Un système de gestion immobilière (PMS) est une suite logicielle de gestion hôtelière que les propriétaires et les réceptionnistes utilisent pour gérer leur entreprise en coordonnant les réservations, la disponibilité des réservations en ligne, les paiements et les rapports dans un emplacement central. Le PMS de l'hôtel rationalise les opérations du personnel de la réception et des services à la clientèle d'une entreprise hôtelière pour enregistrer et libérer les clients, voir la disponibilité des chambres, apporter des modifications aux réservations existantes et peut même avoir des fonctionnalités de back-office (planifier le ménage ou la maintenance). Avec un système central, les hôteliers peuvent mieux gérer et surveiller les indicateurs clés nécessaires à la gestion de leur entreprise (par exemple, le tarif journalier moyen, l'occupation et le RevPAR).

Les logiciels de gestion immobilière ou PMS hôteliers constituent l'épine dorsale des opérations du secteur de l'hôtellerie. Le PMS élimine les surréservations coûteuses en gérant la disponibilité des chambres, se coordonne avec les gestionnaires de canaux connectés pour améliorer l'occupation des chambres, accepte les paiements et exécute des fonctions quotidiennes clés telles que le transfert des clients, la mise à jour des tarifs des chambres et la gestion des tâches ménagères. Le PMS peut automatiser et améliorer les opérations commerciales d'un hôtel en fournissant des renseignements sur la concurrence, en ajustant automatiquement les prix en fonction de la disponibilité et en fournissant des fonctionnalités d'analyse et de création de rapports. Le PMS améliore l'expérience client en mémorisant les préférences des clients et en envoyant des communications avant et après le séjour. De nombreux systèmes PMS peuvent également s'intégrer à d'autres technologies telles que les systèmes de point de vente, les processeurs de paiement, les fabricants de matériel et les logiciels d'expérience client.

Types de PMS hôteliers :

Certains types de systèmes de gestion immobilière (PMS) utilisés dans les hôtels présentent des caractéristiques, des fonctionnalités et des avantages clés. Il est essentiel de les comprendre pour envisager le bon choix de technologie afin de gérer efficacement les opérations de l'hôtel et la satisfaction des clients.

Voici deux principaux types de PMS hôteliers :

• PMS sur site : il est installé sur des serveurs situés dans l'hôtel et est disponible sur chaque ordinateur à partir duquel les hôteliers peuvent accéder au PMS. Il assure la sécurité des données stockées sur site, mais sa maintenance et sa sécurité sont attribuées à l'hôtel. Une maintenance continue et un support technique de la part de l'équipe informatique de l'hôtel seront nécessaires pour maintenir la fonctionnalité

• PMS d'hôtel basé sur le cloud : un PMS basé sur le cloud simplifie toutes les tâches quotidiennes car le personnel de l'hôtel peut accéder au système depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, de sorte que les données sont toujours à jour. L'avantage est que les coûts de maintenance sont faibles

Gérer un hôtel n'est pas une mince affaire, mais grâce à la technologie, les hôteliers peuvent désormais compter sur des systèmes de gestion hôtelière (PMS) pour rendre les opérations quotidiennes plus efficaces et rationalisées. Un PMS est une solution logicielle qui offre une gamme de fonctionnalités pour gérer les opérations de réception d'un hôtel, le statut des chambres, les demandes de maintenance et les rapports financiers.

L'automatisation est l'une des fonctionnalités les plus importantes d'un PMS hôtelier. Un PMS peut automatiser de nombreuses opérations quotidiennes telles que l'enregistrement, le départ et le traitement des paiements. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de réduire les erreurs, ce qui peut s'avérer crucial pour offrir une excellente expérience client.

Les intégrations sont une autre caractéristique importante d'un PMS hôtelier. Un PMS peut s'intégrer à d'autres systèmes, tels que les gestionnaires de canaux, les moteurs de réservation et les passerelles de paiement. Cette intégration peut aider à gérer les canaux de distribution, les paiements en ligne et les réservations directes, ce qui peut être crucial pour maximiser les revenus.

La gestion des revenus est également une fonctionnalité essentielle d'un PMS hôtelier. Un PMS peut offrir une fonctionnalité de gestion des revenus pour aider à fixer les prix et à maximiser l'occupation. Cette fonctionnalité peut aider les hôteliers à prendre des décisions basées sur les données pour optimiser les revenus, ce qui peut être crucial pour améliorer les performances financières d'un hôtel.

La messagerie et les notifications sont d’autres fonctionnalités importantes d’un PMS d’hôtel. Un PMS peut proposer des messages et des notifications aux clients et au personnel, ce qui peut contribuer à améliorer l’expérience client et à rationaliser la communication. Une application mobile est également une fonctionnalité précieuse d’un PMS d’hôtel. Une application mobile peut permettre au personnel de gérer les opérations quotidiennes à partir de son smartphone, ce qui peut aider le personnel à travailler plus efficacement et à répondre aux besoins des clients en temps réel.

Les modèles personnalisables sont une autre fonctionnalité clé d'un PMS hôtelier. Un PMS peut proposer des modèles personnalisables pour les flux de travail, la gestion de l'entretien ménager, les bons de travail et les rapports financiers. Cette fonctionnalité peut aider les propriétaires à adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques.

La convivialité et l'interactivité sont également des caractéristiques importantes d'un PMS hôtelier. Un PMS doit avoir une interface intuitive et des fonctionnalités faciles à utiliser qui peuvent aider le personnel à apprendre rapidement le logiciel et à réduire la courbe d'apprentissage.

Les données en temps réel constituent une autre fonctionnalité essentielle d'un PMS hôtelier. Un PMS doit fournir des données en temps réel sur l'état des chambres, leur taux d'occupation et les paramètres financiers. Cette fonctionnalité peut aider les hôteliers à prendre des décisions basées sur les données et à réagir aux changements en temps réel.

En conclusion, un système de gestion hôtelière (PMS) est un outil indispensable pour gérer les opérations quotidiennes dans le secteur de l'hôtellerie. Une solution logicielle PMS pour hôtel doit avoir des fonctionnalités clés telles que l'automatisation, les intégrations, la gestion des revenus, la messagerie, l'application mobile, les modèles personnalisables, une interface conviviale, des données en temps réel, des mises à niveau de maintenance et des commentaires après le séjour. En utilisant un PMS pour hôtel, les hôteliers peuvent améliorer l'expérience client, maximiser les revenus et rationaliser leurs opérations quotidiennes.

1. Interface conviviale Formez rapidement votre personnel et réduisez le risque d'erreurs. Les meilleures solutions PMS actuelles sont en libre-service et contribuent à rationaliser les opérations en permettant aux entreprises d'accueil d'enregistrer les clients plus rapidement. De nombreuses plateformes modernes peuvent même être exploitées à partir d'un appareil mobile via une application mobile.
2. Enregistrez et quittez les clients et modifiez les réservations des clients - Gardez une trace des profils des clients et déplacez-les selon vos besoins pour rester au courant de vos réservations et réduire le risque de surréservations.
3. Tableau de bord central - Voyez ce qui se passe, ce qui doit être fait aujourd'hui et surveillez vos indicateurs clés. ;Affichez les détails de gestion des réservations dans votre solution PMS.
4. Taxes, frais et politiques personnalisés - Personnalisez les taxes, les frais et les politiques d'annulation dans la combinaison qui convient le mieux à votre entreprise.
5. Conformité gouvernementale - Respectez les exigences et réglementations locales en matière de déclaration fiscale.
6. Communication avec les clients - Améliorez l'expérience client grâce à des communications automatisées avant et après le séjour.
7. Suite de rapports - Générez des rapports de production et financiers détaillés pour améliorer les opérations commerciales. Aide les gestionnaires immobiliers à comprendre les canaux de réservation.
8. Traitement des paiements - Capacité à accepter les paiements par carte de crédit conformément aux normes réglementaires locales et mondiales.
9. PMS basé sur le cloud : une solution logicielle PMS hébergée sur le cloud pour permettre l'accès à distance et la flexibilité dans la gestion.
10. Réception et enregistrement : une fonctionnalité qui rationalise le processus d'enregistrement et fournit au personnel de la réception une interface conviviale pour gérer les opérations quotidiennes de l'hôtel.
11. Gestionnaire de canaux et canaux de distribution : un outil qui s'intègre à plusieurs canaux de réservation, tels que les OTA, les GDS et le site Web de l'hôtel pour maximiser l'occupation et les revenus.
12. Système de gestion des prix et des revenus : une fonctionnalité qui automatise la gestion des prix et des stocks pour optimiser les revenus et le RevPAR.
13. Expérience client et vente incitative : une fonction qui permet l'intégration de la messagerie et des applications mobiles pour fournir des options de libre-service, vendre des équipements supplémentaires et personnaliser l'expérience client.

Les prix des produits PMS basés sur le cloud sont généralement basés sur le nombre de chambres ou de propriétés qui utilisent ce système. De nombreux produits PMS disposent de calculateurs sur leur site Web qui vous aideront à mieux comprendre à quoi vous attendre en matière de prix. Sachez que certains systèmes PMS facturent des frais supplémentaires en plus des frais mensuels. Ces frais supplémentaires peuvent inclure une commission en pourcentage sur les réservations directes, des frais d'implémentation/d'installation, des frais d'interface pour se connecter à des systèmes tiers, etc.

Un PMS à petit budget commence à environ 50 $ par mois et augmente en fonction de l'occupation et/ou du nombre de chambres. Les tarifs premium pour un PMS commencent à environ 200 $ par mois pour les plus petites propriétés et augmentent en fonction de l'occupation et/ou du nombre de chambres.

Pour la plupart des systèmes basés sur le cloud, la mise en œuvre peut prendre une à trois semaines en fonction du nombre de réservations à importer et de la personne qui importe les données (certains PMS proposeront des services pour le faire à votre place), du nombre de propriétés et de chambres dont vous disposez et des personnalisations que vous souhaitez ajouter.

La mise en œuvre commence généralement par la configuration de l'application : configuration des chambres, des types de chambres, ajout de tarifs et importation/ajout de réservations existantes et futures. Un coach ou un représentant de mise en œuvre peut vous accompagner tout au long du processus de configuration et vérifier votre configuration. Enfin, vous connecterez vos canaux ou votre gestionnaire de canaux pour commencer à prendre des réservations. Si cela est fait correctement, il n'y a pas de temps d'arrêt entre les changements de système. Un bon PMS fournira également l'accès à une bibliothèque de formation vidéo et à une base de connaissances sur ses fonctionnalités pour aider les nouveaux utilisateurs à démarrer.

Une mise en œuvre réussie nécessite un investissement initial en temps pour configurer correctement votre propriété. C'est un investissement qui a un impact direct sur l'efficacité de vos opérations ultérieures. Par exemple, la mise en place de votre politique d'annulation maintenant vous permettra d'appliquer cette politique plus tard.

Comment savoir quand il est temps pour mon hôtel de passer à un nouveau PMS cloud ? L'achat d'un nouveau PMS représente un investissement en temps et en ressources. Cependant, il implique un coût d'opportunité considérable qui doit être pris en compte. Le bon PMS peut améliorer l'expérience client en réduisant les erreurs telles que les surréservations, améliorer les taux d'occupation en connectant votre inventaire disponible à votre moteur de réservation et à vos gestionnaires de canaux, et vous aider à gagner plus d'argent en vous permettant d'ajuster rapidement vos tarifs sur tous vos canaux en fonction des conditions du marché. En moyenne, nos clients bénéficient d'une augmentation moyenne de leur marge bénéficiaire de 15 % après seulement trois mois. Cela compense largement l'investissement et les efforts nécessaires à la migration vers un nouveau système.

Grâce au développement constant de la technologie PMS (Property Management System) hôtelière, les hôteliers pourront profiter à l'avenir de nombreuses innovations, telles que de nouvelles fonctions et des modules d'optimisation, qui augmentent considérablement l'efficacité opérationnelle. L'objectif ultime est de faciliter considérablement les opérations quotidiennes et d'améliorer l'expérience client.

Par conséquent, les tendances à venir en matière de logiciels de gestion immobilière pour les hôtels vont inverser la tendance des affaires et faciliter ainsi la tâche des hôteliers.

Les tendances se réfèrent spécifiquement aux éléments suivants :

1. Technologies API

Les technologies API font référence aux plateformes API ouvertes et à la transition vers le cloud, qui permet un accès plus facile, une meilleure connexion de plusieurs modules et un transfert de données plus rapide.

Les API permettent aux hôtels de gérer les données en temps réel grâce à l'intégration du système de gestion immobilière (PMS) avec les outils de gestion de la relation client (CRM) et les fournisseurs de services tiers. Ainsi, les hôtels fournissent à leurs clients des informations précises sur la disponibilité des chambres, les prix et simplifient la gestion des réservations sur plusieurs plateformes. De plus, en introduisant des applications mobiles pour un accès plus rapide aux services de l'hôtel, les clients peuvent bénéficier de processus d'enregistrement et de départ plus faciles.

2. IA et science des données

L'intelligence artificielle (IA) et la science des données automatiseront et faciliteront considérablement les tâches quotidiennes des hôteliers, telles que les réservations, les enregistrements et les départs, l'attribution des chambres, la gestion des revenus, les services aux clients (chatbots et e-concierges) et la prévision de la demande.

La puissance de la technologie réside dans des algorithmes d'apprentissage automatique avancés qui analysent des quantités massives de données et permettent ainsi aux ordinateurs d'apprendre à partir de ces données, d'identifier des modèles et de faire des prédictions. De plus, les chatbots et les assistants virtuels jouent un rôle essentiel dans l'industrie hôtelière car ils offrent une assistance client 24h/24 et 7j/7.

3. Technologies intelligentes

Les technologies intelligentes telles que les commandes des chambres, la reconnaissance faciale basée sur l'IoT (Internet des objets) et la mise en œuvre de capteurs et d'autres appareils intelligents connectés les uns aux autres constituent un lien inextricable avec le centre d'opérations principal de l'hôtel, car elles permettent une surveillance et une gestion en temps réel. Par exemple, les innovations basées sur l'IoT peuvent grandement faciliter le processus d'enregistrement et assurer la sécurité grâce à un accès sans contact aux chambres et aux équipements.

Il y a aussi les avantages des téléphones portables qui jouent un rôle clé dans le travail quotidien des hôteliers car ils permettent de communiquer directement avec les clients et de faire des réservations en quelques clics. Facile pour les employés, et encore plus pour les clients.

Certes, l’avenir vous prédit une manière beaucoup plus simple de travailler, comme le prouvent ces technologies.