Enfoque en el Sistema uniforme de cuentas para la industria hotelera (USALI): 12.ª edición revisada

Uno de los eventos más importantes en la industria hotelera tuvo lugar este verano en HITEC. HFTP (Hospitality Financial and Technical Professionals) publicó el esperado Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Alojamiento – 12.ª Edición Revisada. El Comité de Finanzas Globales (GFC), un comité conjunto de HFTP y AHLA (Asociación Estadounidense de Hoteles y Alojamientos) establecido en 2018, creó esta versión actualizada de USALI y es responsable del contenido de las ediciones revisadas posteriores.

Como se indica en el documento, "Para la 12.ª edición revisada, la GFC reafirmó que el objetivo principal del USALI es proporcionar estados operativos formateados para proporcionar a los propietarios de hoteles, gerentes y otras partes interesadas información y datos que sean pertinentes al entorno operativo único de la industria hotelera... El USALI se revisa periódicamente para reflejar los cambios en las prácticas de la industria y abordar los problemas que surgen a medida que la industria se desarrolla".

A continuación se incluye una descripción general de algunos de los cambios que se describen en la 12.ª edición revisada; para obtener información más detallada, lea el informe completo en usali.hftp.org. Recomiendo encarecidamente que los hoteleros y sus equipos financieros revisen el documento completo y hablen con sus proveedores de servicios administrativos y de contabilidad sobre cómo comenzar a adoptar las normas actualizadas que se incluyen en él. La fecha límite para que las organizaciones hoteleras actualicen sus cuentas utilizando este nuevo conjunto de pautas es el 1 de enero de 2026. Muchos querrán tener todas las actualizaciones en su lugar antes de comenzar la temporada presupuestaria de 2026 en el otoño de 2025.

Como se señala en la edición más reciente, "Un sistema uniforme de cuentas establece formatos estandarizados y clasificaciones de cuentas para guiar a las personas en la preparación y presentación de estados operativos y financieros. Un sistema como este se distribuyó por primera vez para la industria hotelera en 1926, conocido como el Sistema uniforme de cuentas para hoteles. (Estas pautas permiten) que los usuarios internos y externos de los estados operativos y financieros comparen la posición financiera y el desempeño operativo de una propiedad en particular con tipos similares de propiedades en la industria hotelera".

Como puede ver, para aquellos de nosotros que nos centramos en soluciones de contabilidad y back office para hoteles, la última revisión de USALI es muy importante para nosotros y nuestros clientes hoteleros. Esta edición más reciente se divide en seis partes en el siguiente orden: Estados operativos; Todo incluido (nueva sección); Otras guías de informes; Estados financieros; Métricas, índices y cuadros opcionales; y Directorio de ingresos y gastos.

La Parte I describe los informes financieros, incluido el formato y las partidas departamentales que requiere una propiedad de alojamiento para analizar las operaciones y producir informes precisos. (Nota: las declaraciones de la Parte I se refieren a propiedades de alojamiento de servicio completo, incluidos los establecimientos de comida y bebida y otras ofertas. Sin embargo, las propiedades de servicio limitado pueden adaptarse fácilmente eliminando cualquier cronograma que no se aplique a ellas o cualquier partida no relacionada, o si se necesitan más detalles, pueden preparar subcuentas o subcronogramas y registrarlos en las partidas relacionadas descritas por el USALI).

La Parte II es una nueva sección, enfocada específicamente en propiedades con todo incluido, mientras que la Parte III se centra en la presentación de informes y ofrece recomendaciones para la presentación de informes brutos y netos; recargos, gratificaciones y cargos por servicios, y cómo manejarlos; contabilidad de arrendamientos; y subsidios gubernamentales. La Parte IV describe los formatos de los estados financieros y brinda más detalles sobre las partidas de los estados financieros generales elaborados para usuarios externos, como prestamistas y accionistas. Según el informe completo, los estados financieros incluyen: Balance general, Estado de resultados integrales, Estado de flujos de efectivo, Estado de resultados, Estado de patrimonio de los propietarios y Notas a los estados financieros.

Las dos partes restantes incluyen la Parte V, una revisión detallada de las métricas, ratios y cuadros opcionales utilizados para el análisis de estados financieros y operativos en las Partes I, II y IV; y la Parte VI, un extenso glosario de términos que se incluyen en los ingresos y gastos.

Nuevamente, para una visión más completa de USALI 12, es mejor revisar el informe completo en usali.hftp.org, pero a continuación se presenta un resumen de solo algunas de las actualizaciones más recientes del informe.

En primer lugar, algunos cambios que notamos desde el principio: los servicios públicos se cambiaron a energía, agua y desechos; y el gasto de sistemas de entretenimiento en la habitación se trasladó a sistemas de información y telecomunicaciones. Además, la eliminación de desechos se trasladó al nuevo programa de energía, agua y desechos; mientras que las partidas de alimentos y bebidas del minibar se trasladaron al departamento de Otros gastos operativos.

Con respecto a los Ingresos Varios, las tarifas de Resort cambiaron a Tarifas de Destino, Resort y Urbanas; y se ofreció más orientación para la clasificación adecuada de los ingresos por alquiler de puntos de venta de alimentos y bebidas, y áreas que incluyen tarifas de limpieza extraordinarias, ganancias (pérdidas) por transacciones en moneda extranjera relacionadas con los huéspedes, créditos promocionales y alquiler de espacios y concesiones.

Además, los ingresos por alquileres fueron un tema central en la sección de ingresos y gastos no operativos, así como las aclaraciones en la sección de ingresos por recuperación de costos e impuestos comerciales y ocupacionales. En la sección de recursos humanos, se agregaron dos cuentas nuevas: Recursos humanos: contratación/reubicación y Recursos humanos: relaciones con los empleados; y en la sección de costos anuales obligatorios de marca y operador, se agregó un nuevo cronograma para aclarar mejor los costos requeridos por una marca u operador, incluidos los programas, sistemas y servicios obligatorios.

En cuanto a Ventas y Marketing, se añadieron las búsquedas pagas, la publicidad gráfica y las redes sociales para identificar mejor las herramientas utilizadas para promocionar las propiedades hoteleras. Si bien se redefinieron los Programas de fidelización, se creó la nueva categoría Programas de fidelización – Promoción para captar mejor los puntos de fidelización relacionados con las promociones. También en esta categoría, se cambió la categoría Medios a Publicidad – Impresos, Radio y TV.

Además de estas actualizaciones, encontrará varias definiciones y aclaraciones mejoradas, así como subprogramas adicionales y otras actualizaciones en el informe completo. El equipo de Aptech encontró que varias de las actualizaciones en la 12.ª edición revisada completa son muy útiles y ha comenzado a trabajar con nuestros clientes hoteleros para prepararse para la fecha límite del 1 de enero de 2026. Es difícil creer que se cumplirán 100 años desde que la Asociación de Hoteles de la Ciudad de Nueva York publicó la primera versión del Sistema Uniforme de Cuentas para Hoteles. Agradecemos a organizaciones como HFTP y AHLA que ofrecen recursos, apoyo y educación continuos a la industria hotelera. Para obtener más información sobre USALI 12, visite usali.hftp.org. Si es cliente de Aptech y tiene preguntas sobre USALI 12, comuníquese con nuestro equipo al +1 412-963-7450 o [email protected].