Come gestore di Urban Nook, un affitto per vacanze a Spalato, apprezzo molto avere la gestione della struttura, le prenotazioni, la disponibilità, le tariffe e la comunicazione con gli ospiti collegati in un'unica piattaforma, accessibile sia da desktop che da mobile. HotelSync rende le operazioni quotidiane molto più semplici, dagli aggiustamenti delle tariffe e la gestione del rendimento alla comunicazione automatizzata con gli ospiti. Una funzione particolarmente utile è che i messaggi automatici possono essere attivati non solo in orari programmati ma anche in base a eventi specifici. Insieme alla Unified Inbox, che raccoglie i messaggi degli ospiti da diversi canali, incluso WhatsApp, questo fa risparmiare molto tempo e riduce il lavoro amministrativo ripetitivo. Il Booking Engine è un altro punto di forza, sia per design che per funzionalità. Ha un aspetto moderno, si integra facilmente in un sito web esistente tramite iframe e offre anche un generatore di widget personalizzati per adattarsi all’identità visiva del sito. Ci sono molte funzionalità pensate, come il widget per il confronto tariffe OTA, un booking engine multi-struttura, accesso dedicato per agenzie di viaggio tradizionali con tariffe negoziate, e la possibilità di condividere una ricerca di prenotazione direttamente con gli ospiti, con date e numero di persone già compilati. Questi piccoli dettagli rendono il processo di prenotazione molto più semplice per tutti. Un tocco apprezzabile è anche il suggerimento di date alternative, che molti Booking Engine più grandi non offrono. Mi piace anche quanto molte attività amministrative possano essere gestite e inviate direttamente dal sistema. Fatture, conferme di prenotazione e altri documenti possono essere inviati via email agli ospiti senza dover scaricare file o passare a Gmail. Il modulo di gestione delle spese e i report automatici al mio team sono altrettanto utili per tenere sotto controllo le performance finanziarie della struttura. Un’altra funzione da segnalare è il modulo Saldo Aperto, che offre una panoramica chiara di pagamenti, fatture e azioni in sospeso. Rende molto più semplice individuare cosa richiede ancora attenzione ed evitare di trascurare compiti finanziari importanti. Le funzionalità di gestione della disponibilità sono eccellenti, con correzioni automatiche della disponibilità, limiti di inventory e avvisi che aiutano a prevenire overbooking. Tuttavia, per me il vero gioiello nascosto è la GuestApp. Mi ha fatto risparmiare un’incredibile quantità di tempo, soprattutto nella raccolta dei dati identificativi degli ospiti per il check-in online. Ma va ben oltre. Gli ospiti hanno accesso a un guestbook digitale contenente tutte le informazioni di cui hanno bisogno prima e durante il soggiorno. Possono prenotare servizi aggiuntivi e pagare in anticipo, acquistare una eSIM con dati illimitati per tutta la durata del soggiorno, chattare direttamente con la reception tramite l’app (con i messaggi che appaiono nella Unified Inbox), richiedere upgrade di camera, attivare la modalità Non Disturbare, firmare digitalmente i contratti di locazione e accedere alle istruzioni per l’arrivo. Possono anche scaricare le fatture e inserire autonomamente i dati di fatturazione aziendale, senza bisogno del mio aiuto. Per una piccola struttura, avere questo livello di automazione e funzionalità senza complessità inutili è un enorme vantaggio. Molte di queste funzioni sarebbero preziose anche per strutture molto più grandi e per la maggior parte degli hotel. Il modulo Housekeeping è anche un salvavita perché non devo più comunicare con il team, loro vedono tutto nell’app sul telefono. Infine, una menzione speciale va al team di supporto clienti, che è stato eccezionalmente rapido e reattivo. Ciò che apprezzo altrettanto è che il team ascolta davvero il feedback degli utenti. I suggerimenti vengono presi sul serio e i miglioramenti sono spesso implementati sorprendentemente in fretta. È rinfrescante lavorare con un’azienda che sviluppa attivamente il proprio prodotto basandosi su ciò di cui gli utenti hanno realmente bisogno. In generale, HotelSync offre una combinazione impressionante di funzionalità, flessibilità, automazione e supporto. È un sistema completo che rende più facile la gestione di una struttura aiutando a offrire un’esperienza migliore agli ospiti. Questa azienda è un drago addormentato e la prossima grande novità nel software per hotel.