Seja você um gerente de hotel boutique ou o proprietário de um amplo resort, seu recurso mais importante são os membros de sua equipe. Como você concilia a folha de pagamento, a papelada e as análises de desempenho? Assim como um PMS organiza tudo relacionado às operações de sua propriedade, os sistemas HRIS agilizam suas operações de recursos humanos, desde a administração de benefícios até os relatórios dos sistemas de RH. Os sistemas HRIS modernos não são usados apenas por profissionais de RH, mas são tão fáceis de usar hoje que a maioria possui soluções de software de autoatendimento para funcionários que melhoram a experiência do funcionário.

Neste artigo, apresentaremos este importante software, explicaremos os recursos que ele pode oferecer e exploraremos os benefícios que seu hotel pode obter ao implementá-lo. Em apenas alguns minutos, você poderá tomar decisões mais informadas sobre as necessidades de tecnologia de sua organização de RH. Com o parceiro de tecnologia adequado, você pode capacitar seus funcionários a prosperar no trabalho e se concentrar no que importa: proporcionar uma ótima experiência aos hóspedes.

Software HRIS ou HRMS: Qual é a diferença?

Um sistema de informação de recursos humanos, ou HRIS, tem muitos nomes diferentes. Você também pode vê-lo referido como um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), um sistema de gerenciamento de talentos (TMS) ou um sistema de gerenciamento de capital humano (HCM). Todas essas siglas significam a mesma coisa: um sistema que centraliza suas operações de recursos humanos. Esses sistemas hospedam seu banco de dados de funcionários, lidam com folha de pagamento, compilam análises de desempenho, executam relatórios e análises e muito mais. A equipe de recursos humanos usa o sistema diariamente, enquanto todos os funcionários e gerentes podem acessar um portal conforme necessário para visualizar as informações da folha de pagamento, marcar entrada e saída e acompanhar suas metas.

Quais recursos um HRIS oferece?

Em alto nível, um HRIS ajuda sua equipe de recursos humanos a fazer melhor seu trabalho e ajuda os funcionários a gerenciar sua folha de pagamento e desempenho. Mas quais recursos específicos você encontrará em um HRIS?

• Banco de dados de funcionários: Um HRIS mantém seu banco de dados de funcionários; você pode armazenar com segurança informações de funcionários, como aniversários, detalhes de contato, data de início, remuneração, contratos e muito mais para facilitar o acesso no sistema.

• Rastreamento de tempo: funcionários horistas, como funcionários de limpeza ou servidores de restaurantes, podem entrar e sair por meio de um módulo em seu HRIS. As planilhas de horas digitais integradas diminuem o potencial de erro humano e permitem que você analise os dados de recursos humanos para otimizar o agendamento.

• Folha de pagamento: Seu HRIS pode automatizar todo o processo de folha de pagamento, desde o gerenciamento de informações de remuneração até o desembolso de pagamentos.

• Benefícios: O HRIS facilita a inscrição de benefícios; os funcionários podem se inscrever ou alterar as políticas em um portal de autoatendimento.

• Portal do funcionário: os funcionários têm acesso a um painel de autoatendimento no HRIS, onde podem visualizar e gerenciar não apenas os benefícios, mas também informações de folha de pagamento ou bancárias, metas e desempenho, um banco de dados de funcionários, solicitações de folga, vagas internas e muito mais .

• Acompanhamento de candidatos: os hotéis contratam com frequência e gerenciar candidatos não é tarefa fácil. Um HRIS pode agilizar o processo de inscrição tanto para o candidato quanto para sua equipe de RH. Alguns fornecedores de software oferecem sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) separados, mas um HRIS abrangente incluirá um.

• Integração e treinamento: você pode centralizar o processo de integração de novos funcionários no HRIS para garantir consistência nos primeiros dias de cada novo membro da equipe em sua propriedade. Seu HRIS também pode organizar e monitorar o treinamento contínuo para funcionários e gerentes.

• Gerenciamento de desempenho: Um HRIS geralmente inclui funcionalidades para definir metas, acompanhar o desempenho, fornecer feedback e registrar notas de avaliações de desempenho.

• Relatórios: Com tantos dados em um sistema central, o HRIS oferece recursos robustos de relatórios para ajudá-lo a entender melhor a demografia de seus funcionários, necessidades de agendamento, uso de benefícios e muito mais.

Alguns HRISs líderes, como Workday e Oracle, incluem todos esses recursos e muito mais. Se o seu hotel tiver necessidades específicas de software de RH, você também poderá encontrar fornecedores que forneçam apenas um ou dois desses serviços. Por exemplo, Greenhouse e Lever são sistemas de rastreamento de candidatos, portanto, não fornecem folha de pagamento ou benefícios aos funcionários contratados.

Por que usar um HRIS?

Certamente é possível lidar com benefícios e folha de pagamento sem um HRIS, mas essa não é a maneira ideal de administrar uma organização de recursos humanos. Especialmente no setor de hospitalidade, onde a rotatividade é alta e as equipes são grandes, um HRIS pode oferecer eficiência, transparência e até economia de custos. Que benefícios você pode esperar ao implementar um HRIS?

• Automação de tarefas recorrentes e entrada de dados, como folha de pagamento, cadastro de funcionários e contratos, para que sua equipe de RH possa dedicar tempo a projetos mais importantes e impactantes.

• Operações de RH mais eficientes, oferecendo acesso de autoatendimento aos funcionários. Em vez de entrar em contato com o RH para obter assistência para se inscrever em benefícios, verificar informações de folha de pagamento ou solicitar folga, os funcionários podem usar o portal de autoatendimento. Os funcionários também apreciarão ter acesso imediato a esses serviços.

• Precisão em planilhas de horas e folha de pagamento, eliminando a chance de erro humano.

• Armazenamento seguro para informações financeiras e de funcionários - muito mais seguro do que um arquivo! O armazenamento digital também é mais barato e mais ecológico do que os arquivos tradicionais de papel dos funcionários.

• Acesso a documentos de funcionários, impostos e legais para garantir a conformidade. O HRIS pode armazenar várias formas de documentação de funcionários, certificações e informações de contato, caso você precise a qualquer momento.

• Clareza na alocação de recursos humanos. Ao analisar os dados do quadro de horários, você pode otimizar o agendamento para departamentos de hora em hora, como limpeza, recepção e F&B.

• Funcionários mais felizes e maior engajamento dos funcionários. Por meio das funcionalidades de gerenciamento de desempenho, os gerentes podem treinar e orientar melhor seus subordinados diretos em direção às suas metas de carreira, o que pode reduzir a rotatividade.

Como você escolhe o HRIS certo?

Quer trazer os benefícios de um HRIS para o processo de gestão de RH do seu hotel para que você possa otimizar os dados dos funcionários (e os benefícios dos funcionários) enquanto melhora a tomada de decisões? Decidir implementar um HRIS é uma decisão relativamente fácil; decidir qual HRIS pode ser difícil. Ao deliberar entre os vários sistemas disponíveis, é importante manter estes critérios em mente:

• Custo - quanto você quer gastar?

• Funcionalidade - de quais recursos você realmente precisa?

• Suporte ao cliente - você deseja suporte prático 24 horas por dia, 7 dias por semana do fornecedor?

• Conhecimento do setor - embora você não precise necessariamente que seu HRIS seja totalmente personalizável, você deve certificar-se de que ele foi desenvolvido para as necessidades do seu departamento de RH. As empresas de hospitalidade geralmente têm muitos turnos de trabalho e trabalhadores em meio período, portanto, você deve certificar-se de que qualquer sistema escolhido já tenha funcionado com empresas hoteleiras antes.

Com uma gama tão ampla de sistemas no mercado, você descobrirá que também há uma grande variedade em termos de custo e funcionalidade. Se você administra um pequeno hotel independente, provavelmente não precisa de um sistema que ofereça um conjunto de recursos para gerenciamento global de talentos. Por outro lado, se você estiver decidindo qual sistema implementar em uma marca ou nível corporativo, ferramentas robustas de relatórios e suporte para funcionários em vários locais serão cruciais. A melhor maneira de determinar se um HRIS é adequado para você é se inscrever para uma demonstração ou uma avaliação gratuita.

Perdemos algum recurso ou benefício importante que um HRIS pode oferecer? Quais sistemas você recomenda? Nos informe!