¿No odias cuando tienes demasiado que hacer y se te acaba el tiempo? Puedo ayudarlo a aumentar su productividad. Estos consejos de administración del tiempo acelerarán su desempeño y puede comenzar ahora mismo.

Ya sea estudiante, profesional o ama de casa, estos consejos lo ayudarán a administrar su tiempo de manera efectiva.

p> 1. Mide tu uso del tiempo Mira hacia atrás en el día de ayer. ¿Cuánto tiempo dedicó a realizar tareas clave? ¿A dónde se fue el resto del día?

¿Cuántas horas pasó viajando? ¿Estás haciendo tus correos electrónicos? ¿Asistiendo a reuniones? ¿Tomando descansos? ¿Lidiando con las interrupciones? ¿Realiza tareas clave? ¿O hacer cosas que te mantienen ocupado pero que son solo una tarea?

Escribe la información en una tabla en Excel o Numbers y dibuja un gráfico circular. Mire hacia atrás en los otros días de la semana pasada y vea cómo cambia el perfil.

Si menos de la mitad de su tiempo se dedica a tareas clave, tiene margen de mejora. Los consejos de esta publicación de blog son fáciles de hacer y marcarán una gran diferencia.

Haga un registro más detallado de los próximos días y semanas e intente hacerlo mejor.

2 . Establezca metas Todos tenemos muchas metas en nuestras vidas. Ser saludable. Ser rico. Ser sabio. No siempre los admitimos ante los demás, ¡ni siquiera ante nosotros mismos! Pero los investigadores han descubierto que si anotas un objetivo, es mucho más probable que lo logres.

Todos somos diferentes. Tus metas son diferentes a las mías. Pero puede haber algunas similitudes. Aquí están los míos, a modo de ejemplo:

Apoyar a mi familia Construir mi negocio Ser saludable Obtener 100.000 lectores para mi blog Diviértete todos los días Algunas metas son difusas y otras son específicas y mensurables. Está bien. Lo que funcione para ti. Es lo que haces con ellos lo que importa. Escriba sus objetivos y trabaje para alcanzarlos todos los días.

3. Haga una lista de tareas pendientes ¿Tiene muchas notas adhesivas con recordatorios de cosas que hacer? ¿Una lista de tareas de Outlook? ¿Una bandeja de entrada con muchos correos electrónicos sin respuesta? ¿Un montón de papeles esperando atención? ¿Está lleno su buzón de voz? Si es así, eres normal. Pero no tiene por qué ser así. Ahora es el momento de tomar el control. Haga una lista.

Y conviértala en una nueva lista. No se limite a agregar contenido a una lista que ya está fuera de control. Empiece por hacer una lista de lo que tiene en mente. Drena todo de tu cerebro. Confíe en él para saber lo que realmente importa. Luego mire sus notas de publicación y así sucesivamente. Agréguelos a su lista "pero solo los vitales.

Sea honesto consigo mismo. Si nunca va a poder realizar una tarea, deséchela.

Para administrar su lista de tareas, use una buena aplicación como TaskAngel. Es un excelente organizador de listas de tareas pendientes y administrador de tareas para iPad, iPhone y Windows.

4. Divida sus tareas difíciles. Algunas tareas son pequeñas y fáciles "como 'Comprar pilas AA'" y otras son mucho más grandes y más complicadas "como 'organizar la fiesta de cumpleaños de Fiona'. Algunas tareas son tan grandes que es realmente difícil entenderlas.

Cuando se enfrente a una gran tarea, divídala en pasos manejables. O si no puede ver todo el camino hasta el final, simplemente escriba el primer paso para comenzar.

5. Enfréntate a tus miedos ¿Sigues posponiendo una tarea desagradable? Algunas tareas pueden resultar muy estresantes. Tal vez necesite quejarse de un maestro que ha tratado a su hijo de manera injusta. O quizás tenga que corregir a un miembro del equipo que ha hecho un mal trabajo.

Es tentador posponer este tipo de cosas para mañana, especialmente si está ocupado hoy. Pero la demora nunca facilita un problema difícil. Respire hondo y hágalo ahora.

6. Planifique su día El tiempo es su recurso más preciado. Al comenzar el día, le esperan 8 horas o más de tiempo sin usar, como nieve sin pisar. Puedes hacer lo que quieras con él. Tómese unos minutos para pensar en la mejor manera de usarlo.

Revise su calendario y su lista de tareas pendientes. Piense en sus metas. ¿Cuáles serán los logros clave de hoy?

Me gusta dibujar un mapa mental rápido en una hoja de papel en blanco. No use el de ayer, incluso si el de hoy es bastante similar. Aprenda de él y siga adelante.

Stefan James tiene una publicación de blog excelente sobre cómo planificar su día para una productividad óptima.

7. Revisa tu rutina ¿Haces algunas cosas con regularidad? ¿Todos los días o todas las semanas? ¿Puedes hacerlos de una mejor manera? ¿O a un mejor horario?

En mi tiempo como director de programa, los informes de progreso eran una fuente constante de frustración. Tuve que escribir uno para mis superiores y mis gerentes de proyecto tuvieron que escribir el suyo por mí. Y, a su vez, tenían que recopilar los datos de progreso que todos necesitábamos para realizar un seguimiento. Llevó tiempo filtrar toda esta información y, sin embargo, todos querían los informes de estado más actualizados. Y, a menudo, los directores senior insistían en ver la información en su propio formato especial, lo que lo convertía en una pesadilla para todos.

Mi solución fue elaborar un calendario de informes de progreso y acordarlo con todos los participantes. ?Colaboradores y revisores. Y creé un formato simple de informe de progreso de una página, que era fácil de leer de un vistazo y mucho menos engorroso de armar.

8. Protege tu tiempo Estos días todos podemos compartir nuestros calendarios. Eso es genial para la eficiencia. Pero también significa que todos pueden ver cuándo estás libre. Antes de que te des cuenta, han organizado una reunión y te han invitado a ella.

Haz citas contigo mismo. Reserve el tiempo que necesita para realizar sus tareas clave. Hazlos privados para que nadie pueda ver lo que estás haciendo. Pero aún así, deje algo de tiempo libre para que las personas que lo necesiten puedan comunicarse con usted.

9. Asigne la mitad de su tiempo a tareas clave Cuando esté trabajando en algo importante, la presión de todo lo demás continúa aumentando. Vigile su horario y asegúrese de dedicar al menos la mitad de su tiempo a las tareas clave del día.

Agrupe todas las demás actividades en la otra mitad. No dejes que se escapen con el día.

10. Empiece con algo fácil Cuando empiece un nuevo día de trabajo, su mente necesitará tiempo para dominarse. Está lleno de otros pensamientos ?el automovilista que casi choca contigo, o la última crisis en casa, o el partido de fútbol de anoche.

Calienta tu cerebro. Realice un par de tareas rápidas antes de pasar a una más carnosa. Ahora es un buen momento para hacer un par de llamadas o charlar con un par de personas sobre cómo van las cosas.

11. Programar interrupciones La gestión del tiempo es un arte, no una ciencia. No importa lo organizado que sea, es probable que sucedan cosas inesperadas. Y esos correos electrónicos y llamadas no se pueden ignorar para siempre.

Téngalos en cuenta en su plan diario. El tiempo que necesita para sus tareas clave llevará más tiempo de lo que cree. Necesita mucho espacio en blanco en su día.

12. Toma descansos Tu cerebro es un atleta. No puede seguir funcionando a máxima velocidad para siempre. Después de ofrecer el máximo rendimiento durante una hora, comienza a flaquear. Empiezas a perder la concentración. Tómate un breve descanso para recargar las pilas.

Si necesitas concentrarte durante un período prolongado, prueba la Técnica Pomodoro. Use el temporizador de tomate de su cocina para forzarse a tomar un descanso. Simple pero efectivo, especialmente si está escribiendo una publicación de blog

13. Deje tiempo para aprender Trabajará mejor si sabe lo que está haciendo y perderá menos tiempo corrigiendo errores.

Todos lo sabemos, pero no es tan fácil encontrar tiempo para aprender. El gobierno del Reino Unido encuestó recientemente a 91,000 empleadores y descubrió que el 48% de su gente carecía de habilidades o conocimientos especializados, y el 59% necesitaba mejorar su capacidad para administrar el tiempo y priorizar tareas.

Todos aprendemos en el trabajo, pero también necesitas tiempo de aprendizaje dedicado. Trate de reservar al menos medio día al mes para aprender algo nuevo.

14. Establece prioridades No puedes hacer todo. Establezca prioridades para decidir qué tan importantes son sus tareas, para usted y las personas que están esperando que las complete.

Utiliza las prioridades para ayudarlo a tomar decisiones sobre qué hacer y qué no hacer. Usted ejerce estas opciones cuando hace su plan diario. Es su decisión ?¿qué voy a hacer hoy?

¿Qué pasa con las cosas que no va a hacer? ¿Alguna vez los harás? Si no es así, elimínelos ahora.

No se complique demasiado al establecer prioridades. Solo estás tratando de tomar una decisión. Solo uso Alto, Medio y Bajo, y trato de poner un tercio en cada uno.

Si todo es de alta prioridad, es lo mismo que si todo fuera de baja prioridad. No se hace nada.

15. No multitareas: solo puedes concentrarte en una cosa a la vez. Tu flujo de conciencia es un poco como un canal de televisión. Saltar de un canal a otro es ineficaz y perturbador. Sí, puedes caminar y mascar chicle, pero no puedes tocar el violín y tocar un tambor al mismo tiempo.

Y no te sientes en una reunión a escribir tus correos electrónicos. Mucha gente lo hace, pero no puedes estar presente en ambos lugares al mismo tiempo. Cierre su computadora portátil o salga de la reunión.

16. Apague los correos electrónicos no deseados Los correos electrónicos pueden perder mucho tiempo. Si recibe correos electrónicos que no desea, desactívelos en la fuente.

Si recibe repetidamente correos electrónicos no deseados de la misma fuente, agréguelos a su filtro de correo no deseado, si tiene uno. Si tienen un enlace para darse de baja en la parte inferior del correo electrónico, utilícelo. (Pero tenga cuidado con los spammers que se aprovechan de "cancelar suscripción" para llevarlo a su sitio web).

Algunas fuentes de correo electrónico tienen mensajes que desea ver y otras no. Por ejemplo, Amazon te envía un recibo si compras algo, pero también te envían muchas cosas de marketing que quizás no quieras. Me comuniqué con su mesa de ayuda y les pedí que cancelaran la suscripción a todos sus correos electrónicos de marketing. Todavía me envían los correos electrónicos que quiero ver, como recibos e información sobre mis pedidos.

Todos los buenos proveedores de correo electrónico pueden bloquear automáticamente los correos electrónicos no deseados. Aquí tienes un buen artículo sobre cómo bloquear correos electrónicos no deseados en Gmail

17. Vacíe su bandeja de entrada Si se atrasa en sus correos electrónicos, se está dando menos tiempo para realizar cualquier acción que provenga de ellos. Disciplínese para poner su bandeja de entrada a cero todos los días.

La bandeja de entrada es para correos electrónicos nuevos que aún no ha leído. Cuando haya leído un correo electrónico, sáquelo de su bandeja de entrada. De lo contrario, se encontrará leyendo los mismos correos electrónicos una y otra vez. ¡No es bueno!

Ordene sus correos electrónicos por fecha de recepción & amp; tiempo, con los más recientes en la parte superior. Luego, incluso si tiene una gran cantidad de trabajos pendientes en su bandeja de entrada, verá primero los mensajes "posiblemente urgentes" más recientes.

La mayoría de los correos electrónicos tienen una vida útil limitada, por lo que retrocede menos en el tiempo y menos de ellos son relevantes. Después de que haya retrocedido algunas semanas, la mayoría de las personas se habrán rendido con usted, por lo que también podría mover todos los correos electrónicos antiguos a Archivar o eliminarlos.

18. No mires los correos electrónicos mientras trabajas No seas adicto al correo electrónico. Mientras se concentra, guarde sus correos electrónicos.

Algunas personas parecen dedicar cada minuto libre a sus correos electrónicos. Esa no es forma de vivir. Asigne algo de tiempo para mirar su bandeja de entrada. Quizás 30 minutos al comienzo del día, 15 minutos después del almuerzo y 30 minutos al final del día. Revise sus correos electrónicos lo más rápido que pueda, recordando que la mayoría de los correos electrónicos son basura. Pero de vez en cuando llegará algo vital. ¡Concéntrate para que no te lo pierdas!

19. Ponga su teléfono en silencio No permita que la gente interrumpa su concentración mientras trabaja en una tarea clave. Coloque una calcomanía en su teléfono para recordarle que lo vuelva a encender.

O silencielo automáticamente usando una aplicación como AutoSilent para iPhone o Silent Time para Android.

20. Use alarmas Cuando su teléfono no esté en silencio, use su alarma. Es una herramienta perfecta para recordarle que debe hacer las cosas a tiempo.

Esta es una gran aplicación para el reconocimiento de voz en su teléfono. Puedo decir "Oye Siri, pon una alarma para las 11 en punto" o "Oye Siri, despiértame en media hora", ¡y lo hace! Tengo que decir "Hola Siri", de lo contrario, mi jefe cree que estoy hablando con ella y me dice que vuelva al trabajo.

21. Rechace las reuniones no deseadas Las reuniones realmente pueden interponerse en su camino. No asista a ninguno que no sea absolutamente esencial.

Si alguien lo invita a una reunión, su primer instinto debería ser cuestionarlo. Cual es su proposito? ¿Tiene una agenda? ¿Qué sucede si no asisto?

Si es una reunión larga, vea si puede salirse con la suya asistiendo solo a una parte. O llame por teléfono.

22. Deje huecos entre reuniones Las reuniones consecutivas son las peores de todas. Necesitas espacio para pensar. Aborde el resultado de una reunión antes de sumergirse en la siguiente.

Una vez finalizada una reunión, revise cualquier acción sobre usted y agréguela a su lista de tareas pendientes, o hágalo de inmediato si es necesario. rápido.

Antes de ir a la próxima reunión, piense en su propósito, sus aportes y los resultados que desea. Luego, tómate un tiempo para prepararte y asegúrate de tener todo lo que necesitas antes de entrar.

23. Llegue a las reuniones a tiempo Esperar a que la gente llegue tarde a una reunión es una pérdida de tiempo para todos. Pronto se convierte en un hábito para todos.

He trabajado en empresas en las que casi parece considerado de mala educación llegar a tiempo a una reunión. Es como si llegara temprano a una fiesta y sorprendiera a los anfitriones que todavía estaban aspirando.

Si está organizando una reunión, comience siempre a tiempo y finalícela a tiempo, sin importar quién llegue tarde. Consigue suficientes aliados para llegar a tiempo contigo. Es difícil iniciar una reunión por su cuenta.

24. Utilice herramientas para reuniones remotas Si no puede evitar una reunión, llame. Eso minimizará el tiempo perdido y ayudará con la disciplina de la reunión.

Hace años, las grandes empresas solían gastar una fortuna en elaboradas suites de videoconferencia. En estos días, la mayoría solo usa sistemas de conferencias telefónicas. Personalmente, encuentro que Skype funciona tan bien como cualquier otra cosa.

PC Mag tiene una excelente reseña del mejor software de videoconferencia de 2016.

25. Evite viajar Es fácil adquirir el hábito de los viajes repetitivos, cuando su empresa tiene más de un sitio o cuando tiene que conducir para ver a un cliente o proveedor.

Piense en a quién necesita ver cara para enfrentar con mayor frecuencia. ¿Puedes reubicarte para estar cerca de ellos? ¿Y tratar con contactos menos frecuentes por teléfono?

Cuando necesite hablar con alguien cercano, vaya a verlo. Cuando necesite ver a alguien que está lejos, llámelo. O haz que se acerquen a ti.

26. Trabajar desde casa El trabajo es la forma más inútil de viajar. Según un informe del Statistic Brain Research Institute, 128 millones de estadounidenses viajan diariamente al trabajo y 3 millones de ellos conducen al menos 50 millas en cada sentido. Tres cuartas partes conducen solos.

Si su patrón de trabajo lo permite, trabajar desde casa puede ahorrarle horas de viaje todos los días y hará maravillas con su concentración.

27. Trabajar de forma remota Cuando deba ir al trabajo, intente que sea un viaje corto. Si su empresa trabaja en varios sitios, utilice el sitio más cercano a su hogar. Si uno de sus clientes o proveedores tiene un sitio conveniente, podría estar encantado de prestarle un escritorio.

Cuando dirigí el proyecto Westminster Wireless City, a menudo trabajaba desde un banco de un parque cerca del Palacio de Buckingham, cuando el clima estaba bien. En los días fríos y húmedos, usaba Starbucks.

28. Organice su espacio de trabajo Asegúrese de que las cosas que necesita con más frecuencia estén siempre a mano. En estos días no necesitamos tanto como solíamos hacerlo. En mi última asignación como director de programa pude traer mi iPad y usarlo en la red corporativa (sujeto a políticas y herramientas de seguridad). Esto significaba que no necesitaba traer mi computadora portátil. Y no necesitaba un maletín. Solo una pequeña bolsa de hombre.

¡Y no necesitaba un escritorio! La mayoría de las personas simplemente usan su escritorio como un lugar para estacionar su computadora portátil mientras revisan sus correos electrónicos. Y encontrar un escritorio caliente puede ser un fastidio. Así que renuncié a la mía y me encargué de la gestión deambulando. Y gestión compartiendo café. Y en cada reunión lo tenía todo conmigo.

29. Deshágase del desorden de papel Las pilas de papel en su escritorio pueden contener toda su información clave, pero pasa demasiado tiempo buscándola. Deseche lo que no necesite y escanee el resto.

Utilice el sistema TRAF ?Papelera, Referencia, Acción, Archivo. La basura es cualquier cosa que puedas tirar ahora. Referir es todo lo que necesita transmitir a otra persona. La acción es algo sobre lo que debes actuar. El archivo es algo que necesita conservar.

Recoja los trozos de papel de uno en uno y distribúyalos en cuatro pilas para Basura, Referencia, Acción y Archivo. Hazlo rápido, como si fueras el crupier en un juego de cartas.

Tira la basura y pasa Refer. Agregue acciones a su lista de tareas pendientes y colóquelas en la pila de archivos. Luego, archívelos en carpetas o archivos de caja, o mejor escanéelos y tire el papel a la basura.

Si los archivos de su caja se están llenando demasiado, elija uno de ellos cada semana y TRAF. P >

30. Mida su mejora ¿Le han resultado útiles estos consejos? No tienes que hacerlo todos a la vez. Tal vez pruebe uno de ellos cada semana y vea si puede generar eficiencias permanentes en su vida.

Cada uno de estos consejos lo ayudará a hacer más cosas en menos tiempo.