Kontaktloser Check-in für Hotels: Das müssen Sie wissen

Von Hotel Tech Report

Zuletzt aktualisiert Mai 04, 2022

4 minuten gelesen


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Die Einführung von Hotel-Check-in-Software beschleunigte sich während der Pandemie, aber das kontaktlose Einchecken ist gekommen, um zu bleiben. In ihrer einfachsten Form ermöglicht die Hotel-Check-in-Software die digitale Autorisierung und Zahlungsabwicklung durch eine direkte Integration mit zentraler Hotelverwaltungssoftware wie einem PMS. Diese Funktion ermöglicht es Hoteliers, den Check-in zu automatisieren, und ermöglicht es Gästen, Hotels ihre Informationen mit nur wenigen Klicks vor der Ankunft schnell zu übermitteln. Hotel-Check-in-Software schafft ein besseres Erlebnis für Gäste, vereinfacht den Hotelbetrieb auf dem Grundstück und schafft neue Möglichkeiten für Upselling.

Eine Möglichkeit, wie Hotels die Gesundheit und Sicherheit ihrer Gäste schützen können, besteht darin, ein reibungsloses Gästeerlebnis zu bieten, beginnend mit einem kontaktlosen Check-in-Prozess. Jüngste Umfragen haben ergeben, dass kontaktloses Einchecken und eine berührungslose Reise dazu beitragen können, dass sich Gäste in einem Hotel wohler fühlen, wobei 26 % der Verbraucher angeben, dass sie digitale Zimmerschlüssel wünschen, und 35 % nach kontaktlosen Zahlungsoptionen fragen.

Viele Hotels implementieren bereits kontaktlose Check-in-Verfahren, indem sie mit erstklassigen Anbietern von kontaktloser Check-in-Software zusammenarbeiten . Von virtuellen Kreditkarten-Autorisierungsformularen über Eigentumsverwaltungssysteme zum Scannen von Pässen bis hin zu mobilen Schlüsseln und QR-Code-Menüs hat die Hotellerie in kürzester Zeit Innovationen eingeführt, um die Auswirkungen der Abschaltungen durch die Coronavirus-Pandemie abzuwehren. Hier erfahren Sie, was das in der Praxis bedeutet – und wie Ihre Hotelmitarbeiter mithilfe von Technologie dazu beitragen können, soziale Distanzierung mit langfristigen Vorteilen durchzusetzen.

Dieser Artikel beschreibt den kontaktlosen Check-in für Anfänger in der Hotellerie. Wenn Sie nach einem fortgeschritteneren Strategieleitfaden zur Implementierung dieser Prozesse in Ihrer Unterkunft suchen, lesen Sie unseren Leitfaden für Käufer des kontaktlosen Check-ins 2022 .

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Was ist eine kontaktlose Check-in-Software?

Viele Menschen nehmen den kontaktlosen Check-in als einen Prozess in einem Schritt wahr. In Wirklichkeit umfasst der kontaktlose Check-in laut Darren Clark, Global Head of IT von Viceroy Hotels , alles vom Parkservice bis zum schlüssellosen Zugang . Damit der Check-in wirklich kontaktlos erfolgt, muss Ihr Hotel jeden Schritt der Ankunft eines Gastes berücksichtigen und die Punkte antizipieren, an denen menschlicher Kontakt verhindert oder durch Technologie ersetzt werden kann.

Betrachten Sie den traditionellen Check-in-Prozess. Ein Gast würde im Hotel ankommen und vom Diener oder Portier begrüßt werden. Ein Concierge kann Sie bitten, Ihr Gepäck auf Ihr Zimmer zu bringen. Der Gast wartet – normalerweise zusammen mit anderen Reisenden – in der Lobby, um mit dem Rezeptionsteam zu sprechen. Hotelgäste müssen Identitätsprüfungen wie Reisepass und Kreditkarte vorlegen, damit der Mitarbeiter an der Rezeption ihre Registrierungskarte ausfüllen kann, bevor er ihnen einen Schlüssel zu ihren Gästezimmern überreicht.

Während dieses gesamten Prozesses gibt es mehrere Kontaktpunkte, ganz zu schweigen von der Unwahrscheinlichkeit, dass soziale Distanzierung in der Hotellobby oder in der Warteschlange an der Rezeption möglich ist. Beim kontaktlosen Check-in werden jedoch Technologien eingesetzt, um diese Kontaktpunkte zu minimieren.

Der mobile Check-in ermöglicht es Gästen, vor ihrer Ankunft über ein mobiles Gerät oder vor Ort über einen Self-Check-in-Automaten einzuchecken, wodurch die Wartezeit in den Gemeinschaftsbereichen sowie der Kontakt mit dem Personal an der Rezeption minimiert werden. Einige Unterkünfte erreichen dies, indem sie eine App bereitstellen, in der sich Gäste anmelden und tippen können, um ihre Zimmerdetails zu erhalten. Andere Unterkünfte bieten Selbstbedienungstechnologie wie Tablets oder Kioske, um ihre Daten zu bestätigen und einzuchecken.

Der schlüssellose Zugang ermöglicht Gästen sofort nach der Ankunft Zugang zu ihren Zimmern, indem sie einen Mobile Key auf ihrem Gerät verwenden, um die Tür zu verriegeln. Diese Technologie beseitigt den Prozess des Besuchs der Rezeption bei der Ankunft und eliminiert auch den Ärger mit verlorenen Schlüsseln oder Schlüsseln, die sich entmagnetisieren und während ihres Aufenthalts ersetzt werden müssen.

Der beste Teil? Dank bestehender Angebote von Hilton und Marriott sind Gäste sowohl mit dem mobilen Check-in als auch mit dem schlüssellosen Zugang bereits vertraut. Hilton-Gäste haben beispielsweise im Jahr 2018 7,6 Millionen mobile Schlüssel über die App heruntergeladen, ein Beweis für den Erfolg des digitalen Check-in-Vorstoßes der Marke.

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Die Vorteile des kontaktlosen Check-in Tech

Der kontaktlose Check-in ist nicht nur eine Problemumgehung für eine Pandemie: Gäste schätzen die Effizienz und den Komfort, ihren eigenen Ankunftsprozess zu verwalten. Und Hotels können Zeit und Geld sparen, indem sie ihren Check-in-Prozess um Technologie erweitern.

Schon vor der Pandemie war der schlüssellose Zugang für Reisende ein immer wichtigeres Feature. Laut Umfragedaten von Openkey,

  • Der schlüssellose Zugang führt zu einer durchschnittlichen Steigerung der Gästezufriedenheit um 7 %
  • Die Zufriedenheit der Gäste sinkt um 50 %, wenn beim Check-in 5 Minuten gewartet wird
  • 46 % der Reisenden geben an, dass eine mobile Schlüssellösung für sie ein wichtiges Feature im Hotel ist
  • 49 % der Reisenden geben an, dass „ihre Hotelauswahl von High-Tech-Funktionen im Hotelzimmer, z. B. dem mobilen Schlüssel, beeinflusst wird.“

Ebenso können Hotels durch den mobilen Check-in und die schlüssellose Zugangstechnologie effizienter arbeiten. Der mobile Check-in spart Zeit und Mühe für das Personal, da Unterlagen, AGB und Angebote vor Ort an die Gäste vor der Ankunft gesendet werden können. Mobile Check-in-Lösungen helfen Hotels, Kundeneinblicke über ihre Gäste zu gewinnen: Erfahren Sie mit einem Fragebogen vor der Ankunft, welche Vorlieben sie haben, und sehen Sie, welche Angebote und Annehmlichkeiten ein Gast vor seinem Aufenthalt in Erfahrung bringen möchte. Es ist auch eine einfache Möglichkeit, Upselling-Angebote zu versenden, Funktionen vor Ort hervorzuheben und Nebeneinnahmen zu erzielen, ohne sich persönlich treffen zu müssen.

Tipps für einen kontaktlosen Check-in in Ihrer Unterkunft

Mit der richtigen Technologie ist die Implementierung des kontaktlosen Check-ins relativ einfach. Es erfordert jedoch eine proaktive Kommunikation mit den Gästen, damit sie vor der Ankunft wissen, was sie erwartet.

Senden Sie E-Mails vor der Ankunft, in denen Sie den Check-in-Vorgang und die Sicherheitsmaßnahmen, die Ihr Team vor Ort getroffen hat, detailliert beschreiben. Diese E-Mail sollte zwei Dinge erreichen. Erstens sollte es den Gästen versichern, dass Sie ihre Gesundheit ernst nehmen. Zweitens sollte es den Gästen Schritt-für-Schritt-Anleitungen geben, wie sie über ihr Mobilgerät oder den Kiosk vor Ort einchecken und wie sie ihren Zimmerschlüssel erhalten. Teilen Sie diese Informationen mindestens 12 Stunden vor ihrer Ankunft mit.

Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zu jedem Schritt der Ankunft senden – einschließlich, ob es einen Parkservice gibt, welche Maskenpflicht gilt und ob jemand damit rechnen kann, dass seine Temperatur gemessen und aufgezeichnet wird.

Wenn der Gast ankommt, stellen Sie sicher, dass es eine klare Beschilderung gibt, um ihm mitzuteilen, was als nächstes zu tun ist. Geben Sie die gleichen schrittweisen Check-in-Anweisungen an, die Sie per E-Mail gesendet haben. Fügen Sie Wegbeschreibungen hinzu, um verschiedene Bereiche der Unterkunft zu finden und den Gästen zu helfen, den schlüssellosen Zugang zu nutzen. Und stellen Sie natürlich überall in der Lobby Handdesinfektionsstationen bereit.