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BEST TAGUNGEN UND VERANSTALTUNGEN WERKZEUGE

Die 10 besten Softwaretools für RFPs und Angebotsmanagement in der Hotellerie

Jordan Hollander

| Zuletzt aktualisiert August 06, 2024

20 ÜBERPRÜFTE PRODUKTE

311 HOTELIERS BEFRAGT

Anbieter-Shortlist

Hauptvorteile

Feature-Checkliste

Preisschätzungen

Fragen & Antworten

Wir haben 311 Hoteliers in mehr als 30 Ländern befragt, um herauszufinden, welche die besten RFPs und Angebotsmanagement-Software-Anbieter sind, und um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, um die richtige RFPs und Angebotsmanagement-Software für Ihr Hotel zu kaufen (einschließlich unseres 2025 RFPs und Angebotsmanagement-Software-Leitfadens ). Wir aggregieren auch Daten zu wichtigen Entscheidungskriterien, darunter Integrationsverfügbarkeit, Partner-Ökosystem, Expertenempfehlungen und mehr (erfahren Sie mehr über die Ranking-Methodik von HTR ).

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Beste

Welche Vorteile bietet eine Hotel-Angebotsmanagement-Software?

Schluss mit Rätselraten: Schicken Sie Ihre Angebote nicht länger in ein schwarzes Loch. Mit einer Angebotsmanagement-Software können Sie verfolgen, was passiert, sehen, warum Ihre potenziellen Kunden Ihre Angebote noch nicht angenommen haben, und nachfassen.

Umsatzsteigerung: Angebotsmanagement-Software hilft Hotels, mehr Geschäfte schneller abzuschließen. In der wettbewerbsintensiven Welt der B2B-Unterkünfte müssen Unternehmen schnelle Entscheidungen treffen, und eine langwierige Angebotserstellung kann Geschäfte zum Scheitern bringen.

Differenzieren Sie Ihr Hotel: Die meisten Hotelverkäufer verbringen Stunden mit langen E-Mail-Ketten, um Angebotsanfragen zu beantworten, was Zeit verschwendet und bei den Käufern Frustration hervorruft. Eine Angebotsmanagement-Software hilft, diesen Prozess zu beschleunigen und den Stress der Interessenten zu verringern, indem sie ihnen alle Informationen liefert, die sie für eine schnelle und transparente Entscheidung benötigen.

Optimieren Sie Arbeitsabläufe: Eine Software zur Angebotsverwaltung erleichtert Ihrem Team das Erstellen, Ändern und Versenden von Angeboten und reduziert mühsame Arbeit erheblich. Dadurch bleibt mehr Zeit für den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Generierung neuer Leads. Hotels mit weniger finanziellen Ressourcen können ihre Vertriebsorganisation verschlanken.

Steigern Sie den Umsatz pro Gruppe: Upselling führt zu äußerst profitablem Zusatzumsatz mit bestätigten Buchungen, und eine Angebotsmanagement-Software erleichtert das Upselling von Catering-Dienstleistungen, Spa-Annehmlichkeiten und Tagungsräumen auf sehr klare und transparente Weise.

Transparenz: Es gibt das alte Sprichwort „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht beheben“ – mit einer Angebotsmanagement-Software kann das Management einen Echtzeit-Überblick über die Vertriebspipeline erhalten und sich in bestimmte Angebote vertiefen, um ein Verantwortlichkeitssystem oder eine Teamarbeit zwischen den Vertriebsmitarbeitern zu schaffen. Mehr Transparenz führt zu höheren Umsätzen und weniger abgelehnten Angeboten.

MERKMALE

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Angebotsmanagement achten sollten

- Berichts-Dashboard: Ermöglicht Ihrem Vertriebsteam oder der Geschäftsführung, schnell einen Überblick über die Pipeline und gebuchte Gruppenaufträge auf hoher Ebene zu erhalten und dann in einzelne Geschäfte einzutauchen, um zu verstehen, in welchen Bereichen Ihr Team seine Strategie oder sein Angebot verbessern kann.

- Buchung in Echtzeit: Die Angebotssoftware sollte in die wichtigsten Buchungssysteme integriert sein, um Buchungen in Echtzeit zu ermöglichen und Gästezimmer, Tagungsräume und andere feste Bestände zu reservieren, sobald die Zahlung erfolgt ist.

- E-Signatur: Die Zeiten von Faxgeräten und E-Mail-Threads mit PDF-Dateien sind vorbei. Bieten Sie Ihren potenziellen Kunden E-Signaturen an, um ihnen Komfort und Geschwindigkeit zu bieten, anstatt ihnen Hindernisse in den Weg zu legen, die wertvolle Zeit in ihrem vollen Terminkalender verschwenden.

- Sichere digitale Zahlungen: Im Zeitalter der Cyberkriminalität ist es nicht mehr akzeptabel, Zahlungsinformationen über Telefon, E-Mail oder Fax zu übermitteln. Um sicherzustellen, dass Kundeninformationen niemals kompromittiert werden, sollten sichere und verschlüsselte Zahlungsprozessoren eingesetzt werden.

- Moderne grafische Benutzeroberfläche: Die frühen bis mittleren 2000er Jahre waren geprägt von der Konsumerisierung des Internets und in den letzten 5-10 Jahren begannen sogar Unternehmen der alten Welt zu erkennen, dass B2B-Käufer nur Verbraucher von 9 bis 17 Uhr sind. Die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen und schönen Benutzeroberfläche, an die diese Käufer gewöhnt sind, ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Geschäfte abzuschließen.

- Folgebenachrichtigungen: Hotelverkaufsteams sind beschäftigt und tragen eine Menge Arbeit. Stellen Sie sicher, dass sie immer über die Angebote informiert sind, indem Sie umsetzbare Benachrichtigungen basierend auf der Phase des Angebots einrichten. Dies spart ihnen Zeit und hilft ihnen, ihre tägliche Arbeit zu priorisieren.

- Schnelle Web-Angebote: Erstellen und senden Sie schnell Verkaufsangebote an Ihre potenziellen Kunden, indem Sie verschiedene Zusatz- und Modulelemente in das Angebot einbeziehen.

PREISGESTALTUNG

Welche typischen Preismodelle und -bereiche sollte ich in mein Budget einplanen?

- Implementierungskosten. Es sollten überhaupt keine Implementierungskosten anfallen, es sei denn, Sie benötigen benutzerdefinierte Integrationen.

- Monatliches Abonnement. Die Preise für Angebotssoftware sollten zwischen 70 und 75 US-Dollar pro Benutzer (monatlich) liegen. Hotelketten und größere Gruppen können bei größeren ausgehandelten Deals mit sinkenden Preisen pro Benutzer rechnen.

IMPLEMENTIERUNG

Wie sieht der typische Implementierungszeitplan und -prozess bis zur Inbetriebnahme aus?

~3 Stunden/Hotel. Customer Success wird zunächst ein Meeting mit den Projektleitern des Hotels abhalten und prüfen, wie das neue System am besten in aktuelle Arbeitsabläufe und Prozesse eingeführt und implementiert werden kann. Als Nächstes werden einige grundlegende Kontodetails für Sie eingerichtet und Sie bei der Erstellung der Grundlagen Ihres Angebots unterstützt, z. B. Ihrer Produkte und Angebotsvorlagen. Sobald das Konto bereit ist, findet normalerweise eine Gruppenschulung mit Ihrem erweiterten Team statt, um alle auf den neuesten Stand zu bringen.

FAQs

Auch Hoteliers fragen

KPIs für Hotel-RFP-Software, auf die Sie sich beim Kauf konzentrieren sollten

- Zeit pro Vorschlag. Verfolgen Sie die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um jeden Schritt eines Angebots abzuschließen, von der Anfrage auf der Käuferseite bis zur Zeit, die Ihr Vertriebsteam benötigt, um zu antworten und das Geschäft abzuschließen. Verfolgen Sie auch, wie viele Hin- und Her-Nachrichten vor und nach der Implementierung der Software beteiligt sind, um festzustellen, wie viel Effizienz generiert wurde. - Umsatz pro Transaktion. Verfolgen Sie den Umsatz pro Geschäft und sogar bis ins kleinste Detail nach, wie viele Besprechungsräume, Catering-Pakete usw. verkauft wurden, um zu verstehen, wie effektiv die neue Lösung für Upselling und die Steigerung des AOV (durchschnittlicher Bestellwert) war.

Was sind die neuesten Trends bei Ausschreibungen und Vorschlägen für Hotels?

- Gäste fordern Transparenz und Nachhaltigkeit. Es ist kein Geheimnis: Die Bekämpfung des Klimawandels wird immer wichtiger und viele Menschen möchten mit ihren täglichen Entscheidungen etwas Positives bewirken. Infolgedessen werden Sie wahrscheinlich häufiger eine Version der obigen Frage erhalten (falls Sie dies nicht bereits tun). Und das ist auch gut so, denn es ist eine großartige Gelegenheit, Ihre grünen Initiativen zu präsentieren und Ihr Geschäft anzukurbeln. Schauen wir uns an, wie sogar Ihr RPF-Prozess dazu beitragen und Ihnen helfen kann, mehr klimabewusste Kunden zu gewinnen. - Upselling gilt nicht nur für Hotelzimmer. Wenn Sie „Upselling“ hören, fallen Ihnen wahrscheinlich zuerst kostenpflichtige Zimmer-Upgrades ein. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihren Eventgästen Upselling zu bieten? Während Upselling am Empfang am häufigsten vorkommt, gibt es auch für die Veranstaltungsabteilung viele (oft ungenutzte) Möglichkeiten. Jetzt denkst du vielleicht: Ist das nicht zu verkaufsfördernd und nervt meine Gäste? Nicht, wenn du es richtig machst. Sie müssen Ihre Gäste nicht mit aufdringlichen Ansagen belohnen. Stattdessen können Sie Upselling nutzen, um ihr Veranstaltungserlebnis mit zusätzlichen Dienstleistungen und Anpassungsoptionen auf die nächste Stufe zu heben, an die sie nicht einmal gedacht haben. - Interaktive und mobilfreundliche Vorschläge. Hier ist eine harte Wahrheit zu beachten: Ihre Gäste sind beschäftigt und verbringen nicht viel Zeit damit, Ihren Vorschlag aktiv zu lesen. Der beste Weg, sie bei der Stange zu halten, besteht darin, Ihren Vorschlag kurz, prägnant und interaktiv zu gestalten. Ermöglichen Sie den Lesern, bestimmte Elemente wie die Teilnehmerzahl, optionale Add-Ons oder die Menüauswahl selbst anzupassen. Dies kann Ihre Conversion-Rate aus mehreren Gründen steigern. Erstens reduziert es die Hin- und Her-Kommunikation und macht den Prozess der Angebotsprüfung schneller und reibungsloser. Zweitens haben die Kunden das Gefühl, den Planungsprozess besser kontrollieren zu können, da sie den Vorschlag an ihre Bedürfnisse anpassen können. Schließlich können Sie mit diesem Ansatz eine Vielzahl attraktiver Add-Ons anbieten. Sie können sowohl das Erlebnis Ihrer Gäste aufwerten als auch Ihren Umsatz steigern.

Was ist Hotel Proposal Management Software?

In den letzten zehn Jahren haben Hotels ihre Websites und Buchungserfahrungen für Verbraucher komplett überarbeitet, um den Anforderungen moderner Reisender gerecht zu werden und mit den Best Practices im E-Commerce Schritt zu halten. Überraschenderweise haben Gruppenbuchungsprozesse nicht Schritt gehalten, obwohl Gruppengeschäfte oft der profitabelste und sogar größte Prozentsatz der Buchungen für viele Tagungs- und Geschäftshotels sind. Die Angebotsverwaltungssoftware nutzt die gleichen Best Practices für die Benutzererfahrung, an die sich die Verbraucher gewöhnt haben, und richtet sie auf B2B-Käufe (Business to Business) aus. Angebotsverwaltungssoftware hilft Hotels dabei, Travel Managern ein schnelles und nahtloses Erlebnis zu bieten, um Reisen für ihre Teams zu buchen. Diese Software ermöglicht alles, von der sekundenschnellen Versendung von Angeboten mit automatisiertem Upselling von Räumen wie Besprechungsräumen, automatisiertem Rechnungseinzug, elektronischer Signatur und sogar digitalen Zahlungen. Im Backend erleichtert die Angebotsverwaltungssoftware den Vertriebsleitern in Hotels das schnelle und ansprechende Versenden von Angeboten und das schnelle Suchen, Ändern und Analysieren historischer oder ausstehender Angebote, um Zeit zu sparen und mehr Geld zu verdienen. Eine Angebotsanfrage in der Hotellerie tritt auf, wenn ein potenzieller Kunde Veranstaltungsorte wie Hotels beauftragt, ein Angebot für Räumlichkeiten abzugeben. Der RFP-Prozess wurde entwickelt, um den zeitaufwändigen Prozess der Beschaffung neuer Geschäfte für Verkäufer (Hotels) und Käufer (Veranstaltungsplaner) zu rationalisieren. Häufig stehen RFPs im Zusammenhang mit Gruppengeschäftsreisen oder einer Firmenveranstaltung. Der RFP-Prozess für Hotels beinhaltet in der Regel, dass Tagungsplaner standardisierte Informationen an eine Hotelgruppe senden, z. B. die Anforderungen an die Veranstaltungsfläche, Veranstaltungstermine, Kontaktinformationen, Firmenname, Budget und mehr. Hotel-RFP-Software wurde entwickelt, um diesen Prozess zu rationalisieren, sodass Hotels schnell, einfach und zunehmend automatisiert sofort buchbare Angebote erstellen können. Hoteliers automatisieren zunehmend eingehende RFPs über Management-Tools, und RFP-Software ist der Kern der Lösung des Problems, Aufträge an Konkurrenten zu verlieren, die schneller reagieren.

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