Antes da década de 1960 , a maneira mais rápida de fazer uma reserva de hotel ou reservar um voo era pegar o telefone e ligar para o hotel ou a companhia aérea. Este método era extremamente ineficiente; quando um agente de viagens (ou assistente para viagens de negócios) ligava para uma companhia aérea para fazer uma reserva, o representante da companhia aérea poderia levar mais de uma hora para folhear os relatórios de reserva em papel, encontrar um assento disponível e inserir a nova reserva manualmente. O crescimento dos departamentos de reservas das companhias aéreas limitou-se a quantas pessoas pudessem acessar esses arquivos ao mesmo tempo.

Para atender à crescente demanda por viagens aéreas, as companhias aéreas desenvolveram seus próprios sistemas de reservas para agilizar o processo de reserva. A American Airlines foi a primeira empresa, em parceria com a IBM , a implementar um sistema eletrônico de reservas para uso de seus agentes de reservas. Essa nova tecnologia, chamada de Ambiente de Pesquisa de Negócios Semiautomatizado (SABRE), permitiu que a American Airlines expandisse muito sua equipe de reservas além do número de pessoas que poderiam se amontoar em torno dos arquivos de reservas em papel.

Outras companhias aéreas seguiram o exemplo logo depois e, no início dos anos 70, Delta, American Airlines, British Airways e United estavam usando sistemas eletrônicos de reservas. A primeira empresa hoteleira a implementar um sistema eletrônico de reservas foi a Westin em 1970. Até então, as únicas pessoas que podiam acessar esses sistemas de distribuição eram funcionários de companhias aéreas ou de hotéis, mas isso mudou em 1976, quando uma agência de viagens obteve acesso ao SABRE pela primeira vez. Em 1985, mais de 10.000 agências de viagens usavam o SABRE. Na década seguinte, surgiram muitas novas empresas que ofereciam aos agentes de viagens uma conexão eletrônica direta com os sistemas de reservas de companhias aéreas e hotéis. Finalmente, em 1992, os proprietários de um sistema baseado na América do Norte e um sistema baseado na Europa uniram forças para criar o primeiro sistema de distribuição global do mundo.

Em suma, um GDS funciona como um intermediário entre um agente de viagens e o sistema central de reservas de um hotel (ou companhia aérea). Os agentes de viagens podem ver as tarifas e o estoque em tempo real de um determinado hotel por meio do GDS, embora o GDS não tenha seu próprio estoque. É simplesmente uma janela para o sistema do hotel, que mostra os tipos de quartos disponíveis, tarifas e restrições. Quando um agente de viagens reserva um quarto, o GDS transfere as informações da reserva para o sistema do hotel e remove esse quarto do inventário do sistema do hotel. O agente de viagens não precisa falar com ninguém do hotel, e os agentes de reservas do hotel não precisam inserir nenhum dado manualmente. É muito mais eficiente do que nos anos 60!

Além da economia de tempo, o GDS permite que os agentes de viagens acessem sistemas de reservas para um mundo de provedores de viagens. Hoje você pode reservar não apenas passagens aéreas e hotéis através do GDS, mas também aluguel de carros, cruzeiros, passagens de trem e passeios. Para um agente de viagens que está reservando um pacote de férias que pode incluir todos os itens acima, eles podem concluir as reservas com apenas alguns cliques, em vez de ligar para cada fornecedor individual.

Para hotéis, companhias aéreas e similares, o GDS oferece um enorme poder de marketing. Antes que o GDS se tornasse popular, os hotéis precisavam realizar grandes esforços de marketing para serem vistos pelos agentes de viagens. O GDS democratizou efetivamente esse processo, com os hotéis da rede obtendo a mesma visibilidade no GDS que os hotéis independentes. O GDS também dá aos hotéis acesso a novos segmentos de hóspedes, como viajantes corporativos por meio de empresas como American Express e Carlson Wagonlit, que provavelmente não fariam reservas diretas. Embora os hotéis precisem pagar uma taxa por reserva para usar o GDS, essa taxa geralmente é menor do que a comissão média da OTA.

A indústria GDS percorreu um longo caminho desde os anos 60; enquanto o Sabre ainda é um player importante, várias empresas de GDS operam hoje.

Os principais sistemas de distribuição global para reservas de viagens incluem:

• Amadeus é o maior GDS do mundo, respondendo por cerca de 40% das transações GDS, e é especialmente popular na Europa. Embora muitas dessas reservas sejam para passagens aéreas, ainda é uma ferramenta poderosa para hotéis, com mais de 600.000 hotéis conectados.

• O Sabre é o segundo maior GDS, respondendo por cerca de 35% das reservas das agências de viagens. Cerca de 175.000 hotéis estão conectados ao Sabre, mas seu portfólio na América do Norte é maior que seus concorrentes.

• A Travelport GDS possui sistemas chamados Galileo, Worldspan e Apollo.

• Travelsky é um GDS estatal na China.

Além dessas grandes empresas de GDS, você encontrará players regionais menores, como a KIU, popular na América Latina.

Nenhum GDS pode ser chamado de “melhor” provedor de serviços de viagens, pois todos eles oferecem funcionalidades semelhantes e têm suas próprias diferenças. Se você está se perguntando como escolher um GDS, você deve considerar algumas variáveis, incluindo a presença do sistema nos mercados de onde seus hóspedes vêm, as funções do sistema e quais sites de viagens que o GDS se conecta. A Travelport, por exemplo, oferece mais opções de descontos para viajantes corporativos. Além disso, você deve garantir que seu sistema de gerenciamento de propriedades existente ofereça integração com o GDS que você escolher. E você também vai querer considerar o preço. Cada sistema tem uma estrutura de taxas diferente que varia de acordo com a propriedade e o mercado, portanto, você precisará entrar em contato com a empresa para descobrir quais taxas se aplicam ao seu hotel. As taxas GDS podem disparar rapidamente no mundo da gestão hoteleira e é importante entender como as taxas e comissões são estruturadas para garantir que seu canal de comércio eletrônico nas redes GDS possa ser lucrativo.

Em 2006, o volume de reservas pela Internet superou pela primeira vez as reservas GDS, graças à crescente popularidade dos canais de reservas online e ao declínio das agências de viagens físicas. O GDS ainda serve a um propósito quando os viajantes podem reservar facilmente diretamente com a companhia aérea ou o hotel? Em muitos casos, sim, o GDS ainda agrega valor, especialmente para companhias aéreas e empresas de viagens corporativas. As companhias aéreas ainda distribuem seu inventário para OTAs por meio do GDS, e os planejadores de viagens corporativas continuam usando o GDS para encontrar tarifas corporativas. No entanto, com tanta inovação acontecendo no espaço de viagens, a tecnologia legada do GDS definitivamente enfrenta a concorrência de outros sistemas de reservas.

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Com décadas de história e uma enorme base de usuários de agentes de viagens, usar o GDS pode ser uma ótima maneira de expandir a estratégia de marketing e distribuição do seu hotel. Mas o GDS não necessariamente agrega valor a todos os hotéis; se você está se perguntando como usar o GDS ou por que adicioná-lo como um canal de distribuição, é importante pesar os prós e os contras de seu hotel individual.