Thon Hotels ist Vorreiter bei der „Big Bang“-Einführung von Oracle OPERA Cloud PMS
Die Migration von 96 Hotels in 31 Stunden durch die in Norwegen ansässige Hotelkette gilt mittlerweile als Best Practice für OPERA Cloud.
Am 8. April 2024 bemerkten die Gäste in fast 100 Thon-Hotels in Norwegen, Schweden, Dänemark, Belgien und den Niederlanden, dass etwas Besonderes passierte. Die Lobbys waren mit Luftballons gefüllt. In einigen Hotels verteilten die Mitarbeiter Kekse oder Kuchen in Wolkenform, andere schenkten Champagner zum Anstoßen aus.
Sie feierten den Höhepunkt eines bahnbrechenden Cloud-Migrationsprojekts, das sich als Modell für die Hotelbranche erweisen könnte.
Oracle war von der „Big Bang“-Einführung der Oracle OPERA Cloud Property Management-Anwendungen, wie Thon sie nennt, so beeindruckt – in 96 Hotels innerhalb von nur 31 Stunden –, dass Oracle nun auch seinen anderen Hotelkunden eine ähnliche Migrationsstrategie empfiehlt.
„Nie zuvor hat eine andere Hotelkette einen Ansatz wie Thon verfolgt und dies so nahtlos umgesetzt, alles über Nacht und in so vielen Häusern“, sagt Eva Lund, Senior Director of Program Management bei Oracle Hospitality.
Das kundengeführte Projekt schuf eine Anleitung, wie Hotels „ihren Übergang in die Cloud beschleunigen können, anstatt ihn über viele Monate hinauszuzögern“, so Lund.
Vor dem Urknall
Als Thon beschloss, sein PMS aus seinem Rechenzentrum zu verlagern, empfahl Oracle Consulting dem Unternehmen, den standardmäßigen schrittweisen Ansatz für die Umstellung von den lokalen Oracle OPERA 5-Anwendungen auf OPERA Cloud zu wählen. Thon war jedoch der Meinung, dass eine Migration auf einmal seinen Anforderungen besser gerecht würde.
Der in Oslo, Norwegen, ansässige Hotelier wollte eine langwierige Einführung für jedes einzelne Objekt und jedes Problem vermeiden. Er wollte weder gleichzeitig zwei Hauptdatenbanken betreiben, die Preise, Zimmerverfügbarkeit und das Treueprogramm der Marke verwalten, noch verschiedene Objekte auf parallelen Systemen betreiben.
„Wir haben bedacht, dass [der Big-Bang-Ansatz] zwar ein höheres Risiko birgt, aber wenn wir ihn durchziehen, könnten wir nach der Inbetriebnahme aller Hotels sofort loslegen“, sagt Benjamin Hallerud von Hallerud Consulting, der Thon bei dem Projekt unterstützt hat. „Wir würden alle im selben Boot sitzen. Die Frage einer Immobilie wäre für alle relevant.“
Nachdem Thon Oracle von der schnellen, synchronisierten Anwendungsmigration überzeugt hatte, war dem Unternehmen klar, dass eine intensive Vorbereitung und die Verpflichtung zu einer kontinuierlichen Kommunikation zwischen den Liegenschaften Voraussetzung dafür sein würden, sagt Kari Mette Nyhaug, Leiterin für IKT-Anwendungen bei Thon.
„Wir haben bedacht, dass [der Big-Bang-Ansatz] zwar ein höheres Risiko birgt, wir aber, wenn wir ihn durchziehen, nach dem Go-Live mit allen Hotels sofort durchstarten könnten. Wir würden alle im selben Boot sitzen. Die Frage einer Immobilie wäre für alle relevant.“
Benjamin Hallerud, Hallerud Consulting
„Wir haben viel zentralisiert und standardisiert“, sagt Nyhaug. „Ohne eine umfassende Standardisierung im Vorfeld wäre das Ganze meiner Meinung nach viel schwieriger gewesen.“
Etwa ein halbes Jahr vor dem großen Knall bildete Thon eine Projektgruppe, die jedes Element der Umstellung plante. Nichts wurde dem Zufall überlassen.
Der erste Schritt bestand darin, die Begeisterung der Mitarbeiter zu wecken, die das neue System nutzen würden. Mitarbeiter, die im Januar 2024 einen Stand auf der Firmenmesse von Thon besuchten, konnten Oracle OPERA Cloud testen. Das Unternehmen erstellte interne Videos, in denen die spezifischen Funktionen seiner Hotels hervorgehoben wurden, und nutzte die Oracle Learning-Plattform, um Mitarbeiter vor der Implementierung zu schulen.
Als der große Knall näher rückte, informierte das Projektteam die Mitarbeiter kontinuierlich darüber, welche PMS-Funktionen sich ändern würden – und was von ihnen erwartet wurde, um eine erfolgreiche Cloud-Migration sicherzustellen.
Es war nicht schwer, die Zustimmung zu gewinnen. „Wir hatten mehrere Jahre auf die Cloud gewartet“, sagt Anja Syversen-Hjellestad, Regionaldirektorin von Thon Hotels. „Nach COVID wollten die Mitarbeiter unbedingt das neue System ausprobieren.“
Die Schulung wurde drei Wochen vor dem großen Knall abgeschlossen. In der letzten Woche, bevor Thons Rechenzentrum geschlossen und das Cloud-basierte PMS in Betrieb genommen wurde, übten alle Hotels, ihre Abläufe wie Check-Ins und Housekeeping in einer Excel-Tabelle für die Stunden und möglicherweise Tage der Ausfallzeit aufzuzeichnen. Die Projektgruppe hielt Frage-und-Antwort-Sitzungen ab und entwickelte Aufgabenblätter, Checklisten und Routinen für jedes Hotel, wobei jedem von ihnen Superuser zugewiesen wurden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Der große Tag
Projektleiter in Kommandozentralen in Oslo und Brüssel überwachten die Migration, während sie sich in ganz Nordeuropa auswirkte. Der große Knall begann damit, dass fünf Hotels auf Oracle OPERA Cloud umstellten und dann kritische Funktionen wie Schnittstellen und Kreditkartentransaktionen sorgfältig testeten. Danach stellten sich sowohl eigene als auch Franchise-Hotels in festgelegten Gruppen von 10 auf, wobei etwa alle fünf Minuten eines mit dem neuen PMS live ging. Obwohl diese Hotels geografisch verstreut waren, hatten sie alle das Gefühl, gemeinsam im Boot zu sein, sagt Nyhaug.
Als Teil des Kommunikationsplans teilten Hotels in Norwegen, Schweden, Belgien und den Niederlanden – diejenigen, die in der Warteschlange standen, diejenigen, die sich aktiv auf die Inbetriebnahme vorbereiteten, und diejenigen, die die Fertigstellung feierten – den ganzen Tag über ihre Fortschritte miteinander. Sie posteten Fotos und Videos über interne Kanäle, die zeigen, wie das Personal zuerst das neue System nutzte und dann mit den Gästen feierte.
Nach dem Urknall
Thon Hotels hat am Morgen des 8. April rund 2.000 Endbenutzer von Oracle OPERA 5 ausgeschlossen. Am nächsten Tag meldeten sich die Mitarbeiter an und begannen mit der Arbeit auf Oracle OPERA Cloud.
„Die größte Veränderung ist, dass das Tempo mit OPERA Cloud jetzt viel schneller ist“, sagt Nyhaug. „Wir haben mehr Upgrades und können neue Funktionen schneller bereitstellen, was wir wollten.“
Thon beginnt auch, die Vorteile der Oracle Hospitality Integration Platform zu nutzen, einer Sammlung offener APIs, die es nur in OPERA Cloud gibt und die es Hotels ermöglicht, andere Oracle- und Drittanbieteranwendungen nahtlos zu integrieren.
Normalerweise empfiehlt Oracle seinen Kunden, wie sie die neuesten Cloud-Anwendungen implementieren können. Im Fall von Thons Migration entwickelt das Unternehmen jedoch gemeinsam mit einem Kunden eine Methodik und gibt dieses Wissen an andere weiter.
„Thon bestand auf diesem Big Bang. Das hatten wir noch nie gemacht“, sagt Lund von Oracle und fügt hinzu, dass die große Zahl der Thon-Hotels der Hauptgrund dafür war, dass Oracle bei seinem ersten Meeting nicht einmal die Möglichkeit vorschlug, sie alle auf einmal zu migrieren.
„Das ist für uns mittlerweile die Standardlieferoption“, sagt sie. „Das ist das Erste, was wir unseren Kunden anbieten. Und wenn nicht, fragen wir nach dem Grund.“
