La plupart des hôteliers ne pensent pas à leurs stocks jusqu'à ce qu'il y ait un produit manquant, gaspillé ou périmé. Mais le véritable coût d'une mauvaise gestion des stocks ? Il s'installe lentement, grevant discrètement les budgets, perturbant les flux de travail et décevant les clients.
Parlons de ce qui se passe réellement lorsque les systèmes d'inventaire sont défaillants et de la manière dont les hôtels avant-gardistes transforment ce casse-tête opérationnel en un avantage stratégique.
1. Le piège du surstockage et du sous-stockage : une perte d'argent des deux côtés
Trop ? Vous gaspillez de l'argent. Trop peu ? Vous manquez de revenus.
Une mauvaise visibilité sur les stocks conduit à deux résultats familiers :
Surstockage : un excédent de stock gruge le budget, encombre les espaces de stockage et entraîne la péremption des articles périssables (comme les produits du minibar ou les produits d'accueil) avant même leur utilisation. C'est ce qu'on appelle un coût irrécupérable.
Sous-stockage : les articles essentiels (berceaux, articles de toilette, pièces d'entretien) sont en rupture de stock. Et soudain, vous passez des commandes de dernière minute à prix majorés ou vous dites à vos clients : « Désolé, nous sommes en rupture ».
Aucune des deux solutions n’est durable.
Le véritable problème : la plupart des hôtels s’appuient encore sur des systèmes fragmentés – ou pire, sur un suivi manuel – qui ne fournissent pas de données en temps réel sur l’ensemble des services ou des propriétés.
La solution : un suivi basé sur la demande. Les établissements utilisant des outils d'inventaire prédictifs peuvent optimiser leurs commandes et éviter le yo-yo constant entre gaspillage et achats compulsifs.
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2. Les dépenses cachées liées aux stocks manquants
Quand vous ne savez pas ce que vous avez, vous continuez à commander ce que vous avez déjà payé.
Dans de nombreux hôtels, les stocks se perdent sans même quitter le bâtiment. La literie non suivie, le matériel événementiel égaré ou les fournitures de piscine qui disparaissent sapent discrètement les budgets.
Cela se produit parce que :
L'inventaire n'est pas attribué ou enregistré correctement
Il n'y a pas de visibilité partagée entre les équipes
Il n'y a aucune responsabilité si des objets disparaissent
En résumé : vous perdez de l’argent réel, non seulement sur les biens physiques, mais aussi sur le travail consacré à leur recherche.
Stratégie : mettre en place un étiquetage numérique et des systèmes de suivi centralisés qui enregistrent chaque bien, qu'il s'agisse d'un ensemble de linge ou d'une échelle. Il ne s'agit pas de microgestion, mais de savoir ce que vous possédez, où cela se trouve et quand il est temps de commander.
3. Vol de temps : comment le chaos des stocks ralentit tout
Vous voulez savoir ce qui nuit le plus à votre productivité au travail ?
Le personnel est à la recherche de fournitures. Les agents d'entretien reportent les réparations en raison de pièces manquantes. Le personnel d'entretien retarde la rotation des chambres car les chariots ne sont pas entièrement approvisionnés.
Lorsque les équipes ne savent pas ce qui est en stock, ni où le trouver, leurs flux de travail sont bloqués. Ces blocages entraînent des arrivées tardives, des non-respects des accords de niveau de service et des temps d'attente plus longs pour les clients.
Solution efficace : Synchronisez l'accès aux stocks avec la gestion des tâches. Lorsque les bonnes personnes peuvent consulter l'état des stocks en temps réel (sans avoir à téléphoner ni à se déplacer au back-office), tout s'accélère.
4. Le risque de conformité que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer
Une mauvaise gestion des stocks ne nuit pas seulement aux bénéfices : elle peut également entraîner des problèmes réglementaires.
Pense:
Trousses de premiers secours non réapprovisionnées
Équipement de sécurité périmé ou non comptabilisé
Journaux de maintenance incomplets lors d'un audit
Les hôtels qui échouent aux contrôles de sécurité peuvent être confrontés à des amendes, à des augmentations d’assurance ou, pire encore, à une atteinte à leur réputation.
Les opérateurs intelligents associent le suivi des stocks aux inspections programmées et aux listes de contrôle numériques. Ainsi, rien n'est oublié et il existe toujours un enregistrement à présenter aux autorités de réglementation.
5. Votre réputation dépend de la solidité de votre processus d'inventaire
Vous pouvez avoir le meilleur personnel du monde, mais s’il n’a pas les outils ou les fournitures pour faire le travail, vos invités le remarqueront.
Pas de produits de toilette.
Serviettes livrées avec 40 minutes de retard.
L'entretien de la salle a été reporté en raison d'un « retard de pièces ».
Ces moments se traduisent par de mauvaises critiques et, pire encore, par une perte de clients.
Les clients ne blâmeront pas votre logiciel d'inventaire, mais votre marque.
Solution proactive : Considérez les stocks comme un outil de service, et non comme une tâche administrative. Lorsque les niveaux de stock sont directement liés aux demandes de service, aux flux de tâches et aux données PMS, les équipes peuvent livrer plus rapidement et les clients obtiennent ce dont ils ont besoin sans avoir à le demander.
Prenez cela au sérieux, avant que cela ne vous coûte plus cher
Les stocks ne sont pas perçus comme une source de revenus. Pourtant, une mauvaise gestion peut réduire considérablement vos marges.
Les hôtels qui font passer leur inventaire d’une simple réflexion après coup à une discipline basée sur des données constatent de réels gains dans les domaines suivants :
Contrôle des coûts
Efficacité du travail
Satisfaction des clients
Préparation à l'audit
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Commencez par suivre ce que vous avez réellement.
