Bei der Auswahl einer neuen Hoteltechnologielösung ist die Housekeeping-Software definitiv komplexer und heikler. Sie betrifft eine Abteilung, die die bedeutendste Betriebskostenstelle darstellt und hat gleichzeitig Einfluss auf die wichtigste Servicequalität eines Hotels ? die Sauberkeit. Darüber hinaus sind Mitarbeiter, die Housekeeping-Software verwenden, möglicherweise nicht so technisch versiert wie andere, was bedeutet, dass die gewählte Lösung sehr benutzerfreundlich sein muss. Der Schlüssel hier ist eine Housekeeping-Software zu finden, die in erster Linie den Haushälterinnen die Arbeit erleichtert und gleichzeitig alle benötigten KPIs für das Hotel und sein Management liefert. Schauen wir uns daher 16 Schlüsselfunktionen an, die Ihre gewählte Housekeeping-Software zu bieten hat.
1. Automatisierte tägliche Housekeeping-Zeitpläne: Die Erstellung von täglichen Housekeeping-Zeitplänen ist die erste Aufgabe, die jeder Housekeeping-Manager morgens erledigen muss. Es ist auch eine der zeitaufwendigsten Aufgaben, die bis zu 1 Stunde und 30 Minuten pro Tag dauern kann. Um einen täglichen Zimmerreinigungsplan zu erstellen, müssen Housekeeping-Manager verschiedene Zimmertypen, Belegung, Gäste und ihre zusätzlichen Wünsche jonglieren. Dann müssen sie all diese Komplexität so verteilen, dass die Arbeit der Haushälterinnen gleichmäßig verteilt wird. Es ist eine Aufgabe, die von einer guten Housekeeping-Software einfach automatisiert und in nur einer Sekunde ausgeführt werden kann, was bis zu 100 % Zeit spart.
2. Zukünftige Planung des Housekeeping-Personals und seiner Zeitpläne: Die Housekeeping-Abteilung ist einer der wichtigsten Kostenträger der GuV, daher ist es wichtig, Ihre Housekeeping-Zeitpläne zu optimieren und für die Zukunft zu planen. Eine gute Housekeeping-Software deckt dies ab und ermöglicht es Ihnen, Haushälterinnen und Tagespläne automatisch so weit in die Zukunft zu planen, wie Sie Reservierungen gebucht haben.
3. Echtzeit-Updates zu Reservierungen und Gästen: Echtzeit-Updates zu Änderungen von Reservierungen und Gästen sind wichtige Informationen, die Haushälterinnen benötigen. Wenn Gäste zwischen den Zimmern wechseln, ihren Aufenthalt verkürzen oder verlängern, ein- oder aus einem Zimmer auschecken, muss dies alles den Haushältern unverzüglich mitgeteilt werden. Auf diese Weise verlieren sie keine Zeit, indem sie sich im Hotel bewegen und herausfinden, welches Zimmer sie als nächstes reinigen können. Noch wichtiger ist, dass sie Gäste mit der berühmten SOP stören, die lautet: Klopf, klopf, Housekeeping.
4. Schulungsbilder, Checklisten und Video-SOPs: Wenn Sie den hohen Standard und die Qualität der Arbeit Ihres Housekeeping-Teams halten wollen, müssen Sie es mit Wissen ausstatten. Bilder, digitale SOPs für die Hauswirtschaft und Checklisten sind drei der wichtigsten und effektivsten Schulungstools, die Sie Ihren Haushälterinnen zur Verfügung stellen können. Auch hier bietet eine gute Hauswirtschaftssoftware all diese Tools, sodass Ihre Haushälterinnen leicht überprüfen können, ob sie alle erforderlichen Aufgaben auf höchstem Niveau erledigt haben.
5. Lost & Found Management: Gäste vergessen ständig Dinge. Das bedeutet, dass Hotelmitarbeiter, insbesondere Haushälterinnen, ständig Fundsachen verwalten müssen. Das Aufzeichnen, Speichern, Verwalten und Aktualisieren von Informationen über verlorene und gefundene Objekte kann sehr zeitaufwändig sein oder mit einem Softwaretool für die Verwaltung mühelos vonstatten gehen.
6. Die Möglichkeit, Wartungsprobleme einfach zu melden: Ihre Haushälterinnen sind die absolut entscheidende Informationsquelle, um Wartungsprobleme in Hotelzimmern umgehend zu erkennen und zu beheben. Der Unterschied, ob es den Haushältern leicht oder schwer gemacht wird, diese Probleme zu melden, kann den Unterschied zwischen einem glücklichen und einem unglücklichen Gast ausmachen. Aber auch der Unterschied zwischen hohen und niedrigen (vorbeugenden) Wartungskosten . Die schnelle und einfache Meldung von Wartungsproblemen ist eine der absolut wichtigen Funktionen, die Ihr Hauswirtschafts- und Wartungspersonal in der Hauswirtschaftssoftware benötigen.
7. Teamkommunikation für tägliche Updates und zusätzliche Aufgaben: Wie in jeder anderen Organisation muss ein Hotelteam (einschließlich der Housekeeping-Abteilung) kommunizieren, um über laufende tägliche Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben und seine Arbeit effizient zu erledigen. Darüber hinaus müssen Haushälterinnen viele Ad-hoc-Gästeservice-Anfragen wie zusätzliche Handtücher, Kissen, Geburtstagsgeschenke usw. erfüllen. Eine Echtzeit- Aufgabenverwaltungs- und Teamkommunikationsfunktion deckt diesen Bereich perfekt ab und muss ein Teil davon sein die gewählte Housekeeping-Software.
8. Eine Zimmerbesichtigung vor der Ankunft: Dies ist die wichtigste Qualitätssicherungsmaßnahme für die Zimmersauberkeit und die daraus resultierende Gästezufriedenheit. Eine detaillierte Rauminspektion kann leicht über hundert Schritte umfassen, um sicherzustellen, dass der Raum makellos ist. Digitale Checklisten machen hier den Unterschied. Wenn etwas repariert werden muss, sendet die Housekeeping-Software eine automatische Aufgabe an die verantwortliche Person, ohne dass zusätzliche Notizen oder Telefonanrufe erforderlich sind. Das Beste daran ist, dass jede von Ihnen durchgeführte Inspektion automatisch in detaillierte, umsetzbare Analysen umgewandelt wird, um die Mitarbeiterschulung, die Prozesse und die allgemeine Arbeitsqualität zu verbessern.
9. Automatisierte Wäschezählung: Falls Ihr Wäschemanagement-Ansatz darauf beruht, die Anzahl der Wäsche und Handtücher zu zählen, die in den Waschraum gegangen sind, müssen Sie nach einer automatischen Wäschezählfunktion suchen. Dies ist eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, diesen Prozess genauer und effizienter zu gestalten und Ihrem Housekeeping-Team viel Zeit zu sparen (bis zu 2 Stunden pro Tag).
10. Minibar-Reporting: Ein weiteres Feature, das die Effizienz steigert und Kosten spart, besteht darin, dass Ihre Haushälterinnen den Minibar-Verbrauch direkt auf den Konten der Gäste buchen können. Es beschleunigt den Informationsfluss über den Minibarverbrauch, macht das Auffüllen der Minibar einfacher und effizienter und vor allem - senkt den Wert der verlorenen Buchungen. Es ist auch eine der schnellsten und einfachsten Möglichkeiten, Analysen über das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Gäste in Bezug auf Ihr Minibar-Menü zu erhalten.
11. Integrierte Sprachübersetzungen für die Mitarbeiterkommunikation: Je größer das Hotel, desto mehr Nationalitäten im Housekeeping-Team. Die Herausforderung, die damit einhergeht, besteht darin, dass Hauswirtschaftsleiter keine Möglichkeit haben, mit ihren Haushälterinnen zu kommunizieren, die oft nicht die Landessprache sprechen. Daher ist eine integrierte Sprachübersetzungsfunktion , die jede Aufgabe oder Nachricht in die Muttersprache der Haushälterin übersetzt, ein absolutes Muss für jede moderne Hauswirtschaftssoftwarelösung. 12. PMS-Integration Die Integration von Housekeeping-Software und einem Property Management System (PMS) ist wahrscheinlich eine der wertschöpfendsten Integrationen in der Hotelsoftwarebranche. Das PMS versorgt die Housekeeping-Software mit regelmäßigen Updates zu Reservierungen und Gästen, sodass die Housekeeping-Teams ihre Leistung maximieren können. Umgekehrt ist die Housekeeping-Software die Quelle für Updates rund um den täglichen Betrieb und gibt diese an das PMS-System und das Front-Office-Team zurück. Es ist eine Integration, die es dem gesamten Hotelteam ermöglicht, auf dem neuesten Stand zu bleiben und effizienter zu arbeiten.
13. Intelligente Raumintegration: Wenn Sie über ein intelligentes System verfügen, das Sie informiert, wenn sich ein Gast im Raum befindet, ein Fenster geöffnet ist oder noch mehr Informationen, dann stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Housekeeping-Software sich darin integrieren kann. Daten wie diese können dazu beitragen, dass Ihr Housekeeping-Team seinen täglichen Arbeitsprozess weiter optimiert und dafür sorgt, dass die Gäste nie gestört werden.
14. Haushälterorientierte Benutzeroberfläche (UI): Haushälterinnen sind oft nicht die technisch versiertesten Menschen, da ihre Arbeitsstelle nicht viel Technologie beinhaltet. Deshalb ist es so wichtig, dass die von ihnen verwendete Housekeeping-Software so einfach wie möglich ist. Es soll ihnen die Arbeit erleichtern und ihnen Zeit sparen. Allzu oft müssen Haushälterinnen zusätzliche Schritte ausführen, nur um den Zimmerstatus zu aktualisieren. Aber wenn die gewählte Lösung nicht für Haushälterinnen geeignet ist, werden sie nicht wissen, wie sie sie verwenden sollen, oder schlimmer noch, sie werden sie nicht verwenden wollen. Das bedeutet, dass Ihr Hotel nicht alle Vorteile der Software erhält und es zu einer Lose-Lose-Situation kommt. Behalten Sie Ihre Haushälterinnen im Hinterkopf und stellen Sie sicher, dass Ihre Hauswirtschaftssoftware über die benutzerfreundlichste Benutzeroberfläche verfügt, die ihnen das Leben erleichtert.
15. Zimmerstatusaktualisierungen: Wenn alle Arbeiten erledigt sind, markieren Sie den Raum als sauber. Oder wie besichtigt. Oder jeder andere Status, wenn Sie einen mehrstufigen Reinigungsprozess haben. Natürlich ist es eine Standardfunktion jeder Housekeeping-Software.
16. (Umsetzbare) Housekeeping-Analyse: Bei der Housekeeping-Analyse geht es nicht nur darum, zu wissen, wie lange es dauert, einen Raum zu reinigen. Sie müssen detaillierte Informationen aus allen möglichen Blickwinkeln bereitstellen, um die tatsächliche Leistung Ihrer Hauswirtschaftsabteilung zu verstehen. Zum Beispiel, wie lange es dauert, ein Zimmer zu reinigen, sagt Ihnen nicht viel aus, wenn Sie auch nicht wissen, wie viele Gäste sich in diesem Zimmer aufgehalten haben, woher sie kamen, wenn sie kleine Kinder dabei hatten oder zusätzliche Annehmlichkeiten benutzten . Außerdem, wer war die Haushälterin, die das Zimmer putzte, was waren ihre häufigsten Reinigungsfehler? Und dann müssen Sie all diese Informationen in Form von proaktiven und präzisen Berichten erhalten, damit Sie verstehen können, welche Ihrer Mitarbeiter mehr Schulungen benötigen, welche Annehmlichkeiten häufiger nachgefragt werden, wer seine Arbeit nicht macht und im Wesentlichen - wie gut Ihre Operationen ausgeführt werden.