet ist, findet in der Regel eine Gruppenschulung für Ihr gesamtes Team statt, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.
- Zeit pro Vorschlag. Verfolgen Sie die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um jeden Schritt eines Angebots abzuschließen, von der Anfrage auf der Käuferseite bis zur Zeit, die Ihr Vertriebsteam benötigt, um zu antworten und das Geschäft abzuschließen. Verfolgen Sie auch, wie viele Hin- und Her-Nachrichten vor und nach der Implementierung der Software beteiligt sind, um festzustellen, wie viel Effizienz generiert wurde. - Umsatz pro Transaktion. Verfolgen Sie den Umsatz pro Geschäft und sogar bis ins kleinste Detail nach, wie viele Besprechungsräume, Catering-Pakete usw. verkauft wurden, um zu verstehen, wie effektiv die neue Lösung für Upselling und die Steigerung des AOV (durchschnittlicher Bestellwert) war.
- Gäste fordern Transparenz und Nachhaltigkeit. Es ist kein Geheimnis: Die Bekämpfung des Klimawandels wird immer wichtiger und viele Menschen möchten mit ihren täglichen Entscheidungen etwas Positives bewirken. Infolgedessen werden Sie wahrscheinlich häufiger eine Version der obigen Frage erhalten (falls Sie dies nicht bereits tun). Und das ist auch gut so, denn es ist eine großartige Gelegenheit, Ihre grünen Initiativen zu präsentieren und Ihr Geschäft anzukurbeln. Schauen wir uns an, wie sogar Ihr RPF-Prozess dazu beitragen und Ihnen helfen kann, mehr klimabewusste Kunden zu gewinnen. - Upselling gilt nicht nur für Hotelzimmer. Wenn Sie „Upselling“ hören, fallen Ihnen wahrscheinlich zuerst kostenpflichtige Zimmer-Upgrades ein. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihren Eventgästen Upselling zu bieten? Während Upselling am Empfang am häufigsten vorkommt, gibt es auch für die Veranstaltungsabteilung viele (oft ungenutzte) Möglichkeiten. Jetzt denkst du vielleicht: Ist das nicht zu verkaufsfördernd und nervt meine Gäste? Nicht, wenn du es richtig machst. Sie müssen Ihre Gäste nicht mit aufdringlichen Ansagen belohnen. Stattdessen können Sie Upselling nutzen, um ihr Veranstaltungserlebnis mit zusätzlichen Dienstleistungen und Anpassungsoptionen auf die nächste Stufe zu heben, an die sie nicht einmal gedacht haben. - Interaktive und mobilfreundliche Vorschläge. Hier ist eine harte Wahrheit zu beachten: Ihre Gäste sind beschäftigt und verbringen nicht viel Zeit damit, Ihren Vorschlag aktiv zu lesen. Der beste Weg, sie bei der Stange zu halten, besteht darin, Ihren Vorschlag kurz, prägnant und interaktiv zu gestalten. Ermöglichen Sie den Lesern, bestimmte Elemente wie die Teilnehmerzahl, optionale Add-Ons oder die Menüauswahl selbst anzupassen. Dies kann Ihre Conversion-Rate aus mehreren Gründen steigern. Erstens reduziert es die Hin- und Her-Kommunikation und macht den Prozess der Angebotsprüfung schneller und reibungsloser. Zweitens haben die Kunden das Gefühl, den Planungsprozess besser kontrollieren zu können, da sie den Vorschlag an ihre Bedürfnisse anpassen können. Schließlich können Sie mit diesem Ansatz eine Vielzahl attraktiver Add-Ons anbieten. Sie können sowohl das Erlebnis Ihrer Gäste aufwerten als auch Ihren Umsatz steigern.
In den letzten zehn Jahren haben Hotels ihre Websites und Buchungserfahrungen für Verbraucher komplett überarbeitet, um den Anforderungen moderner Reisender gerecht zu werden und mit den Best Practices im E-Commerce Schritt zu halten. Überraschenderweise haben Gruppenbuchungsprozesse nicht Schritt gehalten, obwohl Gruppengeschäfte oft der profitabelste und sogar größte Prozentsatz der Buchungen für viele Tagungs- und Geschäftshotels sind. Die Angebotsverwaltungssoftware nutzt die gleichen Best Practices für die Benutzererfahrung, an die sich die Verbraucher gewöhnt haben, und richtet sie auf B2B-Käufe (Business to Business) aus. Angebotsverwaltungssoftware hilft Hotels dabei, Travel Managern ein schnelles und nahtloses Erlebnis zu bieten, um Reisen für ihre Teams zu buchen. Diese Software ermöglicht alles, von der sekundenschnellen Versendung von Angeboten mit automatisiertem Upselling von Räumen wie Besprechungsräumen, automatisiertem Rechnungseinzug, elektronischer Signatur und sogar digitalen Zahlungen. Im Backend erleichtert die Angebotsverwaltungssoftware den Vertriebsleitern in Hotels das schnelle und ansprechende Versenden von Angeboten und das schnelle Suchen, Ändern und Analysieren historischer oder ausstehender Angebote, um Zeit zu sparen und mehr Geld zu verdienen. Eine Angebotsanfrage in der Hotellerie tritt auf, wenn ein potenzieller Kunde Veranstaltungsorte wie Hotels beauftragt, ein Angebot für Räumlichkeiten abzugeben. Der RFP-Prozess wurde entwickelt, um den zeitaufwändigen Prozess der Beschaffung neuer Geschäfte für Verkäufer (Hotels) und Käufer (Veranstaltungsplaner) zu rationalisieren. Häufig stehen RFPs im Zusammenhang mit Gruppengeschäftsreisen oder einer Firmenveranstaltung. Der RFP-Prozess für Hotels beinhaltet in der Regel, dass Tagungsplaner standardisierte Informationen an eine Hotelgruppe senden, z. B. die Anforderungen an die Veranstaltungsfläche, Veranstaltungstermine, Kontaktinformationen, Firmenname, Budget und mehr. Hotel-RFP-Software wurde entwickelt, um diesen Prozess zu rationalisieren, sodass Hotels schnell, einfach und zunehmend automatisiert sofort buchbare Angebote erstellen können. Hoteliers automatisieren zunehmend eingehende RFPs über Management-Tools, und RFP-Software ist der Kern der Lösung des Problems, Aufträge an Konkurrenten zu verlieren, die schneller reagieren.
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