BEO significa Banquet Event Order, que é o contrato que contém todos os detalhes de um evento conforme acordado entre o cliente e a equipe de vendas ou catering. A equipe do hotel ou espaço do evento, incluindo a equipe da cozinha, gerentes de bufê, equipes de produção, agentes de recepção e seguranças, confiam no BEO como fonte de verdade para todas as informações relacionadas ao evento.

Cada evento ou função tem seu próprio BEO e alguns eventos podem ter vários BEOs. Por exemplo, um casamento pode incluir um jantar de ensaio, uma cerimônia, uma recepção e um brunch no dia seguinte, todos os quais exigiriam BEOs separados. Da mesma forma, uma conferência pode incluir uma apresentação principal e 8 sessões de discussão diferentes, todas precisando de seus próprios BEOs. De um modo geral, é necessário um BEO por evento por espaço de função. A equipe de catering compila um pacote de BEO que contém todos os BEOs de um determinado evento ou data e o distribui para vários departamentos com alguns dias de antecedência.

Estabelecemos que um BEO contém todos os detalhes importantes sobre um evento, mas quais são exatamente esses detalhes? Que informações específicas você pode encontrar em um BEO?

• Detalhes básicos de gerenciamento de eventos. Na parte superior do BEO, você pode encontrar as informações mais importantes sobre o evento: nome do evento, local do evento, data, horário de instalação/data do evento, horário de início, horário de término, local (geralmente o nome do espaço para eventos ou sala de reuniões), o número esperado de convidados e o nome e informações de contato do gerente de catering responsável pela coordenação do evento.
• Requisitos de alimentos e bebidas. Se o evento oferecer algum refresco, desde uma urna de café até um buffet gourmet ou itens de menu de 5 pratos, ele será listado no BEO - em detalhes. A seção A&B do BEO descreverá exatamente quais pratos e bebidas o cliente escolheu, bem como o método de serviço (buffet, aperitivos passados, etc.).
• Configuração do quarto. Outra seção importante do BEO é a configuração da sala, que descreve os móveis e equipamentos necessários para o evento e como devem ser configurados. Por exemplo, um casamento pode exigir várias mesas redondas com 8 lugares cada, uma mesa principal com 6 lugares, uma pista de dança, mesas de buffet, uma mesa para o DJ, um sistema de alto-falantes, microfones e muito mais. Um seminário, por outro lado, pode simplesmente exigir algumas mesas configuradas no estilo de sala de aula. Necessidades de tecnologia também são observadas aqui, incluindo todos os requisitos de áudio e visual. É crucial que o BEO contenha muitos detalhes nesta seção, incluindo o número exato de cadeiras, tipos de roupa de cama ou posicionamento de equipamentos, para que a equipe do evento possa configurar a sala de acordo com as especificações do cliente.
• Requisitos de estacionamento. Se os participantes forem de carro até o evento, onde estacionarão? O BEO observará se o evento inclui estacionamento sem manobrista ou com manobrista e se o estacionamento é gratuito ou pago. O BEO também deve especificar um número estimado de veículos para que os departamentos de manobrista e segurança possam planejar adequadamente.
• Necessidades de pessoal e número de funcionários. O evento não vai funcionar sozinho! O BEO descreve quantos funcionários são necessários de vários departamentos. A equipe do evento pode incluir servidores de coquetéis ou jantares, bartenders, atendentes de estacionamento, equipe de segurança e atendentes de área pública.
• Informações de contato para fornecedores. Se o cliente contratou fornecedores externos, como uma florista e peças centrais, uma banda ou até mesmo um fornecedor externo, o BEO deve incluir informações de contato dos fornecedores caso a equipe do evento precise coordenar com eles.
• A programação do evento e a ordem dos eventos. Com tantas partes móveis, é essencial que um evento corra de acordo com o cronograma, e o BEO geralmente detalha a agenda do evento ao minuto. A programação ajudará o evento a correr sem problemas e garantir que cada etapa, como iniciar a música ou cortar o bolo de casamento, aconteça na hora e na ordem certa.
• Informações sobre preços e cobrança. Afinal, um BEO é um contrato, e os contratos contêm os detalhes relevantes de preços e cobrança com os quais ambas as partes concordam. Os preços no BEO podem ser exibidos como taxas por pessoa, para um buffet, por exemplo, ou taxas fixas para A/V ou aluguel de espaço para eventos. O BEO também mencionará como o pagamento será tratado - o cliente pagou adiantado ou o pagamento será cobrado no final do evento?
• Quaisquer anexos relevantes e processo de planejamento. Quando se trata de informações específicas sobre um evento, mais é mais! O cliente ou gerente de catering pode fornecer documentos adicionais, como plantas baixas, menus impressos, agendas, expectativas de gorjetas, solicitações especiais, fornecedores externos, detalhes do contrato vinculativo e fotos de VIPs.

Na maioria dos casos, o gerente de catering ou vendas responsável pelo evento cria o BEO. Juntamente com o cliente, o responsável pelo catering organiza as especificidades do evento e prepara um orçamento. Neste ponto, o evento é considerado provisório. O gerente de catering pode iniciar um rascunho do BEO neste momento para armazenar informações sobre o evento em um local central.

Após o cliente concordar e assinar o orçamento, o evento é considerado confirmado. Alguns eventos são confirmados com muitos meses (ou até anos!) de antecedência, enquanto outros podem ser de última hora. Em ambos os casos, o gerente de catering geralmente finaliza o BEO apenas alguns dias antes do evento. Quando o BEO estiver concluído, o gerente de catering o enviará ao cliente para uma aprovação final e o distribuirá aos departamentos relevantes do hotel.

É importante notar que o gerente de catering geralmente não escreve à mão esses BEOs; em vez disso, os escritórios de vendas costumam usar a tecnologia para tornar o processo BEO mais eficiente e livre de erros. O software de vendas e catering facilita a inserção de informações específicas de eventos em modelos de pedidos de eventos de banquetes que já contêm detalhes estáticos que não variam entre os eventos. Esses sistemas também podem armazenar menus, preços e informações de configuração de quartos, facilitando a conexão de menus predefinidos e configurações de quartos para receber uma cotação atualizada automaticamente. Além de apenas criar BEOs, o software de vendas e catering também permite que a equipe de vendas gerencie facilmente um banco de dados de clientes, atualize preços e compartilhe informações com outros departamentos do hotel e com os próprios clientes.

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