Die Folgen eines Cyberangriffs oder Zahlungsbetrugs können verheerend sein: Sie können die finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens erschöpfen, Lieferantenzahlungen verzögern, Compliance-Verstöße auslösen und Ihren Ruf auf eine Weise schädigen, deren Wiederherstellung Jahre dauert. Herkömmliche Sicherheitsmaßnahmen reichen nicht mehr aus. Angreifer gehen raffinierter vor und nutzen Deepfakes und andere KI-basierte Betrugsmaschen, Social Engineering und fortschrittliche Phishing-Taktiken, um veraltete Abwehrmaßnahmen zu umgehen.
Durch das Verständnis der sich entwickelnden Bedrohungen und die Übernahme bewährter Verfahren können Unternehmen im Gastgewerbe ihre Kreditorenbuchhaltung (AP) proaktiv absichern, das Betrugsrisiko minimieren und Zahlungsabläufe optimieren – und so sicherstellen, dass ihr Unternehmen in einem zunehmend risikoreichen Umfeld geschützt bleibt.
Die häufigsten Cyberangriffe und Betrugsmaschen
Betrüger und Cyberkriminelle gehen immer raffinierter vor und nutzen irreführende Taktiken, um in Gastronomiebetriebe einzudringen, AP-Prozesse zu manipulieren und Firmengelder abzuzweigen.
Business Email Compromise (BEC). Cyberkriminelle geben sich unter einer scheinbar legitimen E-Mail-Adresse als vertrauenswürdiger Lieferant, leitender Angestellter oder Mitarbeiter aus, um Kreditorenbuchhaltungsteams zu betrügerischen Zahlungen zu verleiten. Diese E-Mails enthalten oft dringliche Formulierungen und drängen Mitarbeiter, Standardüberprüfungsprozesse zu umgehen. Da BEC-Betrug reale Kommunikationsmuster imitiert, sind sie erst nach der Zahlungsabwicklung zu erkennen.
Lieferantenbetrug. Betrüger geben sich möglicherweise als legitime Lieferanten aus und reichen gefälschte Rechnungen ein oder verlangen Änderungen der Bankverbindung. Da Gastronomiebetriebe mit mehreren Lieferanten für Hauswirtschaft, Lebensmittelversorgung und Instandhaltung zusammenarbeiten, kann es schwierig sein, betrügerische Anfragen im Transaktionsvolumen zu erkennen. Bei betrügerischen Zahlungen kann es für Unternehmen schwierig sein, die verlorenen Gelder zurückzuerhalten, was die Beziehungen zu echten Lieferanten schädigt.
Scheckbetrug. Papierschecks sind im Gastgewerbe nach wie vor weit verbreitet und machen Unternehmen dadurch anfällig für Fälschungen, Nachahmungen und Diebstahl. Betrüger können Schecks unterwegs abfangen, Zahlungsempfängerinformationen verändern oder Schecks duplizieren, um Gelder abzuzweigen. Im Gegensatz zu digitalen Zahlungen, die über integrierte Tracking-Mechanismen verfügen, bleibt Scheckbetrug oft unbemerkt, bis ein Lieferant eine fehlende Zahlung meldet oder eine nicht autorisierte Abbuchung in den Bankunterlagen auftaucht.
Phishing-Angriffe. Phishing-Betrüger nutzen betrügerische E-Mails, um Mitarbeiter dazu zu bringen, vertrauliche Informationen wie Anmeldeinformationen oder Bankdaten preiszugeben. Diese Angriffe tarnen sich oft als Routineanfragen von IT-Abteilungen, Banken oder Lieferanten und sind daher für Mitarbeiter schwer zu erkennen. Gewährt ein Mitarbeiter Zugriff, können Betrüger in Finanzsysteme eindringen, Zahlungen umleiten oder Schadsoftware installieren, die Unternehmensdaten gefährdet.
Ransomware-Angriffe. Bei einem Ransomware-Angriff verschlüsseln Cyberkriminelle Unternehmensdaten und verlangen eine Zahlung für die Wiederherstellung des Zugriffs. Gastronomiebetriebe sind besonders gefährdet, da der Verlust des Zugriffs auf Reservierungen, Zahlungsaufzeichnungen und Lieferantenverträge den Betrieb zum Erliegen bringen kann. Die Zahlung des Lösegelds garantiert keine Datenwiederherstellung, und Unternehmen, die den Forderungen nachkommen, könnten erneut Ziel von Angriffen werden.
Das Verständnis dieser Angriffsmethoden ist der erste Schritt zum Schutz Ihres Unternehmens. Denn ohne entsprechende Schutzmaßnahmen ist es nur eine Frage der Zeit, bis Ihr Unternehmen zum Ziel von Angriffen wird.
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Wie herkömmliche AP-Ansätze Schwachstellen schaffen
Veraltete Kreditorenprozesse sind eine wahre Goldgrube für Betrüger, denn sie schaffen Schwachstellen, die sie ausnutzen können, um Gelder abzuzweigen, Zahlungen zu manipulieren und Unternehmen zu schädigen, bevor irgendjemand merkt, was passiert ist.
Manuelle Rechnungsverarbeitung. Viele Gastronomiebetriebe verlassen sich nach wie vor auf Papierrechnungen und Rechnungsfreigaben per E-Mail. Das eröffnet Betrügern die Möglichkeit, gefälschte Rechnungen einzureichen und Genehmigungsprozesse zu unterwandern. Ohne automatisierte Validierung verarbeiten Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung möglicherweise doppelte Zahlungen oder begleichen Rechnungen für nie erbrachte Leistungen. Manuelle Prozesse verlangsamen zudem den Rechnungsabgleich und eröffnen Betrügern mehr Möglichkeiten, unentdeckt Straftaten zu begehen.
Fehlende Überprüfung des Bankkontoinhabers. Lieferantenzahlungsbetrug tritt häufig auf, wenn es Betrügern gelingt, Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung oder des Einkaufs dazu zu bringen, Bankkontodaten zu aktualisieren, um Gelder umzuleiten. Ohne einen zuverlässigen Prozess zur Überprüfung des Bankkontoinhabers besteht für Unternehmen das Risiko, hohe Beträge auf nicht autorisierte Konten zu überweisen. Sobald die Gelder überwiesen sind, ist eine Rückforderung nahezu unmöglich, was für das Gastgewerbe einen erheblichen finanziellen Verlust bedeutet.
Schwache Genehmigungsabläufe. Viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen nutzen nach wie vor informelle Genehmigungsverfahren wie E-Mail-Bestätigungen oder mündliche Genehmigungen, die von Betrügern leicht manipuliert werden können. Mitarbeiter genehmigen Zahlungen möglicherweise, ohne die Rechtmäßigkeit der Rechnung gründlich zu prüfen. Dies erhöht das Risiko betrügerischer Transaktionen. Schwache Genehmigungsabläufe erschweren zudem die Nachverfolgung der Zahlungsautorisierung, was Audits und Betrugsermittlungen erschwert.
Abhängigkeit von Papierschecks. Papierschecks sind nach wie vor eine beliebte Zahlungsmethode im Gastgewerbe, obwohl sie besonders betrugsanfällig sind. Scheckbetrug, wie Fälschung und Manipulation, kann wochenlang unentdeckt bleiben und zu unbefugten Abhebungen führen. Schecks können auch während des Transports abgefangen werden, was Zahlungen an Lieferanten verzögert und die Lieferantenbeziehungen belastet.
Eingeschränkte Transparenz. Vielen Unternehmen im Gastgewerbe fehlt eine Echtzeit-Finanzverfolgung, was die Erkennung von Unregelmäßigkeiten erschwert. Wenn die Betrugserkennung auf regelmäßigen Prüfungen statt auf kontinuierlicher Überwachung beruht, werden betrügerische Zahlungen möglicherweise erst dann erkannt, wenn erhebliche Verluste entstanden sind. Eingeschränkte Berichtsfunktionen verhindern zudem, dass Kreditorenbuchhaltungsteams verdächtige Muster erkennen, wie beispielsweise mehrere Zahlungen an denselben Lieferanten innerhalb kurzer Zeit.
Ohne moderne Sicherheitsvorkehrungen sind diese Schwachstellen ein Gastgewerbeunternehmen ungeschützt und machen die Kreditorenbuchhaltung von einer routinemäßigen Finanzfunktion zu einer offenen Tür für Betrug, finanzielle Verluste und betriebliches Chaos.
Best Practices zur Eindämmung von Cyberangriffen und Zahlungsbetrug
Die beste Verteidigung gegen Cyberangriffe und Zahlungsbetrug besteht nicht darin, nicht zum Ziel von Angriffen zu werden. Vielmehr sollten Sie Ihre Prozesse proaktiv durch Automatisierung, strengere Kontrollen und Sicherheitsschulungen stärken.
Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung eliminiert manuelle Fehler und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass betrügerische Rechnungen bezahlt werden. Diese Systeme bieten automatisierte Genehmigungen, setzen die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien durch und kennzeichnen verdächtige Transaktionen in Echtzeit. KI-gestützte Betrugserkennungstools analysieren Rechnungs- und Zahlungsmuster, um Änderungen des durchschnittlichen Rechnungsbetrags und andere Anomalien zu erkennen und nicht autorisierte Transaktionen zu verhindern.
Lieferantenverifizierung stärken. Gastronomiebetriebe sollten die Lieferantenverifizierung direkt in ihren Zahlungsprozess integrieren. Die Überprüfung des Bankkontoinhabers stellt beispielsweise sicher, dass Zahlungen nur an legitime Lieferanten erfolgen, wodurch das Risiko betrügerischer Kontoänderungen reduziert wird. Eine mehrstufige Authentifizierung für Aktualisierungen von Lieferantenkonten bietet zusätzlichen Schutz und stellt sicher, dass Änderungen vor der Überweisung überprüft werden.
Verbessern Sie die Zahlungssicherheit. Gastronomiebetriebe müssen von Papierschecks auf sichere elektronische Zahlungen wie ACH, virtuelle Karten, Ghost Cards und Netzwerkzahlungen umsteigen. Virtuelle Karten, die sicherste Zahlungsmethode, generieren einmalige Nummern und reduzieren so das Risiko von Betrug und nicht autorisierten Transaktionen. Sichere Zahlungstokenisierung und -verschlüsselung verhindern, dass vertrauliche Finanzinformationen an Cyberkriminelle gelangen.
Mitarbeiter schulen und schulen. Regelmäßige Schulungen zu Phishing-Angriffen, BEC und Social-Engineering-Betrug helfen Mitarbeitern, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu melden. Unternehmen können zudem automatisierte Betrugspräventionsmaßnahmen implementieren, die Mitarbeiter dazu auffordern, Zahlungsaufträge mit hohem Wert vor der Bearbeitung zu überprüfen. Einige Finanzmanagementplattformen bieten beispielsweise integrierte Sicherheitswarnungen und Schulungsmodule zur Betrugsprävention für Mitarbeiter.
Verstärken Sie die internen Kontrollen. Es ist unerlässlich, dass kein einzelner Mitarbeiter uneingeschränkte Kontrolle über Zahlungen hat. Dual-Approval-Workflows erfordern mehrere Autorisierungsebenen für Transaktionen mit hohem Wert und reduzieren so das Risiko nicht autorisierter Zahlungen. Darüber hinaus helfen Echtzeit-Zugriffsprotokolle, Benutzeraktivitäten zu überwachen und verdächtiges Verhalten zu erkennen, bevor Betrug auftritt.
Überwachen und prüfen Sie Kreditorenbuchhaltungstransaktionen. Die Echtzeit-Transaktionsüberwachung in einem Finanzmanagementsystem ermöglicht eine kontinuierliche Übersicht über die Finanzaktivitäten. Automatisierte Berichtstools erkennen ungewöhnliche Zahlungstrends, wie z. B. doppelte Transaktionen oder Zahlungen knapp unterhalb der Genehmigungsschwelle. Regelmäßige systemgenerierte Prüfungen helfen Finanzteams, Unstimmigkeiten im Zahlungsverhalten von Lieferanten zu erkennen und sofort Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Erstellen Sie einen Reaktionsplan. Vorfallreaktionsprotokolle erleichtern es Kreditorenbuchhaltungsteams, im Betrugsfall sofort Maßnahmen zu ergreifen. Ein gut dokumentierter Betrugsreaktionsplan stellt sicher, dass Gastronomiebetriebe schnell handeln können, um finanzielle Verluste einzudämmen und zu minimieren.
Durch die Modernisierung der AP-Abläufe, die Integration von Sicherheit in jede Transaktion und die Ausstattung ihrer Teams mit den richtigen Tools und Schulungen können Unternehmen im Gastgewerbe ihr Zahlungsbetrugsrisiko mindern.
Abschluss
Angesichts zunehmender Cyber-Bedrohungen und Zahlungsbetrugsrisiken können sich Gastronomiebetriebe veraltete Kreditorenbuchhaltungsprozesse nicht mehr leisten, die sie anfällig für finanzielle Verluste, Betriebsstörungen und Reputationsschäden machen. Schon eine einzige betrügerische Transaktion oder Sicherheitsverletzung kann Unternehmensgelder aufzehren, Lieferantenzahlungen verzögern, Compliance-Verstöße auslösen und das Vertrauen der Gäste untergraben – Folgen, deren Behebung Jahre dauern kann. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Durchsetzung interner Kontrollen und den Einsatz integrierter Betrugspräventionstools können Gastronomiebetriebe ihre finanziellen Vermögenswerte schützen, Angriffe verhindern und die Geschäftskontinuität in einer zunehmend risikoreichen digitalen Landschaft sicherstellen.
