Hasst du es nicht einfach, wenn du zu viel zu tun hast und dir die Zeit davonläuft? Ich helfe Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern. Diese Tipps zum Zeitmanagement beschleunigen Ihre Leistung und Sie können sofort damit beginnen.
Ob Student, Berufstätiger oder Hausfrau, diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten.
1. Messen Sie Ihren Zeitverbrauch. Wie viel Zeit haben Sie mit wichtigen Aufgaben verbracht? Wo ist der Rest des Tages geblieben?
Wie viele Stunden waren Sie unterwegs? Erledigen Sie Ihre E-Mails? Besprechungen beiwohnen? Pausen machen? Mit Unterbrechungen umgehen? Erledigen Sie Schlüsselaufgaben? Oder Dinge tun, die Sie beschäftigen, aber nur eine lästige Pflicht sind?
Geben Sie die Informationen in eine Tabelle in Excel oder Numbers ein und zeichnen Sie ein Kreisdiagramm. Schauen Sie sich die anderen Tage der letzten Woche an und sehen Sie, wie sich das Profil verändert.
Wenn weniger als die Hälfte Ihrer Zeit für wichtige Aufgaben verwendet wird, haben Sie Raum für Verbesserungen. Die Tipps in diesem Blogpost sind einfach umzusetzen und werden einen großen Unterschied machen.
Erstellen Sie ein detaillierteres Protokoll für die kommenden Tage und Wochen und versuchen Sie, es besser zu machen.
2 . Ziele setzenWir alle haben viele Ziele in unserem Leben. Gesund sein. Reich zu sein. Weise sein. Wir geben sie nicht immer anderen oder uns selbst zu! Forscher haben jedoch herausgefunden, dass es viel wahrscheinlicher ist, ein Ziel aufzuschreiben, wenn Sie es aufschreiben.
Wir sind alle unterschiedlich. Deine Ziele sind andere als meine. Aber vielleicht gibt es Ähnlichkeiten. Hier sind meine Beispiele:
Unterstütze meine FamilieBaue mein Geschäft aufSei gesundErhalte 100.000 Leser für meinen BlogHabe jeden Tag Spaß.Einige Ziele sind unscharf und andere sind spezifisch und messbar. Das ist ok. Was auch immer für dich funktioniert. Es ist wichtig, was Sie mit ihnen machen. Schreiben Sie Ihre Ziele auf und arbeiten Sie jeden Tag darauf hin.
3. Erstellen Sie eine To-Do-ListeHaben Sie viele Post-it-Notizen mit Erinnerungen an Dinge, die Sie erledigen müssen? Eine Outlook-Aufgabenliste? Ein Posteingang mit vielen unbeantworteten E-Mails? Ein Stapel Papier, der auf Aufmerksamkeit wartet? Ist Ihre Voicemail voll? Wenn ja, bist du normal. Aber es muss nicht so sein. Jetzt ist es an der Zeit, die Kontrolle zu übernehmen. Erstellen Sie eine Liste.
Und machen Sie daraus eine neue Liste. Fügen Sie nicht nur einer Liste hinzu, die bereits außer Kontrolle ist. Beginnen Sie damit, aufzulisten, was Ihnen in den Sinn kommt. Entleere alles aus deinem Gehirn. Vertrauen Sie darauf, dass Sie wissen, worauf es wirklich ankommt. Dann schau dir deine Post-it-Notizen an und so weiter. Fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu, ?aber nur die wichtigsten.
Sei ehrlich zu dir selbst. Wenn Sie nie dazu kommen, eine Aufgabe zu erledigen, werfen Sie sie weg.
Um Ihre To-Do-Liste zu verwalten, verwenden Sie eine gute App wie TaskAngel. Es ist ein großartiger To-do-Listen-Organizer und Task-Manager für iPad, iPhone und Windows.
4. Brechen Sie Ihre harten Aufgaben aufEinige Aufgaben sind klein und einfach ?wie 'AA-Batterien kaufen'? und andere sind viel größer und komplizierter ?wie 'Fionas Geburtstagsparty organisieren'. Manche Aufgaben sind so groß, dass man sie kaum im Kopf behält.
Wenn Sie vor einer großen Aufgabe stehen, teilen Sie sie in überschaubare Schritte auf. Wenn Sie nicht bis zum Ende sehen können, schreiben Sie einfach den ersten Schritt auf, um loszulegen.
5. Stellen Sie sich Ihren ÄngstenSchieben Sie eine unangenehme Aufgabe immer wieder auf? Manche Aufgaben können sehr stressig sein. Vielleicht müssen Sie sich über einen Lehrer beschweren, der Ihr Kind ungerecht behandelt hat. Oder vielleicht müssen Sie ein Teammitglied korrigieren, das schlechte Arbeit geleistet hat.
Es ist verlockend, solche Dinge auf morgen zu verschieben, besonders wenn Sie heute beschäftigt sind. Aber Verzögerung macht ein schwieriges Problem nie einfacher. Atmen Sie tief ein und tun Sie es jetzt.
6. Planen Sie Ihren TagZeit ist Ihre wertvollste Ressource. Wenn Sie Ihren Tag beginnen, liegen 8 Stunden oder mehr ungenutzte Zeit vor Ihnen, wie unberührter Schnee. Du kannst damit machen, was du willst. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, wie Sie es am besten verwenden können.
Überprüfen Sie Ihren Kalender und Ihre Aufgabenliste. Denken Sie an Ihre Ziele. Was werden heute die wichtigsten Errungenschaften sein?
Ich skizziere gerne eine kurze Mindmap auf einem leeren Blatt Papier. Verwenden Sie nicht den gestrigen, auch wenn der heutige ziemlich ähnlich ist. Lernen Sie daraus und machen Sie weiter.
Stefan James hat einen ausgezeichneten Blogbeitrag darüber, wie Sie Ihren Tag für optimale Produktivität planen können.
7. Überprüfen Sie Ihre RoutineTun Sie einige Dinge regelmäßig? Jeden Tag oder jede Woche? Kannst du sie besser machen? Oder zu einem besseren Zeitplan?
In meiner Zeit als Programmdirektor waren Fortschrittsberichte eine ständige Quelle der Frustration. Ich musste eine für meine Vorgesetzten schreiben, und meine Projektleiter mussten ihre für mich schreiben. Und im Gegenzug mussten sie die Fortschrittsdaten sammeln, die wir alle brauchten, um den Überblick zu behalten. Es dauerte eine Weile, bis all diese Informationen gefiltert waren, und dennoch wollten alle die aktuellsten Statusberichte. Und oft bestanden die leitenden Direktoren darauf, Informationen in ihrem eigenen speziellen Format zu sehen, was es für alle noch mehr zu einem Albtraum machte.
Meine Lösung bestand darin, einen Fortschrittsberichtskalender zu erstellen und ihn mit allen Teilnehmern abzustimmen ? Mitwirkende und Rezensenten. Und ich habe ein einfaches einseitiges Fortschrittsberichtsformat erstellt, das auf einen Blick leicht zu lesen und viel weniger mühsam zusammenzustellen war.
8. Schützen Sie Ihre ZeitHeutzutage können wir alle unsere Kalender teilen. Das ist großartig für die Effizienz. Aber es bedeutet auch, dass jeder sehen kann, wann Sie frei sind. Bevor Sie es wissen, haben sie ein Meeting arrangiert und Sie dazu eingeladen.
Verabreden Sie sich mit sich selbst. Blockieren Sie die Zeit, die Sie für Ihre wichtigsten Aufgaben benötigen. Machen Sie sie privat, damit niemand sehen kann, was Sie vorhaben. Aber lassen Sie trotzdem etwas Freizeit, damit Menschen, die Sie brauchen, zu Ihnen kommen können.
9. Widmen Sie die Hälfte Ihrer Zeit Schlüsselaufgaben Wenn Sie an etwas Wichtigem arbeiten, wächst der Druck von allem anderen weiter. Behalten Sie Ihren Zeitplan im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie mindestens die Hälfte Ihrer Zeit für Ihre wichtigsten Aufgaben des Tages verwenden.
Kombinieren Sie alle anderen Aktivitäten in die andere Hälfte. Lass sie nicht mit dem Tag davonlaufen.
10. Beginnen Sie mit etwas Leichtem Wenn Sie einen neuen Arbeitstag beginnen, braucht Ihr Geist Zeit, um sich in die Geschirre einzuarbeiten. Es ist voller anderer Gedanken: der Autofahrer, der Sie fast überfahren hätte, oder die letzte Krise zu Hause oder das Fußballspiel gestern Abend.
Wärmen Sie Ihr Gehirn auf. Erledigen Sie ein paar schnelle Aufgaben, bevor Sie sich einer fleischigeren zuwenden. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um ein paar Anrufe zu tätigen oder sich mit ein paar Leuten über den Stand der Dinge zu unterhalten.
11. Unterbrechungen planenZeitmanagement ist eine Kunst, keine Wissenschaft. Egal wie organisiert Sie sind, unerwartete Dinge passieren. Und diese E-Mails und Anrufe können nicht für immer ignoriert werden.
Berücksichtigen Sie sie in Ihrem Tagesplan. Die Zeit, die Sie für Ihre Kernaufgaben benötigen, wird länger dauern, als Sie denken. Du benötigst täglich viel Leerraum.
12. Machen Sie PausenIhr Gehirn ist ein Athlet. Es kann nicht ewig mit Höchstgeschwindigkeit laufen. Nach einer Stunde Spitzenleistung fängt es an zu schwächeln. Du fängst an, die Konzentration zu verlieren. Machen Sie eine kurze Pause, um neue Energie zu tanken.
Wenn Sie sich über einen längeren Zeitraum konzentrieren müssen, versuchen Sie es mit der Pomodoro-Technik. Verwenden Sie den Tomaten-Timer aus Ihrer Küche, um sich zu einer Pause zu zwingen. Einfach, aber effektiv, besonders wenn Sie einen Blogbeitrag schreiben
13. Planen Sie Zeit zum Lernen einSie werden intelligenter arbeiten, wenn Sie wissen, was Sie tun, und Sie verschwenden weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern.
Das wissen wir alle, aber es ist nicht so einfach, Zeit zum Lernen zu finden. Die britische Regierung hat kürzlich 91.000 Arbeitgeber befragt und festgestellt, dass 48 % ihrer Mitarbeiter nicht über Fachkenntnisse oder Fachkenntnisse verfügen und 59 % ihre Fähigkeit zum Zeitmanagement und zur Priorisierung von Aufgaben verbessern müssen.
Wir alle lernen am Arbeitsplatz, aber Sie brauchen auch dedizierte Lernzeit. Versuchen Sie, mindestens einen halben Tag im Monat einzuplanen, um etwas Neues zu lernen.
14. Prioritäten setzenMan kann nicht alles machen. Legen Sie Prioritäten fest, um zu entscheiden, wie wichtig Ihre Aufgaben für Sie und die Personen sind, die darauf warten, dass Sie sie erledigen.
Sie verwenden Prioritäten, um zu entscheiden, was Sie tun und was nicht. Sie treffen diese Entscheidungen, wenn Sie Ihren Tagesplan erstellen. Es ist Ihre Entscheidung: ?Was mache ich heute?
Was ist mit den Dingen, die Sie nicht tun werden. Wirst du sie jemals tun? Wenn nicht, töte sie jetzt.
Werden Sie nicht zu kompliziert, wenn Sie Prioritäten setzen. Du versuchst nur eine Entscheidung zu treffen. Ich verwende einfach Hoch, Mittel und Niedrig und versuche jeweils ein drittes hinzuzufügen.
Wenn alles eine hohe Priorität hat, ist es dasselbe, als ob alles eine niedrige Priorität hätte. Nichts wird erledigt.
15. Kein MultitaskingSie können sich nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren. Dein Bewusstseinsstrom ist ein bisschen wie ein Fernsehkanal. Das Springen von einem Kanal zum nächsten ist ineffizient und störend. Ja, Sie können gehen und Kaugummi kauen, aber Sie können nicht gleichzeitig Geige spielen und Trommeln schlagen.
Und sitzen Sie nicht in einem Meeting und schreiben Sie Ihre E-Mails. Viele Leute tun es, aber man kann nicht an beiden Orten gleichzeitig präsent sein. Schließen Sie Ihren Laptop oder verlassen Sie die Besprechung.
16. Deaktivieren Sie unerwünschte E-Mails E-Mails können viel Zeit verschwenden. Wenn Sie unerwünschte E-Mails erhalten, deaktivieren Sie diese an der Quelle.
Wenn Sie wiederholt unerwünschte E-Mails von derselben Quelle erhalten, fügen Sie sie Ihrem Spam-Filter hinzu, falls vorhanden. Wenn sie am Ende der E-Mail einen Abmeldelink haben, verwenden Sie diesen. (Aber hüten Sie sich vor Spammern, die 'Abbestellen' ausnutzen, um Sie auf ihre Website zu bringen.)
Einige E-Mail-Quellen enthalten Nachrichten, die Sie sehen möchten, und andere möglicherweise nicht. Amazon schickt Ihnen zum Beispiel eine Quittung, wenn Sie etwas kaufen, aber sie senden Ihnen auch viele Marketingsachen, die Sie möglicherweise nicht möchten. Ich habe ihren Helpdesk kontaktiert und sie dazu gebracht, mich von all ihren Marketing-E-Mails abzumelden. Sie senden mir immer noch die E-Mails, die ich sehen möchte, wie Quittungen und Informationen zu meinen Bestellungen.
Alle guten E-Mail-Anbieter können unerwünschte E-Mails automatisch für Sie blockieren. Hier ist ein guter Artikel zum Blockieren unerwünschter E-Mails in Gmail
17. Leeren Sie Ihren PosteingangWenn Sie mit Ihren E-Mails in Verzug geraten, haben Sie weniger Zeit, um die von ihnen ausgehenden Aktionen auszuführen. Disziplinieren Sie sich selbst, um Ihren Posteingang jeden Tag auf Null zu bringen.
Posteingang ist für neue E-Mails, die Sie noch nicht gelesen haben. Wenn Sie eine E-Mail gelesen haben, verschieben Sie sie aus Ihrem Posteingang. Andernfalls werden Sie immer wieder dieselben E-Mails lesen. Nicht gut!
Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Empfangsdatum & Zeit, mit den neuesten ganz oben. Selbst wenn Sie einen großen Rückstand in Ihrem Posteingang haben, sehen Sie immer noch die neuesten ?möglicherweise dringenden? zuerst.
Die meisten E-Mails haben eine begrenzte Haltbarkeit, so dass Sie in der Zeit weniger zurückgehen und weniger davon sind relevant. Nachdem Sie einige Wochen zurückgekehrt sind, haben die meisten Leute Sie aufgegeben. Sie können also genauso gut alle alten E-Mails ins Archiv verschieben oder löschen.
18. Schauen Sie sich keine E-Mails an, während Sie arbeiten. Seien Sie kein E-Mail-Süchtiger. Während Sie sich konzentrieren, legen Sie Ihre E-Mails weg.
Manche Leute scheinen jede freie Minute damit zu verbringen, ihre E-Mails zu bearbeiten. So kann man nicht leben. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich Ihren Posteingang anzusehen. Vielleicht 30 Minuten zu Beginn des Tages, 15 Minuten nach dem Mittagessen und 30 Minuten am Ende des Tages. Gehen Sie Ihre E-Mails so schnell wie möglich durch und denken Sie daran, dass die meisten E-Mails Papierkorb sind. Aber nur gelegentlich kommt etwas Wichtiges an. Konzentrieren Sie sich, damit Sie es nicht verpassen!
19. Schalten Sie Ihr Telefon stumm Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Konzentration gestört wird, während Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Kleben Sie einen Aufkleber auf Ihr Telefon, um Sie daran zu erinnern, es wieder einzuschalten.
Oder Sie können es mit einer App wie AutoSilent für iPhone oder Silent Time für Android automatisch stummschalten.
20. Wecker verwendenWenn Ihr Telefon nicht stumm geschaltet ist, verwenden Sie den Wecker. Es ist ein perfektes Werkzeug, um Sie daran zu erinnern, Dinge rechtzeitig zu erledigen.
Dies ist eine großartige Anwendung zur Spracherkennung auf Ihrem Telefon. Ich kann sagen "Hey Siri, stelle einen Wecker auf 11 Uhr" oder "Hey Siri, weck mich in einer halben Stunde auf" und es funktioniert! Ich muss "Hey Siri" sagen, sonst denkt mein Chef, dass ich mit ihr rede, und sagt mir, ich solle wieder arbeiten.
21. Ablehnen unerwünschter MeetingsMeetings können Ihnen wirklich im Weg stehen. Nehmen Sie nicht an einem Meeting teil, das nicht unbedingt erforderlich ist.
Wenn Sie jemand zu einem Meeting einlädt, sollten Sie es zunächst in Frage stellen. Was ist sein Zweck? Hat es eine Agenda? Was passiert, wenn ich nicht daran teilnehme?
Wenn es sich um eine lange Besprechung handelt, prüfen Sie, ob Sie nur an einem Teil davon teilnehmen können. Oder rufen Sie an.
22. Lücken zwischen Meetings lassen Back-to-Back-Meetings sind das Schlimmste. Sie brauchen Raum zum Denken. Kümmere dich um das Ergebnis eines Meetings, bevor du dich in das nächste stürzt.
Überprüfe nach Abschluss eines Meetings alle Aktionen an dir und füge sie deiner To-Do-Liste hinzu, oder führe sie sofort aus, wenn sie es sind schnell.
Bevor Sie zum nächsten Meeting gehen, denken Sie über den Zweck, Ihre Eingaben und die gewünschten Ergebnisse nach. Dann nimm dir Zeit, um dich vorzubereiten, und vergewissere dich, dass du alles hast, was du brauchst, bevor du hineingehst.
23. Pünktlich zu Besprechungen ankommen Auf Leute zu warten, die zu spät zu einer Besprechung kommen, verschwendet die Zeit aller. Es wird schnell zur Gewohnheit für alle.
Ich habe in Unternehmen gearbeitet, in denen es fast als unhöflich angesehen wird, pünktlich zu einem Meeting zu erscheinen. Es ist, als ob Sie zu früh zu einer Party aufgetaucht wären und die Gastgeber überrascht würden, die immer noch staubsaugen.
Wenn Sie ein Meeting abhalten, beginnen Sie es immer pünktlich und beenden Sie es pünktlich, egal wer zu spät kommt. Holen Sie sich genügend Verbündete, um pünktlich mit Ihnen zu erscheinen. Es ist schwer, ein Meeting alleine zu starten.
24. Verwenden Sie Tools für Remote-MeetingsWenn Sie ein Meeting nicht vermeiden können, rufen Sie an. Das minimiert Ihren Zeitverlust und hilft bei der Meeting-Disziplin.
Vor Jahren gaben große Unternehmen ein Vermögen für ausgeklügelte Videokonferenz-Suiten aus. Heutzutage verwenden die meisten nur Telefonkonferenzsysteme. Ich persönlich finde, dass Skype genauso gut funktioniert wie alles andere.
PC Mag hat eine ausgezeichnete Bewertung der besten Videokonferenzsoftware des Jahres 2016.
25. Vermeiden Sie ReisenEs ist leicht, sich wiederholende Reisen zur Gewohnheit zu machen, wenn Ihr Unternehmen mehr als einen Standort hat oder wenn Sie ständig mit dem Auto zu einem Kunden oder Lieferanten fahren müssen.
Überlegen Sie, wen Sie sehen müssen am häufigsten zu begegnen. Können Sie sich umziehen, um in ihrer Nähe zu sein? Und mit weniger häufigen Kontakten über das Telefon umgehen?
Wenn Sie mit jemandem in der Nähe sprechen müssen, gehen Sie zu ihm. Wenn Sie jemanden in der Ferne sehen müssen, rufen Sie ihn an. Oder lassen Sie sie zu Ihnen kommen.
26. Arbeiten von zu Hause ausPendeln ist die verschwenderischste Form des Reisens. Laut einem Bericht des Statistic Brain Research Institute pendeln jeden Tag 128 Millionen Amerikaner, und 3 Millionen von ihnen fahren mindestens 80 Meilen pro Strecke. Drei Viertel fahren alleine.
Wenn es Ihr Arbeitsmuster zulässt, kann Ihnen die Arbeit von zu Hause aus stundenlanges Reisen jeden Tag ersparen und Ihre Konzentration verbessern.
27. Arbeiten Sie aus der FerneWenn Sie zur Arbeit gehen müssen, versuchen Sie es mit einem kurzen Weg. Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet, verwenden Sie den Standort, der Ihrem Zuhause am nächsten ist. Wenn einer Ihrer Kunden oder Lieferanten einen geeigneten Standort hat, leiht er Ihnen möglicherweise gerne einen Schreibtisch.
Als ich das Westminster Wireless City-Projekt leitete, arbeitete ich oft von einer Parkbank in der Nähe des Buckingham Palace aus, wenn Das Wetter war gut. An kalten und nassen Tagen habe ich Starbucks verwendet.
28. Organisieren Sie Ihren ArbeitsplatzStellen Sie sicher, dass die Dinge, die Sie am häufigsten benötigen, immer griffbereit sind. Heute brauchen wir nicht mehr so ??viel wie früher. Bei meinem letzten Einsatz als Programmdirektor konnte ich mein iPad mitbringen und im Firmennetzwerk verwenden (vorbehaltlich der Sicherheitsrichtlinien und Tools). Das bedeutete, dass ich meinen Laptop nicht mitbringen musste. Und ich brauchte keine Aktentasche. Nur eine kleine Männertasche.
Und ich brauchte keinen Schreibtisch! Die meisten Leute nutzen ihren Schreibtisch nur als Parkplatz für ihren Laptop, während sie ihre E-Mails erledigen. Und einen Hot Desk zu finden, kann mühsam sein. Also gab ich meine auf und ging zum Management, indem ich herumwanderte. Und Management durch das Teilen von Kaffee. Und bei jedem Meeting hatte ich alles dabei.
29. Befreien Sie sich von Papierkram Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch können alle Ihre wichtigen Informationen enthalten, aber Sie verbringen zu viel Zeit damit, sie zu durchsuchen. Werfen Sie weg, was Sie nicht brauchen, und scannen Sie den Rest.
Verwenden Sie das TRAF-System ?Papierkorb, Verweis, Aktion, Datei. Müll ist alles, was Sie jetzt wegwerfen können. Empfehlen ist alles, was Sie an jemand anderen weitergeben müssen. Aktion ist etwas, wonach Sie handeln müssen. Akte ist etwas, das du aufbewahren musst.
Nimm deine Zettel eine Handvoll nach der anderen und teile sie in vier Stapel für Papierkorb, Empfehlung, Aktion und Akte. Machen Sie es schnell, als wären Sie der Dealer in einem Kartenspiel.
Werfen Sie den Müll weg und geben Sie Referens weiter. Fügen Sie Ihrer To-Do-Liste Aktionen hinzu und legen Sie sie auf den Ablagestapel. Legen Sie sie dann in Ordnern oder Box-Dateien ab, oder noch besser, scannen Sie sie und werfen Sie das Papier in den Papierkorb.
Wenn Ihre Box-Dateien zu voll werden, wählen Sie jede Woche eine aus und TRAF sie.
30. Messen Sie Ihre VerbesserungHaben Sie diese Tipps nützlich gefunden? Sie müssen nicht alle auf einmal erledigen. Probieren Sie vielleicht jede Woche einen davon aus und sehen Sie, ob Sie dauerhafte Effizienz in Ihrem Leben aufbauen können.
Jeder dieser Tipps wird Ihnen helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
