No centro das operações, o sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) potencializa a eficiência e a produtividade em todos os departamentos do hotel, mas raramente é um guerreiro solitário quando se trata de tecnologia de um hotel. Mesmo os pequenos hotéis trabalham com vários sistemas de tecnologia, incluindo sistemas de processamento de pagamentos, fechaduras eletrônicas e canais de distribuição online. Junto com o PMS, todos esses sistemas são fundamentais para atender os hóspedes e contam com alguns dos mesmos dados: os pagamentos com cartão de crédito dos hóspedes são processados por meio de um gateway de pagamento e também registrados no PMS; cartões-chave e chaves digitais são codificados através do sistema de travamento usando informações de reserva; e as reservas OTA devem ser inseridas no PMS e o inventário ajustado em seus canais OTA. Se esses sistemas estiverem trabalhando em silos, sua equipe terá que agir como intermediários, duplicando manualmente os dados entre os sistemas, o que consome tempo e é propenso a erros humanos.

Você sabe o que dizem sobre o trabalho em equipe – bem, isso também se aplica à tecnologia do seu hotel. Por meio da integração direta, seu PMS pode trabalhar com seus outros sistemas de hotel para automatizar processos e economizar muito tempo da equipe do hotel. Aqui estão seis principais integrações de PMS que aumentarão ainda mais a eficiência operacional para que você e sua equipe passem menos tempo atrás de um computador e mais tempo proporcionando uma experiência ainda melhor aos hóspedes.

Gestão de canais

Canais de distribuição de terceiros, incluindo GDS , OTA e canais de metabusca , são um componente crucial da estratégia de distribuição de quase qualquer hotel. Com seus grandes orçamentos de publicidade e alcance expansivo, esses agregadores de viagens criados especificamente tornam as propriedades mais visíveis on-line e trazem uma grande quantidade de reservas. Quando seus canais de distribuição on-line não estão conectados ao seu PMS, a disponibilidade e as tarifas de sua propriedade devem ser atualizadas manualmente para cada um desses canais, e as reservas provenientes deles devem ser inseridas manualmente no seu PMS. É uma tarefa contínua e demorada com alto risco de overbooking se a disponibilidade não for atualizada com rapidez suficiente.

Mas há uma maneira melhor. Integração bidirecional entre o PMS de um hotel eo parceiro de canal automatiza esse importante processo, eliminando a necessidade de duplicar dados manualmente e melhorando a precisão. Por meio da integração, o PMS envia automaticamente o estoque alocado ao parceiro de canal, incluindo atualizações e substituições de estoque. Quando uma reserva é feita por meio de um parceiro de canal, os dados da reserva são enviados automaticamente para o PMS e a disponibilidade é ajustada automaticamente em todos os canais conectados. Diga adeus ao overbooking e olá para ter mais tempo para seus convidados!

Processo de pagamento

Se sua propriedade aceitar pagamentos com cartão, você estará trabalhando com um gateway de pagamento , que comunica com segurança as informações de pagamento do hóspede à rede de processamento de pagamentos. Se o seu gateway de pagamento não estiver integrado ao seu PMS, as transações aprovadas devem ser lançadas manualmente nas reservas no PMS, retardando o processo de check-in/check-out. Com umintegração do gateway de pagamento , as informações de pagamento inseridas no formulário de reserva são enviadas automaticamente através da rede de processamento de pagamentos e as transações são postadas automaticamente no PMS em tempo real.

Não só isso, mas uma integração de gateway de pagamento também aumenta a segurança com criptografia ponto a ponto e tokenização para proteger dados de cartão de crédito de hackers e manter os números de cartão de crédito fora do PMS para conformidade com PCI. Se você deseja aceitar pagamentos on-line pelo site da sua propriedade, a integração do gateway de pagamento é essencial para um processo de reserva on-line automatizado e seguro e uma experiência de check-in sem contato.

Simplificando pagamentos, autorizações e reembolsos e melhorando a segurança, a integração do gateway de pagamento é uma das integrações de PMS mais importantes para qualquer propriedade.

Acesso ao quarto

As integrações de fechadura eletrônica e chave digital simplificam o gerenciamento de acesso e também aceleram o processo de check-in . Os cartões-chave são amplamente utilizados em todos os segmentos hoteleiros há décadas. Os tempos estão mudando e mais e mais propriedades estão mudando para soluções-chave digitais (móveis). De qualquer forma, vamos ver como a integração de sua solução de acesso ao quarto com seu PMS facilita a vida na recepção.

Uma integração de cartão-chave permite que os cartões-chave sejam codificados e gerenciados diretamente através do PMS, que envia automaticamente os dados relevantes da reserva (número do quarto, duração da estadia, etc.) para o sistema de cartão-chave. Isso significa que a equipe da recepção não precisa mais inserir essas informações no sistema de cartão-chave manualmente, basta passar o cartão para codificá-lo.

Se sua propriedade estiver usando uma solução de acesso sem chave (chave do celular ou travas de teclado), a integração com o PMS automatiza a entrega das chaves ao hóspede no momento do check-in. Nesse caso, o PMS envia automaticamente os dados da reserva para sua solução de acesso sem chave, que gera uma chave móvel ou código de acesso para o hóspede, ativando automaticamente a chave no check-in e desativando-a no check-out.

Se você deseja implementar uma experiência de check-in sem contato ou simplificar o check-in na recepção, integrar seu PMS com seu sistema de travamento é fundamental (trocadilhos).

Ponto de venda (POS)

Juntamente com o PMS, um sistema POS é essencial para propriedades com restaurante no local. Esses sistemas centrais são um ótimo exemplo de dois sistemas que funcionam melhor juntos. Sem uma conexão entre os dois, as taxas de restaurante que devem ser cobradas no quarto de um hóspede devem ser comunicadas à recepção e adicionadas manualmente ao fólio de reserva no PMS. Esse processo manual não apenas adiciona mais uma tarefa administrativa à lista de tarefas da sua recepção, mas também é propenso a erros humanos e discrepâncias de faturamento que podem resultar em hóspedes insatisfeitos e perda de receita.

Quando o sistema POS é integrado ao PMS, o software completa essa tarefa para você em tempo real. Quando um hóspede deseja cobrar uma refeição em seu quarto, a transação é inserida no sistema POS, que, por meio da integração, consulta automaticamente o PMS para verificar o status do hóspede, o número do quarto e o limite de autorização de crédito. Se a cobrança for aprovada, o sistema POS lançará automaticamente a cobrança no fólio de reserva no PMS.

Automatizar o processo de lançamento de cobranças de restaurante para reservas com uma integração PMS + POS não apenas economiza tempo da equipe do hotel, mas também garante a precisão do faturamento, reduzindo as reclamações dos clientes e evitando a perda de receita.

Gerenciamento de receita

O ambiente de mercado sem precedentes causado pela pandemia transformou muitos hotéis em software de gerenciamento de receita (RMS) para navegar melhor e otimizar os preços dos quartos. Consolidando e analisando continuamente os dados do hotel e do mercado para produzir recomendações de preços com base em algoritmos sofisticados, o RMS automatizado melhora a previsão de demanda e elimina as suposições do processo de precificação, economizando muito tempo dos operadores hoteleiros analisando dados e tentando prever o futuro.

Integrada ao PMS, a solução combinada economiza ainda mais tempo. Os dados do PMS (incluindo reservas, estoque e disponibilidade) são uma parte crítica da equação de gerenciamento de receita e devem ser atualizados no RMS de maneira oportuna e contínua. Sem uma integração, essa tarefa é responsabilidade – você adivinhou – você ou sua equipe. Mas quando o PMS e o RMS estão conectados, todos os dados relevantes do PMS são automaticamente transmitidos ao RMS por meio da integração em um nível transacional para uma precisão de previsão, preços e controle de estoque ideais. Por sua vez, as recomendações de preços aceitas geradas pelo RMS precisam ser atualizadas para o PMS e a integração também pode fazer isso.

Separadamente, o PMS e o RMS impulsionam a eficiência e a receita, mas juntos formam uma equipe ainda mais poderosa.

SMS/mensagem de convidado

A pandemia também acelerou a adoção demensagens de convidado / aplicativos SMS para atender à necessidade de comunicações claras e serviços sem contato. As mensagens móveis são o modo de comunicação preferido de muitos hóspedes, mas se não forem integradas adequadamente às operações do hotel, podem ser ineficientes e causar insatisfação do cliente.

Como a equipe pode encontrar tempo para gerenciar outro canal de comunicação? Uma estratégia de mensagens de convidado bem-sucedida depende da integração do PMS. A integração entre uma plataforma de mensagens para hóspedes e o PMS envia automaticamente os dados da reserva para o aplicativo de mensagens em tempo real para acionar mensagens de texto de rotina personalizadas para os hóspedes antes da chegada, no check-in, durante a estadia e na saída, conforme definido pela propriedade. As mensagens e solicitações recebidas dos hóspedes são automaticamente correspondidas aos dados de reserva do hóspede para identificar o hóspede e resolver problemas mais rapidamente.

À medida que as mensagens dos hóspedes se tornam um canal de comunicação mais predominante para os hotéis, a integração com o PMS maximiza a eficiência automatizando as comunicações de rotina e garantindo que nenhum hóspede passe despercebido.

A tecnologia hoteleira foi projetada para aumentar a produtividade e a receita e, assim como as pessoas, seus sistemas hoteleiros podem trabalhar melhor juntos para atingir todo o seu potencial.