Uma solicitação de proposta (ou RFP) é uma ferramenta frequente e familiar usada para solicitar licitações de vários fornecedores. O objetivo é receber lances de uma ampla gama de fornecedores para que as equipes possam comparar e contrastar os lances individuais. Em um mundo ideal, essa análise lado a lado ajuda as equipes a avaliar o preço, os parâmetros e as especificações de cada oferta e cria condições equitativas ao reduzir o viés em relação a um único fornecedor.
Como você deve saber em primeira mão, o processo de RFP também consome muito tempo. Primeiro, você precisa criar a RFP de forma que atraia lances precisos dos tipos certos de fornecedores. Em seguida, você deve avaliar cada proposta e acompanhar todas as áreas que precisam de esclarecimentos. Finalmente, você deve selecionar um fornecedor e negociar os termos finais.
Para ajudá-lo a navegar por esse processo com mais eficiência e obter os melhores lances dos melhores fornecedores de tecnologia hoteleira possíveis, criamos um guia para tornar a RFP mais fácil e bem-sucedida. Você aprenderá as etapas necessárias para criar um processo de RFP que economize tempo em várias facetas do processo.
Você aprenderá como aumentar a clareza sobre o que está procurando para obter respostas apenas de fornecedores relevantes;
Você aprenderá a reduzir a confusão entre os principais interessados internos para que haja menos e-mails e reuniões inúteis;
Você aprenderá a criar impulso para concluir o processo de RFP rapidamente sem sacrificar a qualidade.
Ao final do guia, você será capaz de criar RFPs com confiança que lhe darão os lances que você precisa – sem perder tempo com respostas irrelevantes, e-mails desnecessários, reuniões frequentes e prazos longos.
Entrevistamos os principais consultores e especialistas de RFP para pesquisar este guia
A execução de um processo de RFP pode ser incrivelmente complexa e é por isso que as principais marcas preferem trabalhar com consultores e terceiros especializados para ajudá-los a gerenciar o processo. Entrevistamos dezenas dos melhores consultores do setor para obter insights para este artigo. Mais notavelmente, entrevistamos esses principais especialistas:
Loren Gray , Marketing Digital de Hotelaria
Dan Wacksman , Sassato
Evelyne Oreskovich , HeR Consulting
Caryl Helsel , estrategistas da Dragonfly
Anthony Gambini , Premiere Advisory Group
David Chestler , Parceiros de Provisão
Quer ajuda para executar sua próxima RFP de tecnologia? Nós colocamos seusbios e informações abaixo para que você possa entrar em contato diretamente.
Como escrever uma RFP (processo de 4 etapas)
Configure seu processo de RFP para o sucesso, mantendo dois mantras em mente.
A primeira é “seja específico”. Uma RFP vagamente definida nunca terá um desempenho tão bom quanto uma bem definida. Ao apresentar seus requisitos, exponha claramente quaisquer necessidades específicas (como deve funcionar com um sistema de PDV existente), bem como quaisquer outros requisitos (como lances somente de fornecedores nos Estados Unidos). Mantenha suas perguntas breves e diretas para encorajar respostas exatas e comparáveis que suportem comparações objetivas mais tarde.
Exemplos de perguntas abertas:
Como é o roteiro do seu produto?
Como sua empresa evita ameaças à segurança cibernética?
Qual você acha que é a maior área de melhoria em seu software com base nas avaliações do Hotel Tech Report?
Exemplos de perguntas quantificáveis:
Você se integra à minha pilha de tecnologia atual?
Você tem mais de 95% de tempo de atividade?
O seu HotelTechScore é superior a 90
Sua empresa obteve a Certificação de Suporte ao Cliente do Hotel Tech Report?
A segunda é “evitar preconceitos”. É muito fácil construir uma RFP que já esteja voltada para uma solução específica. Fique atento a qualquer linguagem que pareça sugerir que você já selecionou uma solução, abordagem, tecnologia ou fornecedor. Ao criar uma tela em branco que um fornecedor pode pintar para você, você permite que o processo de RFP faça o que deve fazer: apresentar a melhor solução para suas necessidades. Se você já está entrando nisso tendo selecionado um fornecedor, é meio inútil!
Uma maneira de reduzir o viés é ter várias rodadas de perguntas, o que mantém o processo de RFP breve e direto ao ponto. Em cada estágio, você reduz as opções. Ao iniciar de forma ampla e restrita, você evita começar com uma solicitação voltada para apenas um pequeno número de fornecedores. Lembre-se: um processo de RFP com um resultado pré-determinado é uma perda de tempo.
Etapa 1: iniciar
A preparação é sem dúvida o aspecto mais importante do processo de RFP. A preparação adequada garante que a RFP reflita com precisão as necessidades da organização e, portanto, solicitará propostas de fornecedores que se alinhem mais a essas necessidades. Os fornecedores usarão o documento RFP (mais informações sobre o próprio documento na seção três abaixo) para moldar suas respostas; eles simplesmente não podem ser precisos e exatos com as entradas erradas. Por exemplo, se você está solicitando lances para um novo sistema de PDV, mas não adiciona um requisito de integração com o sistema de contabilidade da sua propriedade, você receberá um monte de lances inúteis.
Portanto, em vez de apressar o processo e tentar enviar a solicitação aos fornecedores o mais rápido possível, concentre-se em equilibrar a velocidade com o rigor.
Reúna as pessoas certas
Tudo começa com a coleta de informações das pessoas certas. Você precisa das pessoas certas na sala desde o início para que a RFP reflita com precisão as necessidades atuais. Caso contrário, o processo sai dos trilhos rapidamente se você não tiver as pessoas certas na sala.
Você precisa incluir as pessoas que não são apenas os tomadores de decisão, mas também que serão diretamente impactadas pela decisão. Isso reduz a chance de um processo de revisão demorado que começa a se tornar uma decisão por consenso. Se as pessoas certas estiverem na sala e estiverem reunindo os requisitos corretamente, o processo de avaliação deve ser relativamente simples. Por exemplo, um GM criando um comitê de RFP para um novo sistema de gerenciamento de receita pode querer incluir proprietários, gerentes de receita e agentes de recepção, pois essas são as pessoas que usam o software diariamente.
“Acreditamos que é necessário ter uma equipe bem estruturada de pessoas envolvidas no processo. Os principais interessados devem ser incluídos. Quando fazemos isso com os clientes, geralmente incluímos um comitê de direção com pessoas representando vários departamentos, incluindo operações, gerenciamento de receita, vendas, marketing, finanças e um patrocinador executivo. Incluir muitas pessoas significa que você pode levar muito tempo para tomar uma decisão e incluir poucas pessoas significa que você pode não comprar uma vez que uma decisão seja tomada.” Caryl Helsel, estrategistas da Dragonfly
“Independentemente do projeto e da solução/tecnologia solicitada, o patrocinador principal deve garantir que todas as partes interessadas no processo entendam os objetivos gerais do projeto e que as metas individuais não entrem em conflito com esses objetivos. Isso inclui uma compreensão de como uma solução interage em toda a empresa. Por exemplo, quantas integrações, variáveis de entrada e pontos de dados são necessários de quantos sistemas. Um documento de requisitos bem definido fornece “uma fonte de verdade” que todas as partes interessadas podem consultar e determinará os recursos e funções finais, sua capacidade de suporte e utilização esperada”. David Chestler, Parceiros de Provisão
Você não quer muitos cozinheiros na cozinha, mas é importante reunir os requisitos de todas as partes interessadas. “Propriedades bem-sucedidas contam com a adesão absoluta da liderança da organização. Um SOP totalmente estabelecido em processos de vendas. Ou seja, eles têm pessoas totalmente treinadas para responder a RFPs e sabem exatamente o que querem transmitir e os pontos de venda exclusivos de sua propriedade relacionados a quem está solicitando o preço ”, diz Anthony Gambini, do Premiere Advisory Group.
Não há nada pior do que comprar software para descobrir que os usuários diários não conseguem alavancar efetivamente a plataforma e seu trabalho está sendo inibido. Evite isso incluindo as partes interessadas relevantes. Também pode ser útil ter representantes de TI, jurídico e de compras, conforme apropriado. Esses participantes evitarão que o processo tenha problemas mais tarde, revelando possíveis problemas e necessidades logo no início do processo.
Defina os parâmetros
O comitê de RFP é responsável por delinear os requisitos do software, identificar os disjuntores e, em seguida, colocar todos esses pontos na própria RFP. Requisitos claramente definidos irão estruturar a RFP para que as respostas sejam adaptadas às necessidades específicas de sua propriedade. Caso contrário, talvez você precise classificar os lances de fornecedores que não atendem às suas necessidades específicas.
Certifique-se de que todos estejam na mesma página sobre os itens obrigatórios e agradáveis. Você não quer surpresas mais tarde - como um sistema de gerenciamento de limpeza que não possui um modo offline para uma propriedade que só tem Wi-Fi em áreas públicas! Consulte nossa seção abaixo para algumas seções comuns a serem incluídas.
"Os compradores cometem vários erros importantes no processo de RFP: subestimar o nível de envolvimento e detalhes necessários para analisar e avaliar o produto em comparação com outras ofertas da concorrência. Não isolar os itens obrigatórios dos agradáveis e como a tecnologia pode entregar de acordo com esses critérios funcionais é imperativo. Não saber onde podem estar as armadilhas ocultas e quais etapas uma empresa tomou para testar um produto no futuro. O orçamento é outra área a ser validada. Lembro-me de um querido amigo que sempre pediu BANT em cada negócio. Banco, Autoridade, Necessidade e Cronograma. Essas são as áreas de falha crítica ao coordenar e trabalhar em um programa para desenvolvimento e implantação. Marque essas caixas e um negócio será feito", diz David Chestler.
Uma maneira de definir esses requisitos é definir os “trabalhos a serem feitos” mapeando claramente a jornada do usuário. Durante sua reunião inicial para o comitê de revisão, defina os principais trabalhos que o software deve fazer - e depois mapeie-os. É menos sobre uma lista de recursos e mais sobre as tarefas e problemas em mãos. Deixe o fornecedor descrever como seus recursos oferecem o que você precisa!
Os disjuntores são igualmente importantes para definir antecipadamente. Alguns exemplos são o uso de subcontratados, um fornecedor que não oferece garantias de tempo de atividade, um software que não atende aos padrões de segurança ou um produto que requer desenvolvimento personalizado. Concordar antecipadamente com os disjuntores do negócio mantém todos honestos e evita problemas mais tarde no processo.
Alguns hesitam em colocar os requisitos orçamentários e nesta fase. No entanto, se você sabe que deve entrar em um determinado número, inclua-o. Isso não apenas ajudará os fornecedores a optar por não enviar respostas, mas também poderá ajudá-lo a negociar mais tarde. Observe que é aconselhável incluir um orçamento se você estiver enviando uma RFP paraagências de marketing digital ; caso contrário, parece que você está desorganizado ou pescando ideias gratuitas.
Defina um cronograma realista
Estabeleça sua linha do tempo, incluindo prazos de envio, datas de decisão e marcos importantes, como implementação. Isso não apenas alinha os fornecedores com suas expectativas, mas também dá clareza e estrutura ao comitê de RFP.
E então fique com a linha do tempo! Somente em circunstâncias extremas, como um ambiente de negócios drasticamente alterado que altera suas necessidades, esse cronograma deve ser ajustado. Urgência é o nome do jogo aqui; caso contrário, o processo pode se estender indefinidamente, nunca resultando em uma solução. Uma boa regra geral é não menos de 30 dias, mas não mais de 90. Realmente se resume à complexidade das soluções: o software geralmente é mais direto do que o hardware e a tecnologia que afeta vários departamentos exige mais coordenação e colaboração.
Sua linha do tempo deve incluir:
Data de lançamento da RFP
Data de vencimento para perguntas de acompanhamento dos fornecedores
Data de vencimento para respostas a essas perguntas de sua equipe
Data da conferência do licitante
Data de vencimento da RFP
Data de anúncio dos finalistas
Data das apresentações dos finalistas
Data final de premiação
Data de implementação
Dan Wacksman, da empresa de consultoria de tecnologia Sassato, disse ao Hotel Tech Report que a linha do tempo é realmente onde muitos compradores cometem erros: “Geralmente, há expectativas irreais entre os compradores sobre o tempo que leva da RFP ao início da implementação, tudo sempre leva mais tempo do que o esperado. A criação da RFP, a escolha de uma lista restrita de fornecedores, a assinatura de NDAs, a obtenção de respostas, perguntas de esclarecimento, apresentações pessoais, decisão, negociação de contratos, tudo deve ocorrer antes do início. Além disso, muitas vezes há muitas partes interessadas que precisam ser envolvidas, e muitas vezes há um recurso interno liderando o projeto que também deve fazer seu trabalho em tempo integral, aumentando ainda mais os possíveis atrasos no cronograma. Por essas razões, pode fazer sentido trazer um terceiro para ajudar a conduzir o processo; isso muitas vezes pode reduzir semanas, se não meses, do cronograma e levar a uma implementação mais bem-sucedida.”
Construir a Matriz de Pontuação
Não espere até que as propostas comecem a chegar para decidir como você avaliará a capacidade de um fornecedor de atender às suas necessidades. Garanta a transparência e o alinhamento multifuncional criando a Matriz de Pontuação ao mesmo tempo em que cria a proposta. Ao concordar com o scorecard antecipadamente, você pode garantir que a RFP seja estruturada de forma que todas as propostas estejam alinhadas com sua pontuação.
Como seu Scorecard deve ser baseado em medições objetivas, inclua apenas questões quantificáveis em sua proposta. Essas são perguntas que não deixam muitas áreas cinzentas. Por exemplo, em vez de perguntar “qual é a sua filosofia de serviço”, responda como uma pergunta sim/não: “você tem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana?” O uso de perguntas de múltipla escolha na proposta também é uma ótima maneira de otimizar a pontuação.
Duas abordagens potenciais são qualitativas e ponderadas. A abordagem qualitativa classifica os fornecedores de acordo com os critérios mais importantes. As respostas são pontuadas com base no quanto atendem aos seus requisitos, com pontuações mais altas para um alinhamento mais próximo. Cada pontuação recebe então uma base qualitativa clara para a pontuação. Por exemplo, este modelo de scorecard do Smartsheet usa oito critérios em uma base qualitativa para avaliação:
Adesão às instruções da RFP
Informações da Empresa
Compreensão do projeto
Requisitos
Viabilidade e histórico do produto
termos e Condições
Demonstração do fornecedor
Resumo da taxa
Você também pode considerar a abordagem ponderada, que ajusta as pontuações com base em sua importância relativa para o seu hotel. Essa abordagem de pontuação é definitivamente mais complicada, mas pode ser uma maneira muito mais precisa de avaliar o alinhamento. Sem ponderação, você pode não dar mais atenção aos critérios mais importantes para o seu hotel.
Dois modelos a serem considerados são a Análise de Decisão Ponderada do Expert Program Management e a Matriz de Critérios Ponderados do GoLeanSixSigma. Esses exemplos são ótimos para ver como avaliar efetivamente seus critérios exclusivos e pontuar adequadamente seus fornecedores.
Dicas de especialistas sobre como criar sua matriz de pontuação:
Loren Gray: Identifique o uso atual/problemas percebidos atuais/identifique a versão atual/Identifique o treinamento atual (consciência da função atual da plataforma não função percebida)/Identifique o diálogo atual com o provedor de serviços atual (eles estão cientes da frustração de seu cliente e têm esgotou todas as opções de solução)
Dan Wacksman: Este é um passo tão crítico e deve ser feito antecipadamente (pelo menos o rascunho). Como mencionado acima, muitas empresas não conseguem identificar completamente quais problemas de negócios estão tentando resolver e quais recursos e funcionalidades principais desejam. É aqui que o líder/consultor do projeto desempenha um papel vital para ajudá-los a concretizar isso. Reunir-se com as principais partes interessadas e entender seus pontos problemáticos, desafios e oportunidades é fundamental. Além disso, entender como outras empresas utilizam a tecnologia também é importante, pois em muitos casos, as pessoas podem não conhecer todo o escopo/capacidades disponíveis. Em um mundo ideal, a matriz de pontuação é revisada por todas as principais partes interessadas. A matriz é muito importante e ajuda a orientar a decisão. Mas a realidade é que não é possível pesar tudo perfeitamente para que você possa determinar numericamente um vencedor, a pontuação será um aspecto da decisão.
Evelyne Oreskovich: Eu começo cada projeto com uma revisão completa não apenas de como eles fazem negócios agora, mas do que eles precisam ou querem ser capazes de fazer (sua lista de desejos), mas são restritos por sua tecnologia. Muitas empresas estão fazendo as coisas manualmente ou manipulando recursos de sua tecnologia atual para atender às suas necessidades. Eu categorizo e peso os requisitos em 3 categorias: Deve ter, gostaria de ter (para permitir mudanças no SOP ou abordagem inovadora), bom ter (mas não absolutamente necessário). Isso permite que a equipe determine quão bem a solução de cada fornecedor realmente atende às suas necessidades ou os ajudará a chegar ao próximo nível.
David Chestler: Esta é uma abordagem de metodologia simples usando ponderação e médias para determinar a prioridade de recursos, funções, suporte, facilidade operacional e treinamento entre outras variáveis. As respostas e os recursos são atribuídos a um valor numérico em uma matriz de múltiplos pontos e, em seguida, a matemática faz o resto se as perguntas e suposições corretas forem feitas e pontuadas. A coisa mais importante que podemos fazer como especialistas é entender as necessidades do cliente, interpretar e esclarecer suas necessidades e, em seguida, apresentar um plano que fornecerá um ROI na seleção de uma solução rapidamente. Não devemos dizer ao cliente o que é importante; devemos ajudá-los a identificar o que seus clientes acreditam ser importante.
Escreva sua RFP
Agora é hora de compilar tudo o que você reuniu em sua RFP, que é o documento que orienta os fornecedores em suas respostas. Uma RFP mal formulada, estruturada às pressas ou mal definida geralmente resulta em respostas igualmente fracas.
Para fins de clareza e comparações de maçãs com maçãs, é útil ter um modelo familiar para RFPs em toda a organização. Caso contrário, cada equipe individual apresentará algo que funcione para eles e se tornará confuso para a colaboração multifuncional.
O modelo deve incluir uma breve descrição do projeto em questão e uma lista clara dos principais requisitos do software. Não sinta que precisa ser excessivamente prescritivo ou incluir cada “bom ter”; simplesmente inclua a funcionalidade mais essencial e deixe os fornecedores partirem.
Um exemplo seria: “Somos uma propriedade de 500 quartos em um destino de resort que busca aumentar as vendas adicionais e as vendas auxiliares em 100% em 18 meses. Estamos procurando software de upselling para ajudar nesse objetivo.”
Seu modelo deve ser dividido em seções específicas:
Visão geral: histórico sobre sua organização, incluindo uma declaração de problema ou os “trabalhos a serem feitos”
Cronograma: todo o processo de RFP e eventual implementação
Orçamento: quanto você quer gastar
Especificações técnicas: tudo o que você precisa do software
Requisitos do fornecedor: geografia, documentação/certificações, seguro
Diretrizes de processo: quem e como se comunicar com sua equipe
Para se inspirar, confira esses recursos úteis de modelo de RFP. A HubSpot recomenda incluir uma seção para possíveis bloqueios. O Template Lab tem mais de uma dúzia de exemplos de RFP diferentes para orientar sua própria modelagem de RFP. O SmartSheet possui vários modelos úteis relacionados a RFP para solicitação, rastreamento, pontuação e comparação de diferentes fornecedores.
Convidar fornecedores
Agora é hora de convidar fornecedores para participar. Recomendamos também solicitar referências e estudos de caso - como parte do processo formal de RFP ou antes de escolher quais fornecedores convidar. pode ser útil revisar estudos de caso e/ou conversar com clientes existentes antes de decidir quais fornecedores devem entrar no funil de consideração.
Uma maneira fácil de garantir a qualidade é começar com os principais fornecedores da sua categoria-alvo. no HotelTechReport. Dessa forma, você sabe que esses fornecedores são bem avaliados e ativos em hospitalidade. As revisões de HTR também são uma fonte valiosa para os desafiantes de vendas, pois você pode pedir aos fornecedores que respondam diretamente a quaisquer problemas mencionados nas revisões.
Sempre faça com que eles assinem um NDA com antecedência! Isso pode ser especialmente importante quando você precisa divulgar informações confidenciais como parte do processo.
Inicie o processo de licitação
Uma conferência de licitantes é a etapa final da fase de lançamento. Convide seus fornecedores para uma chamada em grupo para que eles possam fazer as perguntas finais. O formato de teleconferência garante que todos tenham acesso às mesmas informações e evita dar tratamento preferencial a um fornecedor em detrimento de outro.
“Alguns compradores acreditam que você não precisa fazer perguntas detalhadas. Muitas vezes, as empresas assumem que todo provedor de tecnologia tem o básico. Esse não é sempre o caso. Seja funcionalidade, processo de negócios, gerenciamento de contas ou migração – os detalhes são importantes e revelam os pontos fortes e fracos de cada provedor”, diz Caryl Helsel, especialista em RFP da Dragonfly Strategists.
Lembre-se de que todas as respostas que você fornecer a fornecedores individuais devem ser fornecidas a todos os fornecedores para manter todos alinhados e trabalhando com as mesmas informações. É por isso que você deseja encaminhar todas as perguntas de entrada de fornecedores para a mesma pessoa; se o GM está respondendo a um e-mail e o Diretor de Operações está respondendo a outro, há assimetria de informação que atrapalha a igualdade de condições.
Etapa 2: avaliar
Durante esta fase, mantenha o processo de RFP em andamento rapidamente. Com demasiada frequência, o processo fica preso nos critérios de avaliação. Há muitas opiniões para navegar e geralmente outras partes interessadas saem da toca para comentar. Também é uma carga pesada pontuar e avaliar todas as respostas.
“Alguns compradores ficam impressionados com os sinos e assobios. Os fornecedores de tecnologia exibirão as inovações “legais”, independentemente de estarem ou não alinhadas com as necessidades reais do cliente em potencial. Outra questão é focar no preço… Você já ouviu falar da frase “Você obtém o que você paga”. Escolher a tecnologia com base no preço é como dar um tiro no pé. Os departamentos de compras ou aquisições inevitavelmente se envolvem, mas não devem executar o processo de decisão”, diz Evelyne Oreskovich, da HeR Consulting.
Preste muita atenção à abordagem de cada fornecedor durante o processo. Tome dicas de seu comportamento: eles são lentos para responder? Eles são amigáveis? Eles estão fazendo perguntas inteligentes de acompanhamento? Você pode aprender muito sobre fornecedores em potencial durante esse processo. Quando eles mostrarem suas listras, preste atenção!
Compartilhar e pontuar propostas antes da revisão presencial
O maior problema aqui é o tempo que leva para avaliar as respostas. Consulte o cronograma inicial para lembrar ao comitê de RFP sobre as expectativas. Especialmente na hotelaria, as operações diárias têm uma maneira de ter precedência sobre projetos de longo prazo.
Para resistir a essa atração, tenha um processo de pontuação e avaliação simplificado. Envie todas as propostas em um único lote para o comitê de revisão da RFP. Peça-lhes para revisar e pontuar as propostas. Se houver perguntas de acompanhamento, reúna-as em um único documento compartilhado para enviar aos fornecedores. Você pode então trazer essas respostas para sua reunião de revisão pessoal.
Outra ótima maneira de organizar as respostas é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Trello, Asana ou Airtable. Essas ferramentas oferecem listas de verificação interativas para que você tenha certeza de que o comitê analisa as propostas da mesma maneira. Essas também podem ser maneiras úteis de agregar feedback em uma única visualização.
Anuncie sua lista
Depois que todos tiverem a chance de revisar, reúna o comitê para selecionar a lista restrita. As pontuações são obviamente os principais critérios; use uma votação em grupo como critério de desempate. Idealmente, mantenha sua lista com no máximo quatro fornecedores, mas esse número pode crescer com uma base grande o suficiente de fornecedores qualificados. Tudo depende de suas necessidades únicas.
Agende apresentações de lista restrita e selecione o finalista
Convide sua lista para uma última rodada. Essas apresentações dão à sua equipe a chance de se aprofundar em detalhes (consulte “Áreas de foco” abaixo). Você pode aprender muito sobre como os fornecedores abordam essas apresentações; quem não leva a sério deve ser imediatamente eliminado. Este é o momento de intensificar e qualquer fornecedor que não pode não vale o risco!
Quando se trata de duração, 20 minutos por fornecedor é suficiente. Deixe mais tempo para perguntas do que para uma apresentação formal. Peça a cada fornecedor para fazer uma apresentação de 5 minutos orientada para o que eles podem trazer para o seu hotel e, em seguida, concentre-se na maior parte do tempo em abordar questões específicas relacionadas às suas necessidades.
Não adie sua decisão final. O comitê deve escolher os dois finalistas imediatamente após as apresentações da shortlist. Isso mantém o tópico fresco e move isso adiante.
Passo 3: Negocie
Uma vez que a equipe tenha selecionado as duas opções finais, é hora de negociar. A razão pela qual recomendamos a escolha de dois fornecedores neste estágio é para que você tenha a oportunidade de comparar e contrastar contratos e preços.
“Peça BANT em todas as negociações. Banco, Autoridade, Necessidade e Linha do Tempo. Essas são as áreas de falha crítica ao coordenar e trabalhar em um programa para desenvolvimento e implantação. Marque essas caixas e um acordo será feito”, diz David Chestler, da Provision Partners.
Ao revisar contratos, preços e escopo de trabalho, procure sinais de alerta, como preços “isca e troca” que não estejam alinhados com o que foi prometido durante o processo de RFP. Você também deve ficar de olho em termos onerosos ou compromissos vagos com métricas. O contrato deve estipular claramente as obrigações do fornecedor relacionadas ao desempenho, segurança, confiabilidade e implementação do serviço.
A fase de negociação também tende a demorar mais do que o esperado. Mantenha a pressão para que você possa alcançar a linha de chegada e chegar à sua oferta final para concluir o processo de aquisição!
Etapa 4: Implementar
O processo de RFP termina formalmente quando as negociações terminam e um contrato é assinado. No entanto, recomendamos uma quarta fase que inclui a implementação. Mesmo que outras equipes operacionais assumam a execução, a equipe de RFP deve ser mantida a par. Por que isso é importante? Porque há aprendizados a serem obtidos quando se trata de implementação.
Por exemplo, o fornecedor prometeu algo que não cumpriu? Houve alguma lacuna que apareceu ou coisas que negligenciamos que poderiam ter sido resolvidas durante o processo de RFP? A implementação pode fornecer feedback para retornar ao processo de RFP – portanto, fique atento durante toda a implementação e identifique quaisquer melhorias para a próxima vez.
Áreas de foco ao avaliar as respostas de RFP do fornecedor
À medida que você cria suas RFPs, aqui estão algumas áreas em potencial a serem consideradas:
Segurança do produto, tempo de atividade e acordos de nível de serviço: a tecnologia hospedada fora do local tem requisitos diferentes, pois há menos controle direto sobre o acesso e o tempo de atividade. Portanto, você deve ter clareza sobre a responsabilidade do fornecedor em relação à qualidade e disponibilidade de seus serviços. Conte com seus representantes técnicos/legais no comitê de RFP para que você possa obter o software mais confiável possível.
Os itens obrigatórios em um SLA incluem uma cláusula de “tempo para alertar” que estipula a rapidez com que o fornecedor o notificará sobre quaisquer violações, bem como as métricas de disponibilidade do serviço que garantem um certo nível de tempo de atividade. Aqui está um SLA padrão para fins de comparação.
Gerenciamento e implementação de contas: Qual é o plano para colocá-lo em funcionamento após a assinatura do contrato? E o que acontece após a implementação quando você faz a transição para o gerenciamento de contas? Seja claro sobre o processo de implementação para que você possa entender o cronograma prometido pelo fornecedor. Você também vai querer saber quem é responsável pela implementação do contrato do fornecedor, então saiba o que esperar.
Integrações e conexões com sistemas existentes: você está procurando uma solução holística ou que se conecte a várias plataformas? Você precisará entender que seu novo fornecedor se encaixa em sua pilha de tecnologia existente.
Características e Funcionalidades Específicas: Não se pode dizer o suficiente: tenha certeza de que o sistema faz o que você precisa que ele faça! Pergunte ao comitê de revisão da RFP: Isso resolve o problema geral que estamos tentando resolver? A fluência do escopo é um problema para todos os projetos; não deixe que o processo de RFP se desvie da solução de suas necessidades principais.
Casos de uso abertos: Por fim, olhe além da sua pilha de tecnologia existente e pense no seu fluxo de trabalho ideal. O produto atende a esse fluxo de trabalho? Ou esse novo software vai calcificar ainda mais um fluxo de trabalho de tecnologia indesejável? Agora é a hora de garantir que todos os novos softwares se encaixem no plano de tecnologia de longo prazo da sua propriedade.
Perguntas para fornecedores de hardware
O hardware tem um conjunto de necessidades totalmente diferente do software. Você desejará que suas RFPs reflitam esse fato - caso contrário, você gastará muito tempo respondendo a solicitações de mais informações de fornecedores, arrastando o processo e perdendo tempo. Aqui estão quatro perguntas para fazer a potenciais fornecedores de hardware:
Com que frequência você recomenda que seu hardware seja atualizado? As atualizações de hardware são caras e potencialmente destrutivas. Obtenha alguma clareza antecipadamente sobre a frequência com que o fornecedor recomenda atualizações de hardware.
Como você lida com atualizações de hardware? Uma das piores partes do hardware é que é caro atualizar. E pode causar interrupções durante esses períodos de inatividade. Você deseja ter uma compreensão clara dos riscos, responsabilidades e custos relacionados a quaisquer atualizações futuras.
E quanto ao software em seu hardware? Na maioria das vezes, você não está apenas comprando hardware; em vez disso, é emparelhado com software. você deseja ter uma compreensão clara e detalhada de como as atualizações de software são tratadas, especificamente em relação a custos adicionais e qualquer tempo de inatividade. Se você comprar hardware, mas as futuras atualizações de software custarem mais, você precisa levar isso em consideração em sua avaliação.
Quais são os custos de instalação? Hardware é caro. E grande parte desse custo vem da instalação. É fundamental ter essa informação na frente e não mais tarde no processo.
Biografias de especialistas em RFP
Hospitality Digital Marketing ( Loren Gray ): Marketing 'só paga o que você precisa' somos um provedor de serviços completamente escalável que traz o melhor do talento da indústria (adhoc) para trabalhar diretamente em qualquer objetivo indicado e depois sai uma vez alcançado. Vou dar um exemplo: mantivemos um hotel com 67% de ocupação no meio de um grande metrô durante todo esse tempo, enquanto quase todo o seu conjunto fechou por falta de negócios. Você pensa assim - nós podemos fazer isso, 'o impossível só leva mais tempo' - eu sei que parece arrogante, mas sério, ainda não perdemos uma luta. Qualquer pessoa em hospitalidade ajudamos a todos, grandes marcas pequenas sem marca, F&B, Spa, Golf, multi-unidades, serviço ao mercado, literalmente fizemos tudo.
Sassato ( Dan Wacksman ): Ajudamos os hotéis a tomar decisões e fazer tudo. Com mais de 20 anos de experiência de nível sênior trabalhando diretamente no espaço hoteleiro e de viagens com foco em marketing, distribuição e tecnologia, ajudo a preencher a lacuna vivida por muitas organizações de ter que trazer rapidamente líderes "prontos para executar" capazes de avaliar , recomendar e entregar as principais iniciativas, para ajudar a melhorar rapidamente seu desempenho em marketing, distribuição, tecnologia e implementações. Sassato é o Seal Team 6 de hospitalidade e viagens (mas muito mais geek), que entrará e rapidamente preencherá buracos, resolverá problemas e resgatará projetos, mas sem o custo de adicionar mais funcionários.
HeR Consulting ( Evelyne Oreskovich ): Trazendo décadas de experiência em propriedades e sede em reservas, vendas, gestão de receitas e canais, CRM e integração de sistemas, os projetos são abordados com os olhos do hoteleiro. Nenhuma abordagem de cortador de biscoitos atingirá seus objetivos; nós tomamos o tempo para entender onde você está e para onde você quer ir. O teu sucesso é o nosso sucesso.
Estrategistas da Dragonfly ( Caryl Helsel ): Nossos clientes-alvo são grupos hoteleiros de pequeno e médio porte, novos proprietários de hotéis, hotéis independentes, hotéis boutique e novas marcas. Atuamos como escritório corporativo terceirizado para empresas hoteleiras que precisam de recursos adicionais, pois suas equipes são limitadas ou como recurso qualificado que não possuem. Uma parte de nossa equipe é mais barata do que um funcionário menos experiente em tempo integral e agrega mais valor porque sabemos o que estamos fazendo. Normalmente não trabalhamos com grandes marcas. Eles têm suas próprias equipes – nós gostamos de servir como equipe para os pequenos grupos e proprietários. Fornecemos especificamente uma equipe experiente de estratégia comercial, de TI e operações, incluindo vendas, marketing, estratégia de receita e receita para contratação, distribuição, reservas, melhoria de processos operacionais e planejamento, estratégia e lançamento de TI.
Premiere Advisory Group ( Anthony Gambini ): Como uma empresa de consultoria, nos especializamos em Otimização de Vendas, Receita e Distribuição. Trabalhamos com operadores hoteleiros e empresas de gestão, para maximizar as receitas e aumentar a quota de mercado em todos os canais de reserva. Analisando de forma abrangente o ecossistema de distribuição de hoteleiros, identificamos áreas de melhoria enquanto fazemos recomendações estratégicas sobre como aumentar o retorno geral do investimento e diminuir o custo de aquisição de clientes. Entre nossa carteira de clientes contamos com SH Group, Dream Hotel Group, Sixty Hotels, Warwick Hotels, Hard Rock Hotels… O que diferencia a PAG de outros provedores de serviços é nosso atendimento e suporte proativos ao cliente. Nossa equipe executiva é composta por especialistas em distribuição de viagens e conectividade de sistemas com anos de experiência em gerenciamento de contas e implementação de soluções customizadas para empresas de Hotelaria Tecnológica. As propriedades têm acesso ilimitado à nossa equipe de especialistas em distribuição durante todo o ano.
Parceiros de Provisão ( David Chestler ): Uma abordagem baseada em resultados e orientada para a execução para resolver os desafios críticos de negócios de nossos clientes de viagens e hospitalidade. Estamos posicionados de forma única para fornecer os insights nascidos da profunda experiência profissional e da indústria. Nosso foco é fornecer recomendações acionáveis e mensuráveis. Essas são táticas destinadas a ter impactos imediatos.
Quando usar RFQ e RFIs
Uma solicitação de informações (RFI) é usada quando você acha que sabe o que deseja, mas precisa de mais informações dos fornecedores. Normalmente, será seguido por uma RFQ ou RFP.
Uma solicitação de cotação (RFQ) é comumente usada quando você sabe o que deseja, mas precisa de informações sobre como os fornecedores atenderiam às suas necessidades e/ou quanto isso custaria.
Não tem largura de banda para executar o processo sozinho? Envolver umconsultor de hospitalidade para ajudá-lo a gerenciar o processo.
