In einem gut besuchten Resort ist Zahltag. Das Finanzteam ist in Tabellenkalkulationen vertieft und gleicht die Arbeitszeiten verschiedener Abteilungen ab. Der Spa-Manager hat versehentlich die falsche Zeiterfassungsdatei eingereicht. Das Gastronomieteam hat drei Überstundeneinträge markiert, die nicht richtig aussehen. Das Housekeeping hat ganz vergessen, seine Stunden einzureichen.

Jetzt verzögert sich die Gehaltsabrechnung. Die Abteilungsleiter sind in Aufruhr. Und die Arbeitsberichte von letzter Woche? Unvollständig.

Dies passiert, wenn Ihr Zeiterfassungssystem nicht in Ihre Finanzmanagement-Plattform integriert ist. Und in einem Unternehmen, in dem die Arbeitskosten zu den größten Kostenfaktoren zählen, ist eine schlechte Integration nicht nur ein operatives Problem, sondern auch eine finanzielle Belastung.

Warum die Integration von Zeit- und Anwesenheitserfassung wichtig ist

Jede Arbeitsstunde – und wie sie erfasst, zugeordnet und gemeldet wird – wirkt sich auf das Geschäftsergebnis von Resorts, Boutique-Hotels und Unternehmen mit mehreren Immobilien aus. Wenn Ihre Zeit- und Anwesenheitsdaten von Ihrem Finanzmanagementsystem isoliert sind, hat dies einen Dominoeffekt:

• Die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung wird zu einer mühsamen manuellen Angelegenheit. Finanzteams verschwenden Stunden mit der Neueingabe von Zeiteinträgen und der Formatierung von Daten aus Tabellenkalkulationen. Diese manuelle Arbeit birgt das Risiko von Fehlern und kostet wertvolle Zeit, die für Analyse und Strategie genutzt werden könnte.

• Fehler häufen sich. Da Daten mehrfach bearbeitet und übertragen werden, können selbst kleine Unstimmigkeiten – wie eine falsch gesetzte Dezimalzahl oder ein falscher Abteilungscode – große Probleme verursachen. Diese Fehler bleiben oft unentdeckt, bis es zu spät ist. Das führt zu frustrierten Mitarbeitern, erneut ausgestellten Schecks und verzögerten Abschlüssen.

• Die Personalberichterstattung auf Abteilungsebene erfolgt verzögert oder ungenau. Wenn die Zeitdaten nicht direkt in Ihr Berichtssystem einfließen, bleiben Ihre Personalkennzahlen hinter der tatsächlichen Leistung zurück. Diese Verzögerung erschwert es Abteilungsleitern, zeitnahe Personalentscheidungen zu treffen oder sich an die aktuelle Nachfrage anzupassen.

• Die Einhaltung der USALI-Vorschriften ist schwieriger zu gewährleisten. Ohne Integration wird die Zuordnung von Arbeitskosten zu standardisierten USALI-Kategorien zu einem manuellen und fehleranfälligen Prozess. Dies beeinträchtigt Ihre Fähigkeit, konsistente Berichte für alle Immobilien zu erstellen und die Branchenerwartungen zu erfüllen.

• Das Risiko der Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitvorschriften steigt. Inkonsistente Zeiterfassung und Fehler in der Gehaltsabrechnung können zu Verstößen gegen Arbeitsgesetze führen. Dies kann zu Betriebsprüfungen, Strafen oder sogar Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern führen.

Ein besserer Weg: Nahtlose Integration in Aktion

Stellen Sie sich nun ein anderes Szenario vor.

Es ist wieder Zeit für die Gehaltsabrechnung. Die Zeitdaten aller Filialen wurden bereits erfasst, validiert und direkt in Ihr Finanzsystem eingespeist. Geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Lohnsätze werden den richtigen Abteilungen korrekt zugeordnet – keine erneute Eingabe erforderlich. Ihr Finanzteam klickt nur wenige Klicks und erhält eine übersichtliche Gehaltsvorschau.

Die Personalkosten werden bereits in Ihr Hauptbuch übernommen, sodass Ihre Monatsabschlussberichte schneller und präziser erfolgen. Sie können die Personalkosten sogar nach Objekt, Abteilung oder Schicht aufschlüsseln, um Trends zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

Das ist die Stärke einer nahtlosen Integration der Zeit- und Anwesenheitserfassung in Ihr Finanzmanagementsystem. Und genau das bieten Tools wie Data Plus.

So funktioniert es mit der Hotel-Finanzmanagement-Software

Die Hotel-Finanzmanagement-Software lässt sich direkt in die im Gastgewerbe eingesetzten Zeiterfassungssysteme integrieren und erfasst Stunden, Preise und Kodierungsdaten in Echtzeit oder im Batch-Modus. Ob Sie ein großes Resort, ein einzelnes Boutique-Hotel oder einen Betrieb mit mehreren Hotels verwalten – unsere Integration bietet:

• Synchronisiert Arbeitsdaten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Finanzberichterstattung. Zeit- und Lohndaten werden automatisch von Ihrem Zeiterfassungssystem an Ihre Finanzplattform übertragen, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist. So stellen Sie sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Finanzberichterstattung stets aktuelle und genaue Zahlen enthalten.

• Gewährleistet die USALI-Konformität. Arbeitsdaten werden den richtigen USALI-Kategorien zugeordnet, was eine standardisierte und transparente Berichterstattung ermöglicht. Dies vereinfacht Audits und macht finanzielle Vergleiche zwischen Immobilien aussagekräftiger.

• Unterstützt detaillierte Analysen auf Filialebene. Sie können die Personalkosten nach Abteilung, Filiale oder sogar Schicht aufschlüsseln, um zu erkennen, wo Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Diese Erkenntnisse helfen Abteilungsleitern und Finanzverantwortlichen, datenbasierte Personal- und Budgetentscheidungen zu treffen.

• Skaliert mit Ihrem Team und Ihrer Technologie. Egal, ob Sie ein oder mehrere Zeiterfassungssysteme für eine oder mehrere Immobilien nutzen, unsere Integration passt sich Ihren Bedürfnissen an. Die Funktionalität wird Ihnen nie entwachsen – sie wächst mit Ihnen.

• Ihre Vorteile durch nahtlose Integration

• Durch die ordnungsgemäße Integration von Zeiterfassungssystemen in Finanzsysteme profitieren Hotelbetreiber von folgenden Vorteilen:

• Schnellere Vorbereitung und Abschluss der Gehaltsabrechnung. Dank Automatisierung bleiben Gehaltsabrechnung und Finanzabschluss nicht aufgrund verspäteter oder fehlerhafter Daten hängen. Finanzteams können schneller und mit größerer Sicherheit arbeiten, dass ihre Zahlen stimmen.

• Weniger Fehler und weniger manuelle Arbeit. Durch die Vermeidung doppelter Dateneingaben wird das Risiko von Fehlern, die kostspielige Korrekturen erfordern, deutlich reduziert. Ihr Team kann sich von der Fehlerbehebung auf die Bereitstellung von Erkenntnissen konzentrieren.

• Präzise Personalkostenzuordnung über alle Bereiche und Abteilungen hinweg. Die Kosten werden gleich beim ersten Mal korrekt zugewiesen, sodass die Personalkosten mit der tatsächlichen Leistung übereinstimmen. Dies gibt den Abteilungsleitern das präzise Feedback, das sie für eine effektive Personalplanung benötigen.

• Echtzeit-Einblick in Ihre größten Ausgaben. Dank automatischer Personaldaten können Sie Personaltrends sofort überwachen – nicht erst Wochen später. Dies ermöglicht proaktive Entscheidungen und bessere Prognosen.

• Vertrauen in Compliance und Audit-Bereitschaft. Mit der ordnungsgemäßen Erfassung und Zuordnung von Zeit- und Lohndaten sind Sie für interne Prüfungen, externe Audits und behördliche Kontrollen gerüstet. Der Nachweis der Genauigkeit und Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Berichtsstandards wird einfacher.

Lassen Sie nicht zu, dass getrennte Systeme Ihre Ressourcen erschöpfen

Die Gastronomie lebt von Menschen. Die Systeme zur Zeiterfassung sollten für Sie arbeiten – nicht gegen Sie. Wenn Sie immer noch auf manuelle Exporte, Tabellenkalkulationen oder nachträgliche Anpassungen angewiesen sind, ist es Zeit, diese Lücke zu schließen.