Un système de gestion hôtelière est un logiciel qui rationalise diverses opérations hôtelières. Ils comprennent les réservations et les ajustements de réservation, la facturation, le ménage, les tâches administratives et d'autres activités essentielles à une gestion hôtelière efficace.
Autrefois, les systèmes de gestion hôtelière se concentraient principalement sur les transactions financières, réduisant ainsi efficacement les erreurs manuelles et augmentant la productivité dans ce domaine.
À savoir, ils mettent régulièrement à jour et affichent les dernières informations sur l'occupation actuelle des chambres, ainsi que sur l'éligibilité des clients à des réductions et des promotions spéciales.
Cependant, les développeurs de logiciels ont récemment reconnu le besoin des hôteliers de disposer de systèmes de gestion hôtelière incluant des activités plus larges.
En conséquence, les systèmes de gestion hôtelière intègrent désormais un plus large éventail de tâches pour gérer les opérations hôtelières internes et externes.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion hôtelière ?

Les logiciels de gestion hôtelière sont généralement utilisés dans les petites propriétés comme les B&B et les maisons d'hôtes pour rationaliser les fonctions de réception telles que la gestion immobilière , l'enregistrement, les tâches de back-office et les fonctions de point de vente (POS) lorsque le personnel est réduit. Il s'agit d'une solution de gestion hôtelière non personnalisable qui combine généralement les fonctionnalités de base du système de gestion hôtelière avec une gestion des canaux entièrement intégrée (éviter les surréservations et se connecter aux agents de voyages comme Expedia), un moteur de réservation en ligne, un site Web de l'hôtel, un portail de service client, un service d'entretien ménager, une maintenance, un événement. gestion, marketing par e-mail, messagerie texte, rapports personnalisés, enquêtes, gestion des tarifs, tarification dynamique, génération de prospects, point de vente, passerelle de paiement, etc.

• Augmenter l'ADR (augmenter les revenus) : l'utilisation croisée des composants clés du HMS permet aux propriétés de suivre le comportement actuel et passé des clients et de cibler les surclassements, les modules complémentaires et les forfaits du marché via le processus de réservation/réservation en ligne (traitement des cartes de crédit) ainsi que grâce à des campagnes marketing ciblées. Les rapports sur les tendances d'occupation passées peuvent être utilisés pour appliquer une méthodologie de tarification dynamique afin d'augmenter l'ADR pour les périodes de demande et les nuits intermédiaires. La possibilité d'appliquer une tarification basée sur des restrictions au sein de votre gestionnaire de tarifs qui s'intègre facilement et efficacement à la connectivité du gestionnaire de canaux intégré augmente l'ADR pour des périodes d'occupation plus longues.

• Augmenter le taux d'occupation : Afin d'augmenter le taux d'occupation, votre système doit être capable de s'adapter rapidement et avec agilité aux tendances de réservation. Un véritable HMS tout-en-un fournit des rapports sur les écarts de rythme afin que la propriété puisse identifier les zones à faible occupation et apporter des modifications de prix qui se répercutent immédiatement sur tous les canaux, ainsi que l'envoi rapide de campagnes de marketing par e-mail ciblées pour attirer davantage de clients pendant les périodes les plus lentes. . La possibilité de créer rapidement des forfaits pour augmenter le taux d’occupation et l’intérêt aux dates ciblées est tout aussi importante.

• Gagnez du temps et de l'argent : les fournisseurs de logiciels hôteliers tout-en-un regroupent divers outils et services d'automatisation en une seule solution pour aider à unifier les systèmes en une solution de gestion tout-en-un intégrée, permettant ainsi au personnel de gagner du temps et d'offrir plus de visibilité sur l'ensemble des opérations hôtelières. Les meilleurs fournisseurs proposent un gestionnaire de canaux intégré avec des connexions directes bidirectionnelles en direct vers tous les principaux OTA et GDS. Cela permet aux propriétés d'économiser du temps et de l'argent en éliminant les intermédiaires. L'inventaire des chambres est en direct sur l'OTA/GDS correspondant, sans avoir besoin d'un intermédiaire tel qu'un CRS. Cela étant dit, de nombreux fournisseurs HMS tout-en-un se connectent également aux plates-formes CRS les mieux notées.

Les fonctionnalités clés et les tâches principales à effectuer d'un système de gestion hôtelière (HMS) sont cruciales pour les hôteliers du secteur hôtelier afin de rationaliser leurs opérations quotidiennes et d'améliorer l'expérience client. Un logiciel de gestion hôtelière moderne, souvent basé sur le cloud et convivial, comprend plusieurs modules et fonctionnalités :

1. Système de gestion immobilière (PMS) : un centre central d'opérations de réservation et de réception qui automatise les processus d'enregistrement, de gestion des réservations et de départ des clients en temps réel.

2. Moteur de réservation : un moteur de réservation en ligne intégré au site Web de l'hôtel pour permettre des réservations directes et maximiser l'occupation.

3. Channel Manager : gère diverses agences de voyages en ligne (OTA) et autres canaux de distribution, empêchant les surréservations et garantissant la cohérence des prix.

4. Gestion des revenus : aide à la gestion des tarifs et aux stratégies de tarification pour maximiser la rentabilité.

5. Point de vente (POS) : gère le traitement des paiements et la facturation de divers services hôteliers, y compris les opportunités de vente incitative.

6. Gestion de la relation client (CRM) : gère les informations sur les clients et aide à la messagerie personnalisée et au support client.

7. Intégration : intégrations transparentes avec les OTA, les médias sociaux et les solutions logicielles tierces comme Expedia, Airbnb et autres.

8. Application mobile : offre une application mobile intuitive pour les clients et le personnel de l'hôtel, améliorant l'expérience client et offrant une facilité d'utilisation.

9. Solution tout-en-un : fournit une solution tout-en-un pour répondre à différents types de propriétés, notamment les hôtels, motels, auberges, chambres d'hôtes, locations de vacances, terrains de camping et même les chaînes hôtelières.

10. Basé sur le cloud : utilise la technologie cloud pour l'accessibilité et les mises à jour en temps réel depuis n'importe où, permettant aux hôteliers de gérer leur propriété à distance.

11. Expérience client : se concentre sur l'amélioration de l'expérience client grâce à des processus d'enregistrement efficaces, une messagerie et des capacités de réservation en ligne.

12. Front Office et Back Office : gère les opérations de réception ainsi que les tâches de back-office telles que la gestion des stocks et la comptabilité.

13. Traitement des paiements : garantit la sécurité des transactions par carte de crédit et du traitement des paiements.

14. Intégration des médias sociaux : aide au marketing et à l'interaction avec les invités via les plateformes de médias sociaux.

15. Réservations directes : encourage les clients à réserver directement via le site Web de l'hôtel, réduisant ainsi les frais de commission des OTA.

16. Facilité d'utilisation : offre des interfaces conviviales permettant au personnel de l'hôtel et aux clients de naviguer sans effort.

17. Maximiser la rentabilité : vise à augmenter les revenus et la rentabilité grâce à des opérations efficaces et des stratégies de tarification.

18. Mises à niveau : permet des mises à niveau et une personnalisation faciles du système pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'hôtellerie.

19. Facturation : génère des factures pour divers services et suit les paiements.

20. Réservation centrale : fournit un système centralisé pour gérer les réservations sur différents canaux.

Les hôteliers utilisent ces fonctionnalités pour rationaliser leurs opérations, augmenter les réservations directes et, au final, offrir une expérience client exceptionnelle, quels que soient le type et la taille de leur propriété. Les principales solutions logicielles de gestion hôtelière telles que Cloudbeds, Little Hotelier, WebRezPro et d'autres offrent des solutions complètes pour l'industrie hôtelière.

Voici quelques autres caractéristiques et fonctionnalités importantes à rechercher :

Interface intuitive et facile à utiliser : une interface conviviale est le facteur le plus important lors du choix d'un logiciel critique pour un hôtel. Si votre logiciel hôtelier est complexe et déroutant, davantage d’erreurs seront commises, ce qui vous coûtera plus d’argent. Les tâches courantes ne devraient pas prendre beaucoup de temps et d'étapes, car cela ralentit votre équipe et limite votre capacité à croître rapidement – ​​d'où la nécessité d'un système logiciel de gestion hôtelière puissant.

Optimisé pour les mobiles et les tablettes : lorsque votre responsable, votre équipe d'entretien ménager et d'autres membres du personnel ont besoin de vérifier rapidement les détails d'une réservation, ils ne devraient pas avoir à retourner au bureau en toute hâte. Tout système que vous utilisez doit non seulement être accessible, mais également optimisé pour une utilisation sur téléphones mobiles et tablettes. Mieux encore, votre propriétaire devrait pouvoir vérifier les performances pendant ses vacances.

Visibilité claire de la grille : l'ajout d'événements spéciaux qui se déroulent dans la région, la mise en évidence des invités qui reviennent et l'identification des invités qui n'ont pas encore payé leur facture sont autant de fonctionnalités que votre grille devrait activer par défaut. Votre grille doit vous permettre de voir rapidement et facilement les informations clés sur vos invités.

Profils clients : travaillez-vous à fidéliser vos clients ? Les profils d'invités stockent les coordonnées de vos invités, l'historique de leurs séjours et même leurs préférences, afin que vous puissiez offrir une expérience plus personnalisée lors de leur prochain séjour. Mieux encore, un profil d'invité avec les CC stockés de votre invité facilitera encore plus la tâche des invités qui reviennent.

Le prix des logiciels de gestion hôtelière (HMS) varie généralement en fonction des fonctionnalités, de la taille de la propriété et du segment de marché auquel ils s'adressent. La plupart des logiciels de gestion hôtelière sont facturés par chambre et par mois avec plusieurs niveaux basés sur les exigences en matière de fonctionnalités, les intégrations et plus encore. À un niveau élevé, le prix typique d'un logiciel de gestion hôtelière varie de 4 à 10 dollars par chambre et par mois.

De nombreux acteurs de logiciels de gestion hôtelière ont également intégré le traitement des paiements en interne, ce qui peut augmenter les coûts pour ce fournisseur ; cependant, utiliser un traitement de paiement natif à partir de votre PMS est généralement moins cher que de travailler avec un processeur de paiement tiers supplémentaire.

Voici un aperçu général des prix du marché :

Systèmes d'entrée de gamme

• Fourchette de prix typique : 90 $ à 400 $ par mois
• Marché cible : petites propriétés
• Caractéristiques : fonctionnalités de base telles que la gestion des réservations, la gestion des canaux et les outils de communication avec les clients.

Systèmes milieu à haut de gamme

• Fourchette de prix typique : 300 $ à plusieurs milliers de dollars par mois
• Marché cible : établissements et chaînes hôtelières de taille moyenne à grande
• Caractéristiques : fonctionnalités avancées, personnalisation accrue, intégrations étendues et support robuste.

Facteurs clés affectant les prix

• Ensemble de fonctionnalités : des fonctionnalités plus avancées et complètes augmentent le coût.
• Évolutivité : les systèmes conçus pour des propriétés plus grandes ayant des besoins complexes ont tendance à être plus coûteux.
• Support et mise en œuvre : les systèmes haut de gamme incluent généralement des services de support et de mise en œuvre plus étendus, ce qui contribue à des coûts plus élevés.

Les HMS d'entrée de gamme sont plus abordables et adaptés aux petites propriétés, tandis que les systèmes de milieu de gamme à haut de gamme sont orientés vers des propriétés plus grandes avec des exigences plus complexes, ce qui se reflète dans leurs prix plus élevés.

Un HMS qui réussit l'intégration rapide et efficace de nouvelles propriétés est apte à partager toute la portée du projet de mise en œuvre lors de l'appel de lancement et à communiquer efficacement avec les décideurs clés. Le prestataire doit s'assurer que les décideurs clés sont disponibles pour chacun des appels suivants et qu'ils comprennent en quoi leur rôle est essentiel au succès de la mise en œuvre. L'importation de données à partir du système actuel, la configuration de connexions de passerelle et la création de chambres, de tarifs et de connexions tierces nécessitent de la diligence. Travailler avec un système de gestion hôtelière capable de transférer l'expérience client précédente et les données de réservation d'hôtel contribuera à raccourcir le processus d'intégration et à fournir des données historiques à des fins de reporting. Les petites propriétés peuvent prévoir un délai d'intégration de 3 semaines, tandis que les grandes propriétés avec des intégrations plus complexes devraient prévoir plus de 4 semaines de mise en œuvre.