Oakwood Hospitality : Passer d'Excel à un RMS

La mise en ?uvre de nouvelles technologies peut être un processus intimidant, mais pour aller de l'avant, les choses doivent souvent changer. Oakwood, un leader de l'industrie des appartements avec services en Asie-Pacifique, a intégré toutes ses propriétés au Japon sur l'application ScoreBoard de Duetto pour des rapports intelligents en décembre 2020 - en plein milieu de la pandémie COVID, mais aussi en plein milieu d'une période de rapide croissance de l'entreprise sur le marché japonais.

Oakwood ouvrait des propriétés à Yokohama, Kyoto et Tokyo. Le moment était venu pour l'entreprise de passer d'un processus de revenus manuel exécuté sur Excel à une solution plus automatisée, basée sur le cloud, qui a permis à tous les ambassadeurs des revenus.

"Nous avions trois nouvelles propriétés hôtelières en préparation, nous devions donc disposer d'un outil centralisant les rapports, car nous consacrons beaucoup de temps à la création de rapports. Nous devions concentrer notre attention sur l'analyse », explique Raphael Moser, Regional Revenue Manager, Oakwood Japan.

Aujourd'hui, Oakwood exploite quatre propriétés au Japon sous une licence hôtelière et neuf propriétés sous une licence de long séjour, avec une durée de séjour minimale de 30 jours. Raphael gère les revenus des 13 propriétés d'Oakwood. Il n'y a pas de gestionnaires de revenus sur place, juste des agents de réservation.

Bénéfices immédiats

Raphael et son équipe ont constaté les avantages immédiats de l'adoption de ScoreBoard, non seulement en permettant de gagner du temps sur les rapports, mais également en étant en mesure de prévoir avec plus de précision. Raphael utilise ScoreBoard pour les prévisions à court et à long terme, en s'adaptant aux modèles commerciaux des différentes propriétés d'Oakwood.

« Nous effectuons désormais toutes nos prévisions et nos budgets dans Duetto, qui était auparavant sur Excel. C'était une valeur ajoutée très rapide et importante », a expliqué Raphael.

« Il y a tellement de données parce que le marché évolue si vite. Vous ne pouvez pas prendre toutes les informations et les compiler vous-même en un seul endroit. Duetto nous y aide. En tant que revenue manager, votre travail n'est pas d'aller compiler toutes les données de partout et ensuite de faire un rapport. Je pense que c'est une mauvaise utilisation du temps de votre directeur des revenus. Notre temps est d'analyser tout rapport généré, puis d'en tirer une stratégie de revenus », a ajouté Raphael.

Un autre avantage dont bénéficie Oakwood est les données provenant du site Web de la marque via ScoreBoard, y compris les regrets et les démentis.

"Cela nous aide à voir la demande à des jours spécifiques, s'ils ont beaucoup de rejets ou de nombreuses demandes de renseignements un jour spécifique, nous pouvons réagir en conséquence", a expliqué Raphael.

Les résultats

Mettre une nouvelle propriété sur le marché est toujours un défi, mais mettre trois nouvelles propriétés sur le marché au milieu des restrictions imposées en raison de COVID est encore plus éprouvant. Cependant, l'Oakwood Suites Yokohama a démarré sur les chapeaux de roue, terminant 2021 au deuxième rang du marché en termes de RGI.

"En tant que nouvelle propriété, c'est très impressionnant", a déclaré Raphael.

Ce succès est reproduit dans d'autres ouvertures d'Oakwood au Japon. L'Oakwood Hotel & Apartments Azabu, Tokyo a ouvert ses portes en janvier 2022 et est également déjà bien orienté.

« Nous sommes passés au deuxième rang du marché deux mois seulement après l'ouverture. Le modèle hybride fonctionne vraiment. Nous avons une base de long séjour, puis nous poussons le court séjour plus près de la date de séjour », a confirmé Raphaël.

Revenus « en libre-service »

Une autre valeur ajoutée, car Oakwood se développait rapidement, était que Duetto permettait au groupe de se développer rapidement et efficacement. Raphael pense que les directeurs généraux d'établissements devraient pouvoir "libre-service" certains éléments de leur gestion des revenus, et tous les directeurs généraux au Japon ont désormais accès à Duetto pour leur permettre de générer des rapports, des prévisions et des budgets, laissant Raphael en charge des revenus. stratégie.

Duetto est également désormais utilisé par l'équipe des ventes d'Oakwood, l'équipe des finances et les opérations, avec des rapports spéciaux mis en place pour l'entretien ménager pour les aider à organiser les rotations du personnel en fonction de l'occupation à venir. Tout cela contribue à améliorer l'efficacité et la rentabilité.

Résumant le passage d'Excel à Duetto ScoreBoard, Raphael a déclaré : "Je suis maintenant beaucoup plus rapide pour obtenir une vue globale claire de ce qui se passe réellement dans tous les domaines et nous sommes beaucoup plus flexibles avec les tarifs qu'auparavant."