A contabilidade como hoteleiro é um processo que consome tempo e recursos. Encontrar o software de contabilidade hoteleiro certo pode fazer ou quebrar seus negócios – e potencialmente levar a eficiências e economia de custos que podem colocá-lo à frente de seus concorrentes. Embora existam muitas ferramentas disponíveis no mercado, hoje vamos nos concentrar no m3as (M3 Accounting Software).

Amplamente considerada como uma das principais fornecedoras de soluções de software hospedadas de back-office para o setor de hospitalidade, a plataforma M3 oferece soluções de contabilidade intuitiva, inteligência de negócios e folha de pagamento de última geração em todas as marcas e hotéis independentes nos EUA e Canadá. Construída por hoteleiros, exclusivamente para hoteleiros, a plataforma permite que os franqueados acessem suas informações financeiras e operacionais em tempo real com relatórios amigáveis. Aproveitando as várias soluções de plataforma, os usuários podem reduzir despesas gerais e mão de obra para se manterem competitivos no setor.

Mas não acredite em nossa palavra; vamos dar uma olhada em alguns exemplos reais da plataforma em ação e destacar as eficiências e recursos adicionais oferecidos àqueles que adotaram o M3.

O software de contabilidade hoteleira fornece relatórios de inteligência de negócios acionáveis que os provedores genéricos não podem

Em 2002, a HP Hotels estava procurando mudar seu foco. A marca do hotel estava gastando tempo e recursos construindo, atualizando e mantendo uma infraestrutura de computador cara na qual seus programas de contabilidade e inteligência de negócios seriam executados. A contabilidade e a inteligência de negócios eram processos onerosos que impediam a marca de atingir suas metas de crescimento. Em vez de continuar se concentrando na infraestrutura de computadores mais antiga e cara, a empresa estava interessada em adotar uma abordagem proativa para gerenciar ativos e gerar retornos para os proprietários.

Digite M3. Depois de ouvir as recomendações de colegas do setor, a HP Hotels assinou a plataforma M3. Desde então, a mudança rendeu dividendos, com a marca crescendo de dois hotéis em 2002 para mais de 35 propriedades em 2019. O que estimulou especificamente o crescimento? O software M3 Accounting Core e Operations Management.

Depois de adotar um modelo de equipe simplificado, a HP Hotels precisava gerenciar a maior parte de sua contabilidade acima da propriedade, o que eliminaria a necessidade de uma equipe de contabilidade de serviço completo no nível do hotel. A ferramenta Accounting Core da plataforma M3 forneceu os meios para as eficiências que não pensava serem possíveis, economizando tempo e recursos.

Além disso, ao utilizar a ferramenta Benchmarking no Operations Management ao considerar novas propriedades, a HP conseguiu visualizar um instantâneo rápido de onde o hotel potencial se compara a marcas semelhantes no sistema. Isso permitiu avaliações rápidas e fáceis, levando a investimentos mais inteligentes e instruídos. Além disso, o Benchmarking foi incorporado ao ciclo orçamentário da HP Hotels para fornecer à liderança a inteligência necessária para analisar como eles estão se comparando à concorrência, porque, de acordo com o CDO Kerry Ranson, "O que nos trouxe até aqui não nos levará até lá. "

Funcionalidade: Contabilidade para gerenciar a maior parte de sua contabilidade acima da propriedade. Benchmarking em Gestão de Operações para relatórios de Business Intelligence mais imediatos e acionáveis.

Impacto nos negócios: Permitiu a execução do modelo de recrutamento simplificado, bem como avaliações rápidas de novas propriedades, levando a marca a crescer de duas propriedades em 2002 para mais de 35 em 2019.

Insights de benchmarking entre marcas

Trabalhando para atender às necessidades de 24 propriedades, o departamento de TI de duas pessoas da Coakley & Williams Hotel Management Company descobriu que estava gastando muito do seu tempo respondendo a simples solicitações de informações. Muitos dos pedidos de informação eram de natureza rotineira. A C&W queria encontrar uma maneira de dar ao departamento de TI a capacidade de gastar seu tempo de maneira mais produtiva, o que ajudaria a C&W a aumentar sua própria eficiência.

Após uma série de conversas destinadas a ajudar a M3 a entender todos os lados da questão, a M3 recomendou sua solução Accounting Core. A configuração do software mantém a confidencialidade dos dados de cada propriedade individual, a menos que um membro de uma determinada propriedade esteja acessando o sistema. Ele também cria dados agregados para ajudar a C&W a comparar as receitas e despesas de cada propriedade com outras propriedades de tamanho e marca semelhantes. A solução atendeu diretamente às necessidades da C&W, permitindo que cada um de seus hotéis gerenciados acessasse suas informações financeiras diretamente e fornecendo a capacidade de analisar o desempenho diário de cada hotel.

Antes da adoção da plataforma M3, o departamento de TI gastava de 50 a 60 por cento de seu tempo servindo como backup para solicitações de informações. Agora, a equipe de TI da C&W diz que gasta menos de 5% de seu tempo em questões relacionadas a hotéis, permitindo que o departamento ofereça seus serviços a outros clientes como forma de gerar receita para a empresa. “Em essência, o M3 nos ajudou a transformar nosso departamento de TI de um centro de custo em um centro de lucro”, relata o CIO Stephan Hahn.

Funcionalidade: Permite que cada hotel acesse suas informações financeiras diretamente e oferece a possibilidade de ver o desempenho diário de cada hotel.

Impacto nos negócios: O acesso a informações específicas de hotéis em tempo real e individuais levou a uma redução de 55% nos recursos gastos pela TI em solicitações específicas de propriedades. Isso permitiu que a TI oferecesse serviços adicionais aos clientes e gerasse receita adicional para a empresa.

O software de contabilidade desenvolvido para hotéis possui infraestrutura escalável projetada por especialistas do domínio

Em 29 de agosto de 2005, tudo mudou. O furacão Katrina atravessou a costa do Golfo do Mississippi, destruindo grande parte do escritório de Biloxi da Encore Hospitality, além de inundar sua sala de TI. Implantando seu plano de recuperação de desastres, a equipe endireitou o navio e, finalmente, mudou-se para Dallas, TX, decidindo por um local com menos risco de desastres naturais. O desastre deu à Encore a oportunidade de avaliar seu atual processo de contabilidade: um modelo inchado e terceirizado que se tornou muito caro e exigia uma grande infraestrutura não escalável de hardware, software personalizado e 4-5 funcionários de TI para manter. Além disso, embora tenham realocado sua sede, o modelo não lhes forneceu nenhuma garantia de que a funcionalidade de contabilidade poderia ser mantida sem problemas e permanecer operacional no caso de outro desastre natural ou incidente imprevisto. M3 foi capaz de intervir e ajudar.

Ao implementar os produtos e soluções da M3, a Encore conseguiu reduzir o tamanho de seu departamento de TI para apenas dois membros da equipe, e a equipe de contabilidade offshore foi reduzida a alguns associados que inserem dados de contabilidade de hotéis remotamente no Accounting Core. Mais importante ainda, a dispendiosa infraestrutura de hardware foi substituída pelas soluções privadas baseadas em nuvem da M3, que armazenam dados com segurança em locais redundantes e fornecem uma solução de tempo de inatividade zero não programado em caso de desastre ou perda em qualquer local do hotel.

Funcionalidade: o Accounting Core reduz a necessidade de funcionários supérfluos, tornando o processo contábil mais eficiente. Além disso, a plataforma baseada em nuvem garante o acesso em caso de desastre natural.

Impacto nos negócios: a Encore conseguiu reduzir seu departamento de TI para apenas dois membros da equipe e ganhou confiança e conforto de que poderiam acessar sua plataforma independentemente das circunstâncias.

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É evidente que a plataforma da M3 permite eficiência de recursos, bem como inteligência de negócios e análises em tempo real, e os resultados acima refletem esse fato. A adoção da plataforma M3 permitiu que cada empresa agilizasse seu processo de contagem e contabilidade, comparasse propriedades em tempo real e protegesse seus dados em caso de desastre natural. No cenário ultracompetitivo da gestão hoteleira, a M3 forneceu uma vantagem para a HP Hotels, Coakley & Williams e Encore e ajuda a garantir que cada empresa permaneça à frente do grupo nos próximos anos.