A transição de eventos presenciais para eventos virtuais foi rápida – e transformadora. Embora o gerenciamento de eventos e o planejamento de eventos provavelmente continuem sendo uma parte essencial dos negócios do seu hotel, provavelmente se transformarão em um modelo híbrido que inclui eventos menores no local com menos pessoas, aumentado por opções remotas.

À primeira vista, isso parece uma ameaça ao modelo de negócios orientado a eventos de muitos hotéis. Vá um pouco mais fundo, no entanto, e você verá uma oportunidade para o seu hotel se posicionar como um consultor experiente para os gerentes de eventos que navegam nessa nova realidade. As coisas são definitivamente diferentes – e essas mudanças também trazem oportunidades. Veja como o conjunto de produtos de hospitalidade da Cvent pode permitir seu pivô e posicioná-lo para o sucesso à medida que você vende um novo tipo de modelo de evento híbrido para planejadores de eventos com sua plataforma completa de gerenciamento de eventos e soluções de marketing de ponta a ponta.

Capturar Leads com Soluções de Marketing do Grupo

Em um ambiente com menos eventos, os leads são ainda mais preciosos. Há menos negócios circulando, por isso é essencial fornecer à sua equipe as ferramentas e os recursos para capturar e nutrir leads. E não se trata apenas de preencher o topo do funil com leads para sua equipe de vendas; você também quer leads de qualidade. O negócio do seu grupo só pode crescer atraindo leads de qualidade que sejam adequados para o seu local - e, portanto, preparados para converter.

As soluções de marketing do grupo ajudam você a identificar, adquirir e converter leads com três ofertas principais:

Rede de abastecimento. A Cvent Supplier Network alcança mais de 92.000 planejadores de eventos, representando mais de US$ 19 bilhões em valor de RFP. O alcance global de sua plataforma de fornecimento de locais significa que você tem mais oportunidades para encontrar os eventos ideais para o seu local. Os planejadores recorrem ao Cvent como o caminho para garantir locais e, portanto, sua presença nesta plataforma é fundamental para gerar novos leads.

Maior visibilidade. Para destacar seu local, sua equipe se beneficia de um ambiente de marketing rico em multimídia que coloca seu local na frente e no centro. Com ferramentas para mostrar o que torna seu local único, você pode fazer um trabalho melhor para diferenciar sua oferta e obter os leads certos.

Para se envolver ainda mais com os planejadores usando o Cvent, você tem algumas outras ferramentas: a Cvent Audience Network , onde você pode alcançar os planejadores de eventos em toda a web; microsites personalizados multimídia de autoatendimento para mostrar sua propriedade aos planejadores de eventos que procuram locais; e anúncios de pesquisa para que você possa anunciar para planejadores de eventos que pesquisam locais como o seu para aumentar o marketing por e-mail em seu banco de dados existente.

Essas ferramentas de visibilidade de valor agregado maximizam o envolvimento e oferecem maneiras direcionadas de falar diretamente com os planejadores certos - e aumentam suas chances de sucesso. Trata-se de capturar leads de qualidade para sua equipe de vendas fazer sua mágica.

Sua equipe pode criar microsites personalizados para envolver os planejadores com imagens, vídeos e conteúdo sobre seus locais e o destino ao redor.

RFPs simplificados. Transforme seu site em uma máquina de geração de leads simplificando como os planejadores de eventos enviam RFPs. Os planejadores de eventos estão ocupados; por isso é especialmente importante facilitar o envio de suas solicitações de grupo. Se você dificultar, eles simplesmente irão para outro lugar! A etiqueta branca SpeedRFPA solução simplifica esse fluxo de trabalho, permitindo que os planejadores enviem solicitações completas diretamente do seu site para que você possa responder rapidamente com uma proposta vencedora. Velocidade, conveniência e precisão aumentam a quantidade e a qualidade das RFPs. Os planejadores vão adorar - e sua equipe de vendas também, pois pode gerenciar leads a partir de um portal centralizado, gastando menos tempo procurando detalhes. e alavancar integrações com software de vendas e catering.

Simplifique seus RFPs e facilite para todos, incorporando envios de RFPs em seu site.

Aumente a lucratividade com soluções de operações do grupo

Depois de capturar os leads e transformá-los em negócios fechados, o próximo passo é entregar efetivamente uma experiência de alto nível. Ao fornecer aos planejadores e participantes as ferramentas e plataformas para facilitar a vida, você aumentará as chances de negócios futuros.

As soluções da Cvent para operações de grupo se concentram em colaboração, transparência e receita incremental, conectadas diretamente ao seu CRS, PMS, gerenciamento de receita, distribuição, vendas e sistemas de catering:

Sites de eventos personalizados. Promova e gerencie suas reservas de hotel para grupos com o Passkey , um sistema centralizado que integra upsells sensatos diretamente no fluxo de reservas para que os participantes possam personalizar facilmente sua experiência desde a pré-chegada até o check-in. Esta é uma daquelas situações ganha-ganha: o convidado tem mais controle sobre sua experiência, o que faz com que o planejador do evento e seu cliente/organização pareçam melhores - e dá a todos a oportunidade de capturar mais receita incremental que torna o evento mais bem-sucedido financeiramente . As ferramentas de relatórios dinâmicos também mantêm todos informados sobre os últimos registros de eventos e reservas de hotéis.

Ferramentas de planejamento. Os planejadores de eventos têm muito o que fazer. Tudo se resume a gerenciar os mínimos detalhes para oferecer uma experiência de evento excepcional. O gerenciamento de eventos Cvent facilita seus trabalhos com uma ferramenta de diagramação de eventos de arrastar e soltar. Com esta solução fácil e de autoatendimento, os planejadores podem diagramar mesas, assentos e pisos de feiras, bem como planejar alimentos e bebidas, palco, áudio/visual e entretenimento. A ferramenta também permite uma colaboração aprimorada entre o planejador e o cliente, portanto, há menos idas e vindas por meio de e-mails e anexos. Menos surpresas e maior controle proporcionam uma experiência melhor - e um evento mais bem-sucedido para os planejadores e seus clientes.

Relatórios detalhados. As reservas de quartos fora do quarteirão são estressantes. Esses náufragos podem significar que o grupo está no gancho para despesas adicionais. Reduza os náufragos fora do bloco com relatórios detalhados sobre as reservas de quartos para identificar reservas não autorizadas e trazê-los de volta ao bloco de quartos. Os relatórios também mostram dados de coleta, ritmo e lista de quartos em tempo real. Os relatórios também incluem a análise dos dados do evento sobre o envolvimento dos participantes, a eficiência do marketing do evento e outros pontos de dados importantes ao longo do ciclo de vida de um evento.

Feche mais negócios com soluções de vendas em grupo

Além do marketing e das operações, as vendas podem se beneficiar muito das ferramentas para ajudá-las a trabalhar de forma mais inteligente e fechar negócios mais rapidamente.

A entrada manual de dados é um dreno no moral e na eficácia da equipe de vendas.

Para sua equipe de vendas em grupo, a Cvent oferece:

Priorização de RFPs. Uma abundância de RFPs é um grande problema para se ter. Mas também pode ser esmagador, levando as equipes de vendas a responder de maneira aleatória. O Lead Scoring da Cvent elimina dúvidas e classifica todos os leads recebidos por pontuação, para que os gerentes de vendas se concentrem primeiro nas oportunidades certas. Essas ferramentas inteligentes de pontuação de leads assistidas por máquina alinham cronograma, temporada, mix de negócios e lucratividade para tornar seus negócios de eventos o mais lucrativos possível. A ferramenta ainda avalia as datas alternativas dos planejadores para encontrar a melhor combinação para sua propriedade!

Operações de RFP. Os gerentes de vendas gastam muito tempo respondendo às solicitações. Gerenciar manualmente esse processo não é apenas uma dor de cabeça, mas limita drasticamente a produtividade. Reduza a carga sobre as vendas (e facilite suas vidas) com o software de gerenciamento de RFP que automatiza as tarefas manuais e melhora a qualidade das respostas. Por exemplo, você pode ver facilmente os eventos programados em toda a propriedade para evitar o desperdício de tempo de resposta precioso na coordenação interna. As equipes de vendas também podem gerar contratos personalizados e pedidos de eventos de banquete para que possam gastar menos papel e fechar mais negócios.

Painel em tempo real. Perseguir os negócios do grupo é uma batalha diária. Portanto, você precisa de análises atualizadas para moldar seu dia-a-dia. O painel de análise do Cvent simplifica seu fluxo de trabalho para que você possa fornecer as propostas mais precisas rapidamente e monitorar seu progresso. Métricas integradas, como tempo de resposta, taxa de recusa e insights sobre lances recusados, alinham equipes de vendas de propriedades, regionais e nacionais em torno do estado atual das coisas. A ferramenta de inteligência de negócios da CSN também pode avaliar o desempenho e expandir os insights em nível de mercado para fortalecer o posicionamento competitivo do seu hotel.

Expanda seus negócios corporativos com soluções de vendas transitórias

Especialmente no clima atual, dimensionar seu negócio de viagens corporativas é um desafio. Garantir mais negócios significa que você deve descobrir a demanda transitória e, em seguida, agir de forma rápida e eficiente para fechar os melhores clientes para sua propriedade. Você também vai querer alavancar a inteligência de mercado para ser mais esperto que a concorrência.

Para impulsionar seus negócios transitórios, a Cvent mantém sua propriedade visível e ágil, para que você esteja bem posicionado para encontrar e responder a RFPs corporativos. Veja como:

Visibilidade aprimorada. Graças à rede global de sourcing da Cvent, você saberá quando novas contas estão solicitando hotéis em sua área para que você possa apresentar seus negócios. Juntamente com a capacidade de responder rapidamente a leads de mercado de entrada, essa visibilidade aprimorada dá à sua propriedade uma vantagem quando se trata de negócios temporários.

Ferramentas digitais. O marketing para compradores corporativos requer consistência. Você também se beneficiará da pontuação de RFP e da visibilidade de leads para manter sua equipe no caminho certo ao buscar demanda transitória.

Inteligência de mercado. Com o acesso ao GDS e o benchmarking do conjunto de componentes, você terá uma linha direta com as tendências transitórias de preços e verá suas métricas de rejeição em comparação com outras para uma análise detalhada da perda de lances. Armado com esses insights, você pode criar respostas de qualidade que convertem com mais frequência.

Juntando tudo

Confiança e transparência. Controle e colaboração. Estes são os blocos de sucesso quando se trata de negócios do grupo. O software de gerenciamento de eventos escolhido e as soluções de software de vendas em grupo devem facilitar os planejadores de reuniões envolvidos na seleção do local e os participantes que se envolvem apenas com a tecnologia do evento na chegada, o que posiciona sua propriedade para negócios repetidos como um parceiro valioso. E, com sincronização total em tempo real com os sistemas principais de sua propriedade, você evitará a entrada de dados tediosa e erros dispendiosos de disponibilidade. Existem muitas partes móveis, condições em mudança e prioridades concorrentes quando se trata de vendas em grupo; sua tecnologia deve aproveitar essa energia e ajudar sua propriedade a atingir todo o potencial do grupo!